ALTERNATIV UTBILDNING I SVENSKA FÖR INVANDRARE

Transkript

1 SID 1 (10) UPPHANDLINGSPROTOKOLL OCH BESLUT OM TILLDELNING AV KONTRAKT ALTERNATIV UTBILDNING I SVENSKA FÖR INVANDRARE

2 SID 2 (10) Innehållsförteckning 1 INLEDNING BAKGRUND ADRESS TILL ARBETSMARKNADSFÖRVALTNINGEN UPPHANDLINGENS OMFATTNING MÅLGRUPPEN FÖR UPPHANDLINGEN UPPHANDLINGSFÖRFARANDE ANNONSERING FÖRFRÅGNINGSUNDERLAGET ANBUDSTIDEN INKOMNA ANBUD UTGÅNGSPUNKTER FÖR PRÖVNING OCH UTVÄRDERING AV INKOMNA ANBUD PRÖVNING AV KRAVEN PÅ LEVERANTÖR UTBILDNINGSBORGEN AB (ANBUD1) IRIS HADAR AB (ANBUD 2) SAMMANFATTNING PRÖVNING AV KRAVEN PÅ TJÄNSTEN UTBILDNINGSBORGEN AB (ANBUD1) SAMMANFATTNING ANBUDSUTVÄRDERING UTVÄRDERINGSMETOD TILLDELNINGSKRITERIER Kvalitet Pris UTVÄRDERINGSRESULTAT Utbildningsborgen AB (anbud1) BESLUT OM TILLDELNING AV KONTRAKT... 10

3 SID 3 (10) 1 INLEDNING 1.1 Bakgrund Denna upphandling har genomförts av Stockholms stad genom Arbetsmarknadsförvaltningen. Upphandlingen avser stadens behov av alternativ utbildning i svenska för invandrare. Staden har för genomförandet av upphandlingen anlitat ett av de upphandlingskonsultföretag, AffärsConcept i Stockholm AB, som staden ingått ramavtal med avseende sådana tjänster. Detta protokoll redovisar handläggningen av upphandlingen, prövningen av inkomna anbud och utvärderingen av anbud som visat att ställda krav uppfylls. 1.2 Adress till Arbetsmarknadsförvaltningen Arbetsmarknadsförvaltningen Box Stockholm-Globen Besöksadress: Hornsgatan 124, plan Upphandlingens omfattning Utbildning i svenska för invandrare (sfi) är en viktig del av Stockholm stads introduktionsverksamhet för nyanlända invandrare och flyktingar. Språket är en förutsättning för att den nyanlände ska kunna komma ut i praktik och/eller arbete, kunna gå vidare till en yrkesutbildning eller fortsatta studier och kunna delta i samhällslivet. Sfi vänder sig även till invandrare som varit i landet en längre tid men av olika skäl saknar grundläggande kunskaper i svenska språket. Bland de sökande till sfi finns det personer som på grund av posttraumatiskt stressyndrom, annan psykosocial problematik eller av andra anledningar har stora koncentrationsstörningar för vilka staden erbjuder stödinsatser i form av alternativ sfi. Verksamheten alternativ sfi ska bedrivas i en omfattning av 35 helårsplatser à 12 timmar per vecka under 44 veckor per år. I praktiken innebär det att ca studerande kan omfattas av tjänsten vid ett och samma tillfälle. Utbildningsanordnaren garanteras en volym motsvarande 30 helårsplatser. Avtalet ska gälla i två år från och med tidpunkten för avtalets tecknande, med möjlighet för staden att på oförändrade villkor förlänga avtalet i ytterligare två år med ett år i taget. 1.4 Målgruppen för upphandlingen Alternativ sfi är avsedd för invandrare som av olika skäl inte kan delta i ordinarie sfi. Det handlar t.ex. om personer som på grund av posttraumatiskt stressyndrom, annan psykosocial problematik eller av andra anledningar har stora

