Personalavdelningen. Kompetensförsörjning Stödfunktioner

Transkript

1 Personalavdelningen Kompetensförsörjning Stödfunktioner

2 Kompetensförsörjning stödfunktioner En vägledning för arbete med kompetensförsörjningsfrågor, i linje med verksamhetens prioriterade utvecklingsområden. Detta material är ett stöd för att utveckla verksamheten genom medarbetarna. Ett stöd för att använda kompetensutveckling som ett tydligt verktyg med verksamhetens prioriterade utvecklingsområden. kompetens i förändring Vår kompetens är vår förmåga att lösa det vi har. Kompetensförsörjning handlar om hur vi arbetar för att säkerställa och utveckla denna förmåga i takt med att och förutsättningar förändras. Arbete med kompetensförsörjningsfrågor består dels av planerade insatser, dels av hur vi hanterar oförutsedda kompetensfrågor som uppstår under arbetets gång. delaktighet i utvecklingsarbetet Den viktigaste förutsättningen för en välfungerande kompetensförsörjning är att ledare och medarbetare har en samsyn på verksamhetens, prioriterade utvecklingsområden samt vilka utmaningar dessa skapar. Med en gemensam bild av et och utmaningar i verksamheten kan utvecklingsbehov i stödfunktionerna preciseras och rätt åtgärder genomföras. Men framförallt kan vi få engagemang, delaktighet och arbetsglädje i utvecklingsarbetet när kompetensutveckling har en tydlig koppling till och prioriterade utvecklingsområden i verksamheten. ledaren är viktig Du som är ledare har en viktig roll i att, med hjälp av medarbetarna, klarlägga vilka konsekvenser prioriterad utveckling i verksamheten får för arbetet. Vad vi behöver utveckla och förbättra i vårt sätt att arbeta samt hur vi kan skapa förutsättningarna för det. Det kan till exempel handla om utveckling av befintliga medarbetare, anställningsvillkor och bemanningsfrågor. stödfunktioner i utveckling Stödfunktionerna (teknisk- och administrativ kompetens) är viktiga i verksamheternas utvecklingsarbete. Detta stödmaterial syftar till att skapa samsyn på den egna verksamhetens, prioriterade utvecklingsområden samt vad dessa innebär för stödfunktionernas arbetsområden. Fokus ligger på vad som behöver utvecklas och förbättras i stödfunktionernas sätt att arbeta för att stödja den egna verksamheten i att möta utmaningar och i förlängningen, måluppfyllelsen. välfungerande kompetensförsörjning Vi kan ha olika perspektiv på vilken roll kompetensförsörjningen bör ha i verksamheten. Därför är det värdefullt att inleda arbetet med att diskutera frågan, Vad kännetecknar kompetensförsörjningen när den fungerar som bäst? Svaren på den frågan blir ett bra underlag för det fortsatta arbetet. När det finns en bild av kriterierna för en välfungerande kompetensförsörjning kan vi resonera vidare kring vilka av dessa kriterier som är uppfyllda i verksamheten, respektive vilka som behöver förstärkas. Kompetensförsörjning Stödfunktioner sid 2/8

3 Vägledningens uppbyggnad Denna vägledning för arbete med kompetensförsörjningsfrågor är uppbyggd i fem steg. Personalavdelningen bistår gärna med konsultativt stöd. Varje steg bygger på resultatet i föregående steg. Det kan finnas situationer där vi avviker från ordningen för att fånga upp idéer, till exempel gällande en förutsättning vi behöver skapa, innan vi beskrivit vad vi behöver förbättra/utveckla i sättet att arbeta. Det viktiga är att alla steg har bearbetats, innan kompetensförsörjningsplanen fastställs för att alla ska se sambandet mellan prioriterade utvecklingsområden i verksamheten och identifierade behov av utvecklingsinsatser. Upplägget i vägledningen kan användas för verksamhetsutveckling och kompetensplanering på såväl verksamhets-, grupp- som individnivå. Steg 1 Beskriv den egna verksamhetens övergripande, prioriterade utvecklingsområden och stödfunktionens löpande i de översta raderna i kompetensförsörjningsplanen (bilaga). Detta steg utgör basen för möjligheterna att precisera utvecklingsbehov i stödfunktionerna och att göra en plan innehållande rätt åtgärder. Arbetet med att dokumentera verksamhetens övergripande och prioriterade utveck lingsområden i verksamheten bör för beredas av chef/arbetsledare. Detsamma gäller stödfunktionens löpande. Berörda medarbetare kan därefter genom en förberedelseuppgift ta del av och ges utrymmet att ha synpunkter på och prioriterade utvecklingsområden inför ett arbetsmöte om kompetensförsörjningsfrågor. När vi avslutat arbetet med detta steg kan ledare och medarbetare beskriva den egna verksamhetens övergripande, prioriterade utvecklingsområden och stödfunktionens löpande. De ger också ungefär samma beskrivning. Kompetensförsörjning Stödfunktioner sid 3/8

