Upphandling av uppdragsledare för behovsinventering och utformning av underlag för upphandling av telefoni

Transkript

1 Upphandling av uppdragsledare för behovsinventering och utformning av underlag för upphandling av telefoni PM59100 PM

2 Innehåll 1 Inledning Upphandlingens form Upphandlingens omfattning Option Annonsering Arbetsgrupp Inkomna anbud Prövning och utvärdering Prövning av ska-krav Utvärdering Utvärderingsmetod Erfarenhet av upphandling/inköp Erfarenhet av operativt arbete inom aktuellt område Intervju/muntlig presentation Timpris Sammanställning av en Förslag till beslut... 8 PM (8)

3 1 Inledning Pensionsmyndigheten har genomfört en upphandling av uppdragsledare för behovsinventering och utformning av underlag för upphandling av telefoni. 1.1 Upphandlingens form Upphandlingen har genomförts som en förenklad upphandling enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling. 1.2 Upphandlingens omfattning Upphandlingen avser slutandet av ett avtal som ska gälla från och med avtalsundertecknandet till och med Option Pensionsmyndigheten har möjlighet till förlängning av uppdraget genom en option till och med Annonsering Upphandlingen har offentliggjorts genom annonsering i Visma Tendsign Arbetsgrupp Upphandlingsgruppen består av Pedra Herdegen, tjänsteansvarig vid enheten för ITtjänsteleveranser och Adnan Ganic, strategisk inköpare vid Verksamhetsstödsstaben. 1.5 Inkomna anbud För att få delta i upphandlingen ställde Pensionsmyndighetens som krav att anbud skulle ha inkommit till myndigheten senast den 1 mars Pensionsmyndigheten har fått in totalt fem (5) anbud vid anbudstidens utgång från följande anbudsgivare: Anbud 1 Telemanagement Sverige AB Anbud 2 ÅF Technology AB Anbud 3 Sentensia Q AB Anbud 4 Voxacom AB Anbud 5 - TELIP PM (8)

4 2 Prövning och utvärdering Prövning och utvärdering av lämnade anbud har genomförts i två steg, och med utgångspunkt från de uppgifter som anbudsgivaren redovisat i sitt anbud. 2.1 Prövning av ska-krav Samtliga anbudsgivare uppfyllde ställda ska-krav i förfrågningsunderlaget och kvalificerade sig till utvärderingen. 2.2 Utvärdering I denna upphandling gällde att Pensionsmyndigheten skulle anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet utifrån följande utvärderingskriterier (inkl. viktning): Kriterium 1 Erfarenhet av upphandling/inköp Vikt 10% Kriterium 2 Erfarenhet av operativt arbete inom aktuellt område Vikt 10% Kriterium 3 Intervju/muntlig presentation Vikt 50% Kriterium 4 Timpris Vikt 30% 2.3 Utvärderingsmetod Nedan beskrivs hur respektive utvärderingskriterium bedömdes Erfarenhet av upphandling/inköp Detta utvärderingskriterium bedömdes enligt följande: Poäng Bedömning 3 Den erbjudna uppdragsledaren har erfarenhet av upphandling/inköp 0 Den erbjudna uppdragsledaren har inte erfarenhet av upphandling/inköp Erfarenhet av operativt arbete inom aktuellt område Detta utvärderingskriterium bedömdes enligt följande: Poäng Bedömning 3 Den erbjudna uppdragsledaren har erfarenhet av operativt arbete inom aktuellt område 0 Den erbjudna uppdragsledaren har inte erfarenhet av operativt arbete inom aktuellt område Intervju/muntlig presentation Erbjudna uppdragsledare från samtliga anbudsgivare kallades till en intervju som omfattade ca 30 minuter. Under intervjun presenterade samtliga uppdragsledare, med utgångspunkt i det förslag till uppdragsutformning som respektive anbudsgivare lämnat under avsnitt 4 i förfrågningsunderlaget, hur uppdraget på bästa sätt kan utföras för Pensionsmyndigheten. PM (8)

5 Utvärderingskriteriet (bör-kravet) utvärderades utifrån följande delkriterier: Angreppssätt Den erbjudna uppdragsledaren bör ha ett angreppssätt som bedöms ge fördelar vid uppdragets genomförande Helhetssyn Den erbjudna uppdragsledaren bör ha en god förmåga att se helheten i uppdraget, förståelse för myndighetens behov och sätta in det i ett omvärldsperspektiv Målinriktning Den erbjudna uppdragsledaren bedöms vara målinriktad och strukturerad Analytisk förmåga Den erbjudna uppdragsledaren bör vara bra på problemlösning och att kunna dra korrekta slutsatser från en given information Förmåga att samarbeta och kommunicera m.m. Den erbjudna uppdragsledaren bör ha god förmåga att kommunicera resultat och samarbeta med uppdragsgivaren Delkriterierna sattes och viktades enligt följande: Bör-krav Delkriterium Poäng Vikt inom kriteriet Intervju/muntlig presentation Angreppssätt % Helhetssyn % Målinriktning % Analytisk förmåga % Förmåga att samarbeta och kommunicera m.m % PM59008 I nedanstående tabell anges hur respektive delkriterium inom bör-kravet bedömdes. Utvärderingen var en helhetsbedömning av den skriftliga uppdragsutformningen i avsnitt 4 i förfrågningsunderlaget och av den muntliga presentationen vid intervjutillfället. Poäng Tolkning Bedömning 3 Mycket bra Den erbjudna uppdragsledaren bedöms ha de egenskaper som efterfrågas i avsnitt 5.3 i sådan utsträckning att det kan ge mycket stora fördelar vid uppdragets genomförande. 2 Acceptabelt Den erbjudna uppdragsledaren bedöms ha de egenskaper som efterfrågas i avsnitt 5.3 i sådan utsträckning att det kan ge acceptabla fördelar vid uppdragets genomförande. 1 Med större brister Den erbjudna uppdragsledaren bedöms inte ha de egenskaper som efterfrågas i avsnitt 5.3 i sådan utsträckning att det kan ge några större fördelar vid 5 (8)

6 uppdragets genomförande. 0 Ej acceptabelt Den erbjudna uppdragsledaren bedöms inte alls ha de egenskaper som efterfrågas i avsnitt Timpris För detta kriterium gällde att lägsta erbjudna timpris erhöll tre (3). De övriga anbuden erhöll en lägre relaterad till den procentuella differensen till lägsta timpris: Timprisets = lägsta timpris / aktuellt timpris * max tre (3) PM (8)

7 2.4 Sammanställning av en Telemanagement Sverige AB ÅF Technology AB Sentensia Q AB Voxacom AB TELIP Kriterium Vikt Poäng Viktad Poäng Viktad Poäng Viktad Poäng Viktad Poäng Viktad Erfarenhet av inköp/upphandling 10 % 3 0,30 3 0,30 3 0,30 3 0,30 3 0,30 Erfarenhet av operativt arbete inom 10 % 3 0,30 3 0,30 3 0,30 3 0,30 3 0,30 aktuellt område Intervju/muntlig presentation 50 % 2,10 1,05 3,00 1,50 2,70 1,35 3,00 1,50 2,60 1,30 Sammanräkning av nedanstående delkriterier fem (5) st. Delkriterium 1. Angreppssätt 40 % 2 0,80 3 1,20 3 1,20 3 1,20 3 1,20 Delkriterium 2. Helhetssyn 30 % 2 0,60 3 0,90 3 0,90 3 0,90 3 0,90 Delkriterium 3. Målinriktning 10 % 2 0,20 3 0,30 2 0,20 3 0,30 2 0,20 Delkriterium 4. Analytisk förmåga 10 % 3 0,30 3 0,30 2 0,20 3 0,30 2 0,20 Delkriterium 5. Förmåga att samarbeta 10 % 2 0,20 3 0,30 2 0,20 3 0,30 1 0,10 och kommunicera S:a delkriterier 100 % 2,10 3,00 2,70 3,00 2,60 Timpris 30 % 2,11 0,63 1,86 0,56 2,03 0,61 2,54 0,76 3,00 0,90 Total viktad 2,28 2,66 2,56 2,86 2,80 Offererade timpriser i SEK underlag för utvärdering av priset Förklaringar Blåa fält representerar total viktad för respektive utvärderingskriterium, dvs. fyra (4) st. utvärderingskriterier. Grönt fält representerar total viktad för det vinnande anbudet, dvs. ett (1) anbud. Röda fält representerar total viktad för de ej vinnande anbuden, dvs. fyra (4) anbud. 7 (8)

8 3 Förslag till beslut Mot bakgrund av det som framgår ovan föreslår arbetsgruppen att Pensionsmyndigheten tecknar avtal med Voxacom AB avseende uppdragsledare för behovsinventering och utformning av underlag för upphandling av telefoni. PM (8)