Beskrivning av den universitetsgemensamma projektverksamheten

Transkript

1 Projektkontoret Sida: 1 (8) Beskrivning av den universitetsgemensamma projektverksamheten

2 Projektkontoret Sida: 2 (8) Innehåll 1 Syfte och bakgrund Syfte Bakgrund Definitioner Projekt Projektportfölj Projektorganisation Roller i projekt, exempel Roller för flerprojekthantering Urvalsprocess för projekt Initiering av nya projekt Bedömning av projekt till projektportföljen Beslut om projekt till projektportföljen Regler för projekt Kontinuerligt förbättringsarbete Erfarenhetsåtermatning Kompetensutveckling...7 Utgåvehistorik för dokumentet Utgåva Datum Kommentar PA Första förslag till Projektpolicy av Ylva Wridell PA Nytt förslag på kriterier, nytt stycke om projektanalys, Ylva W PA Stycket Bedömningsgrunder för val av projekt borttaget, Ylva W PA Förslaget till Projektpolicy uppdelat i två separata dokument, Beskrivning av den universitetsgemensamma projektverksamheten samt Projektregler för den universitetsgemensamma projektverksamheten. B Små versionsändringar, årtal mm, inför lansering i av PPS-online 11.0, Kamilla P Bilaga Dokumentnamn Utgåva, datum 1 Projektregler inom den universitetsgemensamma projektverksamheten. Se PPS Online 2 Projektorganisation, roller Senaste version finns i PPS Online, se mallbiblioteket

3 Projektkontoret Sida: 3 (8) 1 Syfte och bakgrund 1.1 Syfte Detta dokument beskriver projektverksamheten samt anger riktlinjer för projekt som drivs vid gemensamma förvaltningen (GF) under projektkontorets samordningsverksamhet. Syftet med dokumentet är att tydliggöra och främja projektarbetsformen inom GF, för att uppnå största möjliga verksamhetsnytta genom de projekt som drivs. Som komplement till detta dokument finns regler som alla projekt ska följa, dessa beskrivs i Regler för den universitetsgemensamma projektverksamheten. Inriktning och fokusområden Inriktning och fokusområden för framgång inom GF:s projektverksamhet är: tydlig verksamhetsnytta, gemensam projektprocess och samordning av projekt. Målgrupp Dokumentet riktar sig till alla som oavsett roll deltar i projektarbete, d.v.s. såväl anställda, konsulter som andra externa aktörer. Ansvarig Dokumentet upprättas och förvaltas av projektkontoret samt beslutas av förvaltningschefen. 1.2 Bakgrund Det blir allt vanligare att förändringsarbeten inom GF drivs i projektform. Projektmiljön kännetecknas av många pågående projekt av olika slag, och av konkurrens om gemensamma resurser. Sedan 2007 finns ett projektkontor vid gemensamma förvaltningen vars uppgift är att stötta och samordna gemensamma förändringsprojekt som drivs vid de olika avdelningarna inom GF. Under 2011 drivs ett tjugotal projekt under projektkontorets samordningsverksamhet. Ett stort antal medarbetare är direkt involverade i dessa projekt. Många fler, i vissa fall samtliga medarbetare och studenter på hela GU, är berörda av projekten eller deras resultat. 2 Definitioner 2.1 Projekt Att arbeta i ett projekt innebär att man under en avgränsad tidsperiod går in i en tillfällig roll med ansvar för ett resultat. På gemensamma förvaltningen definieras ett projekt enligt följande: Ett avgränsat och målinriktat förändringsarbete av engångskaraktär som har ett tydligt definierat resultat och syftar till att stärka universitetets verksamhet. Dessutom används nedanstående kriterier för att avgöra om ett projekt bör ingå i projektkontorets samordningsverksamhet:

4 Projektkontoret Sida: 4 (8) Projekt som levererar resultat som påverkar flera fakulteter eller motsvarande leder till nya eller förändrade IT-lösningar för användare förändrar eller skapar IT-lösningar som är förutsättningar för andra projekt förvaltningschefen har speciellt intresse av att bevaka För att bedöma huruvida ett förändringsarbete bör drivas i projektform och vilken storleksordning projektet tillhör rekommenderas användning av PPS Projektklassificering, se PPS Online eller kontakta projektkontoret för vägledning. 2.2 Projektportfölj En projektportfölj är en samling pågående projekt som kontinuerligt behöver prioriteras för att uppnå maximal verksamhetsnytta. De projekt som fått medel via investeringsmedel för universitetsgemensamma utvecklingsprojekt utgör gemensamma förvaltningens projektportfölj. Prioritering mellan dessa projekt under året (till exempel vid resurskonflikter) görs vid systemägarmötet. 3 Projektorganisation Samtliga projekt ska ha beställare, projektledare, projektmedarbetare samt styrgrupp. Många projekt har även andra roller, till exempel projektägare, resursägare, projektadministratör, referensgrupp m.fl. För beskrivning av respektive rolls ansvar och befogenhet, se dokumentet Projektorganisation, roller i PPS Online. Nedan följer exempel och kort förklaring till de vanligaste projektrollerna. 3.1 Roller i projekt, exempel Beställare Vanligen en chef eller motsvarande vid någon av gemensamma förvaltningens avdelningar Projektägare Rollen kan behövas till exempel när förvaltningschef eller rektor är beställare och ålägger en avdelningschef eller motsvarande att driva ett projekt, denne blir då projektägare Styrgrupp Styrgruppen utses av beställare/projektägare. Styrgruppen består av beslutsfattare som representerar projektets beställare och viktiga intressenter, och den ska vara beslutsmässig. Att vara medlem i styrgruppen innebär skyldighet och rättighet att ta beslut om projektet, men också att stödja projektledningen och projektet. Beställare/projektägare är vanligen ordförande i styrgruppen, projektledaren är ofta föredragande.

5 Projektkontoret Sida: 5 (8) Projektledare Projektledaren utses av beställare/projektägare. Projektledaren kan vara en intern resurs från GU eller en extern inhyrd resurs. Vid inhyrning av externa projektledare inom IT-relaterade projekt ska GU:s ramavtal för IT-konsulter användas Projektmedarbetare Varje projektmedarbetares åtagande i projekt ska godkännas av dennes linjechef innan medarbetarens arbete inom projektet inleds Resursägare för projektmedarbetare Denna roll kan behövas om projektet kräver resurser från en annan avdelning än beställarens/ projektägarens egen avdelning. Resursägaren utgörs vanligen av en avdelnings- eller mellanchef vid GF. För beskrivning av respektive rolls ansvar och befogenheter se dokumentet Projektorganisation, roller i PPS Online. 3.2 Roller för flerprojekthantering Portföljledning Portföljledningen utgörs av förvaltningschefen med stöd av projektkontoret. Portföljledningens främsta ansvar är att säkerställa att GF:s projekt ligger i linje med verksamhetens strategiska mål. Portföljledningen har mandat att besluta vilka projekt som ska beviljas medel från investeringsmedel för universitetsgemensamma utvecklingsprojekt, det vill säga den ekonomiska ram som Rektor har beslutat. Dessa projekt ska ingå i projektkontorets samordning. Portföljledningen har även befogenhet att tillfälligt stoppa projekt som avviker kraftigt från projektplanen avseende resultat, tidsplan, kostnad, risker eller resurser Projektkontor Projektkontoret ansvarar för att stödja och utveckla projektverksamheten. För att uppnå detta arbetar projektkontoret med följande områden: projektstöd projektsamordning kompetensutveckling inom projektområdet samordnad information och kommunikation kring projekt strategi och metodarbete inom projektområdet För kontaktuppgifter till projektkontoret, se webben: Bedömningsgrupp Bedömningsgruppen utgörs av IT-beställarrådet. Bedömningsgruppens främsta ansvar är att bedöma inkomna projektförslag och ge en rekommendation till vilka som bör tilldelas medel från investeringsmedel för universitetsgemensamma utvecklingsprojekt, d.v.s. den ekonomiska ram som Rektor beslutar.

6 Projektkontoret Sida: 6 (8) Systemägarmöte Systemägarmötet utgörs av systemägarna för de universitetsgemensamma IT-systemen. På mötet sker operativa projektprioriteringar vid behov. Mötet hålls månatligen. 4 Urvalsprocess för projekt Nedan beskrivs den urvalsprocess som följs för att avgöra vilka projekt som ska ingå i projektportföljen. 4.1 Initiering av nya projekt Förslag till nya projekt ska identifieras under våren. För varje förslag ska projektförslag, projektkalkyl samt projektbudget tas fram. Mallar för dessa dokument hittar du på projektkontorets webb: samt i PPS Online. Projektförslaget inklusive bilagor lämnas till projektkontoret senast den 10 juni (2011). 4.2 Bedömning av projekt till projektportföljen Projektkontoret gör en sammanställning över alla inkomna projektförslag. Nya projektförslag och befintliga projekt bedöms av bedömningsgruppen (IT-beställarrådet) utifrån ett antal krav och bedömningsgrunder. Projekten presenteras också och bedöms av andra nyckelpersoner inom GF. 4.3 Beslut om projekt till projektportföljen GF:s portföljledning beslutar vilka projekt som beviljas medel utifrån den ekonomiska ram som Rektor har beslutat. Beslutet sker med underlag från bedömningsgruppens rekommendation och efter genomgång med olika nyckelpersoner samt chefsgruppen vid gemensamma förvaltningen. 5 Regler för projekt Alla projekt som ingår i projektkontorets samordning ska känna till samt följa de regler som beskrivs i dokumentet Projektregler, se PPS Online. 6 Kontinuerligt förbättringsarbete Projektkontoret driver ett långsiktigt förbättringsarbete inom gemensamma förvaltningen, med fokus på att höja medarbetarnas projektkompetens och organisationens projektmognad. Den långsiktiga ambitionen inom kompetensutveckling är att: alla medarbetare som deltar i projekt har gått kursen Projekt i Praktiken på GF. Detta gäller såväl projektledare och projektmedarbetare som projektbeställare och projektägare. samtliga styrgruppsmedlemmar har deltagit i seminariet Att arbeta i styrgrupp samtliga projektbeställare har deltagit i seminariet Att initiera och beställa projekt.

7 Projektkontoret Sida: 7 (8) 6.1 Erfarenhetsåtermatning Tillvaratagande av erfarenheter från projekt sker för närvarande genom följande aktiviteter. Rekommendationen är att varje projekt att anordnar ett erfarenhetsseminarium med fokus på dialog kring vad som har gått bra, vad som kan göras bättre, slutsatser och förslag till åtgärder. Resultatet från seminariet summeras och utgör lämpligen ett avsnitt i slutrapporten. Se PPS Online för input på slut-/erfarenhetsseminarium och slutrapport. 6.2 Kompetensutveckling Projektkontoret anordnar kontinuerligt följande kurser och seminarier: Projekt i praktiken för GF Att arbeta i styrgrupp Att initiera och beställa projekt Hur man tar fram en projektkalkyl, projektbudget och ett projektförslag Ledar- och kompetensutveckling vid gemensamma förvaltningen anordnar kontinuerligt kursen Styrning och organisering av projekt (SOP steg 1). För mer information om dessa kurser och seminarier, se GU:s kompetensutvecklingswebb: eller kontakta projektkontoret. Projektkontoret rekommenderar även projektledare för större projekt att gå kursen PPS steg 1, Grundläggande projektstyrning. Kursen ges av Tieto Enator.

8 Projektkontoret Sida: 8 (8) Projektprocess universitetsgemensamma projekt Projektförslag med kalkyl och budget Styrgrupp Statusrapporter Projektledning Projektkontoret finns som stöd i projektprocessen bl.a. vid: Direktivdialog & Uppstartsmöte Riskanalys Intressentanalys och kommunikationsplan Feedback på projektdokument Samordningsmöte mellan projekt Avstämningsmöte vid behov Medverka vid styrgruppsmöten Erfarenhetsseminarier Feedback på slutrapport