INKÖPSPOLICY Antagen av kf 10/2001 Kommunfullmäktige tillhanda

Transkript

1 INKÖPSPOLICY Antagen av kf 10/2001 Kommunfullmäktige tillhanda 1. Kommunen som köpare Kommunens inköpsverksamhet, dvs flödet av material, produkter och tjänster från leverantör till slutlig förbrukning och eventuell destruktion, skall präglas av effektivitet, miljöhänsyn, kompetens och samverkan, där en god totalekonomi för kommunen skall vara målet. Kommunens storlek som inköpare skall utnyttjas genom att ramavtal i så stor utsträckning som möjligt skall tecknas med lämpliga leverantörer. Med effektivitet avses dels den interna effektiviteten att använda kommunens resurser på bästa sätt, att rutiner och hjälpmedel är ändamålsenliga och att valet av produkter och tjänster baseras på en riktig behovsanalys, dels den externa effektiviteten vid valet av leverantör samt utformningen av de kommersiella villkoren. Med miljöhänsyn menas att denna aspekten, tillsammans med övriga såsom tex pris och kvalitet, skall vägas in vid kravspecifikation och utvärdering av anbud. Med kompetens avses kommunens förutsättningar att uppnå ovannämnda effektivitet, vilket ställer krav inom en mängd områden såväl med anknytning till verksamheten som till kommersiella frågor. Med samverkan menas åtgärder som syftar till att kommunen bättre skall kunna utnyttja den samlade kompetens som finns tillgänglig, kan tillvarata de fördelar som stor sammanlagd volym kan ge vid prissättning, service, distribution och utveckling, samt kan begränsa de inköpsadministrativa kostnaderna genom att undvika dubblering av handläggningen. Upphandling/inköp bör om möjligt ske genom samverkan mellan den enskilde inköps- /avropsanvarige och den kommersiella kompetens som kommunen tillhandahåller centralt på kommunstyrelseförvaltningen. Detta tryggar att upphandlingen kan genomföras på ett affärsmässigt korrekt och ett för kommunen ekonomiskt fördelaktigt sätt. För att tillgodose målet med lägsta möjliga totalkostnad krävs följande förhållningssätt av organisationen: att inköpsärendena avgörs med utgångspunkt från vad som är långsiktigt fördelaktigast för kommunen att krav på kvalitet och prestanda inte ställs högre än vad som krävs i varje enskilt fall C:\Documents and Settings\anbo\Skrivbord\Inköpspolicy.doc 1

2 att samverkan sker så långt det är möjligt såväl inom kommunen som med andra för att uppnå samordningsvinster att inköpet planeras så att förmånligaste pris kan erhållas att inköpet görs med utnyttjande av teknisk, juridisk och kommersiell kompetens att anlitade leverantörer är kompetenta och kan fullgöra sina åtaganden och skyldigheter att beställningar och avtal skall vara skriftliga att respektive nämnd svarar för att rutiner fastställs för upphandlings- och inköpsverksamheten utifrån kommunens inköpspolicy och på området gällande lagstiftning 2. Affärsetik Kommunens inköps- och avropsansvariga skall som företrädare för kommunen uppträda på ett affärsetiskt korrekt sätt gentemot leverantörerna vad avser t ex konfidentiell information, intressekonflikter och gåvor. Ställningen som kommunens inköps- eller avropsansvarige får inte utnyttjas för personliga inköp på annat än marknadsmässiga villkor. 3. Standardiserade bestämmelser, lagar mm Vid affärstransaktioner mellan kommunen och dess leverantörer skall standardiserade bestämmelser i möjligaste mån användas. Exempel på sådana, utöver Lagen om offentlig upphandling (LOU), är: ALOS 81, allmänna bestämmelser om leverans av gods (utan montage) till den offentliga sektorn MONTAGE 85, allmänna bestämmelser om leverans av gods (innefattande montage) till den offentliga sektorn TEKAB 83, allmänna bestämmelser för transport- och entreprenadmaskintjänster för kommuner och närstående företag AB 92, allmänna bestämmelser för byggnads- anläggnings- och installationsentreprenader Även köplagen, avtalslagen, räntelagen samt flera andra lagar kan ibland vara tillämpliga. Brottsbalkens 20 Kap 2 avseende muta och bestickning skall naturligtvis alltid beaktas. C:\Documents and Settings\anbo\Skrivbord\Inköpspolicy.doc 2

