Projektdirektiv. Verksamhet och Informatik (1)

Transkript

1 (1)10

2 (2)10 Innehållsförteckning 1 DOKUMENTSTYRNING shistorik Referenser avvikelse och förändringshantering i projektet BAKGRUND OCH BESLUT OM PROJEKT Bakgrund Syfte Referens till beslut Prioritering PROJEKTETS OMFATTNING OCH RESULTAT ets resultat/mål ets omfattning och avgränsning Omfattning Avgränsning Effektmål och effekthemtagning PROJEKTETS ÖVERGRIPANDE AKTIVITETER Tidsplan, beslutspunkter och milstolpar ORGANISATION, BEMANNING & STYRNING organisation och deltagande personer Mottagare av projektets resultat Resursbehovsplan PROJEKTETS EKONOMI Kostnader för projektet Finansiering...9

3 (3)10 7 ÖVRIGA FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR PROJEKTET intressenter och kommunikationsplan Policyer, lagar, regler mm Beroenden och förutsättningar Uppföljning och rapportering RISKHANTERING... 10

4 (4)10 1 Dokumentstyrning 1.1 shistorik Utfärdare Förändringsorsak Godkänd av styrgrupp 1.2 Referenser Förkortning Utfärdare Dokumentnamn plan Framtidens vårdinformationsmiljö 1.3 avvikelse och förändringshantering i projektet Avvikelser och förändringar i uppdragets omfattning, tid och budget ska dokumenteras i en projektavvikelserapport. I rapporten beskrivs avvikelsen, dess konsekvenser samt förslag till åtgärd. avvikelser ska alltid lyftas till programledningen. Om avvikelsen faller utanför programledningens mandat lyfts beslutet till styrgruppen. Efter beslut uppdateras avvikelserapporten.

5 (5)10 2 Bakgrund och beslut om projekt 2.1 Bakgrund är en del av met Framtidens vårdinformationsmiljö, ett program som ägs och drivs av Västra Götalandsregionen. För närmare beskrivning av programmet hänvisas till plan Framtidens vårdinformationsmiljö. Införandet av den nya vårdinformationsmiljön fungerar som en katalysator för ett omfattande förändrings- och utvecklingsarbete inom vård och omsorg i Västra Götalandsregionen. 2.2 Syfte et ska säkerställa att verksamhetens behov tas till vara och arbeta på ett sätt som gör att verksamheten känner ett ägarskap över förändringsarbetet. ets syfte är att möjliggöra den förändringsprocess som är nödvändig för att kunna ta emot den nya vårdinformationsmiljön genom att planera, leda och koordinera verksamhetsutvecklingen. Processer och arbetssätt behöver enas, förankras och etableras och en regiongemensam informationshantering behöver tas fram genom en standardisering av termer och begrepp. Vidare är syftet att stötta met Framtidens vårdinformationsmiljö i att nå de effektmål och programmål som definierats i programplanen. 2.3 Referens till beslut Se plan Framtidens vårdinformationsmiljö. 2.4 Prioritering Om en konflikt uppstår gällande projektets måluppfyllnad (här beskriven som kvalitet, tid och kostnad) ska en prioritering ske enligt följande: Kvalitet 50 %, Tid 30 %, Kostnad 20 % Det innebär att en bibehållen hög kvalitetsnivå är prioriterat framför att hålla tidsschemat och att detta tillåts få medföra merkostnader. Samtidigt anses projekts tidsramar prioriterade över att hålla budget. Beslut om förändringar som påverkar projektets måluppfyllnad fattas av styrgruppen.

6 (6)10 3 ets omfattning och resultat En avvägning bör göras hur långt verksamhetsutvecklings- och standardiseringsarbetet ska drivas innan val av leverantör och kärnsystem1 har gjorts, då olika leverantörer ställer olika krav på standardisering. Med hänsyn till detta beroende delas projektet in i två faser där fas två beskrivs först när ett avtal är tecknat. et ska planeras på ett sådant sätt så att det går att avslutas efter fas ett. 3.1 ets resultat/mål ets mål är att planera, leda och koordinera den verksamhetsutveckling som kommer krävas vid införandet av den nya vårdinformationsmiljön. et ska i fas ett nå följande resultat: Förändringsledning och kommunikation Fastställd strategi, plan och verktyg för förändringsarbete. Skapa en tydlig förståelse och beredskap för förändring hos berörda verksamheter, medarbetare och intressenter. En bedömning av organisationens förändringsförmåga ska vara genomförd. Resultatet ska utgöra underlag till att identifiera behov av riktade insatser. Etablerade och dokumenterade nätverk för verksamhetsutveckling. Fastställd kommunikationsplan med tydliga och anpassade budskap. Välinformerade verksamheter, medarbetare och intressenter efter genomförda kommunikationsaktiviteter. Gemensamma processer, arbetssätt och språk (standardisering) Identifierade och specificerade informationsmängder och processer som behöver standardiseras. Etablerade styrande forum för standardisering i enlighet med upphandlingens kravställning. Fas två Förslag på plan och omfattning av fas två i projektet. Vidare detaljerad ansvarsfördelning för förändringsledning och utvecklingsaktiviteter mellan program och linjeorganisation. 1 Med begreppet kärnsystem menas en gemensam lösning som kan byta ut dela av regionens system inom respektive vårdinformationsmiljö, i den omfattning det är lämpligt utifrån verksamhetens behov, vad som finns tillgängligt på marknaden, och vad som är görbart i relation till befintlig arkitektur

