1. Förfrågningsunderlag

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Upphandlingsansvarig Upphandling Försäkringskassan Webbutbildning och utbildning av interna instruktörer inom hot och våld Annika Fridh Sista anbudsdag: Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 1. Förfrågningsunderlag 1.1. Bakgrund och allmänna förutsättningar Upphandlande myndighet Upphandlingen genomförs av Försäkringskassan, org.nr I förfrågningsunderlaget benämns Försäkringskassan som Försäkringskassan och anbudsgivare som anbudsgivare alternativt leverantör Försäkringskassan Försäkringskassan är en av landets största myndigheter med cirka medarbetare. Försäkringskassan administrerar de försäkringar och bidrag som ingår i socialförsäkringen i Sverige. Socialförsäkringen är samhällets ekonomiska trygghetssystem. Inom socialförsäkringen finns förmåner som täcker olika behov under livet. Ytterligare information om Försäkringskassan och dess uppdrag finns att tillgå via myndighetens hemsida Bakgrund och syfte Incidentrapportering från handläggarna hos Försäkringskassan har under de senaste åren ökat. Utifrån uppgifter i incidentrapportering och genom intervjuer med handläggarna har följande problem identifierats: Handläggare som har kontakt med kunden per telefon verbala hot och kränkningar.handläggare som möter kunden i Försäkringskassans lokaler i välkänd miljö, med närhet till hjälp och stöd, verbala hot och kränkningar, hot som direkt kan övergå i fysiskt angrepp.handläggare som möter kunden i kundens bostad eller arbetsplats i okänd miljö och brist på tillgång till hjälp och stöd, verbala hot och kränkningar, hot som direkt kan övergå i fysiskt angrepp.de huvudsakliga problemen av akut karaktär består av suicidhot och ett antal allvariga hot mot personal eller mot Försäkringskassan i allmänhet. Fysiskt våld mot personal förekommer men är ovanligt. Problem av kumulativ karaktär har relativt hög frekvens av kränkningar och mindre allvarligare hot. Upphandlingen ska syfta till att skapa förmåga att kunna hantera uppkomsten av olika Utskrivet: :08 Sida 1 av 7

2 situationer. Försäkringskassan ska utifrån rådande utbildningsståndpunkt och övriga förutsättningar komma tillrätta med ovanstående problem. Detta sker genom att personalen tar del av webbutbildning. Tilltänkt leverantör ska utbilda Interna instruktörer som i sin tur utbildar handläggarna i övningar som är integrerade och kompletterar webbutbildningen. Målet är att genom avtal tillgodose Försäkringskassans behov av i detta underlag angivna varor/tjänster. Samt att tillgodose arbetsmiljölagen, 3 kap 3, där arbetsgivaren ska förvissa sig om att arbetstagaren har den utbildning som behövs och vet vad han har att iaktta för att undgå riskerna i arbetet Behov Försäkringskassan har behov av att på ett effektivt sätt möta upp de målgruppstorlekar (ca handläggare) som finns inom Försäkringskassan samt för personal vid Servicekontoren[1] som enligt avtal omfattas av Försäkringskassans tjänster. Leverantören ska tillhandahålla ett befintligt upplägg där webbutbildning och utbildning av interna instruktörer (ca 8-10 personer) är integrerade och kompletterar varandra. Försäkringskassan ska ges möjlighet att testa den befintliga webbutbildningen vid anbudsutvärderingen. [1] Drivs i samverkan med Arbetsförmedlingen, Skatteverket och Pensionsmyndigheten Omfattning Upphandlingen omfattar ett utbildningspaket med webbutbildning innehållande en teoretisk del och en interaktiv del samt en till webbutbildning tillhörande instruktörsutbildning. Utbildningspaketet ska syfta till att skapa en beteendeförändring. Handläggaren ska få insikt i ett nytt sätt att tänka kring och tolka kränkande beteenden och hantera mötet med kund. Den teoretiska delen ska innehålla delar om hot, stress, konflikter, mental förberedelse, suicidala hot, kränkning och hantering av situationerna och innehåller kunskapsfrågor som underlättar inlärningen. I den interaktiva delen ska medarbetaren göra övningar som är kopplade till den teoretiska delen. Instruktörsutbildningen ska vara lärarledd och utbilda interna instruktörer. Instruktörerna ska efter utbildningen ha förmågan att planera och genomföra övningar med arbetsgrupper som tagit del av webbutbildningen Volym Försäkringskassan har idag behov av att utbilda 8-10 interna instruktörer, vilket ska ske genom lärarledd utbildning. Behovet för kommande år beror på framtida personalförändringar. Försäkringskassan garanterar emellertid inte att volymen för efterkommande år kommer att bli aktuell under avtalsperioden. Det verkliga utfallet kan således bli såväl lägre som högre Tilldelning av kontrakt Försäkringskassan kommer att teckna ramavtal med en (1) leverantör. Utskrivet: :08 Sida 2 av 7

