Dokumentnamn: Projektdirektiv för utredning av ett nytt eventuellt kulturhus Skapad av: Kommunledningsförvaltningen Kommunstyrelsen PROJEKTDIREKTIV

Transkript

1 Sida: 1 (5) PROJEKTDIREKTIV UTREDNING/FÖRSTUDIE AV ALTERNATIVA FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR ETT NYTT EVENTUELLT KULTURHUS 1 BAKGRUND Kommunstyrelsen beslutade den 27 november 2012 dels att godkänna rapport Kartläggning och utredning av kulturens behov av lokaler dels att projektdirektiv skulle utarbetas för utredning av lokalisering, innehåll, huvudmannaskap och finansiering av ett nytt eventuellt kulturhus. Enligt beslutet ska utredningen också redovisa behov av underhåll och utveckling av befintliga kulturanläggningar. Vilka anläggningar som avses ska enligt kommunstyrelsens beslut preciseras i projektdirektivet. 2 SYFTE Projektet ska genomföras för att utarbeta ett fördjupat beslutsunderlag som kan ligga till grund för kommunfullmäktiges prioritering av inriktningsbeslut om byggande av ett eventuellt nytt kulturhus och/eller för att tillgodose behov av konsumtionslokaler för kultur. 2 MÅL Projektets mål är att ta fram ett fördjupat beslutsunderlag som redovisar realistiska alternativa lösningar inkl kostnadsbedömningar avs investering och driftkostnader för ett kulturhus och/eller för att tillgodose behov av konsumtionslokaler för kultur. Med projektets slutrapport som underlag ska kommunfullmäktige kunna besluta om vilket alternativ och vilka ambitioner som i nästa steg ska projekteras för realisering av ett eventuellt nytt kulturhus. 2.1 Projektet omfattar Projektets ska redovisa alternativa lösningar för två huvudinriktningar. Tidsmässigt ska redovisning av alternativ 1 samordnas med redovisning av alternativ 2 steg 1. Alternativ 2 steg 2 genomförs efter särskilt formellt beslut i kommunstyrelsen. De två alternativen ska redovisa möjligheten att tillvarata kommunens tidigare investeringar och åtaganden för att ställa detta alternativ mot ett alternativ med nybyggnation. I alternativ nybyggnad ska redovisning ske av den alternativa användningen av de befintliga lokaler som lämnas i ett sådant alternativ. Även underhållsbehov i befintliga lokaler ska värderas och vägas samman i jämförelsen med nybyggnation. För båda alternativen (1 och 2) ska tas fram utredningsskisser som är tillräckligt detaljerade för att grovt ställa olika alternativ mot varandra. Det är i detta läge fråga om schablonvärden och kvadratmeterkostnader vilket ställer krav på uppgift om hur många kvadratmeter nybyggnad respektive ombyggnad som det är frågan om i respektive alternativ.

2 Sida: 2 (5) Alternativ 1 tillgodose bristande behov av konsumtionslokaler I detta alternativ ska projektet redovisa förutsättningar och kostnader för att tillgodose de behov av konsumtionslokaler som inte kan tillgodoses idag enligt den redovisning som ges i rapporten Kartläggning och utredning av kulturens behov av lokaler, dvs: a) Adekvat lokallösning så att Norrlandsoperans större produktioner med orkester kan gästa Östersund (gäller även alla större produktioner över huvud taget). b) Adekvat golv för dans så att Östersund kan ta del av det professionella samarbetet inom Norrlands Musik- och Dansteater och alla andra större produktioner som kan vara aktuella c) Modern konsthall inkl stor monumental verkstad/ateljé (förtydligande av uppdrag/val av ambitionsnivå som ska utredas sker av ledningsgrupp) d) Adekvat konsertarena för akustisk musik i alla genrer Utredningen ska i detta alternativ redovisa möjligheter och kostnader för att utveckla kommunens befintliga egna respektive förhyrda externa anläggningar där det redan idag bedrivs kulturverksamhet. Projektet ska därvid utreda om de befintliga fastigheterna går utveckla så att de uppfyller redovisade behov. Projektet ska även pröva om det finns externa lämpliga lokaler som kan anpassas för att tillgodose behoven. Projektet ska även göra en översiktlig bedömning av nybyggnadsbehov för att tillgodose de behov som redovisas i rapporten Kartläggning och utredning av kulturens behov av lokaler och som inte kan lösas inom befintliga fastigheter. Utredningen ska redovisa om samtliga behov (a d) kan tillgodoses inom en enda fastighet respektive vilka befintliga fastigheter som kan utvecklas så att behoven a d kan tillgodoses. Utredningen ska redovisa översiktliga investeringskalkyler samt effekter för kommunens driftkostnader. För de fastigheter som bedöms utvecklingsbara ska även behovet av underhållsåtgärder redovisas. Om biblioteksfastigheten bedöms vara utvecklingsbar för att tillgodose flera behov är en förutsättning som måste uppfyllas att biblioteksfastigheten kan överföras till kommunalt ägande. Ledningsgruppen har mandat att besluta om vilka alternativa kombinationer och ambitionsnivåer som ska utredas. Alternativ 2 - samlat kulturhus i Östersund Utredningen ska redovisa förutsättningarna för ett samlat kulturhus i Östersund. Projektet ska därvid arbeta i två steg med ett ställningstagande av kommunstyrelsen om steg 2 ska genomföras: Steg 1. Göra en översiktlig bedömning av byggvolym för ett sådant hus och redovisa möjliga alternativa lägen för en fysisk realisering av en sådan lokalisering. Utredningen får här göra en egen bedömning av vilka verksamheter som skulle kunna ingå i ett samlat kulturhus och den samlade byggvolym som krävs för detta. Detta skede förutsätts kunna genomföras utan någon mer omfattande intressentdialog angående betalningsvilja etc. Steg 2 (efter beslut i KS)