7 (7) ets omfattning och avgränsning Omfattning Förändringsledning och kommunikation Med förändringsledning menas ett strukturerat tillvägagångssätt för att inspirera och engagera individer, grupper och organisationer att ta sig från ett nuläge till ett önskvärt framtida läge. För att nå till ett önskat framtida läge ska följande aktiviteter genomföras: Ta fram strategi, metod och plan för att leda och genomföra förändringsarbetet. Ta fram metod för att bedöma (mäta) organisationens förmåga till förändring. Genomföra en bedömning av organisationens förändringsförmåga och identifiera behov av riktade insatser. Etablera nätverk för aktuell verksamhetsutveckling med hjälp av befintliga strukturer i Västra Götalandsregionens styrmodell och grupperingar. Förmedla en positiv bild av programmet Framtidens vårdinformationsmiljö. Kommunicera effekter av den nya vårdinformationsmiljön, samt förväntade områden av verksamhetsförändring t ex arbetssätt, patientflöden, administration m.m. Kontinuerligt finnas tillgängliga och möta inkommande frågor och farhågor från verksamheterna. Gemensamma processer, arbetssätt och språk (standardisering) et ska stötta programmets arbete med att identifiera och specificera aktuella informationsmängder och processer som behöver standardiseras. Etablera styrande forum för standardisering i enlighet med upphandlingens kravställning Avgränsning et är avgränsat från de förändringsaktiviteter som inte direkt relaterade till programmet Framtidens vårdinformationsmiljö omfattning och resultat. medlemmar kommer inte leda eller delta i direkta lokala förändringsaktiviteter. Däremot ska projektet genom det etablerade nätverket nå ut till och vara ett stöd till lokala verksamhetsutvecklare. 3.3 Effektmål och effekthemtagning Se plan Framtidens vårdinformationsmiljö.

8 (8)10 4 ets övergripande aktiviteter 4.1 Tidsplan, beslutspunkter och milstolpar Detaljeras av projektledare på lämpligt sätt och beskrivs i projektplanen Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 BP BP BP BP BP 17/11 8/3 Fas 1 Q2 Tilldelningsbeslut meddelas Fas 2 Fas 2 Beslutspunkter och faser i ilen Övergripande aktiviteter Planerad startoch slutperiod Kommentar BP1- Beslut start projekt Initiera met och dess ingående projekt beslutades i Koncernledning hälso- och sjukvård 17 november 2016 BP2- Beslut projektdirektiv Planera plan, med tillhörande delprojekt tas fram. mars 2017 Bemanning av projektorganisation. BP3 Beslut projektplan plan godkänd, i styrgrupp Q Genomföra Uppstart med projektledare inklusive delprojekt Aktiviteter och milstolpar specificeras i projektplan. Q Q2 2018

9 (9)10 BP4- Beslut projektleveranser Avsluta BP5- Beslut projektavslut Effekthemtagning Godkännande av projektleveranser från fas ett. Beslut om fas två Fortlöpande effekthemtagning i programmet under Q Beroende till avtalstecknande leverantör Beror på beslut om fas två BP4 Beror på beslut om fas två BP4 5 Organisation, bemanning & styrning 5.1 organisation och deltagande personer ledare definierar projektets organisation på lämpligt sätt och beskriver den i projektplanen. 5.2 Mottagare av projektets resultat Framtidens vårdinformationsmiljö, samt berörda verksamheter. 5.3 Resursbehovsplan ledare definierar projektets organisation på lämpligt sätt och beskriver den i projektplanen. 6 ets ekonomi kalkyl redovisas när den är godkänd av styrgrupp. 6.1 Kostnader för projektet 6.2 Finansiering 7 Övriga förutsättningar för projektet 7.1 intressenter och kommunikationsplan met Framtidens vårdinformationsmiljö har upprättat en intressentanalys vilken definierar programmets intressenter, samt hur programmet kommer att interagera med respektive intressent. Denna ska detaljeras utifrån projektets behov. En strategi för varje intressent ska tas fram och för prioriterade intressenter ska även en handlingsplan och implementation av denna finnas.

10 (10)10 En kommunikationsplan ska tas fram för projektet som beskriver det strategiska kommunikationsarbetet som initieras och genomförs under projektet. 7.2 Policyer, lagar, regler mm. et ska följa svensk lagstiftning, särskilt hänsyn ska tas till rådande lagar och regler som styr hälso- och sjukvården. 7.3 Beroenden och förutsättningar Beroende Tecknat avtal i upphandlingsprojektet. I övrigt refereras till beroenden till andra projekt och program som hanteras på programnivå. Förutsättningar Delaktighet av representanter från olika verksamhetsområden en förutsättning. 7.4 Uppföljning och rapportering et rapporterar status till programledning enligt överenskommelse. Avvikelser hanteras enligt beskrivning i punkt 1.3. Rapportering inom projektet detaljeras ytterligare i projektplanen. 8 Riskhantering Ska följa den struktur som är framtagen och dokumenterad i plan framtidens vårdinformationsmiljö.