Projektplan: Administrativa roller

Transkript

1 1 (6) Projektplan: Administrativa roller Projektledare: Linda Lundberg Uppdragsgivare: Ulf Heyman Datum: Bakgrund och motiv Vid institutionerna finns idag ett antal olika befattningar vilka på det hela taget saknar ett standardiserat innehåll och därmed också kompetenskrav. Detta är en kraftigt försvårande faktor för att få de universitetsövergripande processerna att fungera optimalt. Det är därför nödvändigt att i högre grad beskriva vilka roller som en institutionsadministration består av för att kunna rikta information och stöd till rätt person. Under senare tid har en väsentlig förstärkning av stödet genomförts vid ett antal institutioner, oftast i form av att administrativa chefer anställts. Ansvaret för detta ligger på fakultetskanslierna och dessa har valt något olika organisatoriska lösningar. Detta understryker ytterligare vikten av att definiera administrativa roller, för att skapa en samsyn över universitetet oavsett vilken organisatorisk lösning som valts. Att definiera roller kopplade till ansvar och kompetenskrav är också viktigt för medarbetarna på institutionsnivån. Under GAIA-utredningen tydliggjordes att institutionsadministratörerna upplevde ett behov av att få ett tydligare uppdrag där det finns beskrivet vad som förväntas av dem. Arbetssituationen förefaller variera kraftigt mellan olika institutioner. Även för fakultets- och institutionsledningar är det viktigt att tydligt få beskrivet vilket ansvar som vilar på institutionsadministratörerna, inte minst för den långsiktiga personalplaneringen. Det är viktigt att tidigt tydliggöra att projektet definierar roller, och inte nya befattningar. 2. Syfte - nytta med projektet Projektet förväntas leda till följande effekter: Ökade förutsättningar för att få processerna att fungera bättre genom att o stöd kan riktas till rätt person o personen i högre grad vet vad som förväntas inom rollen o kompetenskraven för en viss roll tydliggörs o institutionernas ansvar i de administrativa processerna tydliggörs

2 2 (6) o tydliggöra kontaktpersoner på institutionerna för kommunikation med funktioner inom universitetsadministrationen Ett tydliggörande av institutionsadministratörernas funktion vid universitetet genom att förbättra möjligheterna att specialisera sig, kompetensutveckla sig och hitta karriärvägar Skapa förutsättningar för fakultets- och institutionsledningar att ha en långsiktig personalplanering 3. Mål - resultat av projektet Projektet ska ta fram ett förslag på administrativa roller som beslutas av universitetsdirektören. För dessa roller ska arbetsuppgifter, ansvar och kompetenskrav definieras. Projektet ska ta fram ett förslag på hur de administrativa rollerna kan komma att implementeras i organisationen. Förslaget beslutas av universitetsdirektören. Projektet ska ta fram ett förslag på fortsatt förvaltning av de administrativa rollerna. Förslaget beslutas av universitetsdirektören. 4. Avgränsningar samt påverkan på annan verksamhet Projektet avgränsar sig till att i regel hantera arbetsuppgifter som utförs inom ramen för de universitetsövergripande processerna. Projektet hanterar i regel inte övriga arbetsuppgifter eller definierar övriga administrativa roller som inte innehåller den typen av arbetsuppgifter. Projektet avgränsar sig till att i regel hantera arbetsuppgifter vars ansvar åligger institutionerna. Eftersom IT-organisationen genomgår stora förändringar och det är oklart hur det kommer att se ut på sikt så kommer projektet inte att hantera arbetsuppgifter inom ITområdet och således inte att definiera några administrativa roller inom IT-området. I projektet ligger inte att implementera de administrativa rollerna i organisationen, utan enbart att få fram ett beslut på hur de ska implementeras. Projektet kommer inte heller att besätta rollerna med individer. I projektet ligger inte att planera för kompetensutveckling utan enbart att definiera kompetenskrav för rollerna som sedan kan ligga till underlag för fortsatta planer på

