BROTTSOFFERMYNDIGHETEN Dnr 9622/13 Aktbil 1

Transkript

1 Dnr 9622/13 Aktbil 1 ANBUDSFÖRFRÅGAN Anbudsförfrågan för reklambyråtjänster Ni inbjuds att till Brottsoffermyndigheten inkomma med anbud på reklambyråtjänster enligt nedanstående kravspecifikation. Allmän information Brottsoffermyndigheten är en nationell statlig myndighet som har som övergripande mål att främja brottsoffers rättigheter, behov och intressen. Myndighetens kärnverksamhet är att besluta i ärenden om brottsskadeersättning, administrera Brottsofferfonden och fungera som ett kunskapscentrum i frågor som rör brottsoffer. Myndigheten sorterar under Justitiedepartementet och finns i Umeå. Brottsoffermyndigheten tillhandahåller information till bland andra brottsoffer och personal i rättsväsendet, anordnar seminarier och temadagar och medverkar vid utbildningar. Myndigheten behöver för sin verksamhet informationsmaterial såsom program, böcker, broschyrer, blanketter m.m. Mer information om Brottsoffermyndigheten och dess verksamhet hittar du på Om upphandlingen Upphandlingen är en förenklad upphandling enligt 1 kapitlet 2 2 p. Lag (2007:1091) om offentlig upphandling. Endast hela anbud accepteras, anbud kan alltså inte lämnas på delar av förfrågan. Upphandlingen gäller formgivning och originalproduktion av Brottsoffermyndighetens tryckta material. Myndigheten har anmält upphandlingen till elektronisk databas, Brottsoffermyndigheten kommer att teckna avtal med en leverantör. Ramavtalet sluts genom tecknande av ett upphandlingskontrakt.

2 Observera att anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Anbudsgivare uppmanas därför vid anbudstillfället lämna ett så förmånligt anbud som möjligt. Det är av största vikt att anbudsgivaren redan vid anbudsgivningen lämnar ett fullständigt anbud. Ingivande av anbud Anbud ska ha kommit in till Brottsoffermyndigheten senast Brevinkast saknas i ytterdörr samt på ytterväggen vilket gör att kl gäller som sista tidpunkt för inlämnandet. Anbud ska vara skriftligt och förseglat och skickas till Brottsoffermyndigheten, Box 470, UMEÅ eller lämnas på besöksadressen Storgatan 49, 2 tr. Märk kuvertet med Anbud dnr 9622/13 i övre vänstra hörnet. Brottsoffermyndighetens kontaktperson är Ulf Hjerppe, telefon , e-post ulf.hjerppe@brottsoffermyndigheten.se. Anbud ska vidare vara: - bindande till och med , - komplett, - undertecknat av person som är behörig företrädare för leverantören vilket ska kunna styrkas på begäran, - skrivet på svenska. Frågor om upphandlingen eller förfrågningsunderlaget Om anbudsgivare anser att underlaget är oklart kan frågor ställas till e-postadress: ulf.hjerppe@brottsoffermyndigheten.se. Frågor bör ställas snarast, dock senast sju dagar innan anbudstidens utgång dvs. den 4 december 2013 kl Kompletteringar och förtydliganden till förfrågningsunderlaget samt frågor och svar rörande förfrågningsunderlaget publiceras löpande på Sista dag Brottsoffermyndigheten publicerar svar på frågorna är kl den 4 december Intresserade anbudsgivare ansvarar själva för att gå in och ta del av denna information. Avtalsperiod Avtalet gäller för perioden Brottsoffermyndigheten har rätt men ingen skyldighet att förlänga avtalet med sammanlagt ett (1) år. Om myndigheten vill förlänga avtalet ska myndigheten meddela detta senast tre (3) månader före avtalet löper ut, annars upphör avtalet att gälla. Avtalet upphör alltså att gälla utan föregående uppsägning.

3 Upphandlingens omfattning Ramavtalet kommer att innefatta formgivning och originalproduktion av det tryckta material som Brottsoffermyndigheten producerar. Upphandlingen innefattar inte strategisk informationsrådgivning, webbproduktion samt sociala medier. Myndigheten har ramavtal avseende tryckeritjänster. Verksamhetsförändringar vid Brottsoffermyndigheten kan påverka behovet av ovanstående tjänster, vilket innebär att myndigheten inte kan garantera någon volym under avtalsperioden. Myndigheten beräknar att värdet på reklambyråtjänsterna kommer att uppgå till cirka kronor per år. Uppdraget Brottsoffermyndigheten har en grafisk manual som innehåller anvisningar för användning av bland annat signalfärg, komplementfärger, teckensnitt och logotyp. Det finns mallar som används vid produktion av delar av det material som myndigheten behöver. Myndigheten måste även ta fram helt nytt material. När befintligt tryckt material ska uppdateras och nytt material tas fram måste hänsyn tas till den grafiska manualen för att säkerställa att materialet står i överensstämmelse med den. Uteslutningsgrunder En anbudsgivare ska uteslutas från deltagande i upphandlingen om denne: 1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, 2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, 3. genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen, 4. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande enheten kan visa detta, 5. inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker, eller 6. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av bestämmelserna i 10 eller 11 kap i Lag (2007:1091) om offentlig upphandling. Det åligger leverantören att garantera att anlitad underleverantör uppfyller angivna villkor. Anbudsgivaren ska vara registrerad för inbetalning av F-skatt eller motsvarande registrering av behörig myndighet. Anbudsgivare utesluts från deltagande i upphandlingen om denne inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt. Brottsoffermyndigheten kommer att göra en