4 SID 4 (10) koncentrationsstörningar. Dessa erbjuds att delta i alternativ sfi som en förberedelse för ordinarie sfi. Alternativ sfi vänder sig alltså till invandrare som har behov av stödinsatser av olika skäl för att kunna gå vidare till ordinarie utbildning. 1.5 Upphandlingsförfarande Upphandlingen har genomförts genom ett förenklat förfarande enligt Lagen om offentlig upphandling (2007:1091) med tillämpning av reglerna för upphandling av B-tjänster. 1.6 Annonsering Annons om att upphandlingen påbörjades offentliggjordes genom ett meddelande som distribuerades genom Visma OPIC, Dibus publiceringstjänst, den 28 mars Förfrågningsunderlaget Förfrågningsunderlaget tillhandahölls digitalt genom den länk som återfanns i annonsen om upphandling. 1.8 Anbudstiden Leverantörerna uppmanades i förfrågningsunderlaget att skriftligen kontakta Arbetsmarknadsförvaltningen om någonting i förfrågningsunderlaget uppfattades som oklart. Inkomna frågor resulterade i att fyra frågor besvarades under anbudstiden. Lämnade svar avsåg förtydligande av omständigheter redovisade i förfrågningsunderlaget och medförde inte att i förfrågningsunderlaget ställda krav förändrades eller utgick. 1.9 Inkomna anbud Anbudstiden gick ut 7 maj Två försändelser inkom före anbudstidens utgång. Försändelserna öppnades den 9 maj 2011 och förtecknades i ett öppningsprotokoll. Inget anbud inkom för sent. Följande anbud inkom. Anbud 1 - Utbildningsborgen AB, org. nr Anbud 2 Iris Hadar AB, org. nr Utgångspunkter för prövning och utvärdering av inkomna anbud Handläggningen av inkomna anbud har genomförts i tre steg. Inledningsvis genomfördes en prövning av att anbudet uppfyller samtliga ställda krav på leverantören angivna i förfrågningsunderlagets avsnitt 3. Därefter genomfördes en prövning av att samtliga ska-krav på tjänsten som anges i avsnitt 4 och att de kommersiella krav som anges i avtalet (avsnitt 6) uppfylls samt att priser lämnats i enlighet med förutsättningarna i avsnitt 5.3; kriterium B - Pris. De anbud som återstod efter steg 3 deltog därefter i den avslutande anbudsutvärderingen.

5 SID 5 (10) Förutsättningarna för prövning och utvärdering av inkomna anbud redovisades i förfrågningsunderlaget. För att underlätta anbudsgivarnas möjligheter att lämna ett fullständigt anbud har Staden i förfrågningsunderlaget lagt in formulär som anbudsgivaren kunnat använda för att lämna efterfrågade redovisningar. Kraven på likabehandling av anbudsgivarna innebär att utrymmet för att ändra eller lägga till uppgifter i anbuden är ytterst begränsade. Vikten av att anbuden baseras på de ställda kraven och är kompletta har av detta skäl betonats i Stadens förfrågningsunderlag. 2 PRÖVNING AV KRAVEN PÅ LEVERANTÖR Prövningen i steg 1 syftar till att klarlägga om leverantören uppfyller i förfrågningsunderlaget ställda krav på leverantören. Den har inte till uppgift att rangordna de anbudsgivande leverantörerna. Prövningen av kraven på leverantören utgör därmed en tröskel som anbudsgivaren måste ta sig över, innan prövningen av kraven på tjänsten påbörjas. Prövningen av inkomna anbud har baserats på de i förfrågningsunderlaget ställda kraven på leverantören och i anslutning till dessa av Staden efterfrågade redovisningar. 2.1 Utbildningsborgen AB (anbud1) Den genomförda prövningen av redovisningen i anbudet visade att samtliga ställda krav på leverantören är uppfyllda. 2.2 Iris Hadar AB (anbud 2) I förfrågningsunderlaget har staden efterfrågat redovisning av anbudsgivarens kompetens och erfarenhet samt att anbudsgivaren som bevis för sådan erfarenhet ska inkomma med totalt tre referensuppdrag vilka avser Utbildningsanordnare, Utbildningsansvarig samt Övrig personal. För referensuppdrag 1, 2 och 3 gäller att redovisade utbildningsuppdrag ska såväl till innehåll som till art och omfattning motsvara den efterfrågade i upphandlingen. Med motsvarande avses reguljär sfi, annan svenskutbildning för vuxna invandrare eller annan utbildning för målgruppen. För samtliga referensuppdrag 1, 2 och 3 krävs därmed att utbildningsverksamheten varit riktad mot målgruppen för upphandlingen. Målgruppen för upphandlingen har definierats under avsnitt 4.3 i förfrågningsunderlaget vilket varit ett krav i upphandlingen (jämför med avsnitt 1.4 i detta dokument). Av den genomförda prövningen av redovisningen i anbudet framgår inte att det i förfrågningsunderlaget ställda kravet är uppfyllt då av anbudsgivaren redovisade referensuppdrag 1 och 2, inte visar att ställda krav i upphandlingen avseende inriktning och omfattning är uppfyllda. Målgruppen för lämnade referenser inom referensuppdrag 1 och 2 är andra än den som staden ställt krav på. Kravet avser

