Vad gjorde vi förra gången? Vad gjorde vi förra gången? Vad gjorde vi förra gången? Syftet med att organisera verksamheten Organisationsteori

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Vad gjorde vi förra gången? Vad gjorde vi förra gången? Vad gjorde vi förra gången? Syftet med att organisera verksamheten Organisationsteori"

Ann-Sofie Håkansson
för 8 år sedan
Visningar:

1 Vad gjorde vi förra gången? Syftet med att organisera verksamheten Organisationsteori Struktur Processer Kultur Ständiga förändringar Teknik Kunskaper Ökad delaktighet i verksamheten 1 Vad gjorde vi förra gången? Projekt vad är det? Projekt som arbetsform Målstyrt Slutresultat Produkt Tjänst Organisation Linjeorganisation Matrisorganisation Styrkor respektive svagheter VD Inga Öhrn Linjechef 1 Linjechef 2 Linjechef 3 Linjechef 3 Utveckling Produktion Marknad Ekonomi Projekt 1 - Projektledare Projekt 2 - Projektledare Projekt 3 - Projektledare 2 Vad gjorde vi förra gången? Projekt som arbetsform Affärsmål är styrande Ledningens styr projekt genom Att projektet ligger i linje med affärsmålen Tilldelar resurser Ansvarar för styrverktyg och projektmodeller Projektledaren leder genom Uppfylla projektmålen Kommunicera, delegera uppgifter 3 Samordna och styra projektverksamheten Projektledare - Leder projekt Projektgruppen - utförare 1

Projekt som arbetsform Målstyrt Slutresultat Produkt Tjänst Organisation Linjeorganisation Matrisorganisation Styrkor respektive svagheter VD Inga Öhrn Linjechef 1 Linjechef 2 Linjechef 3 Linjechef 3

2 Vad gjorde vi förra gången? Projektgruppen är utförare Följer metoder och rutiner Kommunicerar läget i projektet Rapporterar risker och möjligheter Samordna och styra projektverksamheten Projektledare - Leder projekt Projektgruppen - utförare 4 Kommunikation fördjupning I Avsnitten, och Opponera/respondera i projekt ska ge förståelse för en generell projektmodell, kommunikation samt att få grundläggande teoretiska kunskaper kring opponering. Avsnittets koppling till kursmål Ha god färdighet i att kommunicera, leda, driva, delta i och rapportera projekt Ur ett ledarskapsperspektiv analysera olika kommunikationssituationer Utforma budskap Välja lämplig kommunikationsform beroende på syfte och mottagare Ha förmåga att kritiskt granska och bedöma ett projekt, kunna ge konstruktiv kritik på andras projektarbete samt försvara eget arbete. 5 Projektmodellen består av tre delar Processer och beslutspunkter Roller Dokumentmallar och checklistor 6 2

Projektgruppen - utförare 4 Kommunikation fördjupning I Avsnitten, och Opponera/respondera i projekt ska ge förståelse för en generell projektmodell, kommunikation samt att få grundläggande

3 Projektfaser Förstudie Analysera förutsättningar och specificera uppdraget Planering Producera planer för genomförandet Genomförande Arbeta i projektet och införa resultat Avslut Utvärdera och avveckla projektet 7 8 ProjectBase Projektmodell BP1 BP2 BP3 BP4 BP5 BP6 Initiering Proj. direktiv Syfte o mål Krav Nuläge Intressenter WBS Milstolpar Projektplan Tidsplan Ganttschema Förkalkyl Riskanalys Organisation Kommunikation Lägesrapporter Resultatrapp. Uppföljning Ändringshantering (ÄBG) Slutrapport Efterkalkyl 9 3

4 s komplexitet Enkla projektmodeller När övergår projektmodellen från att vara stödjande till hämmande? Regler Rutiner Måsten 10 Införande av arbetsmodell för projektverksamhet Påverkar: Beslutsprocesser Organisationen Ansvar Befogenheter Rutiner och processer berörs 11 Införande av modell innebär Förändring av Kultur Värdering Utvecklande av projektkultur 12 4