3 3 (6) kompetensutveckling. Samordningsansvar för kompetensutveckling bör läggas på JEP - personalenheten. Projektet definierar administrativa roller och inte befattningar. Projektet kommer alltså inte att medföra några organisationsförändringar. 5. Kritiska faktorer Det är många och svåra avgränsningar i projektet och det kommer att dyka upp gråzoner under projektets gång. Det är viktigt att tydliggöra alla avgränsningar så gott som möjligt och att försöka få snabba beslut vid uppkommande frågor kring avgränsning. Om inte projektet avgränsas tillräckligt tydligt finns det risk för att projektet sväller och blir för stort. Projektet är beroende av diskussioner med och synpunkter från ett stort antal personer. Många av dessa personer är hårt belastade och det är därmed en risk att nyckelpersoner inte kommer att ha tillräckligt med tid för diskussion och synpunkter. Eftersom det sannolikt finns ett stort antal personer som kommer att känna sig berörda av projektet på ett eller annat vis är det mycket viktigt med en god kommunikation och förankring av projektet. För att uppnå detta är det viktigt att kontinuerligt arbeta med och detaljera kommunikationsplanen för projektet. 6. Genomförande Definiera begrepp o administrativ roll, befattning, uppdrag, ansvarig, arbetsuppgift etc. Vad innebär dessa begrepp? Förbereda rollförslag o Sammanställa ett rollförslag att utgå ifrån. Förslaget baseras på SLU s universitetsadministrations processkartläggning, Lunds universitets och Luleå tekniska universitets motsvarande inventering och hur vi tror att det ser ut på SLU. Intervjuer processansvariga och linjen o Vilka arbetsuppgifter vars ansvar åligger institutionerna finns idag i processerna?

4 4 (6) o Avstämning med administrativa avdelningarna. Vilken administrativ service erbjuds centralt ifrån? Vilket ansvar vilar på institutionerna? Inventera arbetsuppgifter och kompetenskrav o Inventera institutionsadministrationens nuvarande arbetsuppgifter och uppfattning kring kompetensbehov för att utföra dessa. Workshops hålls i Umeå, Alnarp och Uppsala. Workshopdeltagare blir en sammansättning främst av administrativa chefer och institutionsadministratörer. Ta fram rollförslag o Utifrån inventeringen av de administrativa arbetsuppgifterna och kompetenskraven, uppdatera det förslag på administrativa roller som sammanställts. Rollerna ska vara definierade med motsvarande kompetenskrav o Skicka rollförslag till avdelningar/enheter för synpunkter samt hålla möten med diskussion om förslaget. o Skicka rollförslag till fakultetskanslier/administrativa chefer för synpunkter o Kommunicera med ledning och prefekter om rollförslaget. o Avstämningar med styrgrupp o Beslut av universitetsdirektören Ta fram implementeringsförslag o Ta fram ett förslag på hur de administrativa rollerna kan komma att implementeras i organisationen. o Avstämning med styrgrupp o Beslut av universitetsdirektören Ta fram förvaltningsförslag o Ta fram ett förslag på rutiner, ansvar och befogenheter för fortsatt hantering av de administrativa rollerna o Avstämning med styrgrupp o Beslut av universitetsdirektören

5 5 (6) 7. Tidsplan Nedan framgår viktiga datum i tidplanen, för mer detaljer se tidplans bilaga. Projektstart Första rollförslag klart Förslag till beslut roller Förslag till beslut implementering Förslag till beslut förvaltning Projektslut Projektorganisation Uppdragsgivare: Styrgrupp: Projektledare: Projektgrupp: Referensgrupp: Ulf Heyman, Universitetsdirektör Ulf Heyman, Universitetsdirektör Elisabeth Askebro Hansson, Chef JEP Daniel Gillberg, Chef Enheten för planering och uppföljning Håkan Lindkvist, Fakultetsdirektör S Ola Melin, Fakultetsdirektör LTJ Linda Lundberg Anneli Hultman Ett antal prefekter och administrativa chefer från olika orter och verksamheter. Därutöver kommer resurser för följande att behöva avsättas: arbete med de förslag som tas fram (avdelningarna, fakultetskanslierna och några administrativa chefer) genomgång av processernas arbetsuppgifter (processansvariga) workshops för kartläggning av nuvarande arbetsuppgifter och kompetensbehov (institutionsadministratörer, administrativa chefer) intervjuer för kartläggning av arbetsuppgifters vars ansvar åligger institutionerna (avdelningschefer, linjechefer) 9. Resurser och budget Arbetstid projektledaren: 50 % Arbetstid projektdeltagare: 10% Workshops

6 6 (6) Resor kr Övriga driftskostnader förväntas rymmas inom ledningskansliets budget. 10. Kommunikation/ förankring under och efter projektet Se bifogad kommunikationsplan. 11. Godkännande av projektplanen Projektets planering och förutsättningar godkänns samt uppdraget accepteras av uppdragsgivaren och projektledaren. Uppdragsgivare Ort och datum Projektledare Ort och datum