3 Sida: 3 (5) Redovisa en tydlig verksamhetsidé och inriktning för att uppnå flöden och aktiviteter under hela året. I utredningens uppdrag ingår därvid att redovisa vilka verksamheter som kan samlokaliseras och vilket mervärde en sådan lokalisering kan ge ställt mot kostnaderna för alternativet. Detta alternativ är ett mer omfattande kulturhus som omfattar verksamheter med flera huvudmän och därför måste alternativet i steg 2 innehålla ett nära samråd med Regionförbundet beträffande intresse och fördelning av kostnadsansvar mellan huvudmännen respektive de som förväntas hyra lokaler. I uppdraget ingår också ett uppdrag att beskriva vilka verksamheter/intressenter som faktiskt ska erbjudas plats i huset dvs. målgrupper som omfattas och betalningsvilja för användningen av huset. 2.2 Framgångsfaktorer Viktiga framgångsfaktorer är: - att den politiska ledningen är välinformerad och ger tydliga direktiv, - att projektet drivs av kompetent personal, att utredningen tillåts att arbeta förutsättningslös och att dialogen med intressenter fungerar väl samt att tillräckligt med resurser avsätts - att projektet kan få så tydliga besked av alternativa kulturaktörer om intresse av att hyra lokaler så att projektet får en tydlig intäktssida som kan säkerställas över tid, detta för att detta för att säkerställa förutsättningarna för att det blir ett hus som kan fyllas med flödande kulturell verksamhet som fyller en verklig efterfrågan med betalningsvilja. - att avgränsa verksamheter som ska ingå till verksamheter som omfattas av den kommunala kompetensen så att inte kommunen konkurrerar med privata näringslivet. 2.3 Avgränsningar Projektet ska inte utreda underhållsplaner för befintliga kommunala kulturanläggningar utan avgränsa utredningen till att kartlägga om det går att bygga om/bygga ut befintliga hus. Om det visar sig att det är möjligt att utveckla befintliga hus, då ska även upprustningsbehov beaktas i de översiktliga kalkylerna (underhållskostnader särredovisas för att kunna göra jämförelser mellan alternativ nybyggnad). Enligt behovsutredningen ska ett kulturhus ligga centralt I Östersund. De alternativa lokaliseringar som studeras ska därför ligga inom ett område med god tillgänglighet avs. parkeringar och kollektivtrafik. Frågan om biblioteksfastigheten går föra över till kommunalt ägande ska inte utredas i projektet. 3 FÖRVÄNTAT RESULTAT OCH GODKÄNNANDE 3.1 Resultat Förväntade resultat är - En delrapport för varje alternativ dvs. först två rapporter som kan ställas mot varandra. Efter beslut i kommunstyrelsen produceras ytterligare en rapport över alternativ 2 steg 2. - Båda alternativen ska baseras på utredningsskisser som är tillräckligt detaljerade för att grovt ställa olika alternativ mot varandra. Projektet får arbeta med schablonvärden och

