Upphandling av portofri befordran av blindskrift Dnr

Transkript

1 Datum FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Upphandling av portofri befordran av blindskrift Dnr

2 Upphandling av portofri befordran av blindskrift Diarienummer Författare Charlotte Murray & Elin Emsheimer Post- och telestyrelsen Box Stockholm Post- och telestyrelsen 2

3 Innehåll Om PTS 4 1 Upphandlingens syfte och omfattning Definitioner Portofri befordran av blindskrift Tidsplan Avtalstid och volymer 6 2 Krav på anbudsgivaren Teknisk förmåga och kapacitet Beskrivning av företaget Underleverantörer Juridisk ställning Registreringsbevis Skattekontroll Sanningsförsäkran Ekonomisk ställning Kreditupplysning Ansvarsförsäkring 9 3 Krav på Tjänsten 10 4 Formella krav Språk Ersättning Acceptans av villkor Avtalsperiod Svarsmall Kommersiella villkor i övrigt Sista anbudsdag och anbudets bindningstid Undertecknande, behörig företrädare 12 5 Utvärdering 13 6 Allmänna förutsättningar för anbudet Upphandlingsform Anbudets form och antal Frågor och svar Sekretess Kontaktperson Inlämnande av anbud 15 Bilagor till förfrågningsunderlaget: 1. Definitioner 2. Kravspecifikation 2.1 Statistik utfall 2.2 Statistik Kommuner 3. Utvärdering 4. Avtal 5. Sanningsförsäkran (skrivs på av anbudsgivaren) 6. Svarsmall (fylls i av anbudsgivaren) Post- och telestyrelsen 3

4 Om PTS Post- och telestyrelsen (PTS) är den statliga myndighet som bevakar områdena elektronisk kommunikation och post. PTS verkar för att alla i Sverige ska få tillgång till effektiva, prisvärda och säkra kommunikationer. PTS fyra övergripande mål är: långsiktig konsumentnytta långsiktigt hållbar konkurrens effektivt resursutnyttjande säker kommunikation För att nå målen arbetar PTS bland annat med att följa och bevaka utvecklingen inom aktuella områden, meddela föreskrifter, fördela tillstånd, kontrollera att aktuella lagar efterlevs och informera användare och allmänheten. PTS består av ett huvudkontor i Stockholm och fyra lokala tjänsteställen (Kiruna, Luleå, Limhamn och Sköndal). Myndigheten har ca 250 anställda, varav de flesta arbetar vid huvudkontoret. Se vidare Post- och telestyrelsen 4

5 1 Upphandlingens syfte och omfattning PTS har i uppdrag av regeringen att se till att viktiga tjänster för personer med funktionsnedsättning inom områdena elektronisk kommunikation och post finns tillgängliga. PTS upphandlar tjänster för personer med funktionsnedsättning i de fall marknaden inte tillhandahåller tjänsterna. Tjänster som upphandlas är till exempel förmedlingstjänsterna texttelefoni.se och bildtelefoni.net, teletal, kostnadsfri nummerupplysning, posttjänst och betaltjänst för äldre och personer med funktionsnedsättning boende i glesbygd, samt portofri befordran av blindskiftsförsändelser. PTS driver också ett antal utvecklingsprojekt i syfte att utveckla nya tjänster, utvärdera nytta, användbarhet och nya tekniska lösningar för att möjligheterna till kommunikation ska förbättras för personer med funktionsnedsättning. PTS finansierar även utvecklingsprojekt, studier och forskning genom en innovationstävling som hålls två gånger per år. 1.1 Definitioner Vid formuleringen av kraven har ambitionen varit att undvika ord och begrepp som skulle kunna verka styrande på hur kravet ska uppfyllas. Definitioner av vissa specifika uttryck som förekommer i förfrågningsunderlaget och kravspecifikationen finns i bilaga Portofri befordran av blindskrift Portofri befordran av blindskrift, Tjänsten, upphandlades senast under 2006, då av Skatteverket. Denna upphandling syftar till att säkra fortsatt drift av Tjänsten från den 1 april Tjänsten Portofri befordran av blindskrift innebär att det är kostnadsfritt för bland annat personer som är blinda, synskadade eller har andra läshandikapp att skicka olika typer av blindskrift. Även bibliotek och vissa organisationer har rätt att skicka blindskrift kostnadsfritt. Syftet med tjänsten är att möjliggöra för användarna att ta del av bland annat litteratur och tidningar samt skicka brev till varandra. Användare av tjänsten kan ha svårt att ta sig till landets bibliotek och att läsa den tryckta tidningen som distribueras via andra kanaler. Kostnaden för dessa försändelser, upp till 7 kg, står PTS för. 1.3 Tidsplan Sista dag för att lämna in anbud i denna upphandling är den 5 december PTS har för avsikt att teckna avtal under 2011 och Tjänsten förväntas kunna tas i drift, d.v.s. erbjudas Användare, från och med den 1 april Post- och telestyrelsen 5