4 egen kontroll för att säkerställa att kravet är uppfyllt genom att rekvirera blankett SKV4820 från Skatteverket. Kvalifikationskrav För att anbudet ska få delta i utvärderingen ska nedanstående ska-krav vara uppfyllda: De som arbetar hos leverantör och eventuell underleverantör ska tillsammans ha minst 10 års erfarenhet av formgivning och originalproduktion av grafiskt material. Leverantörens kompetens och förmåga ska styrkas genom referenser. Kontakt kan komma att tas med referenser för bedömning av leverantörens förmåga att genomföra uppdraget på ett sätt som överensstämmer med Brottsoffermyndighetens krav och förväntningar. Anbudsgivare ska inte tidigare ha haft uppdrag inom områden som står i strid med Brottsoffermyndighetens uppdrag. Kravspecifikation Brottsoffermyndigheten tillhandahåller information till bland andra brottsoffer och professionella inom rättsväsendet, socialförvaltningar och sjukvård, anordnar seminarier och temadagar och medverkar vid utbildningar. Myndigheten behöver i sin verksamhet informationsmaterial som program, broschyrer, blanketter, nyhetsbrev och intyg m.m. Myndigheten framställer även böcker, kompendier och olika typer av studiematerial samt tar fram profil- och presentationsmaterial. Exempel på tjänster som efterfrågas: Originalproduktion av grafiskt material utifrån myndighetens grafiska manual. Framtagande och bearbetning av bildmaterial samt fototjänster. Leverans av beställt material i varierande form beroende på innehåll, målgrupp och distributionsvägar. Leverans av original i slutversion samt i form av digital fil ur produktionsmiljön. Arbetet kommer att ske i nära samverkan med personal från myndighetens informationsavdelning.

5 Utvärderingskriterier Under förutsättning att anbuden uppfyller ovan angivna kvalifikationskrav kommer Brottsoffermyndigheten att anta det anbud, som är det ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn till följande utvärderingskriterier: 1. Pris: Ange kostnader för konsultarvode per timme specificerade på olika kompetenser samt eventuella tillkommande kostnader för övertid och arbete på obekväm arbetstid. Pris anges exklusive moms. Brottsoffermyndigheten sätter ett lägsta pris om 600 kronor/timme. Anbud med lägre belopp kommer att uteslutas ur upphandlingen. Priset kommer inte justeras vid eventuell förlängning av ramavtalet. 2. Tjänster och produkter av god kvalité: Tjänsterna ska hålla hög kvalitet och arbetet ska vara väl genomfört från idé till slutprodukt. Produkterna ska bygga på kreativitet, vara estetiskt tilltalande och ska kunna tas fram i konsekvens med myndighetens grafiska manual. 3. Service: Leverantören ska ha ett brett utbud av tjänster, stor tillgänglighet och flexibilitet. Leverantören ska ha kunskap om informationshantering inom offentlig verksamhet samt om reklamprodukters miljöpåverkan. 4. Leveranssäkerhet: Förmåga att hålla även korta tidsfrister och förmåga att säkerställa att felfritt material levereras på utsatt tid. Utvärderingskriterierna är inbördes rangordnade med den viktigaste faktorn överst, därefter i fallande ordning. I utvärderingsfasen kan även referenstagning bli aktuell. Till anbud ska följande bifogas: 1. Företagspresentation avseende verksamhet, resurser och finansiella ställning. 2. Handlingar som styrker ovan angivna kvalifikationskrav. 3. Beskrivning av åtgärder för att garantera utlovad kvalitet, service och leveranssäkerhet. 4. Prisuppgift. 5. Förteckning över uppdrag de senaste tre åren med telefonnummer eller e- postadress till kontakt/referensperson. 6. Uppgift om e-postadress till vilken tilldelningsbeslut ska skickas. Var vänlig kontrollera att anbudet är komplett.

6 Ansvarsförsäkring Anbudsgivaren ska på egen bekostnad teckna erforderlig ansvarsförsäkring med betryggande ansvarsbelopp. Brottsoffermyndigheten kan innan tecknande av avtal begära in en kopia på anbudsgivarens ansvarsförsäkring för att verifiera att kravet är uppfyllt. Tilldelningsbeslut Anbudsgivare kommer att underrättas om tilldelningsbeslut och skälen härför när detta föreligger. Underrättelsen kommer enbart att skickas per e-post. Förbehåll Brottsoffermyndigheten förbehåller sig den immaterialrättsliga äganderätten till allt köpt eller producerat material. Kommersiella villkor Betalningsvillkor Leverans och leveransvillkor Ramavtal 30 dagar netto. Inga förskott betalas. Dröjsmålsränta får debiteras enligt gällande lagstiftning. Tjänster och trycksaker levereras inom överenskommen leveranstid. Vid fel har beställaren inget ersättningsansvar till leverantör. Särskilt ramavtal kommer att upprättas mellan Brottsoffermyndigheten och den leverantör som myndigheten väljer att samarbeta med. Ulf Hjerppe Informationschef, Brottsoffermyndigheten Tel: Mob: E-post: