1. Anbudsinbjudan. Förfrågningsunderlag. Upphandlande organisation. 1.1 Allmänna föreskrifter Inledning Upphandlande myndighet

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Upphandlande organisation Kriminalvården Upphandling Chefscoachning Jill Hedström Symbolförklaring: Sista anbudsdag: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 1. Anbudsinbjudan 1.1 Allmänna föreskrifter Inledning Kriminalvården inbjuder intresserade leverantörer att lämna anbud avseende coachning av chefer enligt de förutsättningar som anges i detta förfrågningsunderlag med tillhörande bilagor Upphandlande myndighet Kriminalvården Organisationsnummer Norrköping Om Kriminalvården Kriminalvården är den fjärde största myndigheten i Sverige med ansvar för häkten, fängelser och frivård. Vår uppgift är att tillsammans med polis, åklagare och domstolar minska brottsligheten och öka människors trygghet. Kriminalvården lyder under regeringen och hör till Justitiedepartementets ansvarsområde. I den dagliga verksamheten arbetar vi med att påverka våra klienter till att inte återfalla i brott. Vi värnar om en human människosyn och om klienternas integritet och rättssäkerhet. Den som avtjänar ett straff ska göra det på ett säkert sätt och ska inte kunna begå brott under sin tid i Kriminalvården. Ett sätt att öka tryggheten i samhället är att minska antalet återfall i brott. Det arbetar vi med genom motiverande samtal, behandlingsprogram, sysselsättning och en möjlighet för de intagna att förbättra bristande skolgång. Våra klienter ska vara bättre rustade att klara ett liv utan kriminalitet och droger när de lämnar Kriminalvården än de var innan. Det kallar vi "Bättre ut". Kriminalvården är en myndighet med ca anställda över hela landet, varav cirka 600 chefer fördelade på fem olika organisationsnivåer. Generaldirektören (GD) och den nationella ledningsgruppen är placerade i Norrköping. Kriminalvården är en geografiskt spridd organisation med verksamhet över hela Sverige. Den operativa verksamheten drivs inom sex regioner med centrala orter för verksamheten, Göteborg, Härnösand, Örebro, Stockholm, Linköping, Malmö och huvudkontor i Norrköping. Utskrivet: :44 Sida 1 av 5

2 1.1.4 Begreppsförklaring I detta förfrågningsunderlag och medföljande bilagor kommer begreppet anbudsgivare och begreppet leverantör att användas synonymt. Vidare kommer även konsult och coach att användas synonymt Bakgrund Kriminalvården har de senaste åren identifierat viktiga utvecklingsområden för både direkta och indirekta chefer. Ett av behoven är att kunna erbjuda chefscoachning, för att bidra till verksamhetens utveckling och vara ett stöd för chefernas utveckling och förändring. Genom en kartläggning framkom att framförallt första linjens chefer inte får de förutsättningar och den kompetensutveckling som krävs. Det fortsatta utvecklingsarbetet fokuserar nu på att dels vidareutveckla nivåanpassade utbildningar och på att kunna erbjuda kortare individinriktade chefsutvecklingsinsatser. I januari 2015 trädde Kriminalvårdens nya organisations- och ledningsstruktur i kraft där cheferna ska få de förutsättningar och stöd som den nya chefsrollen kräver. Som ett led i att stödja cheferna vill Kriminalvården erbjuda kompetensutveckling kring något av dessa utvecklingsområden. Kriminalvården har ett behov av att kunna erbjuda chefer, individuellt och i grupp, tjänster inom handlingsinriktad coachning, för att vara ett stöd för deras utveckling och förändring Syfte och omfattning Syftet med denna upphandling är att träffa ramavtal för att säkerställa tillgången på professionell kompetens och resurser i samband med Kriminalvårdens behov av coachning för både nya och mer erfarna chefer på olika nivåer. Omfattningen beräknas till cirka 100 chefer per år under ramavtalsperioden. Kriminalvården avser att teckna ramavtal med en leverantör. Som framgår av punkt ovan är Kriminalvården en geografiskt spridd organisation med verksamhet över hela Sverige, det är därför ett krav att antagen leverantör ska kunna utföra uppdrag i våra sex regioner samt vid huvudkontoret i Norrköping Avtalstid Ramavtalstiden är ett år från och med undertecknande av bägge parter. Kriminalvården äger därefter rätt, på i övrigt oförändrade villkor, att förlänga ramavtalet med ett år vid tre tillfällen. Den totala ramavtalstiden kan därmed uppgå till fyra år Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs som ett förenklat förfarande enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) med tillämpning av reglerna för upphandling av B-tjänster. Observera att anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Kriminalvården har endast möjlighet att anta ett anbud som uppfyller samtliga krav som är uppställda i förfrågningsunderlaget och som innehåller i förfrågningsunderlaget efterfrågad information. Notera att de kommersiella villkor som anges i avsnitt 3, Ramavtalsförlaga, utgör absoluta krav Förfrågningsunderlaget Utskrivet: :44 Sida 2 av 5

