Framgångsfaktorer Program Management inom FöreningsSparbanken. 23 mars 2004 Program Management v1.0 1

Transkript

1 Framgångsfaktorer Program Management inom FöreningsSparbanken 23 mars 2004 Program Management v1.0 1

2 Styrning av Program och Projekt Vision Initiering Definiera omfattning Formulera slutmål Precisera arbetssätt Etapp1 Etapp2 Program / Projekt Etapp3 Etapp4 Slutligt mål Programmål Kundvärde Intäkter Kostnadseffekt Möjliggörare Projektmål System Produkt Utbildning etc Kvalitetssäkring 23 mars 2004 Program Management v1.0 2

3 Program Management säkrar resultatet Program Management Project Management Operativ / linje verksamhet Project Management s syfte, teorier & metoder är fortfarande viktigast Operativa verksamheten är mer involverad och tar mer ansvar för genomförande och tillämpningen Program Management säkerställer kvalitet & leverans för helheten: Konsistent med hela verksamhetens mål och visioner för uppdraget Motverkar att projekten lever eget liv (suboptimering) Minskar riskerna 23 mars 2004 Program Management v1.0 3

4 Program Management Project Management Operativ verksamhet Projekt eller Program? Beslutskriterier Projekt är en mycket kraftfull modell för genomförande. Ett projekt är en i tiden begränsad verksamhet med ett i förväg definierat slutmål. Projekt styrs mot leverans av Produkt. Projektet äger de resurser som behövs för genomförandet. Projektet tar över ansvaret för genomförande och finansiering från linjen. Program är en kraftfull modell för samordnad styrning av ett antal projekt och aktiviteter som har ett gemensamt mål och gemensam, i tiden begränsad tidplan. Program styrs mot leverans av Effekt. Ansvaret för genomförande och finansiering ligger i huvudsak kvar i linjen. Genomförandet av aktiviteter inom linjens ansvar kan med fördel ske i projektform. Program är inte ett alternativ till projekt. Program ersätter inte behovet av styrning av löpande operativ verksamhet. 23 mars 2004 Program Management v1.0 4

5 Styrning av Program och Projekt Initiering Definiera omfattning Formulera slutmål Etapp1 Precisera arbetssätt Etapp2 Program / Projekt Etapp3 Kvalitetssäkring 24 okt 2003 Economic Capital 2 Etapp4 Slutligt mål Vision Programmål Kundvärde Intäkter Kostnader Möjliggörare Projektmål System Produkt Lokal etc Styrmodell I grunden gäller samma modeller och tekniker för styrning av Program som för Projekt. Fokus och betydelse skiljer dock Projekt styrs i grunden av mycket konkreta och tydliga direktiv och planer. Projektets styrgrupp och projektledningen har hela makten och ansvaret för att målet nås och vid utsatt tidpunkt. Organisation, ansvar och rapporteringsvägar är endimensionella. Kraven är stora på direktiv, planer och uppföljning. Program styrs i grunden av en gemensam och tydlig vision, tydliga värderingar och en klar uppfattning om gemensamma mål. Ett Program är tvådimensionellt till sin struktur. Kraven är höga på att alla förstår programmets uppgift och roll i helheten. Programledningen måste innefatta gruppering som tar ansvar för koordinering av resp berört område inom helheten. Kraven på initieringsaktiviteter är mycket högre. Kraven på styrande dokument är mycket högre. Milstolpeplan är fundamental. Kravet på gemensamt uppföljningssystem är avgörande för framgång. 23 mars 2004 Program Management v1.0 5

6 Styrning av Program och Projekt Initiering Definiera omfattning Formulera slutmål Etapp1 Precisera arbetssätt Etapp2 Program / Projekt Etapp3 Kvalitetssäkring 24 okt 2003 Economic Capital 2 Etapp4 Slutligt mål Vision Programmål Kundvärde Intäkter Kostnader Möjliggörare Projektmål System Produkt Lokal etc Styrande dokument Styr hela Programmet Programdirektiv Programplan per Etapp Masterplan Milstolpeplan Riskdirektiv Styr Affärsenhetens Program AE Sammanf. AE Styr Centrala Projekt AE Riskdirektiv Projekt A Projekt B IT Sammanfatt. IT-plan AE per Etapp AE IT-plan AE Projektdirektiv o -planer Projektplan per Etapp Projektplan per Etapp Projektplan per Etapp Konvertering Test 23 mars 2004 Program Management v1.0 6

