Informationsspridning

Transkript

1 Sida 1

2 Om informationsspridning Korrekt och aktuell information skapar förutsättningar så att alla kan arbeta på ett effektivt sätt. Det bidrar även till att få medvetna och motiverade medarbetare. Projektledningens ansvar är att se till att informationsspridningen inom projektet och till/från omvärlden fungerar. Bestäm strukturen och metoden för informationsspridningen från början. Var generös med information. Det är bättre att informera en person för mycket än en för lite. Statusrapporten är det centrala dokumentet för informationsspridning och ger bl.a. styrgruppens medlemmar löpande en bild av aktuellt läge i projektet. Med hjälpmedel för gemensamma lagringsplatser och e-post är informationsspridningen enkel, men det blir istället risk för överinformation där mottagaren inte tar emot budskapen. Det ställer krav på strukturen på information och dokument så att varje intressent snabbt kan hitta relevant information. Konkreta sätt att sprida information fungerar ofta bra. T.ex. demonstrationer av modeller och prototyper eller visualisering på en tavla är effektivt. Försök skapa möjlighet till tvåvägskommunikation. En effektiv och nyansrik kommunikation uppnås när personer samlas framför en whiteboard. Sida 2

3 , syfte Bidra till att alla intressenter kan genomföra sitt arbete på ett effektivt sätt Skapa trygghet, undanröja oro eller irritation Förhindra att felaktig information får spridning Regelbunden, saklig och korrekt information motverkar falsk information samt spridning av rykten/oro Sida 3

4 i projekt Information till interna och externa intressenter om projektets idé och mål projektets arbetssätt och planer hur väl projektet följer planen vilka problem projektet har resultatets omfattning och utveckling Krav saklig aktuell kortfattad förståelig utgåvemärkt lätt att finna Sträva efter öppenhet Sida 4

5 Information, former och medel Exempel Anpassa information och form till mottagaren Sida 5

6 Visualisera Använd bilder för att informera interna och externa intressenter Projektstatus Tid Kostnad Resultat Resurser Riskpott Tidsplan, kalkyl etc. Organisation Problem och möjligheter Åtgärdspunkter Övrigt Siffror är starkare än ord, och bilder starkare än siffror Använd väggar, whiteboards, elektroniska skärmar Sida 6

7 Effektivitet Kommunicera information Skapa möjligheter till tvåvägskommunikation För bästa möjliga kommunikation samla intressenterna kring bilder skapa rum där intressenterna kan gå in i projektet, på riktigt eller virtuellt Hög Telefon Ljud Dokument Video Möten Personer vid en whiteboard Envägskommunikation Tvåvägskommunikation Nyansrikedom Stor Hela PPS-modellen beskriver kommunikation mellan individer Anpassa efter olika inlärningsstilar Sida 7

8 Informationsmöte Att sprida information inom/utom till/från projektet D A G O R D N I N G Inled och avsluta med huvudbudskapet Övriga punkter beror på syftet med mötet Dagordningen kan ibland skapas med utgångspunkt från statusrapporter N Ä R Vid behov R E S U L T A T Berörda får kunskap om nuläge, en aktuell fråga, händelser mm Pröva stå upp eller lunchmöten som mötesform Säkerställ att berörda som inte är med också blir informerade Sida 8

9 Få eller hämta information Tillgänglig information söks upp av intressent på överenskommen plats Adresserad information avsändarens ansvar att distribuera enligt överenskommelse Klassad information speciella regler gäller för aktuell verksamhet Sträva efter att göra all information tillgänglig för alla Informera om var och hur man ska söka tillgänglig information Var försiktig med adresserad information, stäm av med mottagarna Sida 9

10 Informationsmatris, exempel Information Avsändare Mottagare Kommentar Ansv När Styrgrupp Projektgrupp Ref.grupp användn. Ref.grupp förvaltn. Etc... Projektplan AS - e-post e-post webb webb Protokoll projektledning Beslutsunderlag Statusrapport Kravbeskrivning UM Måndagar webb e-post webb webb AS - e-post webb webb webb AS 14:e dag e-post Möte e-post e-post BA - webb webb webb webb Håll informationsmatrisen aktuell Informationsmatris Kommunikationsplan Sida 10

11 Statusrapport Projektets primära informationsredskap STATUSRAPPORT Prognos för slutmålet Aktuellt läge 1. Prognos och nuläge Tid Kostnad Resultat Resurser Riskpott Föregående Aktuell Kommentar och åtgärd Hänt sedan sist, resultat 3. Händer härnäst, resultat Möjliga bilagor projekttidsplan upparbetat och prognos dokumentstatus felrapportstatistik risklista Kortfattat och fokuserat, ofta och regelbundet Statusrapport, presentation Statusrapport Sida 11

12 Statusrapport, exempel bilagor Projekttidsplan, nulägeslinje Antal klara i procent Tidpunkt Resultat Kostnad Kalkyl, upparbetat och prognos Risklista Sida 12

13 , checklista Används informationsmatrisen för både styr- och resultatrelaterade dokument? Finns ansvarig för informationsmatris och distribution av information? Är informationen som ska spridas indelad efter tillgänglig och adresserad information? Är säkerhetsklassad information hanterad enligt gällande regler? Är information märkt enligt gällande säkerhetsregler när den lämnar projektet? Skrivs statusrapport regelbundet? Innehåller statusrapporten spårbara aktiviteter från Händer närmast till nästa veckas Hänt sen sist? Ger sammanfattningen av statusrapporten en prognos för projektets slutmål? Visas både problemet och förslag till åtgärd under Problem och möjligheter? Omnämns även normala framsteg? (Tänk på balansen mellan negativa och positiva nyheter i statusrapporten) Sida 13