3 Avrop I upphandlingen ingår ett första avrop som omfattar köp av webbutbildning, för leverans 2 veckor efter avtalsstart. Försäkringskassan kommer att avropa lärarledda instruktörsutbildningar i två omgångar med 4-6 deltagare per gång. Avrop för efterkommande år kommer att ske per deltagare om inte deltagarantalet för en grupp kan uppnås Avtalstid Avtalstiden för det ramavtal som upphandlas enligt detta förfrågningsunderlag är från till och med med möjlighet att förlänga avtalstiden med ett (1) + ett (1) år Administrativa föreskrifter Upphandlingsform Upphandlingen genomförs genom förenklat förfarande enligt 15 kapitlet lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) Sista anbudsdag Anbud som inkommer för sent kommer inte att prövas. Anbudet ska vara Försäkringskassan tillhanda senast : Elektronisk anbudsgivning Försäkringskassan strävar efter att förenkla anbudsarbetet både för anbudsgivare och upphandlande myndighet. Därför accepteras endast elektronisk anbudsgivning via Visma TendSign i denna upphandling. Det är kostnadsfritt för anbudsgivare att använda systemet och att lämna anbud. För tillgång till systemet krävs en inloggning. Användarnamn och lösenord erhålls genom en enkel registrering på Efter genomförd registrering får anbudsgivaren omedelbar tillgång till systemet. Vid frågor eller support kring hanteringen av systemet ska anbudsgivaren kontakta Visma TendSigns support på e-post: tendsignsupport@visma.com eller på telefon: Anbudsgivaren får genom Visma TendSign: - tillkommande information - kontroll av att ställda frågor i förfrågningsunderlaget är besvarade vid avlämnandet av anbudet - en tydlig information ifall inte alla obligatoriska krav (ska-krav) är uppfyllda. Om anbudsgivaren inte registrerar sig på utan hämtar förfrågningsunderlaget på annat sätt, kan Försäkringskassan inte garantera att kompletterande information avseende upphandlingen kommer anbudsgivaren till handa. Anbudsgivaren ansvarar då själv för att kontrollera om information avseende upphandlingen har distribuerats Anbudets giltighetstid Anbudsgivaren ska vara bunden av sitt anbud till och med Utskrivet: :08 Sida 3 av 7