6 1.4 Avtalstid och volymer PTS kan komma att teckna avtal med flera leverantörer. Avtalet/en kommer att gälla i två år med möjlighet för PTS att förlänga avtalet med ytterligare två år med ett år i taget. Avtalet innehåller inget volymåtagande för PTS. Statistik som visar visst nyttjande av Tjänsten finns i bilaga 2.1 och 2.2. Såväl antal Användare som antalet Uppdrag i Tjänsten förväntas minska de närmaste åren. Post- och telestyrelsen 6

7 2 Krav på anbudsgivaren 2.1 Teknisk förmåga och kapacitet Beskrivning av företaget Med anbud ska bifogas en kortfattad beskrivning av det anbudsgivande företaget som innehåller uppgifter om dess verksamhet, resurser och kapacitet som krävs för driften av Tjänsten, samt uppgift om hur länge företaget bedrivit sin verksamhet. Anbudsgivare som offererar område 1, 3 och 4 ska ha tillstånd att driva postverksamhet enligt Postlagen SFS 2010:1045. Post- och telestyrelsen 7

8 2.1.2 Underleverantörer Om anbudsgivaren avser att använda underleverantörer ska dessa redovisas med namn och organisationsnummer. Anbudsgivaren ska även till anbudet bifoga en kortfattad beskrivning av underleverantören som innehåller uppgifter om dess verksamhet, resurser och kapacitet, samt uppgift om hur länge underleverantören bedrivit sin verksamhet. I anbudet ska en beskrivning anges över vilka delar av Tjänsten som underleveranrören/-erna ska utföra. Anbudsgivaren ska även genom att tillhandahålla ett åtagande från underleverantören/-erna (t.ex. genom att bifoga ett letter of intent / en avsiktsförklaring) eller på annat sätt visa att anbudsgivaren kommer att förfoga över nödvändiga resurser när kontraktet ska fullgöras. Underleverantörer ska uppfylla samma krav som anbudsgivaren avseende kraven i avsnitten Skattekontroll och Kreditupplysning. Anbudsgivaren ansvarar för underleverantörer såsom för egen personal. 2.2 Juridisk ställning Registreringsbevis Till anbud ska bifogas kopia av aktuellt registreringsbevis för att visa att anbudsgivaren är ett registrerat företag. Utländska anbudsgivare ska bifoga liknande dokumentation från behörig myndighet i anbudsgivarens hemland. Anbudsgivare kan även, som alternativ, till anbud bifoga ett intyg som styrker att anbudsgivaren är ett registrerat företag eller avge en utsaga avseende detta på heder och samvete Skattekontroll Anbudsgivaren, och eventuella underleverantörer, ska ha fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatt i Sverige. För att säkerställa detta kommer PTS att begära in Skatteverkets blankett 4820 Begäran om upplysningar vid offentlig upphandling för samtliga svenska anbudsgivare, samt eventuella underleverantörer. Detta kommer att göras efter anbudsöppningen i samband med leverantörskvalificeringen. Inhämtade uppgifter ska visa att anbudsgivare vid tillfället för kontrollen är fri från skulder för skatter och socialförsäkringsavgifter. Utländsk anbudsgivare ska intyga att denne är fri från skulder för skatter och socialförsäkringsavgifter i sitt hemland genom att till anbudet bifoga intyg från berörd myndighet i anbudsgivarens hemland. Observera att det är ett ska-krav Post- och telestyrelsen 8