4 Steg 2 Identifiera utmaningar genom att ställa frågan; Vilka utmaningar innebär prioriterade utvecklingsområden i verksamheten för stödfunktionens arbete? Dokumentera i kolumn Utmaningar i kompetensförsörjningsplanen (bilaga). Ta utgångspunkt i verksamhetens och prioriterade utvecklingsområden. Samtala om på vilket sätt de prioriterade utvecklingsområdena är viktiga för vår verksamhet. Arbetet med att identifiera de utmaningar som prioriterade utvecklingsområden innebär för stödfunktionens arbete kan med fördel förberedas av chef/arbetsledare. Berörda medarbetare kan därefter genom en förberedelseuppgift ta del av och komplettera detta inför ett arbetsmöte om kompetensförsörjningsfrågor. När vi avslutat arbetet med detta steg har ledare och medarbetare beskrivit de viktigaste utmaningarna för stödfunktionen samt varför dessa är viktiga för verksamheten. De ger också ungefär samma beskrivning. Steg 3 Bedöm gemensamt de utvecklingsbehov som utmaningarna skapar genom att ställa frågan; Hur kan vi utveckla/förbättra vårt sätt att arbeta för att möta utmaningen? Dokumentera i kolumn i kompetensförsörjningsplanen (bilaga). Ta utgångspunkt i de utmaningar som identifierats. Beskrivningar av utvecklingsbehov utgör också ett stöd för samtal om hur eventuell rekrytering kan bidra till att ta itu med de utmaningar arbetet med prioriterade utvecklingsområden i verksamheten ger. När vi avslutat arbetet med detta steg har ledare och medarbetare beskrivit vad utmaningarna innebär för arbetet. Vad som behöver utvecklas och förbättras i sättet att arbeta för att kunna möta utmaningarna. De beskriver också ungefär samma saker. Kompetensförsörjning Stödfunktioner sid 4/8

5 Steg 4 Bedöm gemensamt vilka förutsättningar som behöver skapas för att vi ska kunna utveckla/förbättra vårt sätt att arbeta genom att ställa frågan; Vilka förutsättningar (kompetens, tekniskt stöd, ledar skap, arbetsmiljö, organisering mm) behövs för att vi ska kunna utveckla/förbättra vårt sätt att arbeta? Dokumentera i kolumn i kompetensförsörjningsplanen (bilaga). Ta utgångspunkt i beskrivningen av vad som behöver utvecklas/förbättras i sättet att arbeta, för att möta utmaningarna. För att åstadkomma önskvärda förbättringar i sättet att arbeta är det viktigt att få en tydlig och nyanserad bild av behovet, det vill säga vilka förutsättningar som är nödvändiga. Behov av både yttre och inre förutsättningar behöver belysas. Exempel på inre och yttre förutsättningar finns i bilden nedan. Genom att identifiera vilka förutsättningar som behövs för att vi ska kunna utveckla/förbättra vårt sätt att arbeta skapar vi möjligheter att hitta effektiva lösningar. Syftet är att ha fokus på och beskriva de förutsättningar vi behöver skapa. Ställ till slut kontrollfrågan Om vi kan skapa dessa förutsättningar, kommer vi då att åstadkomma önskvärd utveckling och förbättring i vårt sätt att arbeta? När vi avslutat arbetet med detta steg har ledare och medarbetare beskrivit vilka förutsättningar som behövs för att uppnå utveckling/förbättringar i sättet att arbeta. De ger också ungefär samma beskrivning. Yttre förutsättningar Information, tekniskt stöd, kontaktnät, nätverk, mångfald, jämställdhet, ledarskap, arbetsklimat, tid och tillfälle, fysisk arbetsmiljö, organisering av arbetet INRE förutsättningar Förståelse för et, mål och den egna rollen, kunskaper, erfarenheter, formell behörighet, egenskaper, attityder, motivation, hälsa Kompetensförsörjning Stödfunktioner sid 5/8

