Antagande av leverantör - upphandling av hjälpmedelscentralsverksamhet

Transkript

1 Hälso- och sjukvårdsförvaltningen TJÄNSTEUTLÅTANDE (6) HSN Handläggare: Marika Berggrund Hälso- och sjukvårdsnämnden , p 18 Antagande av leverantör - upphandling av hjälpmedelscentralsverksamhet Ärendebeskrivning Hälso- och sjukvårdsnämnden (HSN) godkände den förvaltningens förslag till förfrågningsunderlag för upphandling av hjälpmedelscentral avseende hjälpmedel för personer med rörelsenedsättning mm i norra länsdelen som ett objekt (Objekt A) samt upphandling av hjälpmedelscentral för medicinteknisk apparatur i hemmet i hela länet som ett andra objekt (Objekt B). Upphandlingen har nu genomförts och i ärendet föreslås leverantör antas och hälso- och sjukvårdsdirektören får i uppdrag träffa avtal med denna. Hemlig Denna handling är sekretessbelagd enligt 19 kap 3 OSL (2009:400). Sekretessen i detta ärende upphör gälla när tilldelningsbeslutet är fat. Om ärendet bordläggs eller återremitteras fortsätter sekretessen gälla. Beslutsunderlag Förvaltningens tjänsteutlåtande, Förslag till beslut Hälso- och sjukvårdsnämnden beslutar anta Sodexo AB som leverantör för hjälpmedelscentralsverksamhet avseende hjälpmedel för personer med rörelsenedsättning m m i norra länet uppdra åt hälso- och sjukvårdsdirektören träffa avtal med Sodexo AB, org nr , för perioden till anta Sodexo AB som leverantör för hjälpmedelscentralsverksamhet för medicinteknisk apparatur i hemmet i hela länet uppdra åt hälso- och sjukvårdsdirektören träffa avtal med Sodexo AB, org nr , för perioden till omedelbart justera beslutet. Förvaltningens motivering till förslaget Upphandlingens omfning Denna upphandling avser hjälpmedelscentralsverksamhet för rörelsehjälpmedel m m i norra länsdelen, objekt A samt hjälpmedelscentralsverksamhet för personer med behov av medicinteknisk apparatur i hela länet, Objekt B.

2 2 (6) Verksamheterna skall erbjuda hjälpmedelscentralsverksamhet och upphandlingen genomförs som en funktionsupphandling vilket innebär alla delar av upphandlingen för respektive objekt ses som en helhet och den värderas utifrån målet brukarnas behov av fullgoda hjälpmedel tillgodoses. Avtalsperiod är med möjlighet förlänga avtalen med upp till fem (5) år. Verksamheten för hjälpmedel för rörelsenedsättning samt för medicinteknisk apparatur i hemmet bedrivs idag av Sodexo AB för norra länsdelen samt SLSO, Hjälpmedel Stockholm för södra länsdelen. Upphandlingens genomförande Upphandlingen har skett som ett förenklat förfarande enligt 15 kap lagen om offentlig upphandling, LOU (2007:1091). Upphandling har skett i samarbete med SLL-Upphandling samt sakkunniga inom området. Synpunkter har inhämtats från brukarorganisationer, förskrivare och personal inom Hjälpmedel Stockholm. Kvalificering De anbudsgivare som uppfyller samtliga ställda krav enligt Anbudsinbjudan och inte uteslutits enligt 15 kap 13 LOU har kvalificerat sig för anbudsprövning. Anbudsprövning Varje objekt har utvärderats var för sig. Prövningen har skett i två steg: Det första steget innebär en prövning genom verifiering av anbudsgivaren genom sin underskrift intygar samtliga ska-krav på efterfrågade tjänster enligt Specifik uppdragsbeskrivning och uppföljning samt dess bilagor uppfylls. De anbudsgivare som uppfyller samtliga ska-krav har gått vidare till det andra steget, utvärdering av anbud. Anbudsvärderingen innebär kvarvarande anbud ställs mot utvärderingskriterierna pris samt kvalitet. Utvärderingskriterium Pris. Anbudsgivarens angivna anbudspriser i Funktionsprislistan ligger till grund för utvärdering av priset. Summan av alla funktionsrader utgör anbudets totalpris. Det totala anbudspriset är underlaget för prisutvärderingen. Utvärderingskriterium Kvalitet. Utvärderingskriteriet kvalitet består av följande underkriterier: Användarsäkerhet, tillgänglighet samt kompetens & bemötande. Utvärderingen har skett med hjälp av en konsensusmodell. Anbudsgivarna har fått prisavdrag för uppfylld kvalitet enligt tabell i

