Anbudsinbjudan. Digitala Enheter och Kringutrustning. Dnr: / stockholm.se

Transkript

1 Digitala Enheter och Kringutrustning stockholm.se Utbildningsförvaltningen Avdelningen för utveckling och samordning Hantverkargatan 2F Stockholm Växel

2 Innehåll 1 Upphandlingen Inbjudan Disposition 3 2 Administrativa bestämmelser Allmänt Upphandlingsförfarande Anbudstidens utgång Anbudets giltighet Anbudet Frågor och svar Offentlighet och sekretess 6 3 Vad händer när anbuden kommer in? Anbudsöppning Prövning av anbud Utvärdering av anbud Tilldelningsbeslut Ramavtal 8 4 Utvärdering Kvalitet Metod för framtagande av ekonomiskt mest fördelaktiga anbud 9 2 (9) Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning

3 1 Upphandlingen 1.1 Inbjudan Staden har genomfört kvalificering av anbudssökande och inbjuder härmed kvalificerade anbudssökande att delta i Stadens upphandling av Ramavtal för Digitala Enheter och Kringutrustning till Stadens Pedagogiska Verksamheter (nedan kallat Staden ). Upphandlingen omfattar leverans och tillhandahållande av olika typer av Digitala Enheter och Kringutrustning. De Digitala Enheterna är Smarta Telefoner, Surfplattor, Bärbara Datorer och Stationära Datorer. Kringutrustning omfattar exempelvis mobiltelefoner, laddare, extrabatteri, datormus, tangentbord, skärmar, dockningsstationer och lokala skrivare. 1.2 Disposition Underlaget för denna Upphandling utgörs av ett förfrågningsunderlag bestående av denna Anbudsinbjudan med tillhörande bilagor samt ansökningsinbjudan. Anbudsinbjudan inklusive dess bilagor, samt ansökningsinbjudan, ska ses som en helhet. För att få en fullständig förståelse för Upphandlingen måste anbudsgivaren ta del av samtliga bilagor Struktur för Anbudsinbjudan och bilagor: Upphandlingsunderlaget består av följande dokument: 1. Ansökningsinbjudan 2. Anbudsinbjudan med bilagor: Bilaga U1 Svarsbilaga anbud Bilaga A Ramavtalsutkast Bilaga 1 Begrepp och definitioner Bilaga 2 Deltagande förvaltningar Bilaga 3 Säkerhet Bilaga 4 Allmänna leverans- och förhyrningsvillkor Bilaga 5 Produktöversikt Bilaga 6 Servicenivåer och viten Bilaga 7 Hållbar it Bilaga 8 Faktureringsrutiner Bilaga 9 Underleverantörer Bilaga 10 Mall för det Operativa Samverkansavtalet Bilaga 11 Mall för Inbjudan till Förnyad Konkurrensutsättning Bilaga 12 Mall för Kontrakt Informativa bilagor: Bilaga U2 Riktlinje informationssäkerhet Bilaga U3 Styrande dokument Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning 3 (9)

4 Bilaga U4 Nuläge och volymer Publicerade frågor och svar samt eventuella förtydliganden och kompletteringar under anbudstiden utgör integrerad del av förfrågningsunderlaget. 2 Administrativa bestämmelser 2.1 Allmänt Staden vill betona den mycket stora vikt som läggs på formella krav och korrekt dokumentation inom offentlig upphandling. Staden är strikt i sin prövning av att inkomna ansökningar lever upp till ställda krav. Staden uppmanar därför alla anbudsgivare att särskilt noga granska sitt anbud och säkerställa att alla efterfrågade uppgifter är lämnade, alla begärda redovisningar är inkluderade, samt att dessa är utformade på ett sådant sätt att det tydligt framgår att anbudet lever upp till ställda krav. Anbud får endast lämnas av anbudsgivare som skriftligen inbjudits av Staden att delta i Upphandlingen. Anbud kan därmed inte lämnas av andra juridiska personer än de som tillställts inbjudan. Staden förbehåller sig rätten att avbryta denna upphandling om erforderliga politiska beslut inte fattas som krävs för upphandlingens fullföljande. 2.2 Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs enligt bestämmelserna för selektivt förfarande enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling. Staden kommer endast att acceptera anbud som uppfyller samtliga ska-krav i förfrågningsunderlaget och som innehåller i förfrågningsunderlaget efterfrågad information. Staden avser att teckna Ramavtal med maximalt sex (6) anbudsgivare under förutsättning att det finns ett tillräckligt antal anbudsgivare som uppfyller ställda krav. Staden förbehåller sig rätten att teckna Ramavtal med färre anbudsgivare. 4 (9) Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning

5 2.3 Anbudstidens utgång Anbud ska vara Staden tillhanda senast den 31 mars Observera att Staden inte har möjlighet att pröva ett anbud som inkommer efter den 31 mars Anbudets giltighet Anbudsgivaren är bunden till sitt anbud från och med dagen för inlämnande av anbud till och med den 31 december I det fall Upphandlingen vid denna tidpunkt är föremål för överprövning hos allmän förvaltningsdomstol, förlängs giltighetstiden för anbud att gälla fram till och med den dag som infaller en månad efter det att dom eller beslut i målet vunnit laga kraft. 2.5 Anbudet Underlag och form för anbud Anbudsgivaren ska basera sitt anbud på de förutsättningar och krav som anges i denna skriftliga anbudsinbjudan med tillhörande bilagor, samt information som framkommit i ansökningsinbjudan. Anbudsgivaren ska lämna anbud baserat på ett totalåtagande för det som ingår i anbudsinbjudan med tillhörande bilagor. Även tillkommande information publicerad i Visma TendSign under anbudstiden utgör underlag för anbud. Anbudsgivaren ska basera sitt anbud på de förutsättningar och krav som framgår av denna anbudsinbjudan och ska beskriva situationen den dag då anbudet lämnas såvitt kravet inte uttryckligen medger annat. I samband med prövningen av anbudet kan Staden komma att kontrollera de av anbudsgivaren lämnade uppgifterna. Felaktiga uppgifter kan leda till att anbudet inte upptas till prövning. Således kan hela anbudet komma att förkastas. I anbudet får inget så kallat sidoanbud eller alternativt anbud förekomma. Om anbudsgivaren lämnar förbehåll eller reserverar sig mot villkor i förfrågningsunderlaget kan anbudet komma att förkastas. Anbud ska lämnas i elektronisk form genom upphandlingsverktyget Visma TendSign. Anbudsgivaren ansvarar för att uppgifterna om anbudsgivaren hos Visma TendSign är korrekta. Om en kontaktperson byts ut, tillfälligt eller permanent, under den tid Upphandlingen pågår så är det anbudsgivaren som svarar för att uppgifterna ändras hos Visma TendSign och att Staden informeras om förändringen. Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning 5 (9)

6 2.5.2 Anbudsspråk och formalia Anbud ska lämnas på svenska. Enstaka ord, fraser och vedertagna begrepp får vara på engelska Anbudets innehåll Anbudsgivare ska i anbudet visa att de i förfrågningsunderlaget uppställda förutsättningarna och kraven är uppfyllda. Anbudsgivaren ska använda Bilaga U1 (Svarsbilaga anbud) vid lämnande av anbud. Endast svarsrutor i dokumenten är åtkomliga för ifyllnad, innehållet får i övrigt inte medvetet ändras. Bilaga U1 (Svarsbilaga anbud) ska undertecknas av behörig företrädare för anbudsgivaren och skannas in som en separat bilaga till anbudet. 2.6 Frågor och svar I det fall en anbudsgivare uppfattar att förfrågningsunderlaget innehåller oklarheter av betydelse för att ta fram ett korrekt och fullständigt anbud, eller ser en risk för att missförstånd kan uppstå, ska anbudsgivaren kontakta Staden på nedan angivet sätt. Notera att Staden enbart kommer att besvara frågor som kompletterar eller förtydligar den information som lämnats i förfrågningsunderlaget. Frågor kan enbart ställas via Visma TendSigns funktion för frågor. Samtliga av Staden lämnade svar kommer att distribueras genom Visma TendSigns funktion för frågor och svar. Eventuella frågor tas emot så snart som möjligt så att eventuella förtydliganden kan publiceras i god tid innan sista anbudsdag. Staden kan inte lämna några garantier för att svar kan lämnas på frågor som inkommer senare än fjorton (14) kalenderdagar före sista anbudsdag. Svar på frågor skickas ut senast sju (7) kalenderdagar före sista anbudsdag. 2.7 Offentlighet och sekretess Staden omfattas normalt av de regler som benämns offentlighetsprincipen, vilket innebär bland annat att allmänna handlingar ska vara tillgängliga för den person som önskar ta del av dem. Absolut sekretess gäller under hela upphandlingsprocessen till dess att alla anbudsansökningar och anbud offentliggörs, eller tilldelningsbeslut fattats, eller att ärendet dessförinnan slutförts. Därefter blir alla anbudsansökningar och anbud och övriga dokument normalt offentliga handlingar. Undantag kan huvudsakligen göras i två fall: 6 (9) Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning

7 om det kan antas att det allmänna lider skada om uppgiften röjs om det av särskild anledning kan antas att en enskild som trätt i affärsförbindelse med Staden lider skada om uppgift om affärs- eller driftsförhållanden röjs. En anbudssökande som önskar att uppgifter i anbudsansökan ska sekretessbeläggas ska ange det i anbudet, liksom vad i handlingen som är skyddsvärt och vilken skada denne skulle lida om uppgifterna röjs. Bedömningen om tillräckliga skäl för sekretess föreligger görs av Staden i samband med att någon begär att få tillgång till uppgifterna. Sekretessprövning kan således aldrig göras i förväg. Möjligheten för en anbudssökande att erhålla begärd sekretess är generellt mycket begränsat. Staden kan därför inte lämna garantier om att önskemålet om sekretessbeläggning uppfylls. Observera att den motivering som anbudssökanden lämnar är den som Staden kommer att utgå ifrån vid en eventuell sekretessbedömning. Utlämnande av uppgifter kan komma att ske utan att detta kommuniceras med anbudssökanden. De motiveringar för sekretessbeläggning som bedömts som otillräckliga för att utgöra en sekretessgrund i lagens mening, kan också komma att lämnas ut utan att detta kommuniceras med anbudssökanden. Stadens skriftliga beslut i sekretessärendet om att inte lämna ut handlingar kan överklagas. I övrigt se offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). 3 Vad händer när anbuden kommer in? 3.1 Anbudsöppning Efter anbudstidens utgång kommer Staden att genomföra anbudsöppning och protokollföra inkomna anbud. 3.2 Prövning av anbud Vid prövningen av inkomna anbud kontrolleras att krav som ställs på anbuden är uppfyllda. Endast de anbud som uppfyller kraven tas vidare till utvärdering. Anbuden måste innehålla de redovisningar och bekräftelser vilka efterfrågas i förfrågningsunderlaget. Anbud som inte är kompletta kan komma att uteslutas. Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning 7 (9)

8 3.3 Utvärdering av anbud De anbud som klarar prövningen enligt 3.2 Prövning av anbud går vidare till nästa steg som är Utvärdering av anbud. Utvärdering och tilldelning utförs enligt den metod för anbudsutvärdering som framgår nedan under avsnitt 4 Utvärdering samt av Bilaga U1 (Svarsbilaga anbud). 3.4 Tilldelningsbeslut Beslut om vilka anbud som antagits fattas skriftligen. Så snart Staden fattat tilldelningsbeslut kommer information om beslutet, med redovisning av skälen, att meddelas samtliga anbudsgivare som deltagit i Upphandlingen. Meddelande om tilldelningsbeslut utgör inte accept i avtalslagens mening. 3.5 Ramavtal Som ett resultat av Upphandlingen kommer ett Ramavtal, förlaga till Ramavtal utgörs av Bilaga A (Ramavtalsutkast), att tecknas mellan Staden och valda anbudsgivare. Avtalet tecknas tidigast när avtalsspärren löpt ut. Avtalsspärrens längd kommer att anges i meddelandet om tilldelningsbeslut. 4 Utvärdering De anbud som uppfyller samtliga ställda krav kommer att utvärderas enligt vad som anges i detta avsnitt Kvalitet I förfrågningsunderlaget beskrivs de krav och förutsättningar som Staden har på de leveranser som ingår i Upphandlingen. Staden har i förfrågningsunderlaget ställt krav på en hög nivå och en leverans som klarar de grundläggande kraven förväntas vara en fullgod leverans av hög kvalitet. Det finns dock vissa aspekter av Leveransen som Staden särskilt vill lyfta fram och som kan betraktas som kvalitativt mervärde. En beskrivning av detta kvalitativa mervärde och hur det värderas framgår av Bilaga U1 (Svarsbilaga anbud). 8 (9) Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning

9 Anbudsgivaren bör uppmärksammas om att inget mervärde tilldelas för redogörelser för åtaganden som krävs för att uppfylla redan ställda krav i denna Upphandling. 4.2 Metod för framtagande av ekonomiskt mest fördelaktiga anbud De sex (6) anbud som får högst utvärderingspoäng tilldelas Ramavtal. Maximalt utvärderingspoäng är 4. Om flera anbudsgivare får samma utvärderingspoäng så avgörs vilka/vilket anbud av de med samma utvärderingspoäng som tilldelas ramavtal genom lottning. Ett anbud som vid utvärderingen endast erhåller en (1) poäng kan aldrig vara ekonomiskt mest fördelaktigt. Ett sådant anbud kommer således inte att antas, utan kommer att förkastas Process för utvärdering Inkomna anbud avidentifieras innan de distribueras till en bedömningsgrupp. Värderingen av de inkomna förslagen genomförs av denna bedömningsgrupp som utses av Staden. Gruppen kommer att bestå av verksamhetspersoner med god inblick i de behov som ligger till grund för Upphandlingen samt av olika experter med relevant kompetens. Förslagen kommer att bedömas och betygsättas utifrån angivna förutsättningar och bedömningsgrunder, se Bilaga U1 (Svarsbilaga anbud). Därefter fastställs anbudets utvärderingspoäng. Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning 9 (9)