Att beställa varor och tjänster i kommunal regi Johan Almesjö Inköp Gävleborg. Mikael Hallqvist Gävle Kommun

Transkript

1 Att beställa varor och tjänster i kommunal regi Johan Almesjö Inköp Gävleborg Mikael Hallqvist Gävle Kommun

2 Vision Mål Partnern för den bästa affären Ägare Förtroende Kunder Trogna Leverantörer Meriterande Organisationen Attraktiva medarbetare Uppdraget Det som styr oss Upphandla varor och tjänster för offentlig sektor i vår region

3 Dagens målsättning Hur gör vi bra affärer på rätt sätt Mötas i dialog om krav som ger värde för köpare och medborgare Göra det lätt att lämna anbud Tillämpa tecknade avtal lätt att avropa från de avtal som är tecknade Mötet nu Varför konkurrensutsätta offentliga köp Hur konkurrensutsätta offentliga köp Hur utveckla dessa köp Hur göra avrop idag och imorgon Hur göra köp när inte avtal finns direktupphandling

4 Kommunalförbundet Inköp Gävleborg 10 medlemskommuner 40 offentliga kunder Styrs av en politisk direktion Upphandlande myndighet 29 anställda Kompetensbaserad organisation Lokala kontor Lokalt placerad personal MSEK aktiva avtal 385 upphandlingar

5 Grundprinciper i EG-rätten Likabehandling Icke diskriminering Proportionalitet Transparens Ömsesidigt erkännande

6 All offentlig upphandling regleras av lagar LOU: Lagen om offentlig upphandling klassisk sektor LUF: Lagen om offentlig upphandling försörjningssektorn LOV: Lagen om valfrihet Syfte: fri rörelse Gynna konkurens och öppenhet Anger formkrav som ej får frångås vid upphandling

7 Tröskelvärde varor/tjänster: SEK Upphandlingar av varor och A-tjänster över tröskelvärdet skall publiceras i hela unionen Tröskelvärde entreprenader: Upphandlingsförfarande över tröskelvärde Öppet, selektivt, förhandlat Upphandlingsförfarande under tröskelvärde Förenklat, urval, direkt Direktupphandling 15 % av tröskelvärdet ( :-)

8 Balans Göra bra Göra rätt

9 Affärer i vår region Göra många upphandlingar Göra upphandlingar synliga Teckna avtal som främjar konkurrens Göra upphandlingsarbetet enklare Förbättra och förenkla köp/beställningsprocessen 9

10 Vinst och värde Värde för medborgarens pengar Främjar konkurrens och mångfald Stärker det lokala och regionala näringslivet genom konkurrens Stödjer politiskt fattade beslut Konkurrensutsätta Förenkla administrationen Tydliggöra ansvar/roller Planeringsprocess

11 Gävles inköpsstrategi/handlingsplan - Mot framtidens inköp 3 ben - Effektivitet - Hållbarhet - Styrning/ledning Internt Ökad avtalstrohet Styrning Miljö Effektivitet Externt Öka antal anbud/ förbättra konkurrens Bättre affärspartner Miljö Stimulera näringslivet Bästa lösningen för Gävle kommunkoncern Lägre totalkostnad och högre måluppfyllelse Alltid utgå från reella verksamhetsbehov

12 Inköp och Inköpsprocess Inköpet, det operativa avropet, beställningen Inköpsprocess, täcker in 3 dimensioner Strategisk dimension, mål och riktlinjer Taktisk dimension, upphandling Operativ dimension, köpet, med mera Sammanlänka de 3 dimensionerna

13 Den teoretiska processen Mål strategi formulering Behov/ Marknads analys Kartlägga Samordna Utveckla Resurser Förberedelse Kravspec Upphandla Avtala Leverantörs utveckling Utbildning Administration Support Beställa Betala Uppföljning Utvärdering Strategisk dimension Taktisk dimension Operativ dimension Kategoristyrning Inköpssystem mer än skaffa hem prylar

14 Upphandlingsprocessen Förberedelser Leverans/Avrop Annonsering Avtal Öppning Beslut Kvalificering Utvärdering

15

16 Kategoristyrning Gruppering av varor och tjänster Målsättning och styrning per kategori Olika viktning beroende på kritikalitet Kan fokusera på olika kategorier över tid Strukturerad omvärldsbevakning Förbättrad uppföljning

17 Vem gör vad i upphandlingsprocessen? Fördelning av ansvar och arbetsuppgifter ger bättre resultat. Kund, verksamhet Ställer krav på produkt/tjänst Funktion Verksamhetskunskap Sakkunskap Logistik/avrop Vad ska utvärderas Kommunens mål/policys Projektpersoner Projektgrupp Inköp Gävleborg LOU Affären Kommersiella villkor Stöd i upphandlingen

18 Riskanalys Avtalsbrott Ogiltigförklarande av ingångna avtal vid brott mot LOU Skadeståndsprocess Upphandlingsskadeavgift Köp utan konkurrens Köp utan föregående upphandling ger högre kostnad Sammanfattning Risken ökar Möjligheten ökar

19 Kravarbetet Krav som ökar värde och sänker kostnad Tydlighet Öppenhet Precisering Marginaloptimering Kostnadsreduktion Effektivitet och kommunal nytta

20 Avrop från avtal Alltid köpa av avtalad part Minska administrativ börda Dagens lösning Morgondagens lösning inköpssystem

21 En ekonomi med Inköpsstöd Inköpsstöd, principskiss Användare Anmodan Godsmottagning Fil till betalning Chef Attest Trevägsmatchning Leverans Ett gemensamt avropssystem Förutbestämda leverantörer Lätt att göra rätt! Faktura Order Leverantör Ekonomi Reskontror huvudbok Budget och prognos Tid och projekt Inköp Katalogbeställning Direktupphandling Avtal Lager/logistik e-fakturor Drift:

22 Inköpssystem Lätt att avropa rätt Effektivt administrativt flöde Förattest Matchning Betalning direkt Alltid avtalad produkt och tjänst till rätt pris

23 Kartläggning köpbeteende Vad köper vi Vem köper respektive attesterar Var köper vi Vilken finansieringsform används Manuell avtals täckning mot slag (även eget/lokalt eller direktupphandling) Köptrohet Saknade avtal Resursbehov

24 När det inte finns avtal Direktupphandling, information och stöd Gränsvärde vad innebär det egentligen Processtöd Personligt stöd

25 Här når du oss Kundtjänst E-post: Telefon: Öppettider: Vardagar kl (lunch 12-13) Nu länkar vi också till nya upphandlingar på