Affär och projekt. Tieto PPS AH046, 5.2.0, Sida 1

Transkript

1 Sida 1

2 Om affär och projekt Affärsnivån i PPS beskriver arbetet som säkerställer att projektet bidrar till nytta både för kundens och leverantörens verksamhet. Ansvaret för att dessa genomförs ligger hos ledningen i respektive organisation. PPS ser projektägaren som ansvarig för att tydliggöra och säkerställa nyttan för den levererande organisationen. När projektet knyter samman två skilda organisationer upprättas normalt juridiskt bindande avtal som reglerar den affärsmässiga överenskommelsen. Framställning av offert och avtal sker på affärsnivån enligt för varje organisation fastställda regler. Att involvera de som ska ansvara för genomförandet i offertarbetet minskar affärsrisken. PPS synsätt är att underlag för offert och avtal bör utgöras av projektplan, krav- och lösningsbeskrivning, i preliminär eller fastställd form. PPS skiljer på: affärs åtagande - pris på resultatet, i offert och avtal mellan beställare och projektägare projekt åtagande - kalkyl och kostnad för framtagning av resultatet, överenskommelse mellan projektägare och projektledning Under projektets genomförande är styrgruppen gränsytan mellan projektets affärsnivå och styrnivå med stöd av de beslutspunkter som skall passeras. Leverantören kan ha en intern styrgrupp för hantering av olika interna leverantörsfrågor. Den styrgrupp där även kunden deltar benämns då ofta extern styrgrupp. I samband med en formell upphandling genomför leverantören ibland ett offertprojekt. Vid en eventuell senare beställning utgör offertprojektets resultat utgångsläge för ett nytt projekt, där det offererade resultatet tas fram och levereras. Sida 2

3 , syfte Tydliggöra PPS syn på leverantörens affär respektive projekt projektägarens ansvar sambandet mellan styr- och affärsnivå före och under projektets genomförande Sida 3

4 Formell affär, olika organisationer Projektet kan initieras vid olika affärsläge Kundverksamhet Beställare Bedöma effekt, finansiera Leverantörsverksamhet Förhandla Avtal Besluta om ändringar Projektägare Bedöma affär, prissätta BP1 BP1 BP1 Kännetecken beställare och projektägare är olika personer projektkalkyl och pris är olika Sida 4

5 Leverantörens business Projektägarens underlag för att motivera en affär B U S I N E S S C A S E 1. Bakgrund och omfattning nuläge och förändringsbehov intressenter och påverkan 2. Bidrag till strategiska mål 3. Effektmål nyttoobjekt förändringar i verksamheten 4. Nyttovärdering nyttor kostnader totalt 5. Effektrisker 6. Plan för realisering projekt förändringsaktiviteter nyttorealisering genomförbarhet 7. Finansiering 8. Referenser, för att värdera en affärsmöjlighet rättfärdiga kostnader i förhållande till nytta i leverantörens verksamhet säkerställa att affär och projekt är linje med egna strategiska mål få underlag för prioritering mellan olika affärsmöjligheter få en indikation om framtida resursbehov påvisa nyttan för interna intressenter när inte endast intäkterna är avgörande Sida 5

6 Från projektkalkyl till pris Synsätt på ansvarsfördelning i PPS Projektägare, affär och affärsrisker Prissättning Offert Offererat pris, baserat på projektkalkyl riskpott verksamhetsbidrag garantiåtaganden affärsmässig bedömning Projektledning, projekt och projektrisker Projektplanering Projektplan Projektkalkyl med buffert för projektets osäkerhet Riskpott kalkyl för risker som inte åtgärdas i projektet T Ä N K P Å Genom att tidigt involvera de/den som skall ansvara för genomförandet erhålls ökad kvalité i bedömningarna, förankring och motivationen Sida 6

7 Affär före BP1 Kan innebära stor affärsrisk Projektdirektiv Kundverksamhet Beställare Bedöma effekt, finansiera Leverantörsverksamhet Förfrågan Offert Förhandling Avtal Portföljledning Beslut Projektägare Bedöma affär, prissätta Projektdirektiv Projektledning BP1 Sida 7

