Ytterligare information om Sjunde AP-fonden finns på där också Sjunde APfondens senaste årsredovisningar finns tillgängliga.

HTML
DOWNLOAD

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Ytterligare information om Sjunde AP-fonden finns på www.ap7.se, där också Sjunde APfondens senaste årsredovisningar finns tillgängliga."

Cecilia Eklund
för 9 år sedan
Visningar:

1 Bakgrund Sjunde AP-fonden har nöjet att bjuda in er att inkomma med anbud avseende hantering av fondens ekonomifunktion. Fonden efterfrågar en utkontrakterad ekonomitjänst där ni som leverantör ansvarar för den löpande ekonomihanteringen inklusive fakturahantering, reskontra och löpande bokföring, rapportering, bokslut m.m. Uppdraget kan komma att innebära löneadministration och/eller hantering av reseräkningar. Sjunde AP-Fonden är organiserad i tre olika bolag. Kärnverksamheten, kapitalförvaltningen, sker i de två värdepappersfonderna AP7 Aktiefond och AP7 Räntefond. All bokföring och redovisning som sker i dessa två bolag ( fonderna ) exkluderas från de tjänster som efterfrågas. I det tredje bolaget, fondbolaget Sjunde AP-Fonden, sker all övrig verksamhet. Intäkterna består av de förvaltningsavgifter som månatligen betalas från de två fonderna medan kostnaderna består av personalkostnader, kostnader för extern förvaltning, kostnader för lokaler etc. Fondbolaget har i dagsläget 18 anställda och tio olika kostnadsställen. Ytterligare information om Sjunde AP-fonden finns på där också Sjunde APfondens senaste årsredovisningar finns tillgängliga. Uppdragsbeskrivning Sjunde AP-fondens ekonomiadministration hanteras idag av Kammarkollegiet. Vi önskar nu konkurrensutsätta uppdraget och genomför av denna anledning en upphandling avseende hantering av Sjunde AP-fondens ekonomitjänst. Det bör noteras att Sjunde AP-fonden kan komma att förkasta samtliga anbud och istället välja att även fortsättningsvis anlita Kammarkollegiet för den utkontrakterade verksamheten. Uppdraget består av: - Löpande registrering, betalning och bokföring av leverantörsfakturor. Volymerna uppgick 2011 till cirka 1000 fakturor till 100 olika leverantörer. - Löpande registrering och bokföring av övriga verifikationer. Volymerna uppgick 2011 till knappt 1000 st. - Löpande registrering och bokföring av utgående betalningar (intäkter). Normalt två per månad. - Kvartalsvis uppföljning mot budget - Årligt bokslut - Skattedeklarationer - Kvartalsvis underlag till SCB avseende utlandsbetalningar

m.m. Uppdraget kan komma att innebära löneadministration och/eller hantering av reseräkningar. Sjunde AP-Fonden är organiserad i tre olika bolag.

2 Pris Det offererade priset ska utgå från omfattningen i uppdragsbeskrivningen ovan. Priset ska avse ett fast pris per månad exklusive mervärdesskatt. Om det därutöver krävs ersättning för t.ex. startkostnader ska detta tydligt anges. Leverantören ska också ange timpris för eventuella tilläggstjänster som inte ryms inom uppdragsbeskrivningen ovan (kronor per timme exklusive mervärdesskatt). Krav på leverantören Leverantören ska 1. vara registrerad i aktiebolags-, handels- eller föreningsregistret 2. inneha F-skattebevis och vara registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär A-skatt och arbetsgivaravgifter 3. vara fri från skulder för svenska skatter och socialavgifter 4. ha en stabil ekonomisk bas Anbudet ska innehålla intyg/bevis som styrker att p. 1-3 är uppfyllda. Anbudet ska innehålla en kopia av den senast fastställda årsredovisningen inkl. den undertecknade revisionsberättelsen som underlag för bedömning av p. 4. Leverantören får inte 5. vara i konkurs eller likvidation, under tvångsförvaltning eller föremål för företagsrekonstruktion eller tills vidare ha inställt sina betalningar eller vara underkastad näringsförbud 6. vara föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, företagsrekonstruktion eller liknande förfarande, 7. vara dömd för brott avseende yrkesutövning enligt lagakraftägande dom 8. ha gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen. Anbudet ska innehålla en försäkran av anbudsgivaren att denne inte omfattas av sådant förhållande som anges i p Prövning av anbud Prövning av anbud görs i två steg. Först görs en prövning att anbudsgivaren uppfyller ställda Krav på leverantören enligt ovan. Om dessa krav inte är uppfyllda kommer anbudet att förkastas. De anbudsgivare som uppfyller kraven kommer att utvärderas enligt följande grunder.

vara registrerad i aktiebolags-, handels- eller föreningsregistret 2.