3 4. Samordning Vid upphandling som rör flera förvaltningar skall samordning ske för att utnyttja de fördelar som större inköpsvolym kan ge vid prissättning, distribution service och produktutveckling, samt för att undvika dubbelarbete och höga administrativa kostnader. Således skall målet vid inköp av olika slag vara en för kommunen så fördelaktig totalekonomi som möjligt. 5. Upphandlande enhet Kommunen Kommunen är upphandlande enhet enligt LOU Kommunala företag Bolag, föreningar, samfälligheter och stiftelser som har inrättats för att fullgöra uppgifter i det allmännas intresse och inte har industriell eller kommersiell karaktär och uppfyller någon av nedanstående punkter skall följa LOU:s bestämmelser. att kapitalet till mer än 50% tillskjutits av kommunen att upphandlingen står under kommunal tillsyn att styrelseledamöterna utses av kommunen att styrelsen till mer än halva antalet utses av kommunen Detta innebär att Tranemobostäder AB är en egen upphandlande enhet som skall följa LOU:s bestämmelser vid inköp och upphandling. 6. Miljöaspekter Kommunens målsättning bör vara att inhandla varor, utrustning och tjänster som är resurs- och energisnåla samt så miljövänliga som möjligt. Miljöaspekter skall beaktas i förfrågningsunderlaget. Underlaget bör lämpligen innehålla enkla frågor om miljöaspekter där anbudsgivaren i fri form redovisar sitt miljöarbete eller produktens miljöaspekter. Vid all upphandling gäller att leverantören skall följa lagstadgade krav ur hälso- och miljösynpunkt. Vidare skall miljöaspekter beaktas vid utarbetande av förfrågningsunderlag. Dessa miljöaspekter kan t ex vara att minska transporterna. Kortare/färre transporter ska ur miljösynpunkt, leveranssäkerhet, färskhet och kvalitet beaktas vid upphandling. C:\Documents and Settings\anbo\Skrivbord\Inköpspolicy.doc 3

4 7. Ansvar Det nya regelverket innebär för en decentraliserad organisation som Tranemo kommun ett betydande merarbete om samtliga enheter på egen hand skall sköta sina upphandlingar. För att få upphandlingsarbetet hanterbart måste upphandling av i första hand varor med stor inköpsvolym ske genom ramavtal där kommunens samtliga enheter kan beställa via avrop. Det skall i detta sammanhang påpekas att ingångna ramavtal är civilrättsligt bindande för kommunen som helhet och därmed också för samtliga förvaltningar och enheter. Respektive nämnd ansvarar för att upphandling sker enligt gällande lagar och bestämmelser. Det yttersta juridiska ansvaret ligger på kommunstyrelsen. Inköpsgruppen Kommunen decentraliserade organisation innebär att ett stort antal anställda har någon form av beställnings- och inköpsansvar. För att samordna upphandlingar och tecknande av avtal som är förvaltningsövergripande har Inköpsgruppen bildats. Inköpsgruppen består av kommunens inköpssamordnare samt representanter från varje förvaltning. Inköpsgruppen utgör kontaktnät i inköps- och upphandlingsfrågor samt lägger förslag på vilka upphandlingar som skall genomföras. Därutöver skall gruppen även fungera som informations- och kunskapsspridare i förekommande inköps- och upphandlingsfrågor. 8. Inköp med ramavtal Varor och tjänster som är gemensamma för flera förvaltningar bör upphandlas med ramavtal. Målsättningen är att huvuddelen av kommunens inköp av förbrukningsmaterial och löpande tjänsteköp skall ske på detta sätt. Ramavtal innebär att kommunen har träffat ett avtal med leverantören om successiva avrop under en viss period med reglerade priser och volymer. Fördelen är att den ganska omfattande upphandlingsprocessen bara behöver göras en gång och att vi får en avtalsuppgörelse baserad på hela kommunens inköpsvolym för den aktuella varueller tjänstegruppen, vilket kan ha en betydande inverkan på priset. Ramavtalsprincipen innebär att den som är inköpsansvarig på en viss enhet kan avropa sitt behov direkt hos leverantören. Inköps- och avropsansvariga är skyldiga att underrätta sig om vilka ramavtal som finns. Har ramavtal träffats skall dessa utnyttjas. Huvuddelen av ramavtalen bör träffas på 2-3-årsperioder. Syftet är att genom utnyttjande av den tekniska, juridiska och kommersiella kompetens som finns nå en upphandling till lägsta möjliga totalkostnad för kommunen. C:\Documents and Settings\anbo\Skrivbord\Inköpspolicy.doc 4