3 Förfrågningsunderlaget består av detta förfrågningsunderlag med tillhörande bilagor. Anbud ska lämnas via det elektroniska upphandlings-systemet Visma TendSign. Det är kostnadsfritt för leverantörer att använda systemet och att lämna anbud. Leverantörer får genom Visma TendSign tillgång till förfrågningsunderlaget och eventuell tillkommande information under anbudstiden. Efter genomförd registrering får leverantör omedelbar tillgång till förfrågningsunderlaget. Om leverantören fått tillgång till upphandlingens länkadress har leverantören möjlighet att då registrera sig hos TendSign och får därefter tillgång till förfrågningsunderlaget. Information om Visma TendSign och möjlighet att registrera sig återfinns på Vid frågor eller support kring hanteringen av systemet kontaktas Visma TendSigns support på epost eller på telefon Supporten har telefontid vardagar under normal arbetstid. De dokument som ingår i denna upphandling och som tillhandahålls av Kriminalvården får inte på något sätt ändras eller justeras. Förfrågningsunderlaget består av följande handlingar: Detta dokument Bilaga 1 Priser Bilaga 2 Undertecknande av anbud Bilaga 3 Meritförteckning Coacher Inlämnande av anbud Anbudsgivaren ska basera sitt anbud på de förutsättningar som anges i detta förfrågningsunderlag. Anbudet ska omfatta samtliga i förfrågningsunderlaget specificerade tjänster. Ersättning utbetalas inte för inlämnat anbud. Anbud, till den del som avser uppfyllandet av ställda krav, ska vara på svenska och anbudsgivare ska i anbudet visa att i förfrågningsunderlaget uppställda förutsättningar och krav är uppfyllda. Eventuella intyg och officiella dokument som inte kan tas fram på svenska och som i original är författade på annat språk får lämnas utan att översättas till svenska. Anbudsgivaren ska ersätta Kriminalvården för kostnader vid översättning av dessa dokument. Anbud ska bestå av detta dokument i digital form med i formuläret efterfrågade uppgifter ifyllda samt bifogade och ifyllda versioner av bilaga 1 Priser och bilaga 3 Meritförteckning Coacher. Anbudet ska även innehålla en undertecknad inskannad bilaga 2, Undertecknande av anbud. Bilagor lämnas i Microsoft Office-kompatibelt format. Om av anbudsgivare angiven kontaktperson eller uppgifter knutna till kontaktpersonen förändras under den tid upphandlingen pågår så svarar anbudsgivaren för att Kriminalvården informeras om förändringen Undertecknande av anbud Anbudet ska undertecknas av person som är behörig att företräda anbudsgivaren. Kriminalvården kan komma att kontrollera behörigheten. För underskrift används Utskrivet: :44 Sida 3 av 5

4 förfrågningsunderlagets bilaga 1, Undertecknande av anbud. Ett undertecknat anbud innebär att behörig företrädare intygar att anbudsgivaren baserar sitt anbud på det kompletta förfrågningsunderlaget, dvs. inklusive eventuella förtydliganden och kompletteringar som publicerats på i förfrågningsunderlaget avsnitt nedan angivet sätt samt att alla uppgifter som lämnas i anbudet är sanningsenliga. Bekräftelse att kravet uppfylls: (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Sista anbudsdag Anbud ska lämnas genom Visma TendSign senast Kriminalvården har inte möjlighet att pröva ett anbud som inkommer för sent Anbudets giltighetstid Anbudsgivaren ska vara bunden av sitt anbud i nio månader från sista anbudsdag. Bekräftelse att kravet uppfylls: (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Frågor och eventuella förtydliganden Detta förfrågningsunderlag har framställts med avsikten att klart och tydligt beskriva de förutsättningar som råder och de krav som Kriminalvården ställer på den tjänst som upphandlingen omfattar. Det kan trots detta uppstå frågeställningar. I det fall anbudsgivare uppfattar att förfrågningsunderlaget innehåller oklarheter av betydelse för att ta fram ett korrekt och fullständigt anbud eller ser en risk för att missförstånd kan uppstå ska anbudsgivaren kontakta Kriminalvården genom TendSigns funktion för frågor och svar. Notera att Kriminalvården enbart kommer att besvara frågor som kompletterar eller förtydligar den information som lämnats i förfrågningsunderlaget. Eventuella frågor emotses så snart som möjligt så att eventuella förtydliganden kan publiceras i god tid innan anbudet ska vara inlämnat. Detta innebär bland annat att Kriminalvården meddelar eventuell tillkommande information senast sex dagar före angiven sista dag för att lämna anbud. Kriminalvården kan inte garantera att svar kan lämnas på frågor som kommer in senare än tio dagar före sista anbudsdag. Samtliga av Kriminalvården lämnade svar kommer att distribueras genom TendSigns funktion för frågor och svar. Endast skriftliga svar och förtydliganden lämnade genom TendSign är att se som giltiga förtydliganden av förfrågningsunderlaget. Intresserade leverantörer uppmanas att löpande under anbudstiden och före inlämnande av anbud kontrollera om tillkommande information har lämnats Prövning och utvärdering Efter anbudsöppning genomförs prövning och utvärdering av de anbud som kommit in i rätt tid. Prövningen och utvärderingen kommer att genomföras med utgångspunkt i de uppgifter som anbudsgivare har redovisat i sitt anbud. Först prövas om det av anbuden framgår att anbudsgivande företag (eventuellt tillsammans med angivna underleverantör/-er) uppfyller de krav som ställts på leverantören. Därefter prövas att de ställda kraven på tjänsten är uppfyllda. I denna fas ingår även kontroll av att anbudsgivare accepterar avtalsvillkoren utan reservationer och har lämnat priser i enlighet med angivna förutsättningar. Utskrivet: :44 Sida 4 av 5

5 Bland de anbud som därefter kvarstår kommer Kriminalvården att anta det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga Kontroll av kravuppfyllelse Vid prövningen av inkomna anbud kan Kriminalvården komma att kontrollera uppgifter som anbudsgivare lämnat i anbud. Kontrollerna kan även innebära att Kriminalvården kontaktar i anbudet redovisade nyckelpersoner och referenter. I det fall kontroll visar att felaktiga uppgifter har lämnats, kan detta leda till att anbudet förkastas Beslut om tilldelning av kontrakt Så snart Kriminalvården fattat beslut om vilket anbud som antagits kommer information om beslutet, med redovisning av skälen, att via e-post meddelas samtliga anbudsgivare som deltagit i upphandlingen. E-postmeddelande kommer att sändas till av anbudsgivare angiven kontaktperson enligt uppgifterna i Tendsign. Som ett resultat av upphandlingen kommer ett ramavtal (förfråg-ningsunderlagets avsnitt 3) att tecknas mellan Kriminalvården och vald Leverantör. Kontraktet ska undertecknas av båda parter. Ramavtalet kommer att tecknas först sedan tio kalenderdagar förflutit sedan det att underrättelse om Kriminalvårdens beslut skickats till anbudsgivarna via e-post Offentlighetsprincipen Som myndighet omfattas Kriminalvården av offentlighetsprincipen vilket bland annat innebär att allmänna handlingar inkomna till eller upprättade hos Kriminalvården normalt ska vara tillgängliga för den person som önskar ta del av dem. Fullständig, så kallad absolut sekretess, gäller för anbuden fram till dess att alla anbud offentliggörs eller beslut om leverantör och anbud fattats eller ärendet dessförinnan slutförts. Därefter blir alla anbud och övriga dokument normalt offentliga handlingar. Undantag kan huvudsakligen göras i två fall: om det kan antas att Kriminalvården lider skada om uppgiften röjs eller om det av särskild anledning kan antas att en enskild som trätt i affärsförbindelse med Kriminalvården lider skada om uppgift om affärs- eller driftsförhållanden röjs. Om anbudsgivaren anser att de uppgifter som lämnats i upphandlingsärendet upp-fyller vad som fordras för kommersiell sekretess, kan anbudsgivaren uppge önskemål om sekretess i förfrågningsunderlagets avsnitt 2. Sådan begäran ska innehålla precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Några garantier för att uppgifter inte kommer att lämnas ut kan därför inte lämnas. I övrigt se offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Eventuell specifikation av vilka uppgifter i anbudet som anbudsgivaren anser är skyddsvärda. (Fritextsvar) Specifikation av vilken eventuell skada anbudsgivaren skulle lida om uppgifterna röjdes: (Fritextsvar) Utskrivet: :44 Sida 5 av 5