Arbetsplan fas 1 - Förbereda och förankra

Transkript

1 Arbetsplan fas 1 - Förbereda och förankra Projekt: Införande av e-beställning Tidsperiod: februari - augusti Aktivitet Syfte Vem Ansvarig Klardatum Klart Information till ledningsrådet Förankra projektet "Införande av e- PL UG beställning" samt förslag till projektuppdrag i ledningen Rektorsbesluta projektuppdrag och Klartecken för projektstart PL/UG UG projektorganisation Information om införande av e-beställning. Presentera projektet och tydliggöra PL UG Presentation av projektuppdrag och projektorganisation. förutsättningarna för projektet Besök från universitet/högskola etapp 1 Skaffa kunskap om vad som krävs för ett lyckat projekt samt tips till projektplanen. PL PL Projektplan Projektgruppen PL Ta fram förslag på referensgrupp Uppfylla krav på projektplan Projektgruppen PL Definiera referensgruppens funktion Skapa tydlighet kring referensgruppens Projektgruppen PL arbete och funktion Ta fram riskanalys Uppfylla krav på projektplan Projektgruppen PL Ta fram projektkalkyl Uppfylla krav på projektplan PL PL Ta fram informationsplan/kommunikationsplan Uppfylla krav på projektplan Marja Mutikainen PL Ta fram detaljerad tidsplan Uppfylla krav på projektplan PL PL Ta fram förslag på mötesplan Skapa tydlighet kring möten Projektgruppen PL Definiera tidsåtgång för projektgrupp Leva upp till krav i projektorganisation Projektgruppen PL Fördela aktiviteter Skapa tydlighet kring roller och PL PL arbetsuppgifter inom projektet Definiera viktiga beslutspunkter/milstolpar för projektet Skapa kontroll över viktiga beslutspunkter Projektgruppen PL

2 Utifrån de övergripande mål som beskrivs i Skapa förutsättning för måluppfyllnad PL PL projektuppdraget definiera mål som tydliggör när kraven kan anses uppfyllda. Definiera hur vi uppfyller målen. Definiera nyckelkompetenser som kan behöva Få tillåtelse att utnyttja dessa Projektgruppen PL utnyttjas under projektets gång nyckelkompetenser Ta fram förslag på projektplan Uppfylla krav i projektuppdrag Projektgruppen PL Gemensam lagringsplats för projektet Skapa plats där vi kan utbyta information Malin Cederfjärd PL som är intressant för projektet men inte för andra Starta upp projektets sida på intranät Sprida information om projektet Projektsekreterare PL

3 Arbetsplan fas 2 - Analysera nuläge Projekt: Införande av e-beställning Tidsperiod: september - november Aktivitet Syfte Vem Ansvarig Startdatum Klardatum Klart Studiebesök universitet/högskola/myndighet som Skapa en bild av hur e-beställningar Håkan Karlsson PL har infört e-beställning fungerar i praktiken Information/kommunikation Nille Sandberg PL Information om projektet på enhets/avdelningsmöte Ta fram ett antal konkreta exempel som visar hur införande av e-beställning kommer att förenkla för användarna Skapa intresse/delaktighet Nille Sandberg PL Tydliggöra fördelarna med införande av e-beställning Marja Mutikainen PL Analysera strategier och styrning Projektgruppen PL Sammanställning av de styrande förutsättningarna för inköpsverksamheten, inklusive interna och externa regelverk Skapa underlag till revidering av inköpshandbok och underlag till förslag om ny Nille Sandberg PL Inventering av befintliga inköpsrelaterade verksamhetsmål, nyckeltal, verksamhetsregler och styrande dokument Kartläggning av varu- och tjänsteområden som Konstfack upphandlar till stora värden och/eller stora volymer Skapa underlag till revidering av inköpshandbok och underlag till förslag om ny Underlag för prioritering av vad som ska sättas upp i e-beställningssystem Nille Sandberg PL Nille Sandberg PL Analysera inköpsprocesserna Projektgruppen PL