9 att intyg/blankett enligt detta stycke inte får vara utfärdat tidigare än tre månader räknat från sista anbudsdag Sanningsförsäkran Anbudsgivaren ska uppfylla kraven i bilaga 5, Sanningsförsäkran, underteckna sanningsförsäkran och bifoga den, alternativt lämna en förklaring till varför samtliga krav i sanningsförsäkran inte är uppfyllda, som ska godtagas av PTS. Observera att det är ett krav att sanningsförsäkran ska vara undertecknad av behörig företrädare hos anbudsgivaren. 2.3 Ekonomisk ställning Kreditupplysning Anbudsgivaren ska bifoga ett utdrag från kreditupplysningsföretag (t.ex. från Upplysningscentralen, UC, eller motsvarande i anbudsgivarens hemland), som visar anbudsgivarens, och eventuella underleverantörers, finansiella och ekonomiska stabilitet. Kreditvärdigheten i det lämnade intyget ska vara minst två (2) enligt UC:s skala eller motsvarande, om inte anbudsgivaren vid förfrågan kan lämna en förklaring som kan godtas av PTS. D.v.s. ett värde lägre än två (2) kan ändå godtas om en tillfredställande förklaring lämnas som visar att företagets kreditvärdighet är god. Observera att det är ett ska-krav att intyget om kreditupplysning inte är utfärdat tidigare än tre månader räknat från sista anbudsdag. Detta för att intyget ska vara relevant vid tidpunkten för anbuds inlämnande Ansvarsförsäkring Anbudsgivaren ska inneha ansvarsförsäkring för sin verksamhet under hela avtalstiden. Dokumentation om giltig ansvarsförsäkring, med uppgift om försäkringsbolag och försäkringsnummer, ska visas senast vid avtalstecknande. Post- och telestyrelsen 9

10 3 Krav på Tjänsten Tjänsten ska uppfylla samtliga ska-krav, som anges i bifogad kravspecifikation, bilaga 2, samt utvärdering bilaga 3. Post- och telestyrelsen 10

11 4 Formella krav 4.1 Språk Anbud ska avlämnas på svenska. 4.2 Ersättning Ersättning utbetalas i enlighet med gällande prislista. Gällande prislista ska bifogas anbudet. Ersättningen ska inkludera samtliga med uppdraget förenade kostnader. Observera att inga tillkommande kostnader utöver dessa kommer att accepteras av PTS. Mervärdesskatt tillkommer till angivet pris. För utvärdering se bilaga Acceptans av villkor Anbud ska uppfylla de krav och anvisningar som ställs i detta förfrågningsunderlag samt bilagor. För att PTS ska ha möjlighet att utvärdera anbud är det av stor vikt att anbud innehåller samtliga begärda uppgifter. Utelämnas uppgifter kan det komma att tolkas som att kraven ej kan uppfyllas. Likaså kan oklarheter i anbud komma att betraktas som att krav inte uppfylls. Det är därför mycket viktigt att anbud är tydligt och fullständigt, eftersom det annars kan komma att leda till att anbud förkastas. Möjligheterna att komplettera eller förtydliga uppgifter i anbuden är starkt begränsade. Anbud som ej är kompletta kan komma att förkastas. Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) medger endast marginella förändringar av det ursprungliga förfrågningsunderlaget. Därför är det viktigt att anbudsgivare anger priset baserat på förutsättningarna som angivits i förfrågningsunderlag och bifogade avtal (bilaga 4). Anbud med reservationer mot villkoren i förfrågningsunderlaget med bilagor kan komma att förkastas. Post- och telestyrelsen 11

12 4.4 Avtalsperiod Avtalsperioden ska gälla 2 år från och med den 1 april Avtalsperioden kan därefter förlängas med 2 år med ett år i taget, om PTS senast tre månader före avtalsperiodens utgång skriftligen begär detta. Maximal avtalsperiod kommer således att kunna uppgå till fyra år. 4.5 Svarsmall Anbudsgivare bör bekräfta att villkoren och kraven i detta förfrågningsunderlag accepteras och uppfylls, genom att fylla i bilaga 6, Svarsmall, och foga denna bilaga till anbudet. Svarsmallen används för att underlätta både anbudsgivares och den upphandlande myndighetens kontroll av anbud. Svarsmallen bör fyllas i fullständigt genom att antingen markera/kryssa i JA eller NEJ. Markering av NEJ tolkas som att aktuellt krav inte uppfylls/aktuellt villkor inte accepteras, vilket kan leda till att anbudet förkastas. För det fallet att anbudsgivare inte berörs av något angivet krav, t.ex. att man inte kommer att använda sig av underleverantörer (krav 2.1.2), behöver man inte ange något vid detta krav i svarsmallen. Svarsmallen kan skrivas ut och fyllas i för hand alternativt fyllas i med hjälp av Excel innan utskrift sker. 4.6 Kommersiella villkor i övrigt Bifogat avtal ska gälla, men kan komma att revideras i mindre delar vid avtalsskrivning, se bilaga Sista anbudsdag och anbudets bindningstid Skriftligt anbud ska vara PTS tillhanda senast den 5 december 2011 och ska vara bindande t.o.m. den 6 mars För det fallet att upphandlingen begärs överprövad ska anbud vara bindande ytterligare sex månader. Skulle ett eller flera områden vara föremål för överprövning kommer PTS att teckna avtal med vinnande anbudsgivare på det eller de områden som inte är föremål för överprövning. 4.8 Undertecknande, behörig företrädare Anbud ska vara undertecknat av behörig företrädare hos anbudsgivaren. Post- och telestyrelsen 12

