Prioriterade nyckeltal

Transkript

1 Dnr: MAHR /600 1 (av 7) Projektplan Beslutsdatum: Beslutande: Dokumentansvarig: Styrgruppen Madeleine Hulting Revisionsinformation Version Datum Kommentar Utkast till projektgrupp och styrgrupp Utkast till projektägare Till beslut Prioriterade nyckeltal Syfte Syftet med projektet är att skapa förutsättningar för kontinuerlig och systematisk uppföljning som stödjer utveckling av verksamheten. Projektmål Målet är att ta fram ett förslag på gemensamma nyckeltal för verksamheten samt föreslå hur dessa ska följas upp och hur ansvaret för genomförandet ska fördelas, i syfte att förbättra och effektivisera högskolans styrning och uppföljning. Nyckeltalen ska vara både utvecklings- och kvalitetsdrivande. Leveranser 1. Förslag på gemensamma nyckeltal för ledning, styrning och uppföljning av högskolans verksamhet med utgångspunkt i kärnverksamhetens behov Föreslå nyckeltal (definitioner, begrepp, avgränsningar) Identifiera luckor i mätsystemet där relevanta mått saknas 2. Förslag på genomförande (inklusive ansvar för de olika delarna) Samla in data Sammanställa och presentera data Analysera resultat Kommunicera resultat Åtgärder baserat på analys Uppföljning av åtgärder 3. Förslag på uppföljning Föreslå hur projektets resultat ska följas upp, med fokus på genomförandet På längre sikt bör nyckeltalens relevans och kvalitet följas upp (ingår ej i projektet)

2 Dnr: MAHR /600 2 (av 7) Avgränsningar Projektet fokuserar på basnycketal med utgångspunkt i kärnverksamhetens grundläggande behov. Avgränsningen innebär att följande inte kommer att prioriteras inom ramen för detta projekt: - Uppföljning av strategisk plattform 2020 och strategiska satsningar (arbetet påbörjas hösten 2015) - Internationalisering (framtagande av handlingsplan för internationalisering pågår parallellt med projektet) - Samverkan (flera olika projekt och utvecklingsarbeten pågår parallellt med projektet, framförallt kopplat till utbildning) - Lokalförsörjning (högskolans lokalförsörjningsplan beslutas av högskolestyrelsen i juni) Intressentanalys Intressenter som påverkas under projektets gång: 1. Specialister inom GV som inte redan ingår i projektet (exempelvis fakultetsadministratörer som utför relaterat arbete) Åtgärd: Berörda personer på fakulteterna intervjuas, därefter bjuds samtliga fakulteter in till ett gemensamt seminarium. Utgångspunkten är att ta reda på vad som görs idag samt identifiera gemensamma behov. Ansvarig: Marianne Hedstigen 2. BIT Åtgärd: Löpande kontakt med BIT angående de delar som berör MUEP Ansvarig: Peter Jönsson 3. Projektledning för kvalitetsramverket Åtgärd: Löpande avstämning med Karin Sjögren och Berndt Hjälm Ansvarig: Marianne Hedstigen 4. Projektledning gemensamma arbetssätt Åtgärd: Förslaget på genomförande av nyckeltalsuppföljningen diskuteras med Jenny Wendle innan slutrapporten färdigställs och beslutas Ansvarig: Madeleine Hulting 5. Vicerektor för samverkan Åtgärd: Styrgruppens ordförande informerar om hur projektet förhåller sig till uppföljning av samverkan Ansvar: Paula Pragert 6. Projektledning för handlingsplan för internationalisering Åtgärd: Löpande kontakt och avstämning med Anna Singhateh Ansvar: Madeleine Hulting

3 Dnr: MAHR /600 3 (av 7) Intressenter som berörs av resultaten: Institutionsnivå Institutionsledningar/motsvarande Programansvariga/motsvarande Ämnesansvariga/motsvarande Gemensamt verksamhetsstöd Administrativa chefsgruppen Specialister inom GV Fakultetsnivå Fakultetsledningar Utbildningsnämnder Forskningsnämnder Ledningsnivå Högskoleledningen Högskolans ledningsgrupp Beredningsorganen och deras utskott Kommunikationsplan Referensgrupper Projektet kommer att i så stor utsträckning som möjligt att använda befintliga grupper och möten för information och förankring. Nedanstående grupper fungerar som referensgrupper. Administrativa chefsgruppen - Löpande information Paula Pragert - Förslag presenteras 9/6 Madeleine Hulting Ledningsgruppen - Information 24/3 Madeleine Hulting - Förslag presenteras 2/6 Madeleine Hulting Utbildningsberedningen - Löpande information Kristina Josefson - Information om projektet 31/3 Madeleine Hulting/ Marianne Hedstigen - Idéer på förslag diskuteras 26/5 Madeleine Hulting/ Marianne Hedstigen