3 3 (6) förfrågningsunderlaget. Prisavdraget är endast en matematisk formel för få fram ett jämförelsepris. Det anbud som antas är det för landstinget ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Objekt A Vid anbudstidens utgång hade följande anbud inkommit för Objekt A: Anbudsnummer Anbudsgivare 2 Otto Bock Scandinavia AB 3 Sodexo AB Båda anbudsgivare för Objekt A uppfyller samtliga ställda kvalificeringskrav och går vidare till prövning. Kvarvarande anbudsgivare och en sammanfning av deras utvärderingsresultat samt beräknad årskostnad inklusive prisavdrag för utvärderingskriterium kvalitet framgår nedan. Anbudsgivare 3 Sodexo AB Anbudsgivare 2 Otto Bock Scandinavia AB Pris per år enligt Funktionsprislista ,32 kronor ,96 kronor Prisavdrag Användarsäkerhet kronor kronor Prisavdrag Tillgänglighet kronor kronor Prisavdrag Kompetens & bemötande kronor kronor Jämförelsepris ,32 kronor ,96 kronor Motivering Sodexo AB: För alla underkriterier Brukarsäkerhet, Tillgänglighet samt Kompetens & bemötande har utvärderingsgruppen gemensamt funnit Sodexo presenterat en Utmärkt lösning på hur angivna mål ska uppnås och hur de kan mätas. Sodexo har angivit angreppssätt som innehåller tydliga mervärden. Det framgår i alla delar hur arbetet läggs upp, tillämpas och tryggas över tid. Anbudet anger tydliga processer och det är tydligt hur ansvaret fördelas fullt ut. Angreppssättet är systematiskt och tillämpas konsekvent. Det framgår likaså hur Sodexo ska säkerställa stabila resultat. Motivering Otto Bock Scandinavia AB: För alla underkriterier Brukarsäkerhet, Tillgänglighet samt Kompetens & bemötande har utvärderingsgruppen gemensamt funnit Otto Bock presenterat en Godtagbar lösning på hur angivna mål ska uppnås. Otto Bock har angivit ett angreppssätt som inte sträcker sig utöver angivna skakrav och förslagen är påbörjat systematiska. Det framgår endast i enstaka delar hur arbetet läggs upp, tillämpas och tryggas över tid. Mätbara mål för

4 4 (6) trygga resultat är endast delvis angivet. Anbudet innehåller inga mervärden utöver ska-krav. Resultat Objekt A Sodexo AB har av de anbud som gått vidare till anbudsutvärderingen det lägsta jämförelsepriset, varför Sodexo AB föreslås bli antagen som leverantör. Objekt B Vid anbudstidens utgång hade följande anbud inkommit för Objekt B: Anbudsnummer Anbudsgivare 1 AGA Gas AB 3 Sodexo AB Sodexo AB uppfyller samtliga ställda kvalificeringskrav och går vidare till prövning för Objekt B. Aga Gas AB har inte uppfyllt samtliga ställda kvalificeringskrav i Anbudsinbjudan Information om anbudsgivarens miljöarbete, se nedan och går därmed inte vidare till prövning. Anbudsgivaren skall i en bilaga redovisa hur stor andel av transporterna, som utförs inom uppdraget som kan genomföras med förnybara drivmedel vid avtalsstart samt en plan för hur andelen förnybara drivmedel ska utvecklas under avtalsperioden. Det svar som inlämnats innebär Aga Gas AB inte har redovisat hur stor andel av transporterna som kan genomföras med förnybara drivmedel. Redovisning av plan för utveckling av andel förnybara drivmedel saknas. Kvarvarande anbudsgivare och utvärderingsresultat samt beräknad årskostnad inklusive prisavdrag för utvärderingskriterium kvalitet framgår nedan. Sodexo AB har det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet för Objekt B. Pris per år enligt Funktionsprislista Prisavdrag Användarsäkerhet Prisavdrag Tillgänglighet Prisavdrag Kompetens &bemötande Jämförelsepris Anbudsnummer 3, Sodexo AB , 89 kronor kronor kronor kronor , 89 kronor Motivering Sodexo AB: För underkriteriet Brukarsäkerhet har utvärderingsgruppen gemensamt funnit Sodexo presenterat en Mycket bra lösning på hur det angivna