13 5 Utvärdering Se bilaga 3. Post- och telestyrelsen 13

14 6 Allmänna förutsättningar för anbudet 6.1 Upphandlingsform Denna upphandling genomförs som en öppen upphandling enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). 6.2 Anbudets form och antal Anbud bör upprättas i lika ordningsföljd som förfrågningsunderlaget samt hänvisa till de punkter som anges i detta. Anbud bör lämnas i pärm eller vara inbundet på så sätt att bladen inte kan komma i oordning. Anbud och informationsmaterial önskas i två exemplar, ett original och en kopia. Handlingar och intyg enligt punkterna och kan lämnas i ett exemplar. 6.3 Frågor och svar PTS vill uppmana anbudsgivare att ställa frågor kring alla eventuella oklarheter i förfrågningsunderlaget med bilagor. Under anbudstiden är det möjligt att med ledning av ställda frågor rätta och tydliggöra det annonserade underlaget. Efter anbudstidens utgång är möjligheterna till sådana tydliggöranden mycket små. Frågor angående förfrågningsunderlaget och övriga däri ingående handlingar ställs skriftligen via e-post eller post till handläggaren Charlotte Murray. E-post: charlotte.murray@pts.se Postadress: PTS, att. Charlotte Murray, Box 5398, Stockholm PTS vill ha alla frågor senast den 28 november 2011 för att kunna publicera svaren så att de kommer samtliga anbudsgivare till del. Inkomna frågor kommer att besvaras genom publicering på PTS hemsida Det är upp till varje anbudsgivare att själv hålla sig informerad om den information som PTS publicerar på hemsidan. 6.4 Sekretess Anbud som lämnas in till PTS omfattas av absolut sekretess till dess att alla anbud eller erbjudanden offentliggjorts, beslut om leverantör och anbud fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts, dvs. i normalfallet fram till den tidpunkt när tilldelningsbeslut har fattats (se 19 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen [2009:400]). Efter att tilldelningsbeslut har fattats gäller enligt 31 kap. 16 samma lag sekretess bl.a. hos myndighet för uppgift om affärs- eller driftsförhållande för enskild, som [ ] har trätt i affärsförbindelse med myndigheten, om det av särskild anledning kan antas att den enskilde lider skada om uppgiften röjs. Post- och telestyrelsen 14

15 Ni ges härmed tillfälle att ange vilka uppgifter som ni anser känsliga från sekretessynpunkt samt av vilken särskild anledning ni kan antas lida skada om dessa röjs. Observera dock att PTS inte är bunden av er bedömning utan kommer att företa en självständig prövning. 6.5 Kontaktperson Anbud bör innehålla uppgift om vem hos anbudsgivaren som är kontaktperson för anbudet och kontaktuppgifter till denne. Om leverantören önskar kontakt via e-post bör adress för detta anges. 6.6 Inlämnande av anbud Anbud i anonymt slutet kuvert märkt Anbud Upphandling av Portofri befordran av blindskrift, Dnr insändes till: Registrator Post- och telestyrelsen Box STOCKHOLM Anbud kan även lämnas till PTS reception på Valhallavägen 117 i Stockholm. Receptionen har öppet kl varje helgfri vardag, med undantag för vissa vardagar före helgdag. Observera att PTS inte har möjlighet att ta emot anbud via e-post. Stockholm den 26 oktober 2011 Charlotte Murray Upphandlingschef Post- och telestyrelsen 15