Kristianstads kommun inbjuder Er till anbudsgivning avseende: Upphandling avseende tjänst för analys av leverantörsbetalningar och moms

Transkript

1 Diarie nr 2011/ Kristianstads kommun inbjuder Er till anbudsgivning avseende: Upphandling avseende tjänst för analys av leverantörsbetalningar och moms

2 1 ALLMÄN INFORMATION Upphandlingen Omfattning Avtalstid Helt eller delat anbud Alternativa utföranden Kommersiella villkor Definitioner UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER Upphandlingens form Upphandlande enheter Upplysning under upphandlingen Instruktion Anbudets form och innehåll Anbudets märkning och adressering Anbudstidens utgång Anbudets giltighetstid Anbudsöppning Anbudsprövning Tilldelningsbesked Förutsättning för bindande avtal Avbrytande av upphandling Sekretess KRAV PÅ LEVERANTÖREN, STEG Uteslutningsgrunder Krav på anbudsgivarens ekonomiska och finansiella ställning Teknisk kapacitet Resurser och kompetens KRAV PÅ /TJÄNSTEN, STEG Krav specifikation Efterfrågade tjänster Tidplan Villkor för att ta del av kommunernas information Pris UTVÄRDERING, STEG BILAGOR 1. Anbudsformulär 2. Avtalsförslag 2

3 1 ALLMÄN INFORMATION 1.1 Upphandlingen Kristianstads kommun infordrar anbud på tjänst för analys av leverantörsbetalningar och moms. Upphandlingen sker i samverkan mellan flera kommuner (se avsnitt 2.2) där Kristianstads kommun är samordnande kommun. Avtal tecknas med varje kommun för sig. 1.2 Omfattning Upphandlingen avser granskning och analys av respektive kommuns leverantörsbetalningar och moms. Se vidare under avsnittet Kravspecifikation. Granskning och analys för eventuellt återkrävande skall omfatta redovisningsåren 2008, 2009 och Relevant statistik avseende kommunerna anges i tabellen nedan. Kristianstad Bromölla Osby Östra Göinge Hässleholm Antal lev.fakturor per år Varav elektroniska Ekonomisystem Aditro Raindance Aditro Aditro Aditro Skanning i egen regi el. outsourcing Skanning i egen regi, programvara Eyes & Hands Outsourcing, Logica Outsourcing, Logica Outsourcing, Logica För uppgifter om kommunernas ekonomi och organisation, se aktuell årsredovisning som finns på respektive kommuns hemsida: Outsourcing Logica Kommun Kristianstad Osby Östra Göinge Bromölla Hässleholm Adress Avtalstid Avtalstiden gäller från den dag då avtal tecknas till dess att uppdraget slutförts, dock senast Detta gäller endast under förutsättning att ingen överprövning sker, vilket i så fall innebär senareläggning av uppdragets slutförande. 1.4 Helt eller delat anbud Anbud kan bara lämnas på hela upphandlingen. 3

4 1.5 Alternativa utföranden Alternativa anbud tillåts inte. 1.6 Kommersiella villkor Avtal kommer att tecknas mellan respektive kommun och den anbudsgivare som enligt utvärderingen erhåller uppdraget. I bilaga 2 Avtalsförslag framgår de kommersiella villkor som gäller för upphandlingen kompletterat med eventuella uppgifter från anbudsgivaren. De kommersiella villkoren ligger till grund för avtal mellan kommunen och leverantören. Eventuellt ytterligare punkter kan tillkomma efter överenskommelse med antagen leverantör. Anbudsgivare skall ange om de kommersiella villkoren accepteras. Om de kommersiella villkoren inte accepteras eller motstridiga uppgifter finns i lämnat anbud kan anbudet komma att förkastas. Skallkraven i förfrågningsunderlaget är en förutsättning för avtalet. 1.7 Definitioner UM = Upphandlande myndighet Beställare = De som deltar i upphandlingen och har rätt att beställa/avropa. Säljare = Anbudsgivare, leverantör. 2 UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER 2.1 Upphandlingens form Upphandlingen genomförs med öppet förfarande enligt Lag (2007:1091) om Offentlig Upphandling (LOU). 2.2 Upphandlande enheter Kristianstads kommun org.nr Östra Göinge kommun org.nr Osby kommun org.nr Bromölla kommun org.nr Hässleholms kommun org nr Upplysning under upphandlingen Kontaktperson under upphandlingen: Gunnar Elvingsson Tel:

5 Frågor eller begäran om ytterligare information om uppdragets innehåll och utförande skall ställas via e-post till: Eventuell begäran om förtydligande eller komplettering av förfrågningsunderlaget skall ske så tidigt som möjligt under anbudstiden, dock senast tio dagar före anbudstidens utgång. Endast skriftligen kompletterande uppgifter lämnade av Kristianstads kommun är bindande för både kommunen och anbudsgivare. Om förfrågningsunderlaget behöver kompletteras med anledning av frågor till Kristianstads kommun eller av någon annan anledning, lämnas skriftlig komplettering per e-post till samtliga anbudsgivare som begärt att få förfrågningsunderlaget. 2.4 Instruktion I förfrågningsunderlaget finns ett antal skall-krav angivna som skall besvaras. Detta sker genom ifyllande av bifogat anbudsformulär. Ofullständigt anbud kan komma att förkastas. Om anbudsgivaren avstår från att svara på något av de ställda kraven kommer detta att tolkas som att kravet inte kan uppfyllas eller att kravet inte accepteras. 2.5 Anbudets form och innehåll Anbudet skall: Svenska språket skall tillämpas i tal och skrift i alla frågor som rör denna upphandling. Innehålla samtliga begärda handlingar och bilagor. Vara prissatt i SEK exkl moms. Vara undertecknat av behörig firmatecknare eller annan behörig person Anbudet med besvarade anbudsbilagor och efterfrågade intyg/bevis skall lämnas i form på papper som ett (1) undertecknat original. Anbud per fax eller e-post accepteras inte, eftersom anbudssekretess inte kan garanteras. 2.6 Anbudets märkning och adressering Anbud skall lämnas i förslutet kuvert märkt Anbud momsanalys 2011 och sändas till: Kristianstads kommun KLK/Upphandlingsenheten Kristianstad Kommunledningskontorets reception på Björkhemsvägen 13 i Kristianstad är öppen mellan till Anbudstidens utgång Anbudet skall vara Kristianstads kommun tillhanda senast För sent inkomna anbud kommer inte att prövas. 5

6 2.8 Anbudets giltighetstid Anbud skall vara giltigt tre månader efter anbudstidens utgång, dvs. t.o.m Om överprövning görs av upphandlingen förlängs giltighetstiden med motsvarande tid som överprövningen tar, dock max 3 månaders förlängning. 2.9 Anbudsöppning Anbudsöppning kommer att ske så snart som möjligt efter anbudstidens utgång. Anbudsöppningen är inte offentlig. Om anbudsgivare så begär, kan en representant utsedd av Handelskammare på anbudsgivarens bekostnad, närvara vid öppningssammanträdet Anbudsprövning Efter anbudsöppning sker granskning och prövning av de anbud som inkommit i rätt tid. Anbudsprövningen sker i tre steg: 1. Krav på leverantören/anbudsgivaren 2. Krav på tjänsten 3. Anbudsutvärdering - värdering av anbuden OBS! Endast anbudsgivare som klarar respektive steg går vidare till nästa steg i upphandlingen Tilldelningsbesked Besked om tilldelningsbeslut kommer att skickas ut per e-post så fort upphandlingen är klar. Anbudsgivare skall i anbudet ange vilken e-postadress tilldelningsbeskedet skall skickas till. Observera att adress ska anges till behörig och i ärendet väl insatt person, ej till någon allmän adress. Tilldelningsbeskedet innebär inte ett civilrättsligt bindande avtal Förutsättning för bindande avtal Förutsättning för civilrättsligt bindande avtal är att skriftligt avtal upprättats och undertecknats av behöriga företrädare för båda parter. Upphandlingskontrakt kommer att undertecknas efter det att villkoren för tilldelningsbeslut är uppfyllda och att inga felaktigheter i anbudsunderlaget eller utvärderingen upptäcks som föranleder ett avbrytande av upphandlingen eller förändrat tilldelningsbeslut under tiden från tilldelningsbeslut till kontraktstecknande Avbrytande av upphandling Kommunerna äger även rätt att förkasta samtliga anbud om anbuden inte uppfyller ställda skall-krav och kvalitetskrav. Kommunerna äger även rätt att förkasta samtliga anbud till följd av nya/förändrade interna förutsättningar eller påverkande beslut från omvärlden. 6

7 2.14 Sekretess I Sverige finns en lagreglerad offentlighetsprincip. Om ni som anbudsgivare vill hävda att vissa uppgifter skall vara sekretessbelagda skall ni noga specificera vilka uppgifter i anbudet som ni önskar sekretessbelägga samt på vilka grunder som detta bör gälla. Observera att skälen måste ha stöd i Offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400) för att kommunen skall kunna beakta begäran. Kommunen kan inte garantera att uppgifterna hålls hemliga, utan får vid varje begäran om utlämnande av handling göra en sekretessbedömning. Om ingen begäran har inkommit så utgår vi i vår bedömning att ni som anbudsgivare inte kommer att lida skada då uppgiften röjs. 3 KRAV PÅ LEVERANTÖREN, STEG 1 Anbudsgivare skall uppfylla samtliga ställda krav för att delta i utvärderingen. Anbudsgivare skall kunna bevisa att ställda krav uppfylls och vid respektive krav framgår vilken typ av bevisning/verifiering som krävs. Motsvarande intyg godtas från andra länder. 3.1 Uteslutningsgrunder Prövning sker mot i lagstiftningen angivna uteslutningsgrunder. I detta första steg sker framförallt den formella kontrollen av anbudsgivaren. Bland annat innebär det att anbudsgivare skall ha fullgjort sina lagstadgade skyldigheter avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Anbudsgivare skall uteslutas från deltagande i upphandling om någon av de situationer som anges i 10:1 LOU föreligger. Anbudsgivare kan uteslutas från deltagande i upphandlingen om någon av de situationer som anges i 10:2-3 LOU eller 15:13 LOU föreligger. Den upphandlande myndigheten kommer att göra erforderliga kontroller att anbudsgivaren uppfyller ställda krav enligt 10 kap eller 15:13 LOU som bland annat innebär: 1. Skatter och sociala avgifter Anbudsgivaren skall vara fri från skuld för svenska skatter och sociala avgifter både hos skattemyndigheten och hos kronofogdemyndigheten. Den upphandlande myndigheten kontrollerar detta. 2. F-skatt Leverantören skall vara registrerad för F-skatt. Den upphandlande myndigheten kontrollerar detta. Leverantören skall vara registrerad i bolagsregister eller motsvarande för den typ av verksamhet som upphandlingen avser. För att bevisa att kravet uppfylls skall till anbudet bifogas registreringsbevis från Bolagsverket eller motsvarande, inte äldre än sex (6) månader. Motsvarande utländska bevis godtas. Grupper av leverantörer som gemensamt önskar lämna anbud skall företrädas av en (1) juridisk person. 7

8 Anbudsgivare skall till anbudet bifoga följande handlingar: Aktuell kopia på företagets registreringsbevis som utvisar företagets styrelse utfärdat av behörig officiell myndighet inte äldre än 6 månader. 3.2 Krav på anbudsgivarens ekonomiska och finansiella ställning Anbudsgivare skall ha god ekonomisk och finansiell ställning samt vara fri från skuld för svenska skatter och socialavgifter. Anbudsgivare skall ha minst ranking 40 enligt Creditsafe eller på annat sätt styrka företagets ekonomiska och finansiella ställning. Anbudssökande kan anmäla sig till Creditsafe som provanvändare och begära utdrag ur registret för att försäkra sig om sin kreditvärdighet. Ranking hos Creditsafe kontrolleras av den upphandlande myndigheten. Om företaget ej uppfyller kravet på ranking kan företaget åberopa annat företags ekonomiska kapacitet. Intyg om att anbudssökande kommer att förfoga över de nödvändiga resurserna, t ex genom koncerngaranti eller liknande skall lämnas tillsammans med anbudet (Se LOU 11:12). Åtagandet från det andra företaget skall avse hela avtalsperioden. Den upphandlande myndigheten kommer att göra en individuell bedömning av företagets kreditvärdighet utifrån uppställda krav och inlämnade uppgifter. Anbudet kommer att diskvalificeras om företaget inte kan anses ha en god finansiell och ekonomisk ställning. Anbudsgivare som inte driver sin verksamhet i Sverige skall till anbudet bifoga motsvarande bevis från det land där anbudssökande driver sin verksamhet. Nystartade företag eller företag under bildande, som inte omfattas av rankingsystemet, skall bifoga handlingar som styrker att företaget har begärd ekonomisk och finansiell stabilitetet. Kommunen kommer att analysera de bevis som lämnas för att bedöma om anbudssökande kan anses uppfylla beställarens krav. Anbudet skall innehålla: Anbudsgivarens organisationsnummer (för kommunens kontroll hos Creditsafe). Beträffande nystartade företag etc se ovan. Kommunen kan komma att ta ytterligare upplysning på anbudsgivaren om kommunen anser det nödvändigt. Senaste reviderade årsredovisning (gäller inte nystartade företag som ännu inte hunnit upprätta årsredovisning) 3.3 Teknisk kapacitet Resurser och kompetens Anbudsgivaren skall inneha dokumenterade resurser och kompetens för att utföra uppdraget. 8

