AffärsConcept. Hantering av handlingar när andra upphandlar för din räkning Den 19 maj 2015

Transkript

1 AffärsConcept Hantering av handlingar när andra upphandlar för din räkning Den 19 maj 2015 Helena Ottosson Kraus

2 Agenda Vad är offentlig upphandling? Upphandlingsförfaranden Lagstiftning på området Vilka handlingar aktualiseras? Hur ska man tänka? Tack för mig!

3 ALLMÄNT OM UPPHANDLINGSREGLERNA

4 Vad är offentlig upphandling? VARFÖR? VEM? VAD? HUR? konkurrens och effektiv användning av skattemedel statliga och kommunala myndigheter, beslutande församlingar i landsting och kommuner, regioner och offentligt styrda organ samt organisationer som är verksamma inom områdena vatten, energi, transporttjänster eller posttjänster byggentreprenader, varor och tjänster (A & B) klassiska direktivet, LOU försörjningsdirektivet, LUF lag om valfrihetssystem, LOV upphandling på försvars- och säkerhetsområdet, LUFS 1:2 1 st.

5 Principerna likabehandling 1:9 icke-diskriminering transparens ömsesidigt erkännande proportionalitet

6 UPPHANDLINGSFÖRFARANDEN

7 Förfaranden EU-upphandling (4 kap.) öppet förfarande selektivt förfarande förhandlat förfarande konkurrenspräglad dialog Förhandling tillåten! Nationell upphandling (15 kap.) förenklat förfarande urvalsförfarande direktupphandling konkurrenspräglad dialog Förhandling tillåten!

8 Ramavtal och kontrakt Definition ramavtal 2:15 Eget ramavtal eller tillsammans med andra UM Inköpscentral Avrop o Rangordning o Förnyad konkurrensutsättning Definition kontrakt 5 kap. 2:10

9 LAGSTIFTNING PÅ OMRÅDET

10 RA-FS 2013:1 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och återlämnande av handlingar vid upphandling Tillämpningsområde Gallra eller återlämna o Anbudsansökningar tillhörande ej antagna anbud o Förtydliganden och kompletteringar av anbuden eller anbudsansökningarna o Intyg, bevis eller motsvarande som inhämtats för kontroll av leverantören o Bilagor 1:1 o Samt övriga anbudsansökningar som har avslagits, enligt ovan 2:1

11 Lagen om offentlig upphandling (2007:1091) Tillämpningsområde Förvara på betryggande sätt Bevaras i minst fyra år Vad? 9:13 15:20 o Anbudsansökningar och anbud med tillhörande beskrivningar o Modeller och ritningar o Anbudsförteckningar o Sammanställningar o Protokoll o och liknande

12 Det nya upphandlingsregelverket April 2016 Individuella rapporter om förfaranden för tilldelning av kontrakt UM ska dokumentera genomförandet av alla upphandlingsförfaranden Spara tillräcklig dokumentation för att motivera beslut som fattats i samtliga skeden o Kommunikation med ekonomiska aktörer och interna överläggningar o Utformning av upphandlingsdokumenten o Eventuella dialoger eller förhandlingar o Urval och tilldelning av kontrakt Sparas i minst tre år från den dag kontrakt tilldelades Art. 84

13 VILKA HANDLINGAR AKTUALISERAS?

14 Exempel: eget ramavtal, öppet förfarande med ombud Anbud inkommer Annonsering Prövning Utvärdering Anbudsöppning Tilldelningsbeslut Ev. överprövning Efterannons Beslut om annonsering Annons Frågor och svar Anbud Öppningsprotokoll Prövningsmatris Övrig dokumentation Förtydliganden Kompletteringar Utvärderingsmatris Tilldelningsbeslut Upphandlingsprotokoll Originalavtal Förfrågningsunderlag Yttranden Dom Efterannons

