Resultat, avslut och uppföljning

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Resultat, avslut och uppföljning"

Ann Karlsson
för 7 år sedan
Visningar:

1 Resultat, avslut och uppföljning projektet närmar sig sitt slut, men vad händer sedan? Stefan Berglund Införandet Förvaltning - Avslutande del av genomförandefasen? - Egen fas? - Inledande del av projektavslutet? - Eget projekt? - Efter projektet? - Viktigt att detta planeras! - Specificeras i kravspecifikationen Förvaltningsarbetet ej en del av projektet Planeringsarbetet inför förvaltning? -Processer - Roller och ansvar - Dokument och mallar - Undervisning Budget för förvaltning! Byte av projektgrupp? Referensgrupp Andra kompetenser krävs för denna fas Annat behov av styrning Byta projektledare/deltagare? Nyckelpersoner för lyckat införande - En positiv, delaktig, representativ referensgrupp och införandet går som en dans! + Slippa bromsklossar + Lättare att återkalla delegerat ansvar - Överlämnande sinkar - Risk för ökade kostnader Rationaliseringsprojekt extra känsliga vad gäller referensgrupp 1

2 Avsluta projektet Exempel på aktiviteter: 1) Överlämna projektets resultat (eller?) 2) Uppföljning av tidplan 3) Uppföljning av förbrukade resurser Efterkalkyl 4) Utvärdera projektmetoder och samarbete Avsluta projektet (forts) 5) Utvärdera individers insatser Ge feedback! 6) Avveckla projektgruppen KickOut! 7) Avsluta projektkonton 8) Dokumentera och arkivera Punkt 2, 3 och 4 ger värdefulla erfarenheter! Överlämnandet Exempel på leveranser En leverans eller flera delleveranser? Projektrapport - Leveransgodkännande Bedömning av resultat Förstudie Uppdragsbeskrivning, Förstudierapport, Lösningsförslag, Pilotprojekt, Kravspecifikation Planering Projektplan, Budget, Underlag för resursanskaffning Exempel på leveranser Slutrapportering Genomförande Uppdaterad projektplan, Prototyp, Statusrapporter, Produkt, Dokumentation, Införd produkt, Testprotokoll, Leveransgodkännande Avslut Slutrapport Skilj på följande dokument: Leveransgodkännande -Den slutrapport som lämnas till beställaren för underskrift Slutrapport -ett internt dokument som bör täcka erfarenheter från alla delar i projektplanen. 2

3 Slutrapport Utvärdering av mål Bakgrund, syfte och effektmål Projektmål och avgränsningar Beställare och projektledare Utvärdering om av mål* Analys av projektförlopp* Har vi tillfredställt projektägaren? Projektmål Kostnad (efterkalkyl kontra förkalkyl) Leveranstid (verklig kontra uppskattad) Kvalitetsuppföljning* Slutsatser * Förklaras ytterligare Analys av projektförlopp Projektorganisation Milstolpar och beslutspunkter Tidsplan Resurser Riskhantering Verifiering av beslut Kommunikation och rutiner Projektorganisation Struktur Styrgrupp + Referensgrupp Linjeorganisationen Lokalisering Bemanning Samarbete Kommentarer {Rekommendationer Reflektera över: Gruppsammansättning, beslutsprocesser och gruppens utveckling Kvalitetsuppföljning Avveckla projektgruppen Resultat - Produktkrav - Kundens upplevelse Projektet - Projektkrav - Utvärdera metodik - Utvärdera strategier Förbered projektgruppen Återlämna interna resurser Avskaffa externa resurser Avveckla dig själv!? 3

4 Känslomässigt vakuum Upplevelse av förlust Personligt misslyckande Dåligt självförtroende Uppföljning Effektmätning sker en tid efter avslutat projekt Effektmål = Syftet När? Vem? Hur? Projektledaren eller beställaren? Vid nedläggning av projekt, viktigt att synliggöra motiv Viktigt att planera, och att förbereda projektets deltagare Referensmätning Dolda brister - Är rätt projekt beställt? - Fungerar projektet? Dolda brister Slarvigt utförda moment görs om Garantibesiktning avslöjar fel som ska åtgärdas Användning och slitage kan ge fel Tids- och kostnadsjakt kan ge problem Snabba och billiga lösningar lika så - Kvalitet kostar! Lägga ner projekt Bristfälliga projekt Orealistiska projekt Omprioriteringar Omvärldsfaktorer Hinder att lägga ner projekt Prestige Dålig uppföljning av kostnader och mål Beställare, Projektledare och/eller Styrgrupp vågar ej fatta beslut Projektdeltagare förälskade i projektet Det startas för många och läggs ner för få! Dokumentera även misslyckade projekt!!! 4

5 Merförsäljningsstrategi Nya projekt Strategin ska finnas med från första början - Går det att sälja något mer till beställaren efter projektet? - Går det att sälja samma produkt även till någon annan? Ett lyckat projekt kommer sällan ensamt - Behöver de hjälp även med förvaltningen? Förändringsprojekt Förändringsledning Stefan Berglund - Produktportfölj - Organisation - Verksamhetsutveckling - Marknad - Förberedelser Säkra resultatet - Varför? Situationsanalys - Vad? Vision, mål och ramar - Hur? WBS, kommunikationsplan Förankra - Hos ledningen - I övriga organisationen Uppföljning - Bestående förändring! 5

6 Dice duration, integrity, commitment and effort Lång tidsperiod ej ett problem men brist på uppföljning Lita på projektledare och medarbetare effektiv ledning och förändringsbenägenhet Skapa förutsättningar för engagemang planera och kommunicera Mobilisering Det krävs mod att inte göra som man alltid har gjort En gemensam målbild räcker inte, målet måste också brytas ner på avdelnings- respektive individnivå Maximalt 10% ökad arbetsbörda... annars risk för stress, kompromisser och konflikter 6

Relevanta dokument

RESULTAT, AVSLUT OCH UPPFÖLJNING INFÖRANDET BYTE AV PROJEKTGRUPP/MEDLEMMAR? PLANERING INFÖR INFÖRANDET

Projektet närmar sig sitt slut men vad händer sedan? RESULTAT, AVSLUT OCH UPPFÖLJNING Stefan Berglund INFÖRANDET Avslutande del av genomförandefasen? Egen fas? Inledande del av projektavslutet? -Viktigt