6 SID 6 (10) uppdrag för personer som på grund av posttraumatiskt stressyndrom, annan psykosocial problematik eller av andra anledningar har stora koncentrationsstörningar. Iris Hadar AB har för referensuppdrag 1 och 2 lämnat referensuppdrag med inriktning mot personer med synnedsättning och hörselnedsättning. Iris Hadar AB har, genom sitt anbud, således inte visat att bolaget och erbjuden utbildningsansvarig har erfarenhet av sådan verksamhet och målgrupp som det i upphandlingen efterfrågade. Med hänvisning till att samtliga ställda krav på leverantören därmed inte är uppfyllda har anbudet lagts åt sidan. 2.3 Sammanfattning Följande anbud har enligt ovanstående redovisning visat att i förfrågningsunderlaget ställda krav på leverantören uppfylls. Detta anbud går därmed vidare till steg 2, Prövning av kraven på alternativ utbildning i svenska för invandrare. Utbildningsborgen AB (anbud 1) 3 PRÖVNING AV KRAVEN PÅ TJÄNSTEN Prövningen i steg 2 omfattar en prövning av om ställda ska-krav på tjänsten (förfrågningsunderlagets avsnitt 4) uppfylls, om anbudet accepterar de avtalsvillkor som anges i förfrågningsunderlagets avsnitt 6, om priser lämnats i enlighet med av Stadens angivna förutsättningar samt om övriga efterfrågade redovisningar lämnats i enlighet med vad som anges i förfrågningsunderlaget. Den av staden genomförda prövningen av anbud resulterade i följande slutsatser. 3.1 Utbildningsborgen AB (anbud1) Den genomförda prövningen av redovisningen i anbudet visade att samtliga ställda krav på alternativ utbildning i svenska för invandrare är uppfyllda. 3.2 Sammanfattning Följande anbud har enligt ovanstående redovisning visat att i förfrågningsunderlaget ställda krav på tjänsten uppfylls. Utbildningsborgen AB (anbud 1)

7 SID 7 (10) 4 ANBUDSUTVÄRDERING 4.1 Utvärderingsmetod Utvärderingen syftar till att staden ska anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. 4.2 Tilldelningskriterier För denna upphandling har följande utvärderingskriterier använts vid anbudsutvärderingen. Kvalitet Pris Utvärderingsmetoden innebar att det av anbudsgivaren erbjudna priset reducerades med ett konkret ekonomiskt värde motsvarande omfattningen av de mervärden som anbudet erbjuder. Beräkningsmodellen innebär att de av anbudsgivaren lämnade priserna vid uträkningen av utvärderingspriset kan reduceras med maximalt kronor. Bedömningen om kriterierna medför mervärde baseras på hur väl tillämpad metod möter stadens syfte och mål med verksamheten vilka redovisats under avsnitt 5.3 i förfrågningsunderlaget Kvalitet I förfrågningsunderlagets avsnitt 5, har ett antal kriterier angivits som önskvärda. Dessa rubricerades som utvärderingskriterier. Följande kriterier tillämpades vid anbudsutvärderingen. Aspekt A Mottagande och kartläggning Aspekt B Anpassning av pedagogiken Aspekt C Uppföljning av deltagare Aspekt D - Personalstöd Tillkommande kvalitativa mervärden ger avdrag från anbudspriset enligt nedan. Vid maximal uppfyllelse av respektive aspekt erhåller anbudsgivaren ett mervärde om kronor vilket medför motsvarande avdrag från anbudspriset. Vid delvis uppfyllelse av respektive aspekt erhålls ett mervärde om kronor. Utvärderingen har genomförts med utgångspunkt från de redovisningar som anbudsgivaren lämnat i sitt anbud. För att anbudsgivaren ska erhålla avdrag för ett utvärderingskriterium måste beskrivningen vara tillräckligt informativ så att Arbetsmarknadsförvaltningen kan bedöma och verifiera att målen med verksamheten kommer att kunna uppnås med mervärde.

