Handläggare Datum Dnr Håkan Häggblad DD KSN Upphandling av tjänst för fakturaskanning och meddelandeväxel ANBUDSINBJUDAN

Transkript

1 ANBUDSINBJUDAN. Uppsala kommun inbjuder er att lämna anbud i denna upphandling. Omfattning och villkor beskrivs i denna anbudsinbjudan med tillhörande bilagor. ANBUDETS FORM Anbud ska vara skriftliga och lämnas elektroniskt via upphandlingssystemet Kommers. SISTA INLÄMNINGSDAG FÖR ANBUDET Sida 1 av 8

2 INNEHÅLL 1 ALLMÄNT Bakgrund och syfte Omfattning 3 2 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER Beställare Bilagor Kontraktsvillkor Upphandlingsförfarande Helt eller delat anbud Anbudets form och innehåll Sekretess Upplysningar under anbudstiden Anbudets giltighetstid 6 3 TJÄNSTEBESKRIVNING Kravspecifikation 6 4 ANBUDSPRÖVNING Kvalificering av anbud Utvärdering av anbud Kvalificering av anbudsgivare Tilldelningsbeslut 8 Sida 2 av 8

3 1 ALLMÄNT 1.1 Bakgrund och syfte Uppsala Kommun har som syfte med denna upphandling att ersätta befintlig tjänst för fakturaskanning och meddelandeväxel. Uppsala kommun använder idag ekonomisystemet Agresso. Det samma gäller det kommunala bolaget Uppsala vatten. I dagsläget skannas den största delen av kommunens leverantörsfakturor. Målsättningen är dock att en stor andel av leverantörsfakturorna i fortsättningen skall komma till kommunen elektroniskt. Uppsala kommun har också inom vissa områden gått över till elektronisk handel (SFTI) vilket innebär att det enligt standarden förekommande meddelanden ska kunna hanteras. Alla krav kan komma att verifieras genom referenstagning. Som referens får endast kunder anges som har angivna lösningar/tjänster i drift. För alla referenser skall företag, namn, telefonnummer och e-postadress för kontaktperson lämnas. Anbudsgivaren skall kontakta och erhålla medgivande från varje angiven referens samt meddela referens att de, på anmodan av Uppsala Kommun, ska fylla i bifogat referensformulär Referenskoll - Uppsala kommun. Driftstart för tjänsten är Omfattning Kommunen får idag ca externa leverantörsfakturor per år (för Uppsala vatten ca 15000). Mängden pappersfakturor kommer att minska i takt med att många externa leverantörsfakturor successivt kommer att hanteras elektroniskt. Idag tar kommunen emot ca elektroniska fakturor. Köparen lämnar ingen garanti för angiven volym Skanningstjänsten innefattar mottagande och all nödvändig sortering och preparering av pappersfakturor för att möjliggöra skanning, tolkning och verifiering av uppgifter som krävs för att fakturorna skall kunna hanteras i Agressos EFH-system. Arbetssättet för skanning/tolkning/verifiering måste vara kvalitetssäkrat. Pappersfakturorna skall arkiveras. Meddelandeväxel för ehandel enligt SFTI Sc 6.2 Sc 6.5. Meddelandeväxeln hanterar meddelanden oberoende av format (inte bara EDIFACT och XML). Trafiken skall loggas och lagras. Sida 3 av 8

4 2 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER 2.1 Beställare Uppsala kommun Uppsala vatten AB Uppsala kommuns övriga bolag har efter eget beslut rätt att nyttja det ingångna avtalet på samma villkor som kommunen och specificerat bolag. Kommunens övriga bolag framgår av bilaga Kommunala bolag. Förändringar i bolagsstrukturen kan komma att ske under avtalsperioden. 2.2 Bilagor Sanningsförsäkran Företags- och verksamhetsuppgifter Kontraktsvillkor Kravspecifikation Kravspecifikation kommentarer Prisbilaga utvärderingspris Referenskoll - Uppsala kommun Kommunala bolag Systemtekniska Krav Mappning SVE_ver EI02-filspec_56_ _Mall_ver_1_820Final_februari_ mappning_scanning_agresso 2.3 Kontraktsvillkor Se bilaga - Kontraktsvillkor. Observera att anbudsgivaren inte ska fylla i någonting i detta dokument. Genom att lämna anbud i denna upphandling accepterar anbudsgivaren samtliga villkor i bilaga - Kontraktsvillkor. Anbud som innehåller ändringar eller tillägg till dessa villkor kan komma att förkastas. 2.4 Upphandlingsförfarande Öppet förfarande, enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Prövning och antagande av anbud sker utan föregående förhandling. Anbudsinbjudan inklusive bilagor kommer att utgöra kontraktstext. 2.5 Helt eller delat anbud Anbud ska omfatta hela upphandlingen. Sida 4 av 8

