Xxxx Multiprojekt, organisation

Transkript

1 Multiprojekt, organisation Sida 1

2 Om multiprojekt, organisation Portföljledningen är den roll som har det högsta övergripande ansvaret i multiprojektmiljön. Den rollen ansvarar för att fastställa och prioritera program och projekt i syfte att uppnå verksamhetens strategiska mål. Portföljledningen för de för verksamheten mest viktiga programmen och projekten utgörs vanligen av verksamhetens ledningsgrupp. Till beställaren delegeras ansvaret att definiera och uppnå överenskomna tillstånd i verksamheten, ett effektmål. Beställaren kan organisera effektstyrningen på olika sätt, beroende på förändringens omfattning och beställarens situation. Vid omfattande förändring som innebär koordinering av flera projekt och sammanhörande verksamhetsförändringar, kan beställaren delegera till ett program. Beställaren kan antingen delegera programägarrollen eller ta den rollen själv. Programägaren startar programmet och utser en programstyrgrupp samt programledning för styrning av programmet över tiden. Programägaren är ordförande i programstyrgruppen, där beslut tas i syfte att säkerställa programmets bidrag till verksamhetens mål. Programledningen beställer resultat, och de projekt och det linjearbete som ingår i programmet följs upp och koordineras. Inom programledningen finns rollerna förändringsledare och programledare. Förändringsledaren arbetar huvudsakligen med verksamhetens förändring och bevakar nyttorealiseringen, programledaren arbetar huvudsakligen med tids- och resurskoordinering och är ytterst ansvarig för programmets totala åtagande. Ansvaret att starta och säkerställa resultat från projekt delegeras till projektägare, som genomför projekt med hjälp av projektstyrgrupp, projektledning etc. Portfölj-, program- och projektledning kan stödjas av ett projektkontor. Sida 2

3 Multiprojekt, organisation Portföljstyrning Programstyrning Programledning Programledning Portföljledning Programstyrgrupp Förändrings- - Programledare - ledare ledare ledare Programkontor styrning och linjearbete Huvud- projekt Aktiviteter och förändringsledning Linjearbete Sida 3

4 A N S V A R Portföljledning Säkerställa att alla program/projekt är i linje med strategiska mål Prioritera, säkerställa att de totala resurser som finns används på rätt projekt och program Säkerställa att varje program/projekt levererar önskade effekter Beroenden och resursmässig koordinering mellan program/projekt Initiera program och projekt Initierar program och projekt i syfte att uppnå definierade strategiska mål Godkänna, avslå eller avbryta program och projekt Omfördela resurser mellan olika program och projekt för att optimera resursutnyttjandet Initiera projektanalyser, värdera och agera med ledning av resultatet Fastställa projektpolicy T Ä N K P Å I portföljledningen är det ofta projektkontoret som sköter administrationen och verksamhetsledningen som beslutar Sida 4

5 Programägare Startar programmet och säkerställer överenskommelsen med beställaren A N S V A R Tydliggöra och kommunicera effektmålet med dess koppling till strategiska mål Bedöma organisationens leveransförmåga Säkerställa att programmet levererar enligt beställarens förväntningar Säkerställa finansieringen av programmet Ordförande i programstyrgruppen Utfärda programdirektiv Utse programledning Utse programstyrgrupp Utse projektägare Föreslå förändrat effektmål till beställaren T Ä N K P Å Beställaren ansvarar för effektmålet gentemot portföljledningen Programägare och beställare är ofta samma person Sida 5

6 Programstyrgrupp Fattar beslut om åtgärder för att programmets mål skall uppfyllas och att programmets bidrag till verksamhetens mål säkerställs A N S V A R Styra programmet och fatta beslut i B1-B7, inom överenskomna ramar Säkerställa att programmets mål bidrar till verksamhetens mål Säkerställa att nödvändiga åtgärder vidtas för att förändring och effektmål skall nås Kontinuerligt hålla sig informerad om programmets status Säkerställa att projektstyrgrupperna har kontroll på ingående projekt Säkerställa resurstillgången Prioritera mellan pågående projekt och/eller nya projektförslag inom programmet Prioritera resurser och förändringsaktiviteter i verksamheten Godkänna och ändra programplanen Initiera programanalyser Godkänna måluppfyllelse Avsluta programmet Sida 6

7 Program- och projektstyrgrupper Medlemmar och representation Programstyrgrupp styrgrupper B BP BP BP För optimalt beslutsfattande någon från programorganisationen är medlem i respektive projektstyrgrupp programstyrgruppen kan vara styrgrupp i ett eller flera projekt T Ä N K P Å Programstyrgruppen har ett strategiskt fokus och tar beslut i syfte att säkerställa förändringen och effekten styrgruppernas fokus är att ett projekt levererar rätt bidrag på ett effektivt sätt Sida 7

8 Programledare Säkerställer samtliga åtaganden som programmet gjort A N S V A R Upprätta en programplan Beställa resultat Koordinera och följa upp i programmet ingående projekt Identifiera eventuella problem och behov av ändringar inom programmet Identifiera och införa förbättringar i arbetssättet Genomföra riskanalyser och granskningar på programnivå Rapportera och informera om programmets status Begära in information från i programmet ingående projekt Föreslå ändringar i programplanen till programstyrgruppen Vara medlem i förekommande projektstyrgrupper Prioritera tilldelade resurser mellan projekten T Ä N K P Å Tydliggör fördelning av ansvar och befogenheter mellan programledare och förändringsledare när det gäller rapportering till programstyrgruppen Sida 8

9 Förändringsledare Leder förändringsarbetet och nyttorealiseringen A N S V A R Upprätta verksamhetsbeskrivningen Ta fram underlag till beställarens business case Förbereda organisationen för förändring Organisera förändringsarbetet Planera och följa upp förändringsaktiviteter Kontinuerligt följa upp och mäta förändringar/nyttorealisering Hantera intressenter Begära in information från i programmet ingående förändringsaktiviteter Föreslå ändringar i business caset och/eller programplanen T Ä N K P Å Bra samarbete mellan förändringsledare och programledare är en förutsättning för framgång Förändringsledarrollen kräver god kunskap om och förankring i verksamheten Ibland flera förändringsledare Sida 9

10 kontor Stödfunktion för projekt- och portföljledning A N S V A R stödfunktion för enskilda projekt föreslå och införa regler och rutiner för projektarbetet ledning Portföljledning mäta projektverksamhetens framdrift och förbättring sammanställa/föreslå behov av beslut om prioritering mellan projekt identifiera och införa förbättringar i arbetssättet i projektverksamheten föreslå och införa regler och rutiner för portföljhantering begära in uppgifter för mätning av effektivitet i projektverksamheten begära in uppgifter om pågående projekt och nya initiativ Sida 10