4 Enkätundersökning inköp/utvärdera resultat av utbildning 2011 Definiera studenters behov av service/inköp Nuläge/nuläge Analys av inköp som service till studenter Skapa underlag till förslag om ny /behovsunder Skapa underlag till förslag om ny Hantera frågan om hur vi kan bibehålla service till studenter och samtidigt förhålla oss till LOU Carola/Marja PL Love Hansson PL Love Hansson PL Analys av centralisering/decentralisering av inköp på Konstfack Definiera styrkor och svagheter med befintlig Identifiera områden inom vilka det kan vara effektivt att utse särskilt samordningsansvar Skapa underlag till förslag om ny Skapa underlag till förslag om ny Skapa underlag till förslag om ny Nille Sandberg PL Nille Sandberg PL Nille Sandberg PL Varugruppsplan Projektgruppen PL Processkartläggning av varugrupper Kartlägga inköpsprocesser för att få koll Love/Carola PL på processernas variation och komplexitet Ta fram aktuell statistik Skapa underlag för förslag på Carola Björnfot PL varugrupper att processkartlägga Intervju av relevanta personer Få in synpunkter på intressanta Love Hansson PL områden Sammanställ förslag med rekommendation och Skapa underlag för beslut om Love/Carola PL alternativ processkartläggning Processkartläggning av 5 varugrupper nuläge/nyläge Konsulttjänst PL Analys av leverantörsreskontra Förslag på varugrupper att skapa plan för (samma som initialt kommer att sättas upp i e- beställningssystem) Skapa underlag för beslut om varugrupper att sätta upp i e- beställningssystem Skapa underlag för beslut om varugrupper att sätta upp i e- beställningssystem Love/Carola PL Love/Carola PL

5 Ta fram lista över prioriterade leverantörer Skapa underlag för beslut om Projektgruppen PL varugrupper att sätta upp i e- beställningssystem Analysera en Projektgruppen PL Definiera befintlig Skapa underlag till förslag om ny Nille Sandberg PL Ta fram förbättringsmöjligheter befintlig Skapa underlag till förslag om ny Nille Sandberg PL Analysera inköpsstatistik Skapa underlag till revidering av Nille Sandberg PL inköpshandbok och underlag till förslag om ny Ta fram antal leverantörer Skapa förutsättning för att följa upp Nille Sandberg PL projektuppdragets effektmål. Ta fram antal fakturor Skapa förutsättning för att följa upp Nille Sandberg PL projektuppdragets effektmål Mäta ramavtalstrohet Skapa förutsättning för att följa upp Konsulttjänst PL projektuppdragets effektmål Mäta/uppskatta tidsåtgång för inköp Skapa förutsättning för att följa upp Nille Sandberg PL projektuppdragets effektmål Kontoanalys Skapa underlag för överlämning och Nille Sandberg PL uppföljning Övrig inköpsstatistik Skapa underlag till förslag om ny Nille Sandberg PL Analysera IT-stöd för e-beställning Projektgruppen PL Information från leverantörer av IT-stöd/boka möten Identifiera IT-stödets beröringspunkter med befintliga system på Konstfack Skaffa kunskap om IT-stöd, vilka möjligheter som erbjuds och hur IT-stöd kan användas på Konstfack. Se vilka system som behöver interagera med IT-stödet på något sätt, som t ex att förse det med kontoinformation och exportera information till ekonomisystem. Håkan Karlsson PL Malin Cederfjärd PL

6 Analys av det IT-stöd som marknaden erbjuder Fördelar och nackdelar samt ekonomisk analys Agresso leverantör EFH och E-beställning Fördelar och nackdelar samt ekonomisk analys annan leverantör av EFH och E-beställning Skapa underlag för kravspecifikation avseende IT-stöd Skapa underlag för förslag om vilken leverantör av EFH som ska väljas Skapa underlag för förslag om vilken leverantör av EFH som ska väljas Malin/Nille PL Konsulttjänst PL Konsulttjänst PL Kontakta ett urval av små leverantörer avseende ITstöd Skaffa kunskap om och i vilken utsträckning det är möjligt för små leverantörer att ansluta sig till IT-stöd Carola Björnfot PL Ta fram behovsanalys IT-stöd Sammanfattning av identifierade förbättringsmöjligheter Skapa underlag för kravspecifikation ITstöd Nille Sandberg PL Skapa underlag för nyläge Projektgruppen PL