5 2.6 Anbudets form och innehåll Anbudsgivaren uppmanas att noggrant läsa igenom texten i anbudsinbjudan inklusive bilagor, samt vad som ska styrkas genom bifogande av verifikat eller motsvarande. Anbudet och bifogade handlingar ska lämnas på svenska. Certifikat och intyg utfärdade på andra språk kan dock komma att accepteras om det framgår vem som utfärdat handlingen och vilken motsvarighet den har i förhållande till ett svenskt certifikat eller intyg. För att underlätta anbudsprövningen är det beställarens starka önskan att anbudet är uppställt med samma rubriker som denna anbudsinbjudan. Notera att det enbart är på beställarens begäran som förtydliganden och kompletteringar av anbudet får ske efter anbudstidens utgång. Anbudet ska vara skriftligt och lämnas elektroniskt via upphandlingsverktyget Kommers. Vidare ska det vara egenhändigt undertecknat av firmatecknare eller behörig företrädare för anbudsgivaren I de fall annan företrädare än firmatecknare undertecknar anbudet kan kopia på behörighet, t.ex. fullmakt, komma att begäras in. Hänvisningar till information i form av länkar till webbsidor godtas inte. Anbud inkomna efter sista inlämningsdag kommer att förkastas. Det utgår ingen ersättning för anbudsgivningen. 2.7 Sekretess Absolut sekretess gäller innan tilldelningsbeslut har skickats ut enligt 19 kapitlet 3 Offentlighet och sekretesslagen (2009:400), OSL. Efter tilldelningsbeslut upphör den absoluta sekretessen. Om anbudsgivaren avser att åberopa sekretess gällande anbudet i enlighet med 31 kapitlet 16 OSL ska det tydligt definieras vilka uppgifter som ska vara sekretessbelagda och vilken skada anbudsgivaren anser att det skulle innebära om dessa röjdes. Ett inlämnat anbud utgör en allmän handling och beställaren kommer att göra en sekretessbedömning vid varje förfrågan att få ut handlingen. Att anbudsgivare har åberopat sekretess innebär inte att beställaren kommer att göra samma bedömning och sekretess kan inte garanteras. De uppgifter, delar eller avsnitt som anbudsgivaren begär ska vara sekretessbelagda, ska vara enkla att separera från övriga anbudet. Avgränsning kan ske genom till exempel särskild bilaga/bilagor eller tydliga avskilda avsnitt i anbudet. Sida 5 av 8

6 2.8 Upplysningar under anbudstiden Frågor om upphandlingen ska vara skriftliga och ställas via Kommers Annons, Frågor och svar, kompletteringar samt övriga ändringar av upphandlingen delges registrerade intressenter via Kommers Annons. Innan anbud lämnas är det anbudsgivarens ansvar att kontrollera i Kommers Annons om nya uppgifter om upphandlingen tillkommit. Fullständig information om upphandlingen kan endast garanteras i Kommers Annons. Sista dag för frågor om upphandlingen är Sista dag för svar, kompletteringar och förtydliganden från beställaren är Anbudets giltighetstid Anbudsgivaren ska vara bunden av sitt anbud 6 månader efter sista inlämningsdag för anbudet. 3 TJÄNSTEBESKRIVNING 3.1 Kravspecifikation Se bifogad bilaga - kravspecifikation. 4 ANBUDSPRÖVNING Prövning av anbud utförs stegvis. 1. Kvalificering av anbud 2. Utvärdering av anbud 3. Kvalificering av anbudsgivare 4.1 Kvalificering av anbud Här säkerställs att alla i förfrågningsunderlaget begärda handlingar finns bifogade till anbudet och att alla bilagor är korrekt ifyllda. Här kontrolleras även att uppsatta ska-krav är uppfyllda. Saknas efterfrågade uppgifter kan anbudet komma att förkastas. Till anbudet ska följande handlingar bifogas: Sanningsförsäkran Företags- och verksamhetsuppgifter Ifylld kravspecifikation Ifylld prisbilaga, Prisbilaga utvärderingspris Sida 6 av 8

