ANBUDSINBJUDAN. Innehållsförteckning

Transkript

1 UPPHANDLING AV PENSIONSADMINISTRATION OCH FÖRSÄKRING FÖR GISLAVED KOMMUN, GNOSJÖ KOMMUN, HYLTE KOMMUN, VAGGERYD KOMMUN OCH VÄRNAMO KOMMUN 1

2 Innehållsförteckning Inbjudan... 3 Allmän orientering... 3 Upphandlande myndigheter... 3 Beskrivning/Omfattning... 3 Bakgrund... 4 Åtagande... 4 Beteckning och benämning... 4 Avtalstid... 4 Administrativa bestämmelser... 5 Upphandlingsförfarande... 5 Helt/delat anbud... 5 Alternativa anbud... 5 Kompletterande upplysningar... 5 Frågor under anbudstiden... 5 Anbudstiden... 5 Anbudets giltighetstid... 6 Anbudets form och innehåll... 6 Anbudets märkning och adressering... 6 Sekretess... 6 Avtalstecknande/kommersiella villkor... 6 Kriterier för antagande av anbud... 7 Leverantörsprövning... 7 Skall-kravsutvärdering

3 Inbjudan Gislaved kommun, Gnosjö kommun, Hylte kommun, Vaggeryd kommun och Värnamo kommun inbjuder Er att lämna anbud på rubricerad upphandling i enlighet med detta dokument och nedanstående bilagor. Samtliga kommuner kommer i följande dokument tillsammans att benämnas Kommunerna Allmän orientering Upphandlande myndigheter Gislaved kommun, Gnosjö kommun, Hylte kommun, Vaggeryd kommun, Värnamo kommun, Beskrivning/Omfattning Upphandlingen omfattar fullständig pensionsadministration av KAP-KL, PFA, PA-KL samt äldre bestämmelser och överenskommelser inkluderande pensionsreglementen för förtroendevalda. Upphandlingen avser samtliga anställda och förtroendevalda för Kommunerna såväl som samtliga avgångna med intjänad förmånsrätt och de för vilka ovan Kommunerna har skyldighet att betala kostnadsbidrag för framtida pensioner samt samtliga pensionärer. Upphandlingen omfattar vidare försäkring av den förmånsbestämda ålderspensionen (Fåp) med tillhörande premiebefrielse, option på efterlevandepension till vuxen och barn samt inlösen av äldre pensionsrätter. Vidare omfattar upphandlingen enskilda pensionslösningar för utvalda grupper och löneväxling med traditionell förvaltning respektive fondförvaltning var för sig. Upphandlingen genomförs som 4 separata delområden som kommer att utvärderas var för sig: Pensionsadministration inklusive valcentral Försäkringslösningar för den förmånsbestämda ålderspensionen samt riskförsäkringar och inlösen av äldre pensionsrätter enskilda pensionslösningarna inklusive löneväxling med traditionell förvaltning enskilda pensionslösningarna inklusive löneväxling med fondförvaltning Avtal kommer således att tecknas med: en leverantör för pensionsadministration en leverantör för försäkring av Fåp, option på försäkring av EP/BP, och premiebefrielse samt inlösen av äldre pensionsrätter. en leverantör för enskilda pensionslösningar samt löneväxling med traditionell förvaltning en leverantör för enskilda pensionslösningar samt löneväxling med fondförvaltning Respektive del utvärderas var för sig utan hänsyn till ev. kombinationserbjudanden. 3