4 Godkännande av anbudets giltighetstid (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Anbudets utformning och innehåll Anbudet ska vara skrivet på svenska, om inte annat uttryckligen anges i förfrågningsunderlaget med bilagor. Anbudet ska utformas helt i enlighet med förfrågningsunderlaget. Observera att anbudet ska innehålla samtliga begärda uppgifter och handlingar. Om någon uppgift eller handling saknas kan Försäkringskassan tvingas förkasta anbudet eftersom möjligheterna att komplettera med saknade uppgifter är mycket begränsade. Det är därmed heller inte möjligt att vänta med att lämna uppgifter till senare eller att ange att uppgifter önskas lämnas muntligt. Reservationer accepteras inte Frågor, förtydliganden, kompletteringar m.m. Eventuella frågor gällande upphandlingen ska ställas genom frågor- och svarsfunktionen i Visma TendSign. Endast skriftliga kompletterande uppgifter lämnade av Försäkringskassan under anbudstiden är bindande för Försäkringskassan. Frågor avseende format och funktionalitet för avgivande av anbud, adresseras direkt till Visma TendSign anbudstjänst; tendsignsupport@visma.com Frågor ska ställas senast Offentlighet och sekretess Försäkringskassan är en myndighet och omfattas därför av offentlighetsprinci-pen. Offentlighetsprincipen innebär att allmänheten har rätt att ta del av till myndigheten inkomna handlingar. För att en uppgift i en sådan handling ska kunna hemlighållas måste stöd finnas i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Efter det att tilldelningsbeslut har fattats i en upphandling eller samtliga anbud dessförinnan offentliggjorts eller upphandlingen dessförinnan avslutats, är inkomna anbudsansökningar och anbud som huvudregel offentliga. Av 31 kap 16 1 st. offentlighets- och sekretesslagen följer dock att sekretess gäller för uppgift i anbud som rör leverantörens affärs-eller driftförhållanden, om det av särskild anledning kan antas att leverantören lider skada om uppgiften lämnas ut. Observera att det är Försäkringskassan som enligt offentlighets- och sekretess-lagen ska besluta om en uppgift ska sekretessbeläggas. Information om offentlighet och sekretess i samband med upphandling finns på Försäkringskassans hemsida Utskrivet: :08 Sida 4 av 7

5 Anbudsgivare som anser att vissa uppgifter i dennes anbud ska sekretessbeläggas ska precisera vilka uppgifter anbudsgivaren anser ska sekretessbeläggas i fritextfältet nedan. Samt motivera på vilket sätt anbudsgivaren skulle lida skada om uppgifterna lämnades ut. Anbudsgivare som ej åberopar sekretess ska ange detta i fritextfältet nedan. (Fritextsvar) Prövning och utvärdering av anbud Efter anbudstidens utgång görs en genomgång av de inkomna anbuden för att klarlägga att samtliga ovillkorliga krav enligt förfrågningsunderlaget är uppfyllda. Endast de anbud som uppfyller samtliga ovillkorliga krav går vidare till utvärdering Tilldelningsbeslut och avtal Efter avslutad prövning och utvärdering av inkomna anbud kommer beslut om val av leverantör (tilldelningsbeslut) att fattas. Därefter kommer samtliga anbudsgivare att skriftligen ges upplysningar om beslutet och skälen till val av leverantör via Visma Tendsign. Avtal mellan Försäkringskassan och leverantör kommer att slutas genom ett upphandlingskontrakt. Bindande avtal förutsätter skriftligt avtal som har undertecknats av bägge parter Preliminär tidplan för upphandlingen Tilldelningsbeslut beräknas fattas v Avtalsstart beräknas till Anbudsutvärdering Anbud som prövats och uppfyller krav på leverantören samt ovillkorliga krav enligt kravspecifikation och där de kommersiella villkoren har accepterats går vidare till anbudsutvärdering Tilldelningsgrund Ekonomiskt mest fördelaktiga anbud. Försäkringskassan kommer att använda ett jämförelsevärde med absolut värde (SEK) för kriterierna, för att finna vinnande leverantör. Anbudsgivaren får ett påslag på sitt anbudspris för ej uppfyllda kriterier Anbudspris Pris ska anges i SEK exklusive mervärdesskatt. Priserna ska vara fasta under avtalsperioden. Avtalade priser ska inkludera anbudsgivarens samtliga kostnader som kan uppstå som en följd av avtalat åtagande, exklusive eventuella resor. Restid ersätts med 50 % av avtalat timpris. Ange anbudspris i matrisen (Prismatris) Specifikation Kvantitet Enhet Totalt fast pris för webbutbildning 1,00 st Totalt fast pris per dag (8h) för lärarledd instruktörsutbildning till grupp om 4-6 deltagare 2,00 grupper Totalt fast pris per dag (8h) för lärarledd instruktörsutbildning till en deltagare 1,00 deltagare Utskrivet: :08 Sida 5 av 7