3 Sjunde AP-fonden kommer att anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet med beaktande av följande utvärderingskriterier: 1. kompetens och förmåga att utföra uppdraget 2. pris Utvärderingskriterierna är inte rangordnade. Med kompetens avses här dels den samlade relevanta kompetensen som finns hos anbudsgivaren, dels kompetensen hos de personer som är tänkta att huvudsakligen arbeta gentemot Sjunde AP-fonden. Bedömningen kommer att göras utifrån följande uppgifter som anbudsgivaren ska lämna: en beskrivning av anbudsgivarens samlade kompetens och resurser på området en beskrivning i detalj (inklusive elektroniska verktyg mm) över hur ni föreslår att flödet ska hanteras avseende dels den löpande ekonomihanteringen och dels lön och reseräkning vilka personer som i första hand är tänkta att arbeta med detta uppdrag och deras kompetens. Bedömningen av anbudsgivarens förmåga att utföra uppdraget kommer att göras utifrån följande uppgifter som anbudsgivaren ska lämna: en förteckning över och kortfattad beskrivning av tidigare utförda liknande uppdrag referenser avseende anbudsgivarens skicklighet, effektivitet, erfarenhet och pålitlighet en beskrivning av hur anbudsgivaren avser att lägga upp och utföra det aktuella uppdraget samt vilken servicenivå och tillgänglighet som erbjuds övrig information som anbudsgivaren anser vara relevant för bedömningen. Anbudsgivaren ska lämna de uppgifter som efterfrågas ovan. Om Sjunde AP-fonden har tidigare erfarenheter av en anbudsgivare kan dessa erfarenheter komma att tas i beaktande. Ett anbud kan komma att antas helt eller delvis. Sjunde AP-fonden kan komma att välja en intern lösning och således inte välja någon anbudsgivare. Vi kan också välja att även fortsättningsvis anlita Kammarkollegiet för uppdraget, varvid samtliga inkomna anbud kan komma att förkastas. Anbudets form och innehåll Anbudet skall vara skriftligt och innehålla följande information:

Med kompetens avses här dels den samlade relevanta kompetensen som finns hos anbudsgivaren, dels kompetensen hos de personer som är tänkta att huvudsakligen arbeta gentemot Sjunde AP-fonden.

4 1. Uppgift om anbudsgivarens fullständiga namn/firma, organisationsnummer, adress och telefonnummer. 2. De uppgifter och handlingar som efterfrågas under Krav på leverantören. 3. De uppgifter som efterfrågas under Prövning av anbud. Kommersiella villkor Utöver vad som i övrigt framgår av förfrågningsunderlaget gäller följande kommersiella villkor. 1. Avtalet avser perioden 1 januari dec 2015 med rätt för Sjunde AP-fonden att förlänga avtalet med ett år. 2. Avtalet kan sägas upp utan särskild motivering av båda parter med sex månaders uppsägningstid. 3. Leverantören får inte röja eller utnyttja sekretessbelagd uppgift som leverantören kan få tillgång till genom uppdraget. Administrativa bestämmelser Upphandlingen genomförs som ett så kallat öppet förfarande enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling. Sjunde AP-fonden är en statlig myndighet och verksamheten omfattas därmed av den svenska offentlighetsprincipen. Med detta avses bl.a. att alla handlingar normalt är tillgängliga för den som vill ta del av dem. Den som lämnar anbud i denna upphandling måste vara införstådd med att denna aspekt ingår som en förutsättning i samarbetet med Sjunde AP-fonden. Under den tid som upphandlingen genomförs är samtliga uppgifter som berör anbuden sekretessbelagda. När avtal har slutits är anbudsgivarens möjligheter att med stöd av sekretesslagen erhålla sekretess för uppgifter i handlingarