Vägledning om avtalsförvaltning. Nassira El Kadaoui, Therese Hellman och Helena Öhman

Transkript

1 Vägledning om avtalsförvaltning Nassira El Kadaoui, Therese Hellman och Helena Öhman

2 Vägledning för avtalsförvaltning Fokus på att skapa en tydlig struktur och process för vad som kan ingå i arbetet med att förvalta avtal. Målgruppen är beslutsfattare som vill ha kunskap om och stöd i planeringen av samt till medarbetare som har fått i uppdrag att förvalta upphandlade avtal. 2

3 Varför avtalsförvaltning? Kvalitet, överenskommet enligt avtal God konkurrens på lika villkor Skattemedel används på bästa möjliga sätt Affärsmässig relation mellan upphandlande myndighet och leverantör Styra köp för att uppnå verksamhetsmål 3

4 Vägledningens struktur Anpassa Planera Genomföra Utvärdera avtalsperioden Process för avtalsförvaltning Avtalsklassificering Riskanalys Systemstöd Mallar Struktur för planering Uppföljningsmetoder Dokumentation Kommunikation Uppföljning av krav Sanktioner vid avvikelser Intern styrning Bevakning av marknaden Måluppfyllelse och leverantörsrelationer Internt arbete Avsluta avtal 4

5 Anpassa Anpassa Planera Genomföra Utvärdera avtalsperioden Process för avtalsförvaltning Avtalsklassificering Riskanalys Systemstöd Struktur för planering Uppföljningsmetoder Dokumentation Kommunikation Uppföljning av krav Sanktioner vid avvikelser Intern styrning Bevakning av marknaden Måluppfyllelse och leverantörsrelationer Internt arbete Avsluta avtal Mallar 5

6 Betydelse/ pris Kraljics matris Hög Komplicerade produkter Flaskhalsprodukter Standardprodukter Hävstångsprodukter Låg Risk/Komplexitet Hög 6

7 Avtalsklassificering Betydelse/Pris Hur verksamhetskritiskt avtalet är Avtalets värde Antal användare/brukare Antal beställare Avtalets giltighetstid Risk/Komplexitet Varans/tjänstens komplexitet Försörjningsrisker Marknadstillgång Säkerhetsaspekter Implementering av ny leverantör 7

8 Planera Anpassa Planera Genomföra Utvärdera avtalsperioden Process för avtalsförvaltning Avtalsklassificering Riskanalys Systemstöd Mallar Struktur för planering Uppföljningsmetoder Dokumentation Kommunikation Uppföljning av krav Sanktioner vid avvikelser Intern styrning Bevakning av marknaden Måluppfyllelse och leverantörsrelationer Internt arbete Avsluta avtal 8

9 Planera Struktur för planering Planering för hur strukturen ska se ut, kan specificeras i en plan för avtalsförvaltning. I planen kan följande delar tydliggöras för att utgöra stöd i arbetet: Vad ska genomföras? Vem ansvarar för att genomföra det? När ska det genomföras? Beakta hela processen gällande vid planeringen. 9

10 10 Exempel på plan för avtalsförvaltning

11 Hur ska avtalet följas upp? Beroende av vilka krav som ställts i förfrågningsunderlaget kan exempelvis följande metoder användas för uppföljning. Uppföljningsmöten med leverantör Mätning av kvalité genom indikatorer Stickprovskontroller Enkätundersökning Uppföljning av egenrapportering från leverantör Uppföljning av ledningssystem för miljö och kvalitet Revision 11

12 Kommunikation Information internt - Exempelvis registrering i avtalsdatabas, rutiner för avrop/beställning, skriftlig info och avropsmall vid komplicerade avrop. - Intranät kan användas för sprida information om avtalet. Information till leverantörer Informationsmöte inför avtalsstart Separata möten vid behov av närmare dialog Information till allmänheten Vid tjänst till tredje part (brukare, patienter) ges lättbegriplig information om exempelvis tjänstens innehåll 12