5 I arbetet ingår att utarbeta, sammanställa och utsända anbudsunderlag, infordra och utvärdera anbud, förhandla med anbudsgivare, utarbeta förslag till avtal, informera om tecknade avtal, följa upp ingångna avtal samt bevaka marknadens utbud av varor och tjänster. Inför varje ramavtalsupphandling bildas en arbetsgrupp bestående av användare från respektive verksamhetsområde. Tillsammans med central inköpsenhet, där ekonomikontoret biträder med i synnerhet den kommersiella kompetensen, utarbetas och utsänds underlag, varefter inkomna anbud gransaks och förslag till antagande av leverantör lämnas. föreslås som ansvarig för alla förvaltningsövergripande ramavtal baserade på kommunen som inköpare och med kommunens totala inköpsvolym. Ramavtalen gäller således samtliga förvaltningar, men avsteg kan göras om synnerliga skäl föreligger t ex att leverans ej kan ske inom viss tid eller att likvärdig vara /tjänst inte kan levereras eller om det är affärsmässigt motiverat att upphandlingen sker i annan ordning. Undantag kan också medges för mindre inköp där det visar sig vara till fördel för verksamheten och kan ske utan nackdel för kommunen. Vid avsteg från ramavtalen skall upphandlingen ändock följa gällande lagar och bestämmelser samt kommunens inköpspolicy. 9. Inköp utan ramavtal De flesta varor eller tjänster täcks av ramavtal, men vissa inköpsbehov är dock alltför speciella eller sällan förekommande för att kunna omfattas av ramavtal. Vid inköp utan ramavtal gäller följande: huvudprincip för betalningsvillkor är 30 dagar från fakturans ankomstdatum fakturerings- och expeditionsavgifter skall inte accepteras en huvudprincip är att affärsmässighet, konkurrens och objektivitet skall råda vid upphandling över LOU:s tröskelvärden måste särskilda anbudsformer tillämpas vid upphandling överstigande ett-två basbelopp men understigande LOU:s tröskelvärden måste förenklad upphandling tillämpas vid upphandling understigande ett-två basbelopp kan direkt upphandling tillämpas C:\Documents and Settings\anbo\Skrivbord\Inköpspolicy.doc 5

6 10. Upphandlingsformer och tröskelvärden Val av anbud Redan i anbudsunderlaget skall anges hur man kommer att bedöma leverantörerna och eventuellt vilken inbördes rangordning som finns mellan de olika utvärderingskriterierna. Antagande av anbud skall ske antingen utifrån lägsta pris eller efter det som är ekonomiskt mest fördelaktigt med hänsyn till samtliga omständigheter, och det måste framgå vid anbudsförfrågan vilka dessa är och hur de rangordnas vid bedömningen Uteslutande av anbudsgivare Uteslutande av anbudsgivare kan ske om denne: är konkursmässig visar otillbörligt yrkesmässigt beteende ej betalt föreskrivna skatter och avgifter ej kan antas fullgöra sitt uppdrag pga svår ekonomisk situation eller bristfällig personalpolitik, t ex avseende kollektivavtal, jämställdhet och liknande En upphandlande enhet får begära upplysningar om en leverantörs tekniska förmåga och kapacitet samt finansiella ställning. I annonsen och anbudsunderlaget skall anges vilka upplysningar som önskas. Ur anbudsförfrågan skall framgå hur denna kontroll kommer att ske Mottagande och öppnande av anbud Anbud skall öppnas så snart som möjligt efter anbudstidens utgång. Minst två personer skall närvara vid öppningen vilka skriftligen, när anbuden noteras, skall bestyrka sin närvaro. Anbudsgivare får ej närvara vid öppningen. Om det i ett anbud föreligger uppenbar felskrivning eller felräkning kan medges att rättelse får ske. På motsvarande sätt kan man medge att anbud kompletteras och förtydligas i syfte att göra dem sinsemellan jämförbara om detta kan ske utan risk för särbehandling och konkurrensbegränsning. C:\Documents and Settings\anbo\Skrivbord\Inköpspolicy.doc 6