7 Arbetsplan fas 3 - Beskriva nyläge och ta fram plan för förändring Projekt: Införande av e-beställning Tidsperiod: december 2012-mars 2013 Aktivitet Syfte Vem Ansvarig Startdatum Klardatum Klart Strategier och styrning Ta fram förslag om revidering av inköpshandbok Leveransnummer 1a Nille Sandberg PL Reviderad kommunikationsplan för projektet Leveransnummer 1b Marja Mutikainen PL Ta fram förslag på de standardrapporter som ska Leveransnummer 3d Nille Sandberg PL användas inom en Inköpsprocesserna Varugruppsplan för de grupper som initalt kommer att sättas upp i e-beställningssystemet Love/Carola PL Förslag om lämplig ambitionsnivå Love/Carola PL Avstämning med referensgrupp om upplägget verkar Love/Carola PL genomförbart Ta fram förslag på varugruppsansvariga Love/Carola PL Ta fram varugruppsplan Love/Carola PL Förankra och uppdatera plan Love/Carola PL Ta fram förslag på ny Skapa en tydlig organisation med ansvar för inköp av varor och tjänster inom definerade områden. Avlasta övrig verksamhet från inköp inom dessa områden. Projektgruppen PL

8 Ta fram en sammanställning över roller som behövs för att hantera inköpsverksamheten vid införande av e-beställning. För respektive roll beskrivs även lämplig kompetens och uppskattat antal personer. Tydliggöra behov av resurser och kompetens i en Nille Sandberg PL Ta fram roller i en driftorganisation samt kostnader för denna Tydliggöra behov av resurser och kompetens i driftsorganisationen Nille Sandberg PL Ta fram förslag om ansvarsfördelning avseende Nille Sandberg PL ramavtalsområden IT-stöd för e-beställning Projektgruppen PL Ta fram rutin för hantering av leverantörer som ej kan leverera fil Malin Cederfjärd PL Ta fram systemkarta för masterdata Identifiera all information som på ett eller annat sätt ska in i systemet eller som har beröringspunkt mot systemet och peka ut det system som är master, d.v.s. ägare av informationen. Malin Cederfjärd PL Beskrivning av behov av och krav på IT-stöd för e- Underlag till kravspecifikation Malin Cederfjärd PL beställning Ta fram FFU för E-handelstjänst Nille Sandberg PL Val av anskaffningsmetod Projektgruppen PL Ev val av upphandlingsförfarande Projektgruppen PL Genomgång av FFU liknande avrop Nille Sandberg PL Ta fram förslag på kravspecifikation Nille Sandberg PL Ta fram FFU Nille Sandberg Tydliggöra hur införandet ska Marja Mutikainen PL Ta fram införandeplan genomföras Skapa en prioriterad produktkategorisering

9 Utarbeta en strategi och ett nyläge för varje prioriterad produktkategori Utarbeta en införandeplan per prioriterad produktkategori

10 Arbetsplan fas 4 - Införa nyläge Projekt: Införande av e-beställning Tidsperiod: april november 2013 Aktivitet Syfte Vem Ansvarig Startdatum Klardatum Klart Avropa/upphandla E-handelstjänst Nille Sandberg BP 2 Styrgrupp UG Annonsera upphandling Nille Sandberg PL Anbudstid Nille Sandberg PL Utvärderingsperiod Nille Sandberg PL Utvärderingsrapport Nille Sandberg PL BP 3 Styrgrupp UG Tilldelningsbeslut Nille Sandberg PL Avtalsspärr Nille Sandberg PL Avtalsgenomgång Berörda PL Avtalsteckning Förvaltningschef UG Implementering av E-handelstjänst IT-enheten Malin Cederfjärd BP 4 Styrgrupp UG Installation (lokalt eller hos driftpartner) IT-enheten Malin Cederfjärd Systemkonfiguration IT-enheten Malin Cederfjärd Systemtest IT-enheten Malin Cederfjärd Ev felrättning IT-enheten Malin Cederfjärd Funktionstest IT-enheten Malin Cederfjärd Ev felrättning IT-enheten Malin Cederfjärd BP 5- Start av pilot Styrgrupp UG Pilotanvändning IT-enheten Malin Cederfjärd Ev felrättning IT-enheten Malin Cederfjärd BP 6- Driftsättning Styrgrupp UG Leverantörsanslutning Konsulttjänst PL

11 Ta fram plan för överlämning, uppföljning och det löpande arbetet efter projektets avslut Skapa förutsättning för en lyckad överlämning Nille Sandberg PL

12 Arbetsplan fas 5 - Överlämna Projekt: Införande av e-beställning Tidsperiod: december 2013-januari 2014 Aktivitet Syfte Vem Ansvarig Startdatum Klardatum Klart Överlämning till verksamheten Nille Sandberg

13 Arbetsplan fas 6 - Löpande förbättringar Projekt: Införande av e-beställning Tidsperiod: Fr.o.m. januari 2014 Aktivitet Syfte Vem Ansvarig Startdatum Klardatum Klart