13 Genomföra Anpassa Planera Genomföra Utvärdera avtalsperioden Process för avtalsförvaltning Avtalsklassificering Riskanalys Systemstöd Mallar Struktur för planering Uppföljningsmetoder Dokumentation Kommunikation Uppföljning av krav Sanktioner vid avvikelser Intern styrning Måluppfyllelse och leverantörsrelationer Internt arbete Avsluta avtal Bevakning av marknaden 13

14 Uppföljning av krav Krav på leverantören (kvalificeringskrav) - ekonomisk och juridisk status - teknisk eller yrkesmässig kapacitet Krav på tjänsten - volym och pris (fakturakontroll, pristak osv) - kvalitet (struktur-, process- och resultatkvalitet) Utvärderingskriterier (LOU) Övriga avtalsvillkor ersättning (optioner, garanti och serviceåtaganden osv) 14

15 15 Sanktioner vid avvikelser

16 Intern styrning, syfte Effektivisera avropsprocesser Säkerställa avtalstrohet Arbeta med prisreduceringar Arbeta med kostnadsreduceringar Styra för att nå andra fördelar som exempelvis miljövinster 16

17 Intern styrning Nyckeltal Inköpsvolym per produkt samt per avdelning/enhet Antal genomförda avrop samt beställningsantal Avtalstrohet Aktiviteter Genomföra informationsinsatser och utbildningar Jämföra statistiken hos olika beställare i organisationen Göra ledningen medveten om eventuellt felbeteende för stöd att åtgärda interna brister 17

18 Utvärdera avtalsperioden Anpassa Planera Genomföra Utvärdera avtalsperioden Process för avtalsförvaltning Avtalsklassificering Riskanalys Systemstöd Mallar Struktur för planering Uppföljningsmetoder Dokumentation Kommunikation Uppföljning av krav Sanktioner vid avvikelser Intern styrning Bevakning av marknaden Måluppfyllelse och leverantörsrelationer Internt arbete Avsluta avtal 18

19 Måluppfyllelse och leverantörsrelation Har leverantören uppfyllt ställda krav? Nåddes de mål som hade satts upp för avtalet? Vad har fungerat bra, vad har fungerat mindre bra? Vilka synpunkter vill leverantören framföra? Vilka lärdomar kan tas med in i nästa upphandling? 19

20 Internt arbete Hur har arbetet med förlöpt inom organisationen? Behöver beställningsrutiner förtydligas eller förenklas inför kommande avtalsperiod? I vilken utsträckning har avtalet använts? Hur ser avtalstroheten ut? Är valda nyckeltal ändamålsenliga, det vill säga leder dem till önskade effekter? Behöver nya uppföljningsaktiviteter planeras in eller behöver planen för avtalsförvaltning justeras på annat sätt? Behöver roller och ansvar ändras eller tydliggöras? 20

21 Utvärdera avtalsperioden Måluppfyllelse och relation till leverantör Slutsatserna utgör ett underlag till kravställningen i kommande upphandling och anpassning av kommande avtalsförvaltning Upphandlingen Anpassa Internt arbete Slutsatserna omhändertas i planeringen av kommande intern styrning och arbetet med nyckeltal/statistik Förstudie Förfrågningsunderlag Förstudie Avtalet Avtalet Process för avtalsförvaltning Avtalsklassificering Strategisk inriktning Riskanalys Systemstöd

22 Sammanfattningsvis om avtalsförvaltning Process för avtalsförvaltning Avtalsklassificering Riskanalys Systemstöd Mallar Anpassa Planera Struktur för planering Uppföljningsmetoder Dokumentation Kommunikation Utvärdera Genomföra Måluppfyllelse och leverantörsrelation Internt arbete Avsluta avtal Uppföljning av krav Sanktioner vid avvikelser Intern styrning Bevakning av marknaden 22

23 Tack! Tel Tel Tel