7 10.4. Teknisk standard Om anbudsunderlaget innehåller en teknisk beskrivning av föremålet för upphandlingen skall beskrivningen göras med hänvisning till europeiska tekniska specifikationer om sådana finns. I annat fall skall beskrivningen göras med tillämpning av svensk standard, som överensstämmer med godtagen internationell standard. Om även sådan saknas, skall annan standard tillämpas. En upphandlande enhet får varken i anbudsunderlaget eller i annat underlag för upphandlingen beskriva föremålet för upphandlingen på ett sådant sätt att blott en vara eller process kan komma ifråga Dokumentation Genom kraven på rapportering till EU understryks ytterligare att det krävs god dokumentation av upphandlingsärenden. Upphandlingar med anbudsförfarande skall diarieföras, samlas aktvis och innehålla alla dokument som berör upphandlingen. Tiden för bevarande av dessa dokument är enligt LOU fyra år när det gäller försörjningssektorn. I övrigt gäller att dokumenten skall bevaras under avtalstiden, och för diarieförda upphandlingar gäller arkivlagen Sekretess Anbuden är ovillkorligen hemliga tills dess avtal har träffats eller upphandlingen avbrutits på annat sätt. När avtal har träffats är anbuden och avtalet som huvudregel offentliga. Möjlighet finns att genom särskilt beslut sekretessbelägga anbud Inköp över respektive under tröskelvärden Regler för denna typ av upphandling redovisas nedan: Inköp över tröskelvärden Inköp över, av EU fastställda, tröskelvärden är upphandlingar vars belopp gör att lagstiftningen tvingar dem att ske inom hela EU-området. Följande tröskelvärden gäller för närvarande: C:\Documents and Settings\anbo\Skrivbord\Inköpspolicy.doc 7

8 Bygg- och anläggningsarbeten ECU Varor/inköp ECU Tjänster ECU Ingenjörs- och arkitekttjänster ECU Tjänster inom försörjningssektorn ( VA, energi, transport och kommunikation) ECU Tröskelvärdenas motsvarighet beräknat i SEK fastställs årligen i särskild förordning. För information om gällande tröskelvärden hänvisas till kommunens inköpssamordnare. Utgångspunkten är det totala inköpsvärdet oavsett hur upphandlingen eventuellt delas upp i etapper under en längre tid. Vid upphandlingar över tröskelvärden gäller speciella regler enligt LOU - framförallt rörande hur anbudsförfrågan skall gå till. Upphandling enligt LOU innebär köp, leasing, hyra eller hyrköp. Upphandlingen skall vara tillgänglig för hela EU-området vilket innebär en obligatorisk plikt att annonsera upphandlingen i Official Journal på ett officiellt EU-språk. Anbudstiden är längre än vid traditionell upphandling och kräver dessutom betydligt mera förberedelser avseende anbudsunderlag. En normal upphandling över tröskelvärden innefattar en anbudstid på veckor, varför det således krävs en god tidsplanering och framförhållning. Anbudsförfarandet kan vara: Öppen upphandling, dvs öppet för alla som vill lämna anbud Selektiv upphandling, dvs intresseanmälan begärs in och därefter väljer man ut dem man bedömer kan lämna anbud Förhandlingsupphandling, kan endast ske i vissa angivna fall Huvuddelen av upphandlingarna över tröskelvärden avses ske såsom öppna upphandlingar enligt lagstiftningens direktiv. Den öppna upphandlingsformen syftar till att det skall vara öppet för alla att lämna anbud, vilket är ett av målen i EU:s direktiv. C:\Documents and Settings\anbo\Skrivbord\Inköpspolicy.doc 8

