UFV 2014/1186. Arbetssätt Projektplan. Fastställd av universitetsdirektören Reviderad

Transkript

1 UFV 2014/1186 Arbetssätt 2020 Fastställd av universitetsdirektören Reviderad

2 Innehållsförteckning Bakgrund 3 Mål för projektet 3 Övergripande mål 3 Projektmål 3 Initiering 3 Genomförande 3 Överlämnande och uppföljning 4 Avgränsningar 4 Projektorganisation 4 Beställare och styrgrupp 4 Projektledning 4 Referensgrupper 4 Arbetsformer 4 Samverkan med personalorganisationerna 5 Tidplan och budget 5 Riskanalys 5 2

3 Bakgrund Uppsala universitet har framgångsrikt ökat och utvecklat sin verksamhet högst väsentligt under de senaste åren. Styrande för utvecklingen av de administrativa funktionerna inom universitetet är dels behovet inom universitetet, dels förutsättningarna och kraven från regering, riksdag och andra myndigheter. Samtidigt med dessa fortlöpande förändringar förutsätts verksamheten effektiviseras. Det blir därför avgörande att universitetsförvaltningen följer med och stödjer universitetets utveckling som ett modernt och effektivt lärosäte. Möjligheterna till administrativa rationaliseringar måste tas tillvara så att utrymme skapas för nya utmaningar liksom att arbetet för bättre helhetstänkande inom universitetsförvaltningen intensifieras. Arbetet med ett nytt lednings- och förvaltningshus, Segerstedthuset, pågår och kommer att resultera i en flytt till den nya byggnaden under Detta ger tillsammans med annan kvalitetsutveckling som pågår inom administrationen nya förutsättningar att utveckla även arbetsformer inom universitetsförvaltningen. Mål för projektet Övergripande mål Att universitetsförvaltningen erbjuder en utvecklande och hållbar arbetsmiljö och även fortsättningsvis kan attrahera medarbetare som på ett effektivt sätt och med hög kvalitet utför sitt uppdrag med att stödja forskning, utbildning och ledning. Att bidra till att inflyttning till Segerstedthuset våren 2017 kan genomföras med bibehållen eller höjd kvalitet i förvaltningens verksamhet. Projektmål Initiering Projektets första fas pågår under 2014 till och med mars Målen för den första fasen är: förslag till övergripande lokaldisposition för den nya lednings- och förvaltningsbyggnaden påbörjat avgränsat pilotförsök vid universitetsförvaltningen för utvärdering av nya arbetsmodeller förslag till plan för kommande etapp avseende projektorganisation och genomförande underlag till beslut för projekt avseende förändrat ledar- och medarbetarskap underlag till beslut för projekt avseende universitetsförvaltningens IT-infrastruktur Genomförande Projektets andra fas pågår under 2015 till och med Målen för den andra fasen är: att svara för en god samordning av det övergripande arbetet att ge stöd till genomförandet av delprojekten 3

4 Överlämnande och uppföljning Projektets sista fas pågår under Målen för den tredje fasen är: slutrapport som följer upp resultaten rekommendationer för det fortsatta arbetet Avgränsningar Ansvaret för förändringsarbetet vilar på linjeorganisationen. Ansvar för byggnadens inre utformning och inredning vilar på byggprojektet. Projektorganisation Beställare och styrgrupp Beställare av projektet är universitetsdirektören. Projektägare är biträdande universitetsdirektören. Till stöd finns styrgruppen för prioriterade projekt. Universitetsdirektören beslutar om den övergripande projektplanen samt förändring av projektorganisation och projektmål. Projektledning Projektledaren ansvarar för att samordning, uppföljning och genomförande samt rapporterar till styrgruppen för prioriterade projekt. Projektledare är enhetschef Håkan Mo. Till projektet knyts en projektgrupp med uppgift att utgöra stöd till projektledaren att ta fram underlag, göra omvärldsanalyser, samt i övrigt efter behov. Som stöd till projektledaren utses en projektadministratör som har i uppgift att hantera projektadministrativa uppgifter, såsom skriva statusrapporter, boka möten, hålla i tidplaner, ansvara för projektinformation i bl.a. MP, samt vid projektledarens frånvaro hålla i avstämningsmöten med projektgruppen. Till projektet knyts även en kommunikatör, som tillsammans med projektadministratören ansvarar för kommunikations- och informationsfrågor. Referensgrupper Som referensgrupp till projektet utses Pernilla Björk, Mia Lindegren, Kay Svensson, Måns Östring samt person med HR-kompetens (tidigare den s.k. Arbetsgruppen ). Föredragande är projektledare Håkan Mo. Gruppens uppdrag är att vara rådgivande till projektledaren under det löpande projektarbetet, samt vid beredning av underlag och förslag till beslut som tas fram i projektet. Arbetsformer Arbetet ska ske i kontinuerlig dialog och i nära samverkan med byggprojektet och samtliga avdelningar och enheter inom universitetsförvaltningen. 4

5 En avgörande framgångsfaktor för ett bra genomförande av projektet och det förändringsarbete det innebär är att det ska tillåtas påverka såväl förvaltningens löpande prioriteringar i verksamhetsplanering som den totala projektportföljen. Ansvaret för detta vilar på förvaltningsledningen. Således förutsätts respektive avdelning avsätta behövlig tid och resurser för ett aktivt deltagande i projektet. Samverkan med personalorganisationerna Personalorganisationerna ska löpande informeras om och ges tillfälle att lämna synpunkter på arbetet enligt särskild tidplan. Tidplan och budget Projektet löper 2014 till och med 2018 och är indelat i tre faser: initiering (-2015) genomförande ( ) uppföljning (2018) Resursbehovet är redan i den första fasen omfattande för berörda avdelningar. Enheten för stöd för administrativ utveckling kommer att behöva göra hårda nedprioriteringar av andra insatser under projekttiden. Budget för det övergripande projektet fastställs i mars 2015 och för respektive delprojekt i samband med att respektive delprojektplan fastställs. Förändringsarbetet förväntas också påverka förvaltningens VP de kommande åren. Riskanalys En riskanalys för projektets första fas ska genomföras under hösten