Resursplanering. Tieto PPS AH152, 2.0.0, Sida 1

Transkript

1 Sida 1

2 , syfte Att balansera kalkylerat behov av resurser mot tillgång på resurser över tiden belägga projektets resurser optimalt minimera flaskhalsar och/eller obelagda resurser Under förberedelsefasen sammanställa och förankra projektets totala resursbehov vid BP3 Under genomförandefasen löpande hantera beläggning på individ och utrustningsnivå och kalkylering är två olika saker Sida 2

3 Resurssummering summering av kalkylerat behov enligt tidsplan resursbehovsplan enligt tidsplan Resurstillgång klarläggande av resurstillgången tak, vägg eller lucka kan finnas Resursutjämning resursbehovsplanen anpassas till resurstillgången tidsplanen påverkas, vad Begrepp tid tid tid Det underlättar om resursplaneringen kan avgränsas till kända trånga resursslag Sida 3

4 Tidsstyrda eller resursstyrda aktiviteter Tidsstyrda aktiviteter fast kalendertid, oberoende av resursinsats - jämn resursinsats - varierande resursinsats Resursstyrda aktiviteter kalendertiden styrs av behov och tillgång på resurser resursbehov aktivitetstid = resurstillgång - en person på heltid - en person på halvtid - två personer på heltid - en person, varierande tillgång Tids-/resursstyrda aktiviteter hanteras i många IT-verktyg Sida 4

5 Förberedelsefas, projektplanering Bemanningen är ofta okänd men nyckelresurser bör identifieras Ledning inför BP3 bör göras övergripande per resursslag, t.ex kompetensområde eller linjeenhet i basorganisationen(er) utrustningstyp eller leverantör i basorganisationen(er) per nyckelresurs Enhet 2st Enhet 3st Enhet 2st Enhetlig hantering av resursslag inom verksamheten ger förutsättningar för strategiska beslut på portföljnivå För mini-projekt kan resursplanering på person- och utrustningsnivå vanligen redan göras inför BP3 Resursöversikt portfölj Sida 5

6 Övergripande resursbehovsplan Projektets totala resursbehov kalkylerat resursbehov sammanställt per resursslag fördelat i tiden enligt projekttidsplanen utgör grund för bemannings-, upphandlings- och utrustningsplaner underlag för resurssäkring med resursägare, eventuellt kompletterad med åtagandebeskrivningar Krav på resursernas kompetensnivå och prestanda tydliggörs i projektplanen Resursbehovsplan Sida 6

7 Genomförandefas, detaljplanering Bemanningen bör vara känd görs per person eller utrustning löpande i dialog i samband med den rullande detaljplaneringen med utgångspunkt från aktuell situation och medarbetarnas bedömningar Använd åtagandebeskrivningar för att tydliggöra och förankra resurstillgången Sida 7

8 Åtagandebeskrivning Åtagandebeskrivning 1. Bakgrund 3. Arbetsledning 4. Tidsperiod och tillgänglighet 5. Utrustning och lokalisering 6. Arbetssätt och administration 7. Sekretess Anger ramen för det totala personliga åtagandet i projektet Överenskommelse mellan - uppdragsgivare - uppdragstagare - resursägare Upprättas i samband med bemanningen Sida 8 2. Resultat/arbetsuppgifter Åtagandebeskrivning

9 Ansvarsmatris Samband mellan aktiviteter och funktion/person Tydliggör roller och delegering av ansvar Särskilt användbart i en matrisorganisation Exempel Id Aktivitet Namn Namn Namn Namn Namn etc Aktivitetsnamn A G D Aktivitetsnamn G A I D D Aktivitetsnamn G I A D D A = ansvarig, G = godkänner, D = deltagare, I = informationsbärare Sida 9

10 Detaljtidsplan och resursplanering Summering enligt detaljtidsplan Realistiskt behov Hantering av stora variationer av resursbehov över tiden enligt en detaljtidsplan är oftast inte möjligt i praktiken Resursbehovsplan Sida 10

11 Nätplanering och resursutjämning Resurs A Resurs A är flaskhals, resursutjämning förskjuter aktivitetens starttid. Resurs A Resurs A Resurs B Resurs B Slut Kritiska linjen bör om möjligt hållas opåverkad för att undvika påverkan på projektets mål Detaljtidsplan Sida 11

12 Critical chain, buffertar En vidareutveckling av nätplaneringens kritiska linje (critical path) Kännetecken aktivitetstider utan säkerhetsmarginal, påverkan från Parkinsons lag minimeras planering enligt senast färdig mot en färdigtidpunkt buffertar läggs in i planen för att skydda critical chain och den totala projekttiden resursutjämning och en aktivitet i taget, påverkan av ställtider minimeras uppföljning genom mätning av förbrukad projektbuffert ursprung i produktionsteori Buffert, skydd av critical chain Projektbuffert Slut Delar av synsättet i Critical chain kan nyttjas separat Sida 12

13 Timmar/kostnad Budget och prognos Budget historik Buffert för osäkerhet Prognos Ackumulerad budget, exkl buffert för osäkerhet Ny kalkyl för återstående Upparbetat Kalendertid Budget = överenskommen projektkalkyl, inkl. buffert Prognos = upparbetat + ny kalkyl för återstående Uppföljningsdatum Sluttidpunkt Resursuppföljning S-kurva Sida 13

14 Timmar Uppföljning resurser Exempel, visa återstående timmar och trend Plan Prognos Diff Progn-Plan Veckor Sida 14

15 Översikt portföljkostnader PPS-mall i Excel Resursuppföljning Sida 15

16 , arbetsgång Utgå från tidsplan och kalkylerat resursbehov per resursslag 1. Gör första resurssummering, tidsplanen styr resursbehovet över tiden 2. Klarlägg resurstillgång, begränsningar per person, utrustning eller leverantör 3. Identifiera beläggning, eventuell brist eller överskott på resurser 4. Omplanera för att om möjligt åtgärda brist eller överskott av resurser 5. Granska och förankra med medarbetarna Sida 16

17 , checklista Allmänt Används samma definition/ synsätt på arbete vid kalkylering av behov som vid bedömning av tillgång? Vid brist på resurser Vet du alla medarbetares kompetens? Går det att fördela om arbete mellan medarbetarna? Går det att öka medarbetarnas tillgängliga tid? Finns andra resurser med större erfarenhet/vana tillgängliga? Har hänsyn tagits till Överenskomna veckor för semester? Tiden mellan jul och 13-dagen? Veckan för sportlov? Påskveckan? Övriga röda dagar? Dagar före röda dagar? Enstaka dagar mellan lediga dagar Eventuella dagar för företagsaktiviteter? Sida 17