Regler Rutiner Måsten 10 Införande av arbetsmodell för projektverksamhet Påverkar:

Alla faser syftar till att skapa förutsättningar för att nå effektmålen Varje fas har ett eget mål Du har inte tid att ha bråttom Viktigt att lägga tid på Tidiga faser Projektstart

5 Alla faser syftar till att skapa förutsättningar för att nå effektmålen Varje fas har ett eget mål Du har inte tid att ha bråttom Viktigt att lägga tid på Tidiga faser Projektstart Benchmarking mellan projekt 13 Vad? Hur? Realisera! Klart! 14 Förstudie Analysera förutsättningarna för projektet Specificera uppdraget Tar fram underlag för beslut Dokument Uppdragsbeskrivning 15 5

Benchmarking mellan projekt 13 Vad? Hur? Realisera! Klart!

6 Planering Producera planer för genomförandet Avgränsningar Bedöma handlingsalternativ Förbereda organisationen för projektarbetet Dokument Projektspecifikation Projektplan 16 Genomförande Realisering av projektet Rapportera delresultat avstämningar mot planer Införa resultat Överlämna resultat Dokument Resultatrapporter 17 Avslut Utvärdera Avveckla Stänga projektet Dokument Slutrapport 18 6

Realisering av projektet Rapportera delresultat avstämningar mot planer Införa resultat Överlämna

Projektdokument - Kärt barn har många namn Projektdirektiv Uppdragsbeskrivning Projektbeställning Projektspecifikation Projektplan Projektbeskrivning Delrapport Progressrapport Lägesrapport

7 Projektdokument - Kärt barn har många namn Projektdirektiv Uppdragsbeskrivning Projektbeställning Projektspecifikation Projektplan Projektbeskrivning Delrapport Progressrapport Lägesrapport Avvikelserapport Resultatredovisning 19 hur projektet ska styras och ledas Props PPS - Praktisk Projektstyrning Pejl Prince2 Utvecklingsmodeller - hur resultat ska tas fram RUP Scrum Agila metoder Dynamisk utveckling 20 Communicare Att göra tillsammans Kommunikation Sprida och dela kunskap Kommunikationsstrategi Tas fram för att nå alla intressenter i projektet Vilka kanaler som ska användas Se sidan 205 i kurslitteraturen 21 7

Pejl Prince2 Utvecklingsmodeller - hur resultat ska tas fram RUP Scrum Agila metoder Dynamisk utveckling 20 Communicare Att göra tillsammans Kommunikation

8 Syfte med kommunikationen Informera om situationen i projektet Uppnå handling hos mottagaren effekt Påverka intressenter Kommunikationsplan Säkerställer att rätt målgrupp nås i rätt tid och på rätt sätt Rapportering Lägesrapporter skriftliga och vid möten 22 Olika kommunikationsformer Verbal Ord som uttalas mellan två eller flera individer Icke verbal Kroppsrörelser och kroppshållning Ögonkontakt Biljud Revir Symbolisk kommunikation Klädsel Smycken Frisyr Bilmärke Troféer på tjänstrummet 8

och vid möten 22 Olika kommunikationsformer Verbal Ord som uttalas mellan två eller flera individer Icke verbal

9 Olika typer av samtal Kartläggande samtal Identifierar olika möjligheter eller begränsningar för individ eller grupp Motiverande samtal Identifiera intressen och ambitioner som medarbetaren har för att skapa engagemang och motivation Stödjande samtal Återkoppling för att stärka medarbetaren Problemlösande samtal Identifiera problem, göra en analys med hjälp av olika teoretiska utgångspunkter Konkreta åtgärder Olika typer av samtal forts Behandlande samtal Ledaren kan vara stöd till en viss gräns Överlämnande till någon professionell inom området Förberedelser inför samtal Tänk igenom nedanstående frågeställningar Vad vill jag med samtalet? Vad förväntar sig den andra parten? Vad är jag själv beredd att göra? Vilken tid finns det till förfogande för samtalet? Vilken överenskommelse strävar jag efter? Ramarna yttre förutsättningar Möblering Tid Ostördhet 9