5 5 (6) målet ska uppnås samt angivit ett angreppssätt med tydliga processer och tydligt ansvar. Förslagets tillämpning har många styrkor, men det är inte tydligt i alla delar hur angreppsättet ska tillämpas och följas upp för trygga åsyftat resultat. För underkriteriet Tillgänglighet samt Kompetens & bemötande har utvärderingsgruppen gemensamt funnit Sodexo presenterat en Utmärkt lösning på hur angivna mål ska uppnås. Anbudet innehåller tydliga mervärden. Det framgår i alla delar hur arbetet läggs upp, tillämpas och tryggas över tid. Resultat Objekt B Sodexo AB föreslås bli antagen som leverantör. Konsekvenser av upphandlingen De nya verksamheterna kommer drivas enligt den gemensamma uppdragsbeskrivning, uppföljningsplan och ersättningsmodell som tidigare fastställts. De nya avtalen ger ett mervärde vad gäller brukarsäkerhet samt kompetens och bemötande då upphandlingen haft ökat fokus inom dessa områden. Sodexo har här visat på ett systematiskt arbetssätt för nå målen. Tillgängligheten för brukare och förskrivare kommer öka då Sodexo kommer ha utökade öppettider på prov. Upphandlingen innebär det blir en verksamhetsövergång, för den personal inom Hjälpmedel Stockholm som arbetar inom MAH-området, från landstingets regi till en privat leverantör, Sodexo AB. Ekonomiska konsekvenser Upphandlingen medför en kostnadssänkning med cirka 18 procent för hjälpmedelscentralsverksamheten för personer med rörelsenedsättning m m samt en kostnadssänkning med cirka 23 procent för hjälpmedelscentralsverksamheten för medicinteknisk apparatur i hemmet. Det motsvarar en total kostnadssänkning motsvarande cirka 19 procent eller drygt 67 miljoner kronor per år. Alla beräkningar baserar sig på 2011 års volym av hjälpmedel. Kostnaden för de båda upphandlade verksamheterna uppskas till cirka kronor per år beräknat på 2011 års volym. Den ekonomiska utvecklingen över tid beror på såväl volym- som teknikutvecklingen inom områdena. Konsekvenser för patientsäkerhet Upphandlingen medför förbättringar av patientsäkerheten. Sodexo har i sitt anbud beskrivit sitt arbete med systematiskt angreppssätt för trygga brukarsäkerheten enligt, samt utöver, kraven i avtalen. Bland annat utförs systematisk utleveranskontroll av hjälpmedel samt förslag på uppföljning av äldre förskrivna hjälpmedel som inte varit aktiva hos hjälpmedelscentralsverksamheten under senaste året. Utbildning kommer erbjudas

6 6 (6) vid förskrivares enheter för ge fler förskrivare möjlighet öka sin hjälpmedelskompetens. Konsekvenser för jämställd och jämlik vård Upphandlingen medför inga förändringar för jämställd och jämlik vård. Miljökonsekvenser Hjälpmedelscentralsverksamheten är en transportintensiv verksamhet. Upphandlingen medför hjälpmedelscentralen för MAH-hjälpmedel blir en länsövergripande verksamhet, istället för dagens två, varför det torde bli en ökad miljöbelastning på grund av längre transporter. Sodexo planerar dock två utlämningsställen för brukarna. Alla chaufförer utbildas i sparsam körning och alla fordon är utrustade med system för kontroll av sparsam körning och koldioxidutsläpp. Sodexo arbetar aktivt för öka andelen körda mil med förnybart bränsle. Catarina Andersson Forsman Hälso- och sjukvårdsdirektör Olle Olofsson Avdelningschef