8 Affär mellan BP1 och BP3 Affärsrisken kan minskas med underlag från projektet Projektdirektiv Kundverksamhet Beställare Bedöma effekt, finansiera Leverantörsverksamhet Förfrågan Offert Förhandling Avtal Portföljledning Projektägare Beslut Bedöma affär, prissätta Projektledning Projektdirektiv BP1 BP2 BP2 BP2 BP4 BP3 Preliminär projektplan Projektplan Sida 8

9 Offertprojekt Affären kan genomföras som ett eget projekt Projektdirektiv Kundverksamhet Beställare Bedöma effekt, finansiera Leverantörsverksamhet Förfrågan Offert Förhandling Avtal Portföljledning Beslut Projektägare Bedöma affär, prissätta Projektdirektiv Projektledning Projektdirektiv BP1 BP 3/4 BP6 BP6 BP 6/7/8 BP1 Preliminär projektplan, för offererat projekt Sida 9

10 Offert och avtal, exempel på struktur Avtalsförsida Specifika tillägg till standardavtalet Bransch-/ Standardavtal Projektägare Bilaga A: Bilaga B: Bilaga C: Bilaga D: Bilaga E: Bilaga F: Kundens åtagande Leveransåtagande Leveransplan Leveranskontroll Projektorganisation Pris och bet. villkor Projektledning Projektplan Kravlista Kravbeskrivning Lösningsbeskrivning Sida 10

11 Ändrat åtagande under genomförandet Dialog, ändring och förhandling på olika nivå Förhandling, avtal och pris Beställare Projektägare Resursägare Styrgrupp Ändringshantering Projektledning Analysgrupp Kravdialog Användare Referensgrupp användning Referensgrupp förvaltning Förvaltning / underhåll Granskning och verifiering Delprojekt / arbetsgrupp / projektmedarbetare Sida 11

12 Affär under genomförandet Olika initiativtagare, olika omfattning Kundverksamhet Beställare Ändringsförfrågan Leverantörsverksamhet Förhandling Tillägg till avtal Portföljledning Projektägare Ändringsbegäran Eventuell avstämning Offert Projektledning Ändringshantering BP5 BP5 Ändringsbegäran Beslutsunderlag Reviderad projektplan Sida 12

13 Intern och extern styrgrupp Ett och samma projekt Intern styrgrupp ansvarar för leverantörens åtagande hanterar interna frågor i leverantörens organisation avgör vad som skall rapporteras till den externa styrgruppen Extern styrgrupp både beställaren och leverantören är representerade med styrgruppsmedlemmar beställaren är vanligen ordförande Sida 13

14 Kund- och leverantörsprojekt Två olika projekt Kund- eller huvudprojekt Kundprojektets styrgrupp ansvarar för kundprojektet leverantören (projektägaren) kan delta, utan beslutsrätt Leverantörs- eller underprojekt Leverantörsprojektets styrgrupp ansvarar för leverantörens åtagande hanterar interna frågor i leverantörens organisation avgör vad som skall rapporteras i kundprojektets styrgrupp T Ä N K P Å Projektägaren kan ensam bemanna leverantörens styrgrupp Kundens styrgrupp benämns ibland extern styrgrupp av leverantören Sida 14

15 Erfarenheter och efterkalkyl Kundenkät och projektets slutrapport K U N D E N K Ä T 1. Basfakta 2. Frågor - leveranskvalité - personal - styrgrupp - kundupplevelse - kontrakt - enkäten - sammanfattning 3. Kontaktuppgifter S L U T R A P P O R T 1. Slutsats och rekommendationer 2. Intressenternas upplevelse Kundens upplevelse Projektets upplevelse 3. Projektförlopp och måluppfyllelse 4. Mätetal och kalkyl T Ä N K P Å Kan finnas behov av både en intern respektive extern slutrapport Kundenkät Slutrapport Sida 15