6 Steg 5 Identifiera vilka aktiviteter som behöver genomföras för att skapa nödvändiga förutsättningar genom att ställa frågan; Vilka aktiviteter behöver genomföras för att vi ska utveckla kompetens och övriga förutsättningar? Dokumentera i kolumn i kompetensförsörjningsplanen (bilaga). Ta utgångspunkt i beskrivningen av vilka förutsättningar som vi behöver skapa för att åstadkomma önskvärd utveckling/förbättring i sättet att arbeta. Tänk på att det finns många typer av aktiviteter som kan stödja utvecklingen av de kompetenser vi behöver, beroende på vilken typ av behov det handlar om (se exempel i figuren nedan). Ett viktigt budskap till de berörda i samband med att arbetet med steg 5 avslutas är hur resultatet (kompetensförsörjningsplanen) ska tas om hand och vad som händer härnäst. När vi avslutat arbetet med detta steg finns aktiviteter identifierade för hur ledare och medarbetare ska skapa de förutsättningar som behövs för att uppnå önskvärd utveckling/förbättringar i sättet att arbeta. ATTRAHERA Information, Kommunikation AVVECKLA Avvecklingssamtal Utveckla nya rutiner och arbetssätt Avveckla arbetsuppgifter REKRYTERA Extern rekrytering Konsultstöd Intern rekrytering Lån av kompetens Introduktion VÄXLA/SPRIDA Mentorskap Tvärprofessionella projekt Handledning Nätverk Intern rörlighet UTVECKLA/BEHÅLLA Samarbete internt/externt Karriärvägar Fortbildning Arbetsvillkor Klustra kompetens Kompetensförsörjning Stödfunktioner sid 6/8

7 Omhändertagande av resultatet (Kompetensförsörjningsplanen) Planera respektive aktivitet (syfte, ansvarig, tidpunkt etcetera) i kompetensförsörjningsplanen (bilaga). Prioriteringar Innan arbetet med att genomföra aktiviteterna inleds kan det vara nödvändigt att göra prioriteringar. Som hjälp i prioriteringsarbetet, gör en gemensam bedömning av aktiviteterna med hjälp av följande frågor: a) Vilka aktiviteter ger störst effekt? b) Vilka aktiviteter rår vi över? c) Vilka aktiviteter kan enkelt genomföras i närtid? verksamhetsutveckling Ett antal beslut kan behöva fattas för att skapa de förutsättningar som identifierats för att i sin tur göra det möjligt att utveckla/förbättra sättet att arbeta. Fortsatt kommunikation kring detta och återkoppling till kompetensförsörjningsplanen är viktigt för att upprätthålla delaktigheten och engagemanget bland de berörda. Denna process ersätter inte riskhanteringsarbetet i samband med större organisatoriska förändringar som antingen kan vara en följd av eller en ingång i arbete med kompetensförsörjningsfrågor. Oberoende av ingång med denna process ska riskhanteringsarbete ske i särskild ordning. Uppföljning genom utvecklingssamtal De aktiviteter som identifierats för att vi ska säkerställa/utveckla rätt kompetens och övriga förutsättningar kan med fördel brytas ner till individnivå genom utvecklingssamtal. Kompetensförsörjningsplanen utgör ett underlag för enskilda berörda medarbetare att tillsammans med sin chef/arbetsledare reflektera över individuella kompetensutvecklingsbehov. Kompetensförsörjning Stödfunktioner sid 7/8

8 Kompetensförsörjningsplan (bilaga) Kompetensförsörjningsplanen görs med fördel i matriser i Word för användbarhetens skull. Mall finns att hämta i HR-guiden. Den egna verksamhetens övergripande : prioriterade utvecklingsområden: Stödfunktionens löpande : för kompetensförsörjning Aktivitet Syfte Datum/period Ansvarig Ev. kostnad Uppföljning Övrigt Kompetensförsörjning Stödfunktioner sid 8/8