Anbudsförfrågan avseende produktion av NärLjus informations- och marknadsföringsmaterial

Transkript

1 Anbudsförfrågan avseende produktion av NärLjus informations- och marknadsföringsmaterial Härmed inbjuds ni att inkomma med anbud avseende produktion av NärLjus informations- och marknadsföringsmaterial enligt denna anbudsförfrågan med tillhörande bilagor. Beställare NärLjus i Ljusdals kommun, org.nr: I anbudsförfrågan benämnes NärLjus, Ljusdals kommun som beställaren och anbudsgivaren som konsulten. Sakfrågor ställes per e-post till narljus@ljusdal.se och kommer att besvaras på t.o.m Kontaktperson är Stefan Färlin tfn: , e-post: stefan.farlin@ljusdal.se Anbud Anbud skall vara NärLjus tillhanda senast den 29 april 2011 under adress: NärLjus Åkerstagatan 2 D Ljusdal

2 Anbudet skall: - lämnas i slutet kuvert och vara märkt Anbud avseende produktion av NärLjus informations- och marknadsföringsmaterial - lämnas på svenska språket. - vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren. - innehålla uppgift om kontaktperson för anbudet. - lämnas på hela underlaget. - vara bindande för anbudsgivaren i fem månader från sista anbudsdag. Anbud via fax eller e-post accepteras ej. För sent anbud kommer ej att prövas. Ersättning för lämnat anbud / varuinformation utgår ej. Expeditions- eller faktureringskostnader accepteras ej. Anbudsgivarens faxnummer och e-postadress anges i anbudet. Leverantörsuppgifter lämnas enligt bifogad mall, bilaga 8. Anbud som inte uppfyller samtliga skall-krav (dvs. där skall är fetmarkerat) kommer att förkastas. I anbudet skall bekräftas att redovisade skall-krav är uppfyllda. Detta görs genom att använda bifogade bekräftelse, se bilaga 2. Upphandlingsform Denna upphandling genomförs som förenklad upphandling enligt LOU - lagen om offentlig upphandling. Upphandling kan komma att ske utan föregående förhandling. Beställaren kan medge att anbudsgivare får rätta uppenbar felskrivning eller felräkning eller något annat uppenbart fel i anbudet. Beställaren får begära att ett anbud förtydligas om det kan ske utan särbehandling eller konkurrensbegränsning. I övrigt gäller svensk rätt och lagstiftning för lämnat anbud. Alternativa anbud

3 Alternativa anbud accepteras ej. Underkonsulter -leverantörer Underkonsulter och eventuella leverantörer till konsulten skall anges i anbudet, liksom vilka delar av uppdraget som kommer att läggas ut på underkonsult eller -leverantör. Valet av underkonsult eller leverantör skall godkännas av Beställaren. Konsulten är dock alltid den juridiska person som Beställaren arbetar mot och tillika den som ytterst ansvarar för produktionerna gentemot Beställaren. Teknisk förmåga, kapacitet och ekonomisk ställning Det skall av anbudet tydligt framgå att konsulten har tillräckliga resurser för att utföra uppdraget. Konsulten skall ha den bakgrund och kunskap som behövs för att klara uppdraget. Konsulten skall i anbudet redovisa organisation och arbetsledning för uppdraget. Bifoga även en kort företagspresentation. Konsulten skall ha en stabil ekonomisk ställning. Beställaren kommer att inhämta uppgift om risk för obestånd hos UC. Anbudsgivare som befinner sig i riskklass 1 och 2 kan komma att uteslutas om inte anbudsgivaren lämnar en godtagbar förklaring. Koncern- och bankgaranti accepteras. Nystartade företag kan inkomma med ett intyg från bank eller verifiera sin ekonomiska ställning på annat sätt. Beställaren vill inte att anbudet inkluderar någon årsredovisning. Beställaren kan komma att begära att anbudet kompletteras med årsredovisning. Bakgrund NärLjus är en näringslivsorganisation som arbetar med tillväxt- och utvecklingsfrågor i Ljusdals kommun. Organisationen är offentligt finansierad av Ljusdals kommun.. Vi erbjuder nätverk, samordning och ekonomiskt rådgivning för att uppnå konkreta mål som gagnar näringslivet. Genom ett snabbt och flexibelt arbetssätt utvecklar vi nya metoder för samarbete mellan olika aktörer, både lokalt, regionalt och internationellt. Allt informations- och marknadsföringsarbete som bedrivs av NärLjus skall bidra till att göra vår verksamhet tillgänglig och tydlig för offentliga aktörer, näringsliv, ideell verksamhet och kommuninvånare.

