Dokumenthanteringsplan för Upphandlingsärenden vid Umeå universitet 1

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan för Upphandlingsärenden vid Umeå universitet 1 Denna föreskrift får tillämpas på handlingar som tillkommit vid upphandling från och med den 1 januari Umeå universitets Upphandlingspolicy: Upphandling med anbudsinfodran Behov Beslut om upphandling/ Behovsanmälan, investeringsbeslut Anbudsförfrågan/ Förfrågningsunderlag: - Administrativa föreskrifter - kravspecifikation Annonsering (Anbudsjournalen m m ) Finna på server på UMDAC från och med år Discover direkt (E-avtal) Brev ang. att man inte kan delta i anbudsgivningen

2 Dokumenthanteringsplan för Upphandlingsärenden vid Umeå universitet 2 Anbudet/ offertens innehåll Offert, Anbud - antaget Bevaras Ej antagna anbud Gallras efter 3 år När upphandlingen är klar Läggs i plastbackar tydligt märkta med dnr och förvaras på Registratur och Arkiv i 3 år + gallringsbara handlingar från antaget anbud. Produktbeskrivning / Konsultprofil Gallras efter 3 år Läggs ej i upphandlingsakten, Årsredovisning Gallras efter 3 år Läggs ej i upphandlingsakten, Förvaltningsberättelse Gallras efter 3 år Läggs ej i upphandlingsakten, Resultaträkning Gallras efter 3 år Läggs ej i upphandlingsakten, Balansräkning Gallras efter 3 år Läggs ej i upphandlingsakten, Broschyr Gallras efter 3 år Läggs ej i upphandlingsakten,

3 Dokumenthanteringsplan för Upphandlingsärenden vid Umeå universitet 3 Redovisnings- och värderingsprinciper Gallras efter 3 år Läggs ej i upphandlingsakten, Serviceavtalstyper Gallras efter 3 år Läggs ej i upphandlingsakten, Servicekontrakt Gallras efter 3 år Läggs ej i upphandlingsakten, Företagspresentation Gallras efter 3 år Läggs ej i upphandlingsakten, (Leverantörens) Redogörelse för kvalificering som leverantör Kvalitetsdokument (ex. ISO 9000 m fl) Begäran om upplysning vid upphandling (Skattemyndighetens F-skattebevis), Blankett: SKV 4820 Miljöpolicy Miljöredogörelse (anbudsgivarens redogörelse för sitt miljöarbete)

4 Dokumenthanteringsplan för Upphandlingsärenden vid Umeå universitet 4 sbevis (PRV bolag) Ändringsbevis för aktiebolag (PRV) Leverantörsinformation (UmU-blankett: Firma,, hemsida, företagsform, person-org nr mm) Försäkringscertifikat, Kommentarer till anbudsinfodran samt, begärda förtydliganden och kompletteringar Kommentarer till, RA-FS( 2004:2) förfrågningsunderlaget Korrespondens av vikt under anbudstiden 2005:1 Bilagor som utgörs av föremål t ex arbetsprover och modeller Återlämnas eller gallras efter 3 år Återlämnande eller gallring får ske under förutsättning att föremålen är beskrivna eller avbildade i dokumentation som bevaras.

5 Dokumenthanteringsplan för Upphandlingsärenden vid Umeå universitet 5 Dokumentation av bilagor som utgörs av föremål Dokumentation av bilagor som utgörs av föremål Beslut och efterarbete Anbudsförteckning/- öppning Dokumentation från förhandling, provning, tester, muntlig presentation samt tagande av referenser Papper RA-FS 2005:1 Papper Gallras efter 3 år Gäller EJ antaget anbud RA-FS 2005:1 Papper Utvärdering av anbudet

6 Dokumenthanteringsplan för Upphandlingsärenden vid Umeå universitet 6 Beslutsprotokoll, handlingar rörande beslut, skälen till beslut, om upphandling eller beslut om att avbryta upphandling delningsbeslut Fax (underskrivet) Sändningsrapport (en för varje fax) Avtal /Beställning /Upphandlingskontrakt med bilagor Överklagande,,,, Blankett: Bevaras Gäller den leverantörs anbud som överklagar,

7 Dokumenthanteringsplan för Upphandlingsärenden vid Umeå universitet 7 Avrop mot ramavtal Beställning Direktupphandling Skriftlig beställning/anskaffningsbeslut Diarieförs på inst/enhet / Diarieförs på inst/enhet / Papper Bevaras Avropar inom ramen för budget från central & lokala avtal. Görs på blankett från universitetets blankettarkiv. Papper Bevaras Gäller för belopp över kr och ej överstigande direktupphandlingsgränsen (två basbelopp för varor och tre basbelopp för tjänster enligt UmUs upphandlingsanvisningar)