7 Senaste årsredovisning eller motsvarande som kan styrka anbudsgivarens finansiella ställning. Om anbudsgivaren är ett dotterbolag i en koncern ska även moderbolagets årsredovisning bifogas. Två tillfrågade och aktuella referenser, där minst en referens ska avse leverans som är av likartad omfattning som den som beskrivs i förfrågningsunderlaget. Angivna referenser får inte vara äldre än två år samt ska ha, i drift, nyttjat anbudsgivarens tjänst i minst sex månader. Referenserna anges i bilaga Företag- och verksamhetsuppgifter Observera att referenser skall anges i storleksordning sorterat på storlek på leverans. Endast anbud som kvalificerats går vidare till utvärdering. Beställaren kan dessutom komma att begära in certifikat, intyg, avtal eller liknande som styrker de uppgifter anbudsgivaren lämnat i anbudet. Detta gäller uppgifter om både anbudet i sig samt anbudsgivaren. 4.2 Utvärdering av anbud De kvalificerade anbuden kommer att utvärderas enligt följande kriterier. Anbudet som har lägst utvärderingspris kommer att antas för kvalificering av anbudsgivare (se 4.3). Anbudsgivaren anger efterfrågade priser i prisbilagan, Prisbilaga utvärderingspris Vid utvärderingen av utvärderingspris kommer följande modell att användas. 1. Anbudsgivarens priser multipliceras med uppskattat volym under maximal avtalsperiod och ger ett beräknat totalpris. 2. Reducering (Reducering 1) beräknas baserat på uppfyllnad av börkrav. Den maximala reduceringen för uppfyllnad av börkrav är 10% på beräknat totalpris. Alla börkrav är individuellt viktade. 3. Reducering (Reducering 2) beräknas baserat på betyg från utvald referens. Den maximala reduceringen är 15%. Varje fråga som ställs till referens är individuellt viktad och kommer att multipliceras med den procentsats som aktuellt betyg ger. Betyg på varje fråga ges med skalan 0-9, från vänster till höger. 4. Utvärderingspris beräknas genom att Reducering 1 och Reducering 2 subtraheras från beräknat totalpris. Se bilaga Prisbilaga utvärderingspris för ytterligare detaljer rörande beräkning av utvärderingspris. Se bilaga Referenskoll - Uppsala kommun för information angående vilka frågor som kommer att ställas till referens. En referens ombeds betygsätta varje fråga/påstående med en skala som löper från 0-9, från vänster till höger. Uppsala Kommun kommer, i första hand, att uppmana den referens som är angiven som nr 1 i bilaga Företags- och verksamhetsuppgifter att lämna referens. Sida 7 av 8

8 4.3 Kvalificering av anbudsgivare Här görs en kvalificering av den anbudsgivare som lämnat det anbud med lägst utvärderingspris enligt 4.2. Följande kontrolleras: Anbudsgivarens eventuella uteslutning med hänsyn till 10 kap. 1 och 2 LOU. Kontrollen görs utifrån lämnade uppgifter i bilaga - Sanningsförsäkran. Beställaren kontrollerar dessutom uppgifter i offentliga register hos till exempel Skatteverket och Bolagsverket. Anbudsgivarens ekonomiska stabilitet i relation till uppdragets omfattning. Anbudsgivarens lämnade årsredovisning kommer att kontrolleras. I vissa fall kommer beställaren att ta en ratingrapport från kreditvärderingsinstitutet Upplysningscentralen, UC. Om anbudsgivaren har lägre rating än 3 kan anbudet komma att förkastas såtillvida inte en godtagbar förklaring kan ges. Motsvarande kontroll kan även komma att göras gällande moderbolag om anbudsgivaren ingår i en koncern. Anbudsgivare som inte kan kontrolleras via UC kan komma att erbjudas möjligheten att på annat sätt styrka sin ekonomiska stabilitet. Om anbudsgivaren inte bedöms uppfylla kvalificeringskraven kommer anbudet att förkastas och nästa anbudsgivare i ordningen kommer att granskas och bedömas enligt samma förutsättningar. 4.4 Tilldelningsbeslut När beslut har tagits angående val av leverantör skickas en underrättelse om tilldelningsbeslut till alla anbudsgivare. Av tilldelningsbeslutet framgår vilken anbudsgivare som beställaren har för avsikt att teckna kontrakt med samt skälen till detta. Underrättelsen skickas till den e- postadress som anbudsgivaren har använt för att skicka in anbudet i Kommers Annons/angivit i bilaga - Sanningsförsäkran. Efter att tilldelningsbeslut har meddelats inträder en avtalsspärr. Kontrakt tecknas efter att avtalsspärren har löpt ut. I denna upphandling ingår även tidigare nämnda Kommunala bolag som, frivilligt, samtidigt fattar ett egna likalydande tilldelningsbeslut. Sida 8 av 8