4 Omfattning Uppdraget är att: - löpande producera beställt material som exempelvis annonser, broschyrer, kontorsmaterial och roll-ups, - upphandla och ansvara för tryck, - svara för leverans av ovanstående produktioner till NärLjus - ge strategisk rådgivning kring utformning av kommunikationskampanjer och val av mediekanaler. Detta omfattar delvis köpta kanaler och delvis webb, sociala medier och massmedia. Beställaren har för uppdraget en kontaktperson som kommer att vara konsultens diskussionspartner i uppdraget. Upphandlat avtal innebär ingen utfästelse från beställaren att köpa en viss volym. Ett riktmärke för omfånget kan dock vara de ca 400 timmar som krävts för motsvarande uppdrag under år Anbudsprövning Anbud skall utgå från våra beskrivningar. Anbudsgivarens åtagande är att genomföra produktion av NärLjus informations- och marknadsföringsmaterial i enlighet med de beskrivningar vi levererat. Anbudsprövning genomförs i två steg, där den första är kvalificeringsfasen och den andra är utvärderingsfasen. Kvalificeringsfasen I kvalificeringsfasen kan anbud förkastas om följande inte uppfylls. Av anbudet skall framgå att anbudsgivaren i förekommande fall är registrerad i aktiebolags-, handels- eller föreningsregistret samt registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär A- skatt och arbetsgivaravgifter. För det fall registreringsskyldighet föreligger bifogas kopia av aktuellt registreringsbevis från Bolagsverket. För utländska leverantörer bifogas motsvarande handling från leverantörens hemland.

5 Till anbudet bifogas en av Skatteverket ifylld blankett SKV 4820 Begäran om upplysningar vid upphandling. Skatteverkets intygande får vara högst tre (3) månader gammalt räknat från sista anbudsdag. Blanketten kan hämtas från Skatteverkets hemsida, Kontakta skattemyndigheten i god tid! Utländsk leverantör kan inkomma med motsvarande uppgifter från det land där leverantören är registrerad. En leverantör kan uteslutas från deltagande i upphandling om någon av de uteslutningsgrunder som anges i LOU 10 kapitlet skulle föreligga. Med anbud skall bifogas undertecknad sanningsförsäkran, se bilaga 3.

6 Utvärderingsfasen Utvärdering kommer att ske av de anbud som uppfyller ställda krav och som lämnats av konsulter som kvalificerats till utvärdering. Beställaren kommer att anta det mest fördelaktiga anbudet med hänsyn taget till nedan angivna, viktade utvärderingskriterier. I anbudet skall ingå en kort beskrivning av företagets profil i form av kundgrupper och uppdragstyper. 1. Pris 60 procent Under avtalsperioden kommer NärLjus att vara i behov av hjälp med produktion av löpande uppdrag. Dessa ersätts antingen via löpande fakturering eller genom offertförfarande från gång till gång. Timpris skall anges i SEK exklusive moms, för resp. kategori av konsulter. I priset skall ingå samtliga med uppdraget förenade kostnader inklusive eventuella administrativa påslag. Rese- och traktamentskostnader samt eventuell restidsersättning anges separat (se vidare bilaga 1). Pris kommer att utvärderas med den totala prissumma för nedanstående antal timmar: - Projektledning 60 tim - Produktionsledning 20 tim - Formgivning 30 tim - Originalarbete 30 tim - Copy 40 tim - Strategiarbete 20 tim Se bifogad utvärderingsmall, bilaga Kompetens 20 procent Anbudet skall innehålla uppgift på de huvudkonsulter som i första hand avdelas för detta avtal. Huvudkonsulternas utbildning och erfarenhet skall beskrivas i anbudet. Byte av huvudkonsult får ej ske utan beställarens godkännande. Anbudet får också presentera övriga konsulter som kan komma att delta i uppdraget.