8 SID 8 (10) Vid utvärderingen av anbuden har staden analyserat de beskrivningar som anbudsgivaren lämnat i anbudet och om dessa ansetts uppnå ett mervärde har bedömningen genomförts om hur väl beskrivna metoder och processer möter stadens uppsatta mål med verksamheten och hur väl anbudsgivaren inkommit med en motivering av val av tillämpade metoder Pris Anbudspriset har baserats på en beräknad totalkostnad för alternativ utbildning i svenska för invandrare, dvs. i upphandlingen garanterade helårsplatser för ett år enligt följande uträkning: Anbudspris som ligger till grund för utvärderingen baseras på den garanterade ersättningen i avtalet. Anbudspris räknas fram, för de anbud som uppfyller samtliga krav och som lämnat ett anbud inom angivna prisintervaller, enligt följande: Angivet timpris 30 helårsplatser 528 timmar = Anbudspris Det högsta timpris som anbudsgivaren kan offerera i upphandlingen är 70 SEK/timme och lägsta timpris är 55 SEK/timme. Anbudsgivaren har således möjlighet att lämna timpris i intervallet SEK/timme. Pris som understiger eller överstiger intervallet har inte kvalificerats för anbudsutvärdering. 4.3 Utvärderingsresultat Utbildningsborgen AB (anbud1) Sammanräknat anbudspris, SEK Utvärdering av Aspekt A Utvärdering av Aspekt B Utvärdering av Aspekt C - 0 Utvärdering av Aspekt D Utvärderingspris, SEK Anbudet måste för att erhålla maximal poäng innehålla en tydlig beskrivning för att möjliggöra bedömningen om att målen kommer att kunna uppnås med mervärde genom beskriven metod. Aspekt A Anbudsgivaren har en väl beskriven metod för mottagande och kartläggning av individer som deltar i utbildningsverksamheten. Beskrivningen avseende uppföljning av individerna i alternativ sfi är bristfällig och visar inte på mätbara kvalitativa mervärden. En utförlig motivering för val av tillämpad metod saknad i anbudet. Den sammanlagda bedömningen visar på att föreslagen metod delvis möter stadens syfte och mål med verksamheten. Dock finns förbättringspotential varför anbudsgivaren erhållit kronor i mervärde avseende detta kriterium.

9 SID 9 (10) Aspekt B Anbudsgivaren har en beskrivning av vilka metoder och hjälpmedel som nyttjas vid undervisningen mot målgruppen omfattande stödverktyg, hjälpmedel och anpassning av den fysiska miljön. Anbudet saknar dock en tydlig beskrivning om hur hjälpverktyg används och hur metoder anpassas för att optimera målen med utbildningen utifrån deltagarnas skiftande behov beroende på psykosociala problem och eventuella fysiska hinder. Anbudet saknar en tydlig motivering för val av tillämpad metod. Den sammanlagda bedömningen visar på att föreslagen metod delvis möter stadens syfte och mål med verksamheten. Dock finns förbättringspotential varför anbudsgivaren erhållit kronor i mervärde avseende detta kriterium. Aspekt C Anbudsgivaren har, i lämnad redovisning, inte kunnat visa hur uppföljningen av deltagarnas individuellt satta mål genomförs. Anbudet saknar vidare en beskrivning av tillämpad metod för uppföljning av individer samt en tydlig motivering för val av eventuell metod. Den lämnad beskrivning av tillämpad metod är otillräcklig och möter inte staden syfte och mål. Beskriven metod visar inte på några mätbara kvalitativa mervärden för den specifika utbildningsverksamheten varför anbudsgivaren erhållit 0 kronor i mervärde avseende detta kriterium. Aspekt D Anbudsgivaren har i sin beskrivning redogjort för de insatser som genomförs för att stödja personal och därmed möjliggöra att målen med uppdraget uppnås. Beskrivningen av stödinsatserna är dock generellt beskriven och är inte optimalt riktad mot personalen som arbetar med individer enligt målgruppen för alternativ sfi. Anbudet saknar en tydlig motivering för val av tillämpad metod. Den sammanlagda bedömningen visar på att föreslagen metod delvis möter stadens syfte och mål med verksamheten. Dock finns förbättringspotential varför anbudsgivaren erhållit kronor i mervärde avseende detta kriterium.

10