Bemanning. Tieto PPS AH141, 1.1.2, Sida 1

Transkript

1 Bemanning Sida 1

2 Om bemanning Bemanning av projektet är en färdighet som spänner över projektets hela livscykel. Från första tanken på att projektet ska bedrivas i projektform när projektägaren tillsätter en projektledare som påbörjar förberedelsearbetet, till sista momentet när projektägaren tackar projektledaren för ett väl genomfört arbete, styrgruppen avvecklas och projektet stängs. Bemanning handlar till största delen om att få rätt personer på rätt plats utifrån de behov som finns i projektet. Bemanning kan ske utifrån två dimensioner för rollen i projektet : - kompetens/erfarenhet - lämplighet, relations-/beteendeperspektiv En projektledare måste ha förmågan att bedöma projektmedarbetarna och vid behov själv kunna rekrytera lämpliga medarbetare. Projektledaren ska också kunna fasa in och ut medarbetare på ett effektivt sätt vid olika tidpunkter. Fyller inte bemanningen projektets behov ska det rapporteras till projektägaren och styrgruppen. Bemanningen påverkar projektets möjligheter att producera resultat. Rätt resurs vid rätt tidpunkt optimerar möjligheterna. Att projektmedarbetaren passar in i gruppen och fyller behovet måste beaktas liksom medarbetarens motivation och funktion. Tillsammans med rätt ledning från projektledaren får vi ett väl fungerande projekt. Mervärden skapas genom att gruppen medvetet mognar under projektledarens ledning. Den positiva påverkan som kan ske är att medarbetarens kompetens och erfarenhet växer under projektet och det skapar nöjdhet hos medarbetaren. Ett fungerande projekt måste förr eller senare upplösas, vilket kräver projektledarens förmåga att hantera ett avslut och ge utrymme till projektmedarbetarna att uttrycka känslomässigt stöd till varandra och ge varandra återkoppling. Om ett projekt inte fungerar, bör sannolikt delar och individer avvecklas. Även här krävs projektledarens förmåga att hantera avslut och förändringar i en projektgrupp. Sida 2

3 Bemanning, syfte Säkerställa projektets behov av lämpliga medarbetare Att skapa ett fungerande arbetslag, med rätt personer på rätt plats utifrån projektets behov effektivisera medarbetarnas uppstart bidra till den personliga utvecklingen i en lärande organisation Bemanning spänner över hela projektets livscykel En fördel om alla lagroller finns representerade Sida 3

4 Bemanning, arbetsgång Utgå från resursbehovsplanen och organisationsschemat 1. Projektledningen får - söka kandidater och välja lämpliga medarbetare - resurser tilldelade från organisationen 2. Tillsätta och komma överens om åtagandet 3. Introducera 4. Avveckla och återkoppla Att sätta ihop en grupp går fort, att bygga lag tar tid Åtagandebeskrivning Sida 4

5 Söka kandidater Var egen organisation, företag extern kompetens, leverantörer tidigare etablerade kontakter öppna nya dörrar Genom chefer i basorganisationen kontakter annonser personalavdelningen projektreklam Lämplighet för projektet Kontrollera referenser Reservera tid för intervjuer Sida 5

6 Välja lämpliga medarbetare Relationskompetens passar i gruppen/saknad lagroll motivation för projektet vilja att bidra Resultatkompetens utbildning/kunskap erfarenhet fackmannaskap Hög Låg Hög Idealisk kombination Mycket lämplig Ofta lyckat Kräver utbildning och/eller handledning Svårt Låg Kräver stöd för motivation Allvarligt problem Eventuellt möjligt med mycket hjälp och stöd Näst bästa resurs kan vara ett alternativ, bygg upp kompetens Sida 6

7 Tilldelade medarbetare Som projektledare får du inte alltid välja medarbetare medarbetarna tilldelas av verksamheten du tar över ett pågående projekt du får de som finns tillgängliga då är det viktigt att du intervjuar samtliga medarbetare säkerställer kompetens kontra behov stämmer av åtaganden i pågående projekt Resursägarna ska alltid informeras om projektets behov avseende tillgänglighet och lämplighet Sida 7

8 Tillsätta medarbetare Projektledaren förklarar medarbetarens uppgifts- och relationskompetens kontra behovet sina förväntningar på medarbetaren Medarbetaren tar ställning till om personliga förväntningar och mål överensstämmer med projektet jag är tillräckligt motiverad jag har rätt lämplighet Resursägaren tar ställning till överenskommen arbetsinsats tillgänglighet eventuell ersättning konsekvenser i den egna organisationen Beslut aktivt JA från alla åtagandebeskrivning Att förankra MÅNS Åtagandebeskrivning Sida 8

9 Introducera medarbetare Förberedelser boka in tillräckligt med tid säkerställa arbetsplats, passerkort, användar-id underlag, eventuellt introduktionspaket Introduktionen informera om kundens verksamhet, effektmål och organisation informera om projektets prioritering, samband med andra projekt informera om aktuell projektstatus gå igenom åtagandet, aktuella aktiviteter och resultat i närtid förankra arbetsformer och produktionsmodell informera om övriga praktiska frågor, t.ex. tidrapportering, arbetsplats planera in vidare möten Säkerställ samsyn och klarlägg behov av stöd, behov av fadder Projektplanen är underlag för information om projektet Medarbetarens inlärningsstil Sida 9

10 Avveckla och återkoppla, vad Enskild person Få möjlighet att sammanfatta och reflektera uttrycka känslor ge och ta emot återkoppling avsluta det personliga åtagandet Avvecklingen har bäring på hur vi fungerar i kommande projekt Var observant på att medarbetare kan känna sorg samt tappa tempo Hur resursägaren ska informeras Sida 10

11 Avveckla och återkoppla, hur Samtal mellan medarbetare och projektledare Personlig utvärdering av hur framgångsrikt projektet var hur väl medarbetaren har fungerat hur väl projektledaren har fungerat erfarenheter, alternativa sätt att lösa uppgifter och situationer på nya lärdomar och insikter Att få uttrycka sina känslor såsom t.ex, sorg, glädje, oro, nöjdhet, frustration ha insikt om hur återkoppling ges på bästa sätt för att främja positiv utveckling vara tydlig och visa respekt Återkoppling ska uttryckas i positiv anda och bidra till varandras utveckling Ge tillräckligt med tid för återkoppling Använd Jag-budskapet Sida 11

12 Bemanning, checklista Har projektets behov identifierats för att kunna kopplas till rätt resurser och rätt kompetens? Tilldelas resurserna eller ska du som projektledare rekrytera själv? Finns resursbehovsplan fastställd? Har näst bästa resurs identifierats? Finns rutiner för introduktion av medarbetare? Behöver åtagandebeskrivningar tas fram? Är mixen av lagroller lämplig med tanke på projektets mål Har tillräckligt med tid avsatts för intervju och introduktion? Har tillräckligt med tid avsatts för projektets avveckling? Har projektmedarbetarna fått möjlighet att ge återkoppling till varandra Har projektmedarbetarna fått vägledning i att ge återkoppling? Sida 12