Anställd ska avstå från att delta i inköp om misstanke om jävssituation finns.

Transkript

1 Sidan 1 av 10 Regler för inköp vid Mälardalens högskola Beslutad av förvaltningschef Inledning Alla inköp av varor, tjänster och entreprenader inom statlig verksamhet styrs av lag (2007:1091)om offentlig upphandling (LOU). LOU bygger på EG-direktiven om offentlig upphandling. Högskolans regler för inköp utgår från LOU och gäller för all verksamhet vid högskolan. Med inköp avses all anskaffning av varor, tjänster och entreprenader oavsett hur anskaffningen genomförs. Högskoleförvaltningen (förvaltningen) svarar för tolkning av reglerna. Regler, rutiner och handledning för det praktiska arbetet med inköp ska finnas tillgängligt på högskolans intranät. Anställd ska avstå från att delta i inköp om misstanke om jävssituation finns. 2. Reglernas syfte Syftet med reglerna är att säkerställa att gällande lagar och regler följs, samt ge effektiva interna rutiner gällande inköp. Detta ska bidra till en god långsiktig ekonomi genom inköp av hög kvalitet till rimlig kostnad. 3. Ansvar, centralt stöd och samordning Inköpsprocessen i sin helhet kan ses som fyra olika områden med tillhörande stödprocesser. Figuren visar områden med exempel på processer och vad respektive område för övrigt innefattar. UTVECKLING Omvärldsbevakning Elektroniska hjälpmedel Analyser och metoder för effektivisering och förändring UPPFÖLJNING OCH STYRNING Styrdokument Utveckling Upphandling Nytta Kommunikation INKÖP och AVROP Kompetens upphandlingsoch juridisk kompetens Kvalité process, roller/ansvar, krav på föremålet etc. Hållbar utveckling och arbetsmiljö Samordning Organisation E-beställning Avtalstrohet Val av upphandlingsform Avtalsförvaltning Avtalsuppföljning Uppföljning och styrning KOMMUNIKATION Elektroniskt Leverantörssamverkan Muntligt Spendanalys Prioriterade områden efter analys enligt Kraljics matris Kostnadseffektivitet Dialog

2 Sidan 2 av 10 Förvaltningen har det övergripande ansvaret för utveckling, kommunikation samt uppföljning och styrning av högskolans inköpsverksamhet. Ansvaret för inköp (och i förkommande fall upphandling) åligger den chef som enligt delegation har det ekonomiska ansvaret och tar beslut om införskaffande av vara, tjänst eller entreprenad. Förvaltningen ger konsultativt stöd vid genomförande av upphandlingar. Om upphandlingen har stor betydelse för högskolan eller är strategiskt viktig ska i första hand förvaltningen genomföra upphandlingen. Förvaltningens roll är att vara teamledare/projektledare med ansvar att driva upphandlingsarbetet och bidra med kompetens och erfarenhet inom upphandlingsområdet. Förvaltningen ska delta i avtalsuppföljning och leverantörssamverkan framför allt gällande strategiska avtal och andra avtal som har stor betydelse för högskolan. Förvaltningens ansvar innefattar även att utforma nödvändiga styrdokument och instruktioner, samt att ge stöd i tolkning och tillämpning av dessa och i liknande frågor gällande upphandling. I de fall rektors delegation föreskriver samordnade inköp för högskolan inom visst område utförs inköp av förvaltningen. Förvaltningen har också ansvar för administration och användarstöd gällande e-handelssystemet samt därvid sammanhängande rutiner, processer och leverantörskontakter. Akademier, förvaltningen, bibliotek och EER ska medverka i arbetet med att effektivisera inköpsprocesserna. Medverkan innebär bland annat att: verka för samordning av inköp arbeta med avtalsuppföljning och leverantörssamverkan med strategisk leverantör alternativt leverantör av stor betydelse för högskolan delta i nätverksmöten och utbildningar 4. Ansvar för inköp Ansvar för och rätten att genomföra inköp framgår av rektors delegation samt vidaredelegationer. Delegationerna styr vem som kan godkänna inköp och upp till vilka beloppsgränser. Ansvarig chef som ingår avtal om inköp är ägare av avtalet, vilket bl. a innebär löpande uppföljning av avtalet, initiativ till eventuell förlängning samt att inköp sker på korrekt sätt. Ägarskap innefattar även intern information gällande avtal. Ansvar för inköp inom en organisatorisk enhet innebär ansvar att för egen räkning genomföra avrop från ramavtal, statliga eller högskolans egna, samt genomföra upphandling när det är aktuellt. Bedömning om inköp är att betrakta som strategiskt viktigt sker i samråd med upphandlarna vid förvaltningen. Om vidaredelegering sker av rätt att göra inköp, ansvarar den som vidaredelegerar för att den person som ges rätt att handlägga inköp har relevant kunskap om gällande lagstiftning och vad som för övrigt styr inköp.

3 Sidan 3 av Genomförande av inköp 5.1 Allmänt inköp Alla inköp ska ske i enlighet med gällande lagkrav, interna regler för inköp samt övriga styrande dokument. Inköp ska alltid följa beskrivning i bilaga 1 Rutiner för inköp vid högskolan. Samtliga medarbetare med budgetansvar svarar för att inköp sker enligt denna ordning. Arbetsgång när inköp utförs ska följa Arbetsgång upphandlingsprocessen samt vid upphandling Ansvarsfördelning i upphandlingsprocessen, se bilagorna 2a och 2b. Inköp utförs på olika sätt beroende på värdet på inköpet. Därför ska värdet alltid beräknas innan inköp genomförs. När värdet beräknas ska hänsyn tas till: hela avtalstiden inklusive eventuella förlängningar och/eller optioner högskolans totala behov av inköp av samma slag under budgetåret om inköpet kan komma att bli återkommande att inköpet inte får delas upp i syfte att var del hamnar under gränsen för direktupphandling. Inköp från leverantörer som anslutits till högskolans e-handelssystem ska ske enligt arbetsgång som beskrivs i bilaga 3 Exempel e-beställning, inköp av IT-produkter. 5.2 Direktupphandling Direktupphandling är en form av inköp som inte ställer så omfattande krav på formell hantering. Direktupphandling ska ske restriktivt. Det får normalt sett endast ske då värdet av inköpet understiger beloppsgränsen för direktupphandling och det inte finns något statligt eller lokalt ramavtal. Direktupphandling ska dokumenteras vid inköp överstigande kr. I det fall det finns andra synnerliga skäl att direktupphandla ska förvaltningen kontaktas och godkännande ska ges av ekonomichefen. Gränsen för direktupphandling fastställs vartannat år och är för år SEK och gäller oberoende av om inköpet avser varor, tjänster eller entreprenader. För beräkning av värde för inköp, se 5.1 Allmänt inköp. Gräns för direktupphandling publiceras på Konkurrensverkets webbplats, och på högskolans webbplats. 6. Hållbar utveckling Krav ska ställas på föremålet för upphandlingen med utgångspunkt i miljöpåverkan och högskolans betydande miljöaspekter. Krav ska även ställas rörande arbetsmiljö och säkerhet när det är tillämpligt. Bilagor 1. Rutiner för inköp vid högskolan 2a. Arbetsgång upphandlingsprocessen 2b. Ansvarfördelning i arbetsprocessen 3. Exempel e-beställning, inköp av IT-produkter

4 Bilaga 1 Rutiner för inköp vid Mälardalens högskola Samtliga inköp ska ske enligt Regler för inköp samt Handledning. Avrop betyder beställning från ett befintligt ramavtal, statligt eller lokalt. BÖRJA HÄR Finns lokalt avtal eller statligt ramavtal (3)? JA Avrop kan göras oberoende av värdet Använd alltid lokalt avtal i första hand. Kontrollera ordning för avrop (2) JA Avropa från avtalet. Undersök alltid om e beställningssystem ska användas för avropet. NEJ Är ramavtalet RANGORDNAT (2)? NEJ Kontakta inköpssansvarig på din organisatoriska enhet. Beräkna värdet på anskaffningen (1) ÖVERSTIGER värdet gränsen för direktupphandling (3), kr? NEJ Följ instruktioner i Handledning gällande inköp under direktupphandlingsgränsen kr. JA Överstiger beräknat värde av anskaffningen gränsen för direktupphandling, kr, ska upphandling ske. Kontakta inköpsansvarig på din organisatoriska enhet. Inköpsansvarig kontaktar upphandlarna för bedömning om inköpet är strategiskt viktig Dokumentationsplikt gäller för inköp vars värde överstiger kr. I Handledning finns angivet vad som ska dokumenteras och på vilket sätt. INFORMATION (1)BERÄKNA VÄRDE Värdet beräknas utifrån avtalets hela löptid inkl. förlängningar och option på tillkommande köp. OBSERVERA att hänsyn även ska tas till andra enheters behov av inköp av samma slag och om inköpet kan komma att bli återkommande. Inköpet får inte delas upp i mindre delar så att var del hamnar under gränsen för direktupphandling i syfte att direktupphandla var del. Direktupphandling ska ske restriktivt (3), RAMAVTAL samt DIREKTUPPHANDLING LOKALA ramavtal hittas i Handledning på intranätet STATLIGA ramavtal hittas på adress eller via Handledning på intranätet information om direktupphandling återfinns i handledning på intranätet samt (2) ORDNING AVROP Avrop från statligt eller lokalt ramavtal sker antingen genom rangordning eller förnyad konkurrensutsättning. Vilken ordning som gäller framkommer av avtalet. RANGORDNING innebär att leverantör som är rangordnad som nr 1 ska tillfrågas först. Om denne inte kan leverera så tillfrågas leverantör nr 2. FÖRNYAD KONKURRENSUTSÄTTNING innebär att samtliga antagna leverantörer ska tillfrågas. Vinnare utses utifrån fastställda kriterier.

5 Bilaga 2a Instruktion för öppen och förenklad upphandling avsluta upphandling Beställare Tilldelningsbeslut * fattas av ansvarig chef Teckna avtal Behörig person enligt delegation Lämna avtal till registrator ** Förvalta, följa upp och förlänga avtall Upphandlare Formulera tilldelningsbeslut Publicera tilldelningsbeslut Färdigställa avtal Efterannonsera vid öppen upphandling och för B-tjänster över tröskelvärdet Registrator Registrera handlingar enligt instruktion * Leverantörna har möjlighet att begära överprövning inom 10 dagar efter tilldelningsbeslutet expidierats ** Bevakningsdatum för förlängning alternativt eventuell ny upphandling lämnas till registrator tillsammans med namn på ansvarig samt uppdragsgivare. Till föregående sida Arbetsgång upphandlingsprocessen Sid 5

6 Bilaga 2b Ansvarsfördelning i upphandlingsprocessen Nedanstående rutiner för upphandlingsprocessen ska följas vid upphandling. 1. Förutsättningar inför upphandling Med benämningen upphandlare innefattas upphandlare och inköpsansvarig. Angivet uppdrag ska vara godkänt av ansvarig chef enligt blankett uppdrag upphandling. Sekretess gäller fram till annonsering av upphandlingen och därefter fram till att tilldelningsbeslut publicerats. Uppstartsmöte ska ske med deltagande av ansvarig chef. Registrator vid ekonomisektionen är ansvarig för diarieföring för förvaltningen och i vissa fall för akademier. Utsedda registratorer vid respektive akademi är ansvariga för diarieföring vid akademier. Upphandlare ansvarar för framtagande av tidplan Avseende definition och framtagande av krav som är tvingande, dvs skall-krav, ska upphandlare informera om vad detta innebär. Beslut tas av uppdragsgivare rörande vilka skall-krav som ska gälla. 2. Ansvarsfördelning under upphandling 1. Ansvarig chef är ansvarig för upphandlingen enligt delegationsordning. Upphandlare är teamleaders och bidrar med kompetens och driver arbetet och ska informera ansvarig chef om hur upphandlingen framskrider. Uppdragsgivare är ansvarig för kravställning framför allt i del Krav på tjänsten. Uppdragsgivare ansvarar för genomförande av förstudie. 2. Upphandlare och uppdragsgivare tar fram miljö, kvalitets- samt arbetsmiljökrav gemensamt. 3. Upphandlare ansvarar för framtagande av delarna Allmänna villkor och Krav på leverantören. Utformning av del Krav på leverantören sker i samråd. 4. Uppdragsgivare ansvarar för framtagande av del Krav på tjänsten d.v.s. krav på varan/tjänsten/entreprenaden. Upphandlare fungerar som bollplank i framtagandet av dessa krav samt hur uppfyllelse av kraven ska redovisas. 5. Uppdragsgivare ansvarar för del Utvärdering genom att ta fram bör-krav inför gemensam diskussion gällande dessa. Upphandlare ansvarar för att informera om olika utvärderingsmodeller. Uppdragsgivare ansvarar för beslut om kriterier och viktning. 6. Upphandlare ansvarar för framtagande av del Avtalsvillkor. Dessa diskuteras med uppdragsgivare som ska godkänna. 7. Upphandlare ansvarar för att sammanställa Förfrågningsunderlaget inklusive bilagor. 8. Uppdragsgivare och upphandlare fastställer tillsammans slutligt förfrågnings-underlag. 9. Ansvarig chef ska godkänna färdigställt förfrågningsunderlag innan annonsering. 10. Upphandlare ansvarar för annonsering i verktyget TendSign. 11. Upphandlare och uppdragsgivare samarbetar kring svar på inkomna frågor under anbudstiden. 12. Vid utvärdering av anbuden ansvarar upphandlare för kvalificering av leverantörer. Uppdragsgivare ansvarar för att bedöma uppfyllelse av framtagna krav på varan/tjänsten/entreprenaden. Upphandlare ansvarar för utvärdering av avtalsvillkor och för utfall

7 Bilaga 2b av bör-krav enligt utvärderingsmodell. Utvärderingsarbetet sker i samråd mellan uppdragsgivare och upphandlare. 13. Upphandlare ansvarar för att ta fram Tilldelningsbeslut. Ansvarig chef fattar tilldelningsbeslutet. Detta undertecknas i enlighet med delegation. Upphandlare ansvarar för framtagande av Avtal. Uppdragsgivare ansvarar för underskrifter av behöriga firmatecknare. 3. Ansvar efter avslutad upphandling Uppdragsgivare ansvarar för att följande aktiviteter utförs: Överlämnande av underskrivet avtal till aktuell registrator som efter hantering av detta lägger in bevakningsdatum för eventuell förlängning av avtal samt tidpunkt för eventuell ny upphandling i god tid, i diariet. Dessa tidpunkter tas fram i samråd mellan aktuell registrator och uppdragsgivare. Därefter ska diariet uppdateras i förekommande fall i god tid innan avtalet går ut med bevakningsdatum för påminnelse om eventuell ny upphandling eller förlängning av avtalet. Detta ligger till grund för automatisk påminnelse. Samtliga förlängningar av avtal, avtalsförvaltning och alla kontakter med avtalsleverantören. Namngivande av två personer till vilka automatiska påminnelser om bevakningsdatum skall skickas via diariet. Dessa uppgifter ska lämnas till aktuell registrator.

8 Bilaga Inköpsflöde IT Från anmodan till beställning som det går till idag Bilaga 3 Dnr MDH /13 Fas Rekvirent Inköpsanmodan från medarbetare Ansvarig för enhet/ behörig beställare Inköp godkänns av behörig beställare/ansvarig chef IT sektionen ITA kontrollerar inköpet o inköpet loggas som ärende i Nilex ärendesystem Beställare Leverantör Beställaren gör/lägger beställning Ärende Hanteringsystem Gods Mottagning Fakturaflöd e 1 (3)

9 Bilaga 3 Exempel e beställning, inköpsflöde IT 1(3) Bilaga 3 Dnr MDH /13 Fas Är varan ej funktionsduglig eller fellevererad åter åter leverantören som garantiärende Varukontroll när vara ej passerar ITA för åtgärd innan leverans Varan leverarad Är varan ej funktionsduglig eller fellevererad åter åter leverantören som garantiärende/ reklammation Varukontroll Iordningställer varan för leverans inom 14 dagar Orderbeskräftelse Inköpet registreras och behandlas hos leverantören Faktura registeras Vara ankommer högskolan Koll att rätt antal kollin anlänt Överlämnande till ITA eller rekvirent 2 (3)

10 Bilaga 3 Inköpsflöde IT faktura flöde Bilaga 3 Dnr MDH /13 Fas Rekvirent Varukontroll Varukontroll rekvirent meddelar beställare om beställningen är OK för betalning. Fungerar ej bra idag Ansvarig för enhet/ behörig beställare Slutattest av person med ansvar enl delegation för betalning IT sektionen Varukontroll ITA meddelar beställare om beställning är OK för betalning Beställare Till beställare för förattest Beställare får information om beställningens status Förattest av faktura m ärendenr Fakturaflöd Ärende Hanteringsystem Leverantör Gods Mottagning e Faktura registeras Faktura till betalning 3 (3)