Konkreta åtgärder Olika typer av samtal forts Behandlande samtal Ledaren kan vara stöd till en viss gräns Överlämnande till någon professionell inom området Förberedelser inför samtal Tänk igenom

10 Johari-fönster Teori framtagen av Joseph Luft och Hari Ingham Samspelet mellan enskilda individen och gruppen Vad jag vet om mig själv Vad jag inte vet om mig själv Vad andra vet om mig Arena Blint Vad andra inte vet om mig Fasad Okänt 10

jag vet om mig själv Vad jag inte vet om mig själv Vad

Opponera och respondera på projektrapporter och examensarbeten 31 Att opponera Syfte med opponering Att kritiskt granska projektrapporter/examensarbete vad gäller Faktamässigt innehåll Disposition

11 Opponera och respondera på projektrapporter och examensarbeten 31 Att opponera Syfte med opponering Att kritiskt granska projektrapporter/examensarbete vad gäller Faktamässigt innehåll Disposition Läsbarhet/tydlighet och form Samt att ge tillfälle till diskussion av resultaten. Att lära av varandra Möjliggöra för respondenten att reflektera över sitt arbete Att ge varandra relevant feedback och konstruktiv kritik. 32 Att opponera Att tänka på som opponent Oppositionen skall präglas av konstruktiv kritik. Opponenten har ett ansvar att lyfta fram det positiva och ställa konstruktiva frågor 33 11

resultaten. Att lära av varandra Möjliggöra för respondenten att reflektera över sitt arbete Att ge varandra relevant feedback och konstruktiv kritik.

12 Att opponera Förberedelse av oppositionen Läs igenom arbetet och studera syftet. Har författaren lyckats med att svara på syftet? Hur har författaren lagt upp arbetet? Är språket förståligt? Hur har författaren analyserat sitt resultat? Vad kommer författaren fram till? Vad tycker du är extra intressant? Vad har du lärt dig av arbetet? 34 Att opponera Genomförande - inledning Mycket kort presentation av vad rapporten handlar om Metod Resultat Slutsats Värdera kort rapporten med avseende på formella kriterier Välj ut några exempel, men ta inte upp allt Ge en lista eller kommenterad rapport till respondenten 35 Att opponera Genomförande - huvudpunkter Fördjupning av dina slutsatser Finns det ett klart formulerat syfte? Uppfyller rapporten detta syfte? Finns det en koppling mellan resultat, diskussion, slutsatser och syfte? Granska innehållet genom att lyfta upp Otydligheter Motsägelser Metodfel m.m

34 Att opponera Genomförande - inledning Mycket kort presentation av vad rapporten handlar om Metod Resultat Slutsats Värdera kort rapporten med avseende på formella kriterier Välj ut några exempel,

13 Att opponera Genomförande - Huvudpunkter Ställ kritiska frågor kring faktainnehåll Du kan ta hjälp av nedanstående ex på frågeställningar Varför valde du att göra si eller så? Figur 4 är intressant, kan du förklara närmare vad den visar? Hur bedömer du noggrannheten i resultaten? Vilka antagande ligger bakom beräkningen av...? Skulle man inte kunna göra så här i stället? 37 Att opponera Opponentens - Huvudpunkter Kort sammanfattade värdering av rapporten Tänk på att kritiken skall vara konstruktiv Ge gärna positiva kommentarer 38 13

Hur bedömer du noggrannheten i resultaten? Vilka antagande ligger bakom beräkningen av...? Skulle man inte kunna göra så här i stället?

Relevanta dokument

Agenda Gruppavtal Normer och regler Projekt som arbetsform Kommunicera i projekt Marie Ahlqvist

Agenda Gruppavtal Normer och regler Projekt som arbetsform Kommunicera i projekt Marie Ahlqvist Agenda 2015-08-27 Gruppavtal Normer och regler Projekt som arbetsform Kommunicera i projekt 1 Normer och regler Normer och regler Marie Ahlqvist Projekt som arbetsform Olika typer av projekt Ställer olika