4 Sida: 4 (5) kvadratmeterkostnader vilket ställer krav på uppgift om hur många kvadratmeter nybyggnad respektive ombyggnad som det är frågan om i respektive alternativ. Projektet kan därför inte redovisa exakt slutlig kostnad för de olika alternativen. För sådana kalkyler krävs fördjupad projektering. - att projektet har bedrivits kostnadseffektivt och hållit ekonomiska ramar och tidsramar. - den politiska ledningen anser att man fått bra information och haft goda möjligheter att styra projektet. - projektets målgrupper anser att dialogen med kommunen rörande projektet har fungerat väl. 3.2 Projektavslut och uppföljning Projektet är i huvudsak avslutat i och med att fullmäktige godkänt projektets slutrapportering. Uppföljningen av målen sker dels löpande under projektets gång och dels efter att projektet avslutats. 4 ORGANISATION och BEMANNING Politisk ledningsgrupp för projektet utgörs av finansutskottet utökat med kultur- och fritidsnämndens presidium. Styrgrupp består av kommundirektör, kanslichef för kultur och fritidsnämndens kansli, chefen för teknisk förvaltning och VD för Rådhus AB som också svarar för operativ samordning mellan styrgrupp och den politiska ledningsgruppen. Under ledningsgrupp och styrgrupp har projektledaren det totala ansvaret för projektets genomförande inklusive ekonomistyrning. En projektgrupp bildas bestående av projektledare, projektsekreterare, kulturhandläggare. Vid behov adjungeras fastighetschefen. Även samordnare styr-/ledningsgrupp kan adjungeras vid behov. Under projektets gång bildas tillfälliga arbetsgrupper beroende på utredningsuppdrag. 5 INTRESSENTER/ BARN-, MEDBORGAR-, BRUKARDIALOG Utredningens uppdrag är att ta fram fördjupat beslutsunderlag. Någon medborgardialog ska ej ske under detta arbete. Medborgardialog kommer att initieras då det finns ett mer utarbetat beslutsunderlag om alternativa möjliga lösningar. Detta innebär att medborgardialogen i detta skede ska tillgodose steg 1 information (Information för att kunna vara delaktig behöver man vara väl informerad och ha möjlighet att ta till sig kunskaper om den fråga som ska behandlas. Vissa beslut är inte lämpade för medborgardialoger men medborgarna har rätt att bli informerade om vilket besluts som fattats. En transparent kommun skapar tillit och förtroende). 5.1 Olika intressentbild i de två alternativa studierna I alternativet tillgodose konsumtionslokaler behövs dialog med länskultur som producent

5 Sida: 5 (5) I alternativet samordnat kulturhus krävs dialog med Regionförbundets politiska ledning och förankring av kostnadseffekter för Regionförbundet. För planering av denna samverkan sker särskild planering i kommande projektplan Referensgrupper I nuläget organiseras inga formella referensgrupper. Utredningen ska knyta de kontakter som krävs för att föra en kunskapsdialog med berörda intressenter. Formerna för dialog fastställs i den fördjupade projektplanen. 6 KOMMUNIKATIONSPLAN Av den valda nivån på delaktighetstrappan följer att projektet ska redovisa sina rapporter så att det går följa utredningens fortskridande. Material publiceras efter det ledningsgruppen godkänt framtaget material. Projektredovisning sker via kommunens hemsida. 7 RESURSER Administrativa resurser krävs dels för projektledning/utredning och dels för framskrivaning av rapporter. Externa konsultresurser behöver köpas in för framtagande av skisser och översiktliga kostnadsberäkningar och andra eventuella specialistinsatser. Kommunens egna kulturresurser behöver engageras för att säkerställa att behovsutredningens fakta tillvaratas effektivt. För finansiering av externa resurser och internfinansierade resurser bedöms ett behov av kronor för projektets bedrivande. 8 TIDPLAN Projektets aktiviteter detaljplaneras av projektledaren och dokumenteras i en projektplan som fastställs av ledningsgruppen efter förslag från styrgruppen. Förutsättningar för utredningen bör vara att en första delrapport med en grov beskrivning av möjligt scenarios och förutsättningarna för alternativ 2 dvs alternativ 2 steg 1, redovisas till kommunstyrelsen i september. En mer detaljerad redovisning ska lämnas till kommunstyrelsen i januari 2013 för beslut i fullmäktige mars 2014 om val av inriktning. Till budgetkonferensen februari 2014 kan då ställning tas om inriktning och vad som kan realiseras inom tillgängliga ekonomiska ramar. :::::::::::::::::::::::::::::.