7 3. Erfarenhet av liknande uppdrag 10 procent Konsulten skall detaljerat beskriva sin erfarenhet av liknande uppdrag. 4. Referenser 10 procent Uppgifter om minst 3 referensuppdrag och / eller examensarbeten skall lämnas enligt förteckning (bilaga 4). Beställaren har rätt att i utvärderingen ta hänsyn till egna referenser. Vid bedömningen av Kompetens, Erfarenhet av liknande uppdrag samt Referenser kommer NärLjus att tillämpa en sexgradig skala (0 5) där det eller de anbud som erbjuder det bästa upplägget och arbetsmetoden får betyget 5. Övriga anbud får betyg efter hur mycket sämre deras upplägg och arbetsmetod bedöms vara. Ett anbud måste få minst betyget 3 avseende såväl Kompetens och Erfarenhet av liknande uppdrag som Referenser Upplägg för att kunna antas. Anbud som i något avseende får betyg lägre än 3 deltar ej iden fortsatta utvärderingen De kommersiella villkoren finns i avtalet (bilaga 1). Sekretess Vi ber anbudsgivarna uppmärksamma eventuella affärshemligheter och personliga uppgifter i lämnade anbud. Efter tilldelningsbeslut kan anbudshandlingar på begäran lämnas ut. Prövning enligt sekretess- och personuppgiftslagstiftning kommer att ske. För det fall anbudsgivaren anser att de uppgifter som lämnats i upphandlingsärendet uppfyller vad som erfordras för kommersiell sekretess, kan anbudsgivaren skriftligen inkomma med begäran om sådan. Sådan begäran skall lämnas in tillsammans med anbudet och innehålla precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Observera dock att uppgifter som rör utvärderingen endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas av kommersiella skäl. (Se även Avtal, bilaga 1.)

8 Sociala krav etc Leverantören, inklusive eventuella underleverantörer skall vidta åtgärder så att gällande svenska kollektivavtal för arbetet följs. I de allra flesta fall betyder detta att svenskt kollektivavtal tecknas. Om inte svenskt kollektivavtal är tecknat skall ändå motsvarande villkor gälla för leverantörens och underleverantörens anställda Miljö Konsulten/Leverantören har tillgång till teknik för genomförande av resfria möten, dvs webbkommunikationssystem och gärna videkonferens. Arbetsmaterial och rapporter etc i form av text, ljud och/eller bild kan tillhandahållas digitalt och distribueras över nätet. Tryckerier som anlitas för uppdragets fullgörande är Svanenmärkt eller motsvarande Konsulten/Leverantören redovisar sin miljöpolicy. Tilldelningsbeslut Tilldelningsbeslut är inte en accept och bindande avtal kommer till stånd först när ett upphandlingskontrakt tecknats mellan parterna.

9 Övrigt Svensk rätt och lagstiftning gäller för lämnade anbud. Beställaren äger rätt att förkasta samtliga anbud och upphäva anbudsförfrågan om anbud inte uppfyller kraven eller av annan anledning kan anses oförmånliga eller på grund av ändrade verksamhetsdirektiv. NärLjus Stefan Färlin, Tf VD Bilagor: 1. Avtal (mall) 2. Bekräftelse skall- krav 3. Sanningsförsäkran 4. Anbudsgivare/Referenser 5. Utvärdering (mall) 6. Leverantörsuppgifter