15 Exempel: eget ramavtal, förnyad konkurrensutsättning med ombud inkommer Prövning Utvärdering Avropsförfrågan Tilldelningsbeslut Ev. överprövning Beslut om avrop Frågor och svar Avropsförfrågan Öppningsprotokoll Prövningsmatris Övrig dokumentation Förtydliganden Kompletteringar Utvärderingsmatris Tilldelningsbeslut Upphandlingsprotokoll Yttranden Dom

16 Exempel: eget ramavtal, rangordning med ombud Avropsförfrågan inkommer (Prövning) Beslut om avrop Avropsförfrågan (Frågor och svar) Förtydliganden Kompletteringar Övrig dokumentation

17 Exempel: inköpscentral, UM ej ramavtalspart Anbud inkommer Annonsering Prövning Utvärdering Anbudsöppning Tilldelningsbeslut Ev. överprövning Efterannons Beslut om annonsering Annons Frågor och svar Anbud Öppningsprotokoll Prövningsmatris Övrig dokumentation Förtydliganden Kompletteringar Utvärderingsmatris Tilldelningsbeslut Upphandlingsprotokoll Originalavtal Förfrågningsunderlag Yttranden Dom Efterannons

18 Exempel: inköpscentral, UM ej ramavtalspart, förnyad konkurrensutsättning inkommer Prövning Utvärdering Avropsförfrågan Tilldelningsbeslut Ev. överprövning Beslut om avrop Frågor och svar Avropsförfrågan Öppningsprotokoll Prövningsmatris Övrig dokumentation Förtydliganden Kompletteringar Utvärderingsmatris Tilldelningsbeslut Upphandlingsprotokoll Yttranden Dom

19 Exempel: inköpscentral, UM ej ramavtalspart, rangordning Avropsförfrågan inkommer (Prövning) Beslut om avrop Avropsförfrågan (Frågor och svar) Förtydliganden Kompletteringar Övrig dokumentation

20 Exempel: inköpscentral ombud, UM ramavtalspart Anbud inkommer Annonsering Prövning Utvärdering Anbudsöppning Tilldelningsbeslut Ev. överprövning Efterannons Beslut om annonsering Annons Frågor och svar Anbud Öppningsprotokoll Prövningsmatris Övrig dokumentation Förtydliganden Kompletteringar Utvärderingsmatris Tilldelningsbeslut Upphandlingsprotokoll Originalavtal Förfrågningsunderlag Yttranden Dom Efterannons

21 Exempel: inköpscentral ombud, UM ramavtalspart, förnyad konkurrensutsättning inkommer Prövning Utvärdering Avropsförfrågan Tilldelningsbeslut Ev. överprövning Beslut om avrop Frågor och svar Avropsförfrågan Öppningsprotokoll Prövningsmatris Övrig dokumentation Förtydliganden Kompletteringar Utvärderingsmatris Tilldelningsbeslut Upphandlingsprotokoll Yttranden Dom

22 Exempel: inköpscentral ombud, UM ramavtalspart, rangordning Avropsförfrågan inkommer (Prövning) Beslut om avrop Avropsförfrågan (Frågor och svar) Förtydliganden Kompletteringar Övrig dokumentation

23 Exempel: direktupphandling med ombud, under SEK Riktlinjer för direktupphandling Offertförfrågan Offertsvar Avtal Ev. förhandsinsyn Ev. överprövning Yttranden Ev. skriftlig offertförfrågan Offerter Ev. skriftligt avtal/kvitto Annons Dom

24 Exempel: direktupphandling med ombud, över SEK Riktlinjer för direktupphandling Dokumentationsplikt Offertförfrågan Offertsvar Avtal Ev. förhandsinsyn Ev. överprövning Yttranden Ev. skriftlig offertförfrågan Offerter Ev. skriftligt avtal/kvitto Annons Dom

25 Hur ska man tänka? Spretigt område Dialog Bevis för att UM agerat inom regelverket Skäl för beslut

26 AffärsConcept Hantering av handlingar när andra upphandlar för din räkning Tack för mig! Helena Ottosson Kraus