4 Bakgrund Kommunerna har idag avtal rörande pensionsadministration samt försäkring av Fåp och EP/BP med KPA. Nya avtal ska tecknas per varför en ny upphandling skall ske. För de anställda gäller pensionsavtalen PA-KL, PFA och KAP-KL samt i enstaka fall äldre avtal. Vissa av kommunerna erbjuder idag enskilda pensionslösningar och löneväxling för utvalda grupper (se även statistikbilagan). De personer som redan har valt kommer att få en möjlighet att antingen byta försäkringsgivare eller ligga kvar hos den nuvarande. Vissa av kommunerna erbjuder även anställda att växla lön mot pension. Även för denna grupp kommer det att finnas en valmöjlighet efter upphandlingen att kvarstå hos nuvarande leverantör eller att byta till ev. annan leverantör utifrån de upphandlande alternativen. Ingen av kommunerna använder sig idag av den s.k. pensionshjälpen. Men det kan vara så att de kommer att göra detta framöver, temporärt eller som en mer kontinuerlig lösning. Beslut om det är dock inte fattat i nuläget. Värnamo och Gislaved har sedan tidigare löst in vissa delar av ansvarsförbindelsen. Inlösen har skett med ca 10 milj per år. Det finns en avsikt att fortsätta göra detta framöver. Det finns även ett intresse hos Gnosjö att ev. börja med detta under avtalsperioden. Kommunerna förbinder sig inte att under avtalstiden köpa en viss volym avseende någon av de i upphandlingen efterfrågade tjänsterna. Åtagande Leverantörens åtagande framgår av de respektive Kravspecifikationerna. Beteckning och benämning Upphandling av Pensionsadministration och försäkringslösningar för GGVVH-kommunerna Avtalstid Kommunerna har för avsikt att teckna avtal fr.o.m t.o.m För Hylte kommun gäller att avtal kommer att börja gälla fr.o.m Avtalstiden gäller under förutsättning att Kommunerna inte genom lagakraftvunnen dom blir ålagd av domstol att vidta rättelse eller göra om upphandlingen. Vid eventuell fördröjning av upphandlingsprocessen kan datum för avtalsstart förändras. 4

5 Administrativa bestämmelser Upphandlingsförfarande Denna upphandling genomförs som en öppen upphandling enligt bestämmelserna i lag (SFS 2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Vid en sådan upphandling ska anbud antas utan föregående förhandling. Anbudsgivaren ska därför vid anbudstillfället lämna så fullständigt och så förmånligt anbud som möjligt. Det är ytterst viktigt att anbudet innehåller alla efterfrågade uppgifter, särskilt med tanke på de mycket begränsade möjligheterna att efter anbudstidens utgång hämta in eller lämna kompletterande uppgifter. Detta innebär också att anbudsgivaren inte kan avvakta med sitt svar, t.ex. genom att hänvisa till att frågan behandlas muntligt. Helt/delat anbud Anbudsgivare kan lämna anbud på: 1. pensionsadministration, 2. försäkring av Fåp, EP/BP, premiebefrielse samt inlösen av äldre pensionsrätter 3. enskilda pensionslösningar inklusive löneväxling med traditionell förvaltning 4. enskilda pensionslösningar inklusive löneväxling med fondförvaltning Alternativa anbud Alternativa anbud accepteras inte. Anbud skall följa och utformas helt enligt förfrågningsunderlaget. Kompletterande upplysningar Under pågående upphandling får ingen behandling ske av kompletteringar till inkommet anbud i form av nya tjänster och priser från enskilda anbudsgivare, annat än uppenbara rättningar och förtydliganden. Det är således av avgörande betydelse att anbuden är slutgiltiga och kompletta vid inlämnandet. Anbudsgivare kan endast åberopa de förtydliganden som begärts skriftligt av upphandlingens kontaktpersoner. Sådan begäran skall ha inkommit senast 11 dagar innan sista anbudsdag. Endast skriftliga svar är bindande. Om förfrågningsunderlaget behöver förtydligas med anledning av frågor till kontaktpersonen eller av någon annan anledning kommer skriftliga svar att sändas till alla kända anbudsgivare snarast och senast 6 dagar före anbudstidens utgång. Frågor under anbudstiden Alla frågor rörande denna upphandling skall ställas elektroniskt. Du ställer din fråga på samma sida på som där du hämtade detta förfrågningsunderlag. Frågor måste ställas senast den 24/5 för att bli besvarade. Frågor som inkommer efter detta datum kommer inte att besvaras. Alla besvarade frågor skickas med e-post till frågeställaren samt till alla som redan hämtat ut underlaget från Förutom att frågor & svar besvaras via din e-post publiceras alla frågor & svar i upphandlingens annons. Klicka på länken nedan för mer information om hur anbudsgivare ställer en fråga till upphandlande myndighet; Anbudstiden Anbud skall vara Värnamo kommun tillhanda senast