7 Styrning av Program och Projekt Initiering Definiera omfattning Formulera slutmål Etapp1 Precisera arbetssätt Etapp2 Program / Projekt Etapp3 Kvalitetssäkring 24 okt 2003 Economic Capital 2 Etapp4 Slutligt mål Vision Programmål Kundvärde Intäkter Kostnader Möjliggörare Projektmål System Produkt Lokal etc En programgemensam Milstolpeplan och Milstolpebeskrivningar är Programledningens primära måttstock Dokument per milstolpe - Grupperade per Etapp - Innehåll: - Benämning på milstolpe - Beskrivning - Ansvarig - Färdigkriterier - Beroenden - Tidpunkt - Leverans (specificera vad) - Risk 23 mars 2004 Program Management v1.0 7

8 Definiera omfattning Styrning av Program och Projekt Initiering Formulera slutmål Etapp1 Precisera arbetssätt Etapp2 Program / Projekt Etapp3 Kvalitetssäkring 24 okt 2003 Economic Capital 2 Top INSPEL Masterplan Milstolpar Etapp4 Slutligt mål Vision Programmål Kundvärde Intäkter Kostnader Möjliggörare Projektmål System Produkt Lokal etc Konsolidera inspel eringsprocessen 1 2 Down Detaljering Aff.enh-planer IKU-plan IT-leverans Konvertering Test Projekt Programledning Konsolidering Kvittera Hantera avvikelser Kritiska processer Prioritering Lednings- o uppföljn.system Bottom 23 mars 2004 Program Management v Komplettering Aff.enh-planer IKU-plan IT-leverans Konvertering Test Projekt Programledning Up Anpassning Säkring Programplaner 4 Beslut Styrgrupp

9 Efter en gemensam projektplanering kan Affärsenheternas projekt etableras. Därefter kan dessa planer synkroniseras för maximal koncernnytta Övergripande programplanering 1. Definierar milstolpar 2. Klarlägger roller, ansvar och organisation i proj. 3. Utarbetar direktiv för delprojektens arbetssätt och och rapportering Support Ekonomi Markets Robur Spara 1. Informerar om den övergripande projektplanen. 2. Verifierar den övergripande planeringen 3. Prioriterar de kritiska framgångsfaktorerna 4. Identifierar och värderar projektets risker 5. Identfierar beroenden 6. Identifierar behov av gemensamma tjänster Betala Låna Lokal Bank Affärsenheters program och projekten etableras 1. Konsekvensanalys genomförs 2. Projektplaner upprättas omfattande, exempelvis Gemensam programplanering Koncerngemensam planering 1. Affärsenhets-projekten presenteras kortfattat 2. Fördjupad analys av beroenden 3. Samlade resursbedömningar 4. Gemensam revision av den övergripande planen 23 mars 2004 Program Management v1.0 9 Mål Proj.beskr Proj.org Genomförande Intressenter Rapportering 3. Bemanning, resurser

10 Electronic Workshop, unika fördelar gentemot traditionell workshopteknik Utomordentligt snabb genomlysning av komplexa och ostrukturerade problem. Ett brett spektrum kunskap och attityder lockas fram (elektronisk brainstorming & gula lappar ) Snabbt få ihop en stor grupps differentierade vilja (upp till pers.) Deltagarnas inlägg är anonyma Allas röst väger lika mycket Dokumentation direkt 23 mars 2004 Program Management v1.0 10

11 Exempel Ansvarsstruktur Program Koncernledning Styrgrupp Affärsenhet Affärsenhet Affärsenhet Affärsenhet Affärsenhet Centralt projekt Centralt projekt IKU Progledare Programledare Ledn.- Grupp IKU Grupp P r o g r a m AE Programledare AE Programledare AE Programledare AE Programledare Info/Kommunikation/Utbildning program AE Programledare Projektledare Projektledare Risk Controller Risk Grupp R i s k h a n t e r i n g s p r o g r a m IT Lev. Progledare IT Lev. Styrgrupp I T L e v e r a n s p r o g r a m FöreningsSparbanken IT 23 mars 2004 Program Management v1.0 11

12 Viktiga lärdomar Styrkor Högsta ledningens stöd. Förtroende. Mandat. Support. Samverkan mellan enheter, vilande på gemensamma värderingar, mål och information. Ansvarstagande från ledning för Affärsenheter. Minimal resurskonflikt. Engagemang. Entusiasm. Individuella prestationer. Struktur. Styrande dokument. eringsprocessen. Masterplan och Milstolpeplan. Utvecklande för individ, organisation, processer Utmaningar Problem förstå Programformen. Programintern information. Behovet av Milstolpeplan och Milstolpebeskrivningar underskattas. Uppföljningsmetoder och -system. Uppfattas som byråkratiskt. IT-frågorna har en tendens att dominera. Tillgången begränsad till programledare med tillfredsställande managementkompetens. 23 mars 2004 Program Management v1.0 12

13 SUMMERING Rätt använd och inom lämpade områden ger programformen framgång Se upp för inflationen i användande av begreppet Program 23 mars 2004 Program Management v1.0 13