Anbudsförfrågan på upphandling av verksamhetssystem för vård, omsorg och IFO

Transkript

1 Anbudsförfrågan på upphandling av verksamhetssystem för vård, omsorg och IFO Kommunerna Lysekil, Munkedal och Sotenäs inbjuder er att lämna anbud på rubricerade upphandling i enlighet med detta dokument och bilagor. Förfrågningsunderlaget består av: Inledning, bakgrund till upphandlingen i detta dokument Administrativa föreskrifter i detta dokument Kommersiella villkor/kontrakt bilagt kontraktsdokument Detaljerad funktionskravspecifikation bilagt Excel dokument Anbudsformulär bilagt Word dokument Prisformulär bilagt Excel dokument Enligt uppdrag Marina Bragd Karlsson Upphandlare för kommunerna Lysekil, Munkedal och Sotenäs Bilagor: 1. Kommersiella villkor/kontrakt 2. Detaljerad funktionskravspecifikation 3. Anbudsformulär 4. Prisformulär Sidan 1 av 7

2 INLEDNING BAKGRUND Samverkan mellan kommunerna Kommunerna har idag flera olika typer av samarbete/samverkan inom olika verksamhetsområden. Man vill tillsammans införskaffa sig ett system där man kan arbeta tillsammans och använda sig av varandras erfarenheter och kunskaper. Lysekil och Munkedal har en gemensam ITorganisation, från 1 januari 2012 och Sotenäs kommer utifrån framtida beslut kanske att gå med från Nuläge Kommunerna har tillsammans arbetat fram förfrågningsunderlaget genom olika arbetsgrupper både inom och över kommungränserna i en gemensam projektorganisation. Arbetsgrupperna har utgått från ett processorienterat arbetssätt i framtagandet av kravspecifikationen. Systemöversikt Nedan finns en systemöversikt över de system som finns i respektive kommun som berör verksamhetssystemet omsorg, vård och IFO. Kommunerna har idag ett gemensamt Löne- och personalsystem som driftas från en plats Munkedals kommun. System Lysekil Munkedal Sotenäs Lönesystem Heroma Heroma Heroma Schema/bemanning Heroma Heroma Heroma Ekonomisystem Raindance Aditro, RoR Xpand Framöver gemensam drift I samarbetet som kommunerna har vill man kunna arbeta mer gemensamt och dela arbetsuppgifter med varandra. Redan idag finns det många tjänster i kommunerna som delas med varandra ute i verksamheterna. Det man ser framför sig under denna kontraktsperiod för systemet är att det finns en gemensam plattform där man sätter gemensamma administrativa regler. Samtidigt som det finns kommunspecifika data som hanteras på kommunnivå. Gemensam support där det finns en gemensam databas hos leverantören över de frågor och svar som kommunerna har ställt/ställer. Sidan 2 av 7

3 Införande Kommunerna har var och en tillsatt resurser för införande av systemet. Tänkt grov tidplan ser ut enligt följande: Uppstart, förstudie med arbetsfördelning gemensam för alla kommunerna Installation av system, uppsättning av grunddata Integrationer driftsatta Driftsättning av hela systemet för Lysekil och Sotenäs 2012/2013 Nyckelhantering och återrapportering planerat införande hösten 2012 för Munkedal. Driftsättning av hela systemet för Munkedal 2015/2016 Detaljerad tidsplan med aktiviteter presenteras av leverantören vid uppstartsmöte för godkännanden av kommunerna. ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER Sista anbudsdag Anbudet skall vara Lysekils kommun tillhanda senast Anbud per telefax eller e-post accepteras inte på grund av att anbudssekretessen inte kan garanteras. Anbudets giltighet Anbud skall vara bindande till och med Anbud är giltigt tills avtal slutits med vald anbudsgivare trots meddelande om tilldelningsbeslut samt vid eventuell prövning i förvaltningsdomstol. Upphandlingsform Upphandlingen genomförs som ett öppet förfarande enligt lagen om offentlig upphandling (LOU). Observera att förhandling inte får ske vid öppen upphandling och att förhandlingar heller inte kommer att genomföras. Det är således av avgörande betydelse att inlämnade anbud är slutgiltiga och att anbudsgivaren i sitt anbud lämnar sitt bästa pris och sina fördelaktigaste villkor. Ersättning i samband med anbudsräkning lämnas inte. Helt eller delat anbud Avtal kommer att tecknas med en anbudsgivare för varorna/tjänsterna enligt denna förfrågan. Alternativa anbud Alternativa anbud accepteras inte. Anbud utformas helt i enlighet med villkoren i detta förfrågningsunderlag. Reservationer i anbud accepteras inte. Sidan 3 av 7

4 Anbudets form och innehåll Anbudet skall vara skrivet på svenska och begärda bilagor skall vara besvarade och bifogade. Anbud som inte innehåller begärd dokumentation eller i övrigt inte följer anbudsunderlaget riskerar att förkastas. Kompletterande uppgifter av förfrågningsunderlaget Skriftliga frågor på svenska språket med anledning av detta förfrågningsunderlag ställas till köparens kontaktperson; marina.bragd-karlsson@lysekil.se Anbudsgivaren kan endast åberopa de frågor som begärts skriftligt av köparens kontaktperson och endast skriftliga svar är bindande. Om förfrågningsunderlaget behöver kompletteras, med anledning av frågor till köparen eller av någon annan anledning, kommer information med frågor och svar att tillsändas samtliga som begärt förfrågningsunderlaget snarast. I normalfallet besvaras endast frågor inkomna före Anbudets märkning Anbudet skall lämnas elektroniskt via kommunernas upphandlingsportal Avantra/Amesto: lished/: Anbudsgivaren kan lägga till och ta bort information/filer i ett redan lagt anbud eller radera hela anbudet förutsatt att sista anbudsdag inte är passerat. En upphandlare kan öppna anbudsgivarens anbud förutsatt att sista anbudsdag har passerat. Anbudsöppning Anbudsöppning kommer tidigast att ske den i kommunhuset, Lysekil kommun. Anbudsöppningen är inte offentlig. Om anbudsgivare så begär, kan en representant utsedd av handelskammare, på anbudsgivarens bekostnad, närvara vid öppningssammanträdet. Efter anbudsöppning sker granskning och prövning av de anbud som kommit in i rätt tid. En upphandlande myndighet får tillåta att en anbudssökande eller anbudsgivare rättare en uppenbar felskrivning eller felräkning eller något annat uppenbart fel i anbudsansökan eller anbudet. Myndigheten får begära att en ansökan eller ett anbud förtydligas eller kompletteras om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Myndigheten får också begära att en leverantör förtydligar eller kompletterar handlingar som getts in och som avses i 10 och 11 kap. Sidan 4 av 7

5 Krav på anbudsgivare för kvalificering Anbudsgivare prövas enligt Lag (2007:1091) om offentlig upphandling kapitel 10. Prövningen innebär att anbudsgivare kommer att uteslutas från att delta i upphandling om anbudsgivare omfattas av vad som framgår av 10 kap 2. Upphandlande myndighet kommer i samband med upphandlingen att begära ut upplysningar via skatteverket. Upplysningarna som begärs ut är om anbudsgivaren innehar F-skattesedel, är registrerad och redovisar skatter och avgifter till skattekonto. Detta kommer även att ske under kontraktsperioden. För att bedöma den tekniska förmågan och genomförande av stort helhetssystem där många olika typer av användare kommer i fråga skall leverantören redovisa referensinstallationer i samma omfattning som upphandlingen avser. Denna lista skall bestå av minst tre kommunala referensinstallationer i drift de senaste tre åren med myndighetens namn, system (delar så som debitering och avgifter, IFO, SoL, HSL, LSS, planering och registrering), antal användare och kontaktperson. Anbudsgivaren skall ha en ekonomisk stabilitet och finansiell styrka för att genomföra uppdraget under hela avtalstiden. Detta innebär att anbudsgivaren skall ha minst kreditvärdighet 3 enligt UC eller motsvarande betyg enligt annat kreditvärderingsinstitut. Bevis om kreditvärdighet skall kunna visas vid anmodan inför tilldelningsbeslut eller kontraktsskrivning inom 3 dagar. En anbudsgivare får vid behov och när det gäller ett visst kontrakt åberopa andra företags ekonomiska, tekniska och yrkesmässiga kapacitet. Att anbudsgivaren förfogar över resurserna skall skriftligen intygas innan kontrakt tecknas. Nystartat företag Anbudsgivare som har nystartat företag, det vill säga innan första bokslutet är gjort, skall visa att företaget har en stabil ekonomisk bas genom att bland annat redovisa aktiekapital, kundunderlag, ansvarsförsäkring och redovisa referens till bank/finansiär. Kravet på referensobjekt kvarstår. Underleverantörer Om inte anbudsgivaren har alla tjänster/varor så accepterar kommunerna underleverantörer. Kontrakt tecknas endast med en anbudsgivare. Underleverantör skall presenteras i anbud. Anbudsgivare skall se till att underleverantörer i alla led uppfyller de krav på anbudsgivare som står i anbudsförfrågan. Anbudsutvärdering Upphandlingen sker med utgångspunkt att anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet med beaktande av pris/kostnad (inkluderas såväl pris, införande som driftkostnad för 14 år) samt kvalité/funktion som viktas i kr i prisavdrag. Kvalité/funktion kan max uppgå till kr kr i prisavdrag. Pris/kostnad: Totalsumma enligt prisbilaga 4. Sidan 5 av 7

6 Anbudsgivaren prisformulär kommer inte att presenteras för arbetsgruppen/styrgruppen förrän efter anbudspresentationerna där skall och bör-krav stämts av. Kvalité/funktion: Prisavdrag på totalpriset utifrån nedan tabell. Observera att inom varje funktionsområde skall leverantören uppnå minsta nivå som är satt för bör-kraven. Systemöversikt Bör krav max Minsta uppfyllt kr per poäng Max avdrag 1 Systemövergripande funktioner % kr 2 Systemadministration 79 70% kr 3 Debitering och avgifter 50 60% kr 5 HSL 44 60% kr 6 Myndighetsutövning % kr 7 Boende 18 50% kr 8 Utförare 15 30% kr 9 AME 0 10 Utdata 57 60% kr 11 IT % kr 12 Planering, registrering nyckelhantering 59 60% kr SUMMA kr Anbudspresentation De anbudsgivare som kommit in med anbud och klarat kvalificeringskraven kommer att kallas till en anbudsgenomgång av själva anbudet. Detta för att stämma av och minska eventuella missförstånd av främst kvalité/funktionskraven. Presentation/genomgång ska i största mån ta hänsyn till de efterfrågade behov och krav som presenterats i förfrågningsunderlaget. Vi ber er redan nu preliminärboka 6, 7, 8, 9, 12 mars som alternativa dagar för en sådan aktivitet. Senast den 2 mars kommer vi att kontakta er för definitiv bokning. För att få en bild av att skall och bör-kraven är uppfyllda kommer presentationen från er att styras upp med följande arbetsprocesser/flöden. Visningsdagen börjar däremellan lunch innan nästa pass börjar Tillgång till lokalen innan visning enligt överenskommelse. Presentation av företaget 10 min sedan börjar visning enligt flödena nedan. FLÖDEN för visning kommer att publiceras senast den 31 januari Sidan 6 av 7

7 Tilldelningsbesked Efter avslutad anbudsutvärdering fattas beslut om vilken/vilka anbudsgivare som lämnat det anbud som är mest ekonomiskt fördelaktigt enligt utvärderingskriterierna enligt ovan. Meddelande om detta, tilldelningsbesked, skickas till samtliga anbudsgivare via den e-post adress som är uppangiven i Avantra/Amesto. Överklagan Förfrågningsunderlag och det beslut om antagande av anbudsgivare som den upphandlande enheten gör kan överklagas till: Förvaltningsrätten i Göteborg Box Göteborg Avtal/kontrakt Bindande avtal/kontrakt mellan parterna uppstår först sedan Köparen och Anbudsgivare undertecknad särskilt upprättat avtal/kontrakt. Sidan 7 av 7