4 Dnr: MAHR /600 4 (av 7) - Förslag presenteras 9/6 Madeleine Hulting/ Marianne Hedstigen Forskningsberedningen - Information om projektet 1/4 Peter Jönsson - Idéer på förslag diskuteras 7/5 Peter Jönsson - Förslag presenteras 11/6 Peter Jönsson Samverkansberedningen - Information om projektet 28/4 Madeleine Hulting - Förslag presenteras 26/5 Madeleine Hulting Förvaltningschefen informerar - Information om projektet Inbjudan till infoträffar 6/5 Susanne Wallmark För att alla intressenter ska nås är det centralt att deltagare i ovan nämnda referensgrupper tar ansvar för att sprida informationen vidare i organisationen, framförallt till institutionsledningar, programansvariga och ämnesansvariga samt utbildningsnämnder och forskningsnämnder på fakulteterna. Referenser tas även löpande inom arbetsgrupperna (ex. via ekonominätverk, HRnätverk). Informationsträff Via högskolans nyhetsbrev erbjuds alla som är intresserade av projektet in till information och samtal med projektgruppen den 25 respektive 26 maj. Såväl medarbetare som studentkårer bjuds in. Remiss Resultatet av projektet kommer inte att gå ut på remiss eftersom det inte är ett beslutsförslag.

5 Dnr: MAHR /600 5 (av 7) Riskanalys Risk Sannolikhet Konsekvens Åtgärd Svårt att implementera vid 1. Medel bristande 2. Medel förankring. Förankring 1. Utförare 2. Användare Genomförande 1. Tid 2. Hålla samman olika delar (avgränsa och koppla ihop) Korrelation med andra projekt Höga förväntningar 1. Medel 2. Medel Liten Medel 1. Projektet avslutas inte inom utsatt tid 2. Överlappningar alternativt luckor Överlappningar, ineffektivitet Motstånd vid implementering Se intressentanalys, kommunikationsplan och metod. 1. Se avgränsningar 2. Projektgruppen stämmer av löpande Se Intressentanalys Se Kommunikationsplan För omfattande/för översiktligt Stor Målen uppnås ej Se Avgränsningar Resurser för förvaltning av resultat och uppföljning Medel Projektet får inte avsedd effekt Beaktas särskilt i slutrapporten Projektets genomförande Projektet har, förutom styrgruppen, en projektgrupp och tre arbetsgrupper. Projektgruppen ser till projektets helhet medan deltagarna i arbetsgrupperna har fördjupad kompetens inom specifika områden. Varje arbetsgrupp har en gruppledare som också ingår i projektgruppen. Arbetsgrupperna är: - Utbildning - Forskning och forskarutbildning - Ekonomi och personal Projektgruppen respektive arbetsgrupperna träffas löpande. Styrgruppen sammanträder en gång i månaden. Varje arbetsgrupp arbetar utifrån följande metod: 1. Kartlägga nuvarande uppföljning/nyckeltal på Mah 2. Kartlägga externa nyckeltal (andra lärosäten, UKÄ etc.) 3. Genomföra behovsanalys (utifrån kärnverksamhetens gemensamma behov) 4. Prioritera (med hänsyn till exempelvis resurser, interna och externa datakällor samt möjlighet att jämföra) 5. Definiera nyckeltalen 6. Beskriva metod för framtagande av nyckeltalen

6 Dnr: MAHR /600 6 (av 7) Projektet ska föreslå basnycketal utifrån kärnverksamhetens behov. Utgångspunkten är att nyckeltalen för exempelvis utbildning ska följas upp per utbildningsprogram/grupp av fristående kurser för att sedan aggregeras till institutionsnivå, fakultetsnivå och lärosätesnivå. Nedan presenteras nivåerna för uppföljning inom projektets olika delar: Eftersom utgångspunkten är kärnverksamhetens behov är behovsanalysen central för projektet. Följande tillvägagångssätt används utöver samtal med referensgrupperna och styrgruppen: Utbildning Via dekan, kanslichef (eller motsvarande) samt ledamot i utbildningsberedningen bjuds samtliga fakulteter in till samtal kring vad som görs på fakulteten idag samt fakultetens behov av ytterligare nyckeltal. Därefter bjuds representanter från samtliga fakulteter in till ett gemensamt möte. Forskning och forskarutbildning Utöver forskningsberedningen begärs synpunkter och förslag in från BIT samt Avdelningen för innovation och utveckling. Ekonomi och personal Utgångspunkten för ekonomi och personal är att bryta ner befintliga nyckeltal som i nuläget endast redovisas på lärosätesnivå (ex. årsredovisning).

7 Dnr: MAHR /600 7 (av 7) Tidplan och aktiviteter Se Intressentanalys och Kommunikationsplan. Övergripande tidsramar: - Projekttid: Projektplan ska vara godkänd och beslutad Slutrapport ska klar senast Resurser och budget Arbetstid för projektledare och deltagare i projektgrupp, arbetsgrupper samt referensgrupper avsätts inom ordinarie budget där personen har sin hemvist. Eventuella kostnader för kompetensutveckling och liknande avsätts inom respektive hemvist.