6 Anbud lämnade genom telegram, telefax eller e-post accepteras inte. Anbudets giltighetstid Anbud skall vara bindande t o m Anbudets form och innehåll Samtliga skall-krav måste vara uppfyllda för att anbudet skall kunna tas upp till prövning och eventuellt antas. Anbudet skall följa förfrågningsunderlaget lämnas i ett originalexemplar med genomgående sidnumrering samt ytterligare 1 kopia på USB-minne innehålla ifylld prisbilaga (för offerter på pensionsadministrationen) innehålla ifyllt beräkningsunderlag (för offerter på försäkring av Fåp m.m.) vara undertecknat av behörig företrädare för leverantören vara skrivet på svenska vara prissatt i SEK Ofullständigt anbud kan innebära att anbudsgivaren utesluts från upphandlingen. Anbudets märkning och adressering Anbudet ska skickas till: Värnamo kommun Upphandlingsförvaltningen Värnamo Anbudet skall vara märkt med Anbud Pensionstjänster GGVVH Sekretess Enligt sekretesslagen (SekrL 2009:400) gäller absolut anbudssekretess till dess att tilldelningsbeslut om val av leverantör fattats. Därefter blir anbudsansökningar, anbud och andra ingående uppgifter normalt offentlig allmän handling. Anbudsansökningar och anbud eller delar av dessa dokument kan dock omfattas av sekretess på grund av andra bestämmelser enligt sekretesslagen. Kommunerna prövar detta varje gång en allmän handling begärs utlämnad. Det faktum att anbudsgivaren/anbudsgivare har begärt sekretess är dock ingen garanti för att uppgiften i fråga, vid prövning kommer att anses omfattas av sekretess. Om anbudsgivaren anser att uppgift som lämnas med anbud uppfyller vad som erfordras för kommersiell sekretess, bör anbudsgivaren skriftligen inkomma med en begäran innehållande precisering av vilka uppgifter som avses och vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs efter det att tilldelningsbeslutet fattats. Avtalstecknande/kommersiella villkor Genom att underteckna anbudet accepterar anbudsgivaren de kommersiella villkoren. Anbudsgivaren skall åta sig att upprätta förslag på avtal efter att tilldelningsbeslut utsänts i samarbete med de upphandlande enheterna. 6

7 Kriterier för antagande av anbud Efter anbudsöppning sker granskning och prövning av de anbud som kommit in i rätt tid. Att bedöma anbudsgivare och anbud innebär en process i tre steg. Först ska konstateras att anbudsgivare som företag uppfyller kvalifikationskraven. Därefter utreds om anbudsgivaren uppfyller samtliga uppställda skall-krav i förfrågningsunderlaget. De anbudsgivare som kvalificerat sig får sedan sina anbud värderade under utvärderingsfasen. Anbudsprövning sker således i tre steg: o o o Leverantörsprövning Skall-kravsutvärdering Anbudsutvärdering Vid utvärdering av anbud kommer samtliga angivna omständigheter och förhållanden att prövas. De anbud som är de totalekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn till angivna utvärderingskriterier kommer att antas. Leverantörsprövning Följande obligatoriska krav på anbudsgivaren skall vara uppfyllda. Motsvarande krav gäller även eventuell underleverantör i tillämpliga delar. Anbudsgivaren ansvarar för underleverantörens arbete som för eget arbete och för att underleverantören följer avtalet. Intyg från myndigheter Anbudsgivare skall, dock endast efter särskild begäran, bifoga följande handlingar till anbudet, som bevis på att kravet uppfylls: 1) Kopia på anbudsgivarens ansvarsförsäkring eller liknande försäkringsskydd som anbudsgivarens omfattas av. 2) Beskrivning av erfarenheter ifrån liknande uppdrag Anbudsgivaren kan uteslutas från deltagande i upphandlingen om man inte uppfyller kraven i LOU kap 10, 2 om ekonomisk och social status eller inte erlagt skatter och avgifter. Kontroll av vinnande anbudsgivare kommer att ske hos Skatteverket, Kronofogdemyndigheten och Upplysningscentralen före beslut fattas. Anbudsgivarens finansiella och ekonomiska ställning Anbudsgivaren skall, dock endast efter särskild begäran, beskriva hur företaget är uppbyggt med avseende på organisation och ägarstruktur, affärsidé och marknadsroll samt ekonomisk status och information om sedvanlig ansvarsförsäkring anpassad för verksamheten. Endast anbudsgivare som klarar leverantörsprövning går vidare till skallkravsutvärdering. 7

8 Skall-kravsutvärdering Endast anbudsgivare som uppfyller samtliga i anbudsunderlaget angivna skall-krav går vidare till anbudsutvärderingen. Vid granskning av anbuden medges att anbudet förtydligas och kompletteras, förutsatt att det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Komplettering av anbud kan endast begäras avseende handlingar som getts in och som avses i 10 och 11 kap i LOU. Därefter sker bedömning av utvärderingskriterier enligt nedan. 8