6 Konsultarvode per timme 80,00 timmar Utvärderingskriterier De beskrivningar, garantier och utfästelser som Anbudsgivaren lämnar avseende utvärderingskriterier kommer att utgöra en del av avtalet mellan Leverantören och Försäkringskassan och innebär ett konkret åtagande för Leverantören under hela avtalstiden. Kriterier som anbudsgivaren bör uppfylla är: Kvalitet webbutbildning = kr Kvalitet lärarledd instruktörsutbildning = kr Samtliga kriterier kommer att poängsättas, beroende på hur väl respektive anbud uppfyller det aktuella kriteriet. Förutom pris kommer ovanstående kriterier att utvärderas. För att anbudsgivaren ska undgå påslag på anbudspriset bör ovanstående kriterier uppfyllas. Ett påslag på anbudspriset beräknas för det aktuella kriteriet i förhållande till hur stor del av maximal poäng för kriteriet som uppnåtts enligt nedan. 4 poäng = inget påslag 3 poäng = angivet värde för kriteriet multipliceras med 0,25 2 poäng = angivet värde för kriteriet multipliceras med 0,5 1 poäng = angivet värde för kriteriet multipliceras med 0,75 0 poäng = fullt påslag Kvalitet webbutbildning Anbudsgivarens webbutbildning kommer att testas och utvärderas av deltagare från Försäkringskassans Kompetensforum och Säkerhetsstab utifrån följande kriterier: 1. Hur hög kvalitet på innehållet som baseras på struktur, förståelse, idé och tydlighet. 2. Hur hög kvalitet har faktainnehållet baserat på relevans för målgruppen. 3. Hur hög kvalitet det pedagogiska angreppssätt har och hur det möjliggör inlärningen. 4. Hur hög användarvänlighet, d.v.s. hur smidigt och lätt det är att navigera samt pausa under utbildningen. Samtliga delar (1-4) kommer att ges ett betyg på skalan 0-4 där 4 representerar högsta betyg och 0 lägsta betyg. Utvärderingsgruppen kommer att betygsätta varje del. Dessa betyg läggs sedan ihop till en totalsumma. Totalsumman genererar poäng som sedan läggs in i utvärderingsmodellen enligt nedan. betyg 0 = 0 poäng betyg 1-4 = 1 poäng betyg 5-8 = 2 poäng betyg 9-12 = 3 poäng betyg = 4 poäng Exempel: Delområde 1 = Betyg 3 Delområde 2 = Betyg 2 Delområde 3 = Betyg 1 Delområde 4 = Betyg 3 Summa betyg=9 ger 3 poäng. Utskrivet: :08 Sida 6 av 7

7 Poäng för utvärderingskriterium webbutbildning (Linjär skala) % 75,00 0,00-4,00 Poäng Kvalitet lärarledd instruktörsutbildning Anbudsgivarens beskrivning av instruktörsutbildningen kommer att utvärderas av deltagare från Försäkringskassans Kompetensforum och Säkerhetsstab utifrån följande kriterier: 1. Hur hög kvalitet på innehållet som baseras på struktur, förståelse, idé och tydlighet. 2. Hur hög kvalitet har faktainnehållet baserat på relevans för målgruppen.. 3. Hur hög kvalitet det pedagogiska angreppssätt har och hur det möjliggör inlärningen. Samtliga delar (1-3) kommer att ges ett betyg på skalan 0-4 där 4 representerar högsta betyg och 0 lägsta betyg. Utvärderingsgruppen kommer att betygsätta varje del. betyg 0 = 0 poäng betyg 1-3 = 1 poäng betyg 4-6 = 2 poäng betyg 7-9 = 3 poäng betyg = 4 poäng Exempel: Delområde 1 = Betyg 2 Delområde 2 = Betyg 2 Delområde 3 = Betyg 1 Summa betyg=5 ger 2 poäng. Har Anbudsgivaren bifogat en beskrivning som visar på hur efterfrågad utbildningsinsats ska genomföras där omfattning när det gäller innehåll och upplägg samt pedagogiskt arbetssätt framgår. (Ja/Nej svar) Ja Nej Poäng för utvärderingskriteriet lärarledd instruktörsutbildning (Linjär skala) 0,00-4,00 Poäng % 25,00 Utskrivet: :08 Sida 7 av 7