9 Inköp under tröskelvärden Upphandling av varor och tjänster där värdet understiger tröskelvärdena kan ske genom: Förenklad upphandling Direkt upphandling Förenklad upphandling Denna innefattar ett förfaringssätt med krav på hur anbudsunderlaget skall se ut och hur anbuden skall prövas. Förenklad upphandling skall ske när anbudssumman överstiger två basbelopp för tjänster och ett basbelopp för varor. Vid förenklad upphandling gäller: av anbudsunderlaget skall framgå om anbud kan komma att antas utan föregående förhandling anbud skall lämnas skriftligt anbud som lämnas genom telefax, telegram eller skall omgående bekräftas genom en egenhändigt undertecknad handling Man får själv välja om anbudsförfrågan skall ske genom annons eller skrivelse, men givetvis gäller alltid kraven på affärsmässighet, dvs tillvarata och utnyttja konkurrens och tillse att alla som vill får vara med och lämna anbud. Med tanke på lagens krav på affärsmässighet, konkurrens och objektivitet bör inte färre än tre anbudsgivare tillfrågas. Vid annonsering skall alltid anges den dag då anbudet senast skall vara inkommet för att kunna prövas. Dagen bör fastställas med utgångspunkt från att anbudsgivare skall ges skälig tid att lämna anbud. Om anbudsförfrågan sker genom riktad skrivelse till utvalda leverantörer skall även leverantörer som inte tillfrågats också få rätt att erhålla anbudsunderlaget på samma villkor som övriga leverantörer. Direktupphandling Direktupphandling får göras om anbudssumman understiger ett basbelopp för varor och två basbelopp för tjänster eller om det finns synnerliga skäl, såsom brådska förorsakad av omständighet som inte kunnat förutses och inte heller beror på den upphandlande enheten. C:\Documents and Settings\anbo\Skrivbord\Inköpspolicy.doc 9

10 Observera särskilt att den rekommenderade anbudssumman om ett respektive två basbelopp gäller under ett kalenderår och för hela den upphandlande enheten, dvs kommunen. Direktupphandling avser ett informellt förfarande som inte nödvändigtvis behöver vara skriftligt. Dock gäller även här kraven på affärsmässighet, konkurrens och objektivitet. Lägsta kostnad till god kvalitet bör eftersträvas, varför prisjämförelser och andra undersökningar är lämpliga åtgärder att genomföra före beslut om antagande av leverantör. 11. Framtiden - utveckling av inköpsverksamheten Interkommunalt samarbete alternativt externa tjänster Då själva kärnpunkten i ett lyckat upphandlings- och inköpsarbete är att erhålla bästa möjliga kvalitet och prestanda till lägsta möjliga totalkostnad finns det framgent anledning att undersöka om kommunen skall försöka samverka externt för att uppnå en större kostnadseffektivitet Interkommunal samverkan Ett alternativ kan vara att samverka med grannkommunerna, t ex inom ramen för sjuhäradsbygdens kommunalförbund, där man genom större sammanlagd inköpsvolym och eventuellt med anlitande av en gemensam inköpssamordnare kan uppnå en bättre kostnadseffektivitet och ett högre resursutnyttjande Externa tjänster för effektivisering Ett annat alternativ är att kommunen anlitar extern expertis, eventuellt under en prövotid, om det vid en ingående utredning förefaller realistiskt att detta sett utifrån ett helhetsperspektiv framstår som affärsmässigt lönsamt. Förslag till beslut: att kommunfullmäktige antager föreliggande inköpspolicy att jämte gällande lagar och bestämmelser gälla för Tranemo kommun C:\Documents and Settings\anbo\Skrivbord\Inköpspolicy.doc 10