9 Som bevis på ovanstående skall anbudsgivare till anbudet bifoga följande handlingar avseende anbudsgivande företag. En kort presentation av Ert företag. I beskrivningen bör följande ingå: Affärsidé och verksamhet, organisation och ledning, geografisk etablering, översiktlig kompetensbild/-struktur, nätverk, samarbetspartners mm. För att styrka anbudsgivarens erfarenhet/kapacitet skall två (2) likvärdigt utförda uppdrag utförda under de senaste två åren uppges. Uppdragen ska vara genomförda i svensk kommun eller svensk landstingskommun. Uppdragen skall innehålla information om uppdragsgivare, kontaktperson, telefonnummer, e-postadress och tidpunkt för uppdraget. Det är den upphandlande myndigheten som gör bedömningen om de angivna uppdragen är likvärdiga med det efterfrågade uppdraget. 4 KRAV PÅ /TJÄNSTEN, STEG Krav specifikation Efterfrågade tjänster Uppdraget skall omfatta analys av leverantörsreskontra och tillhörande system för identifiering av ej avdragen moms och ej återsökt momsersättning. Uppdraget skall också omfatta analys av ev. felaktigheter i form av dubbelbetalda leverantörsfakturor. Kommunerna ansvarar för att tillhandahålla nödvändig data enligt leverantörens databehovslista. Kommunerna ska också kunna tillhandahålla en läsbehörighet i sitt ekonomisystem om detta behövs för att genomföra uppdraget. Leverantören skall, efter att fått tillgång till efterfrågad information, kunna arbeta självständigt med materialet. Analysen skall omfatta redovisningsåren 2008, 2009 och Efter genomförd analys skall leverantören leverera en rapport för respektive kommun som ska innehålla en redovisning av de fel och brister som hittats samt förslag på hur dessa kan förebyggas. Rapporten skall också innehålla underlag (sammanställning över dubbelbetalda transaktioner/transaktioner där möjligt momsavdrag eller momskompensation ej har gjorts) samt följebrev som direkt kan användas för att ansöka om omprövning hos Skatteverket eller för kontakt med företag dit ev. dubbelbetalning av faktura har genomförts. I uppdraget skall också ingå att göra en muntlig redovisning, med respektive kommun, av uppdraget i samband med projektavslut. Leverantören skall i övrigt i anbudet beskriva sin modell och tidplan för utförande av uppdraget. 9

10 4.1.2 Tidplan Projektrapport efter genomförd analys skall vara klar och muntlig redovisning ska vara genomförd senast under förutsättning av att överprövning av upphandlingen inte sker Villkor för att ta del av kommunernas information I samband med uppdraget kommer leverantören att ta del av information från kommunerna. Leverantören skall respektera den sekretess som kan gälla för delar av materialet i enlighet med Offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400). Leverantören får heller inte föra information vidare till annat företag eller organisation. Leverantören ansvarar för att mottagen information förvaras på ett tillfredsställande sätt Pris Uppdraget skall utföras på provision som baseras på återfört belopp som kommit kommunerna tillhanda. Provisionen uttrycks som en procentsats av återfört belopp. Procentsatsen skall vara enhetlig för hela granskningsuppdraget, dvs. provisionstrappa godtas ej. Fakturering får göras först när återförda belopp kommit kommunerna till handa. Fakturerad provision skall anges i SEK exkl. eventuell mervärdesskatt. Provisionen skall inkludera samtliga kostnader enligt förfrågningsunderlaget. Kostnader och avgifter som ej angetts i anbudet i enlighet med förfrågningsunderlaget kommer inte att godkännas under avtalstiden. 5 UTVÄRDERING, STEG 3 I utvärderingsfasen utvärderas de anbud som gått vidare från kvalificeringsfasen. Den anbudsgivare vinner som erbjuder den lägsta procentsatsen som provision enligt avsnitt (Lägsta pris). Vid två likvärdiga anbud tillämpas lottning. Välkommen med Ert anbud! Kristianstads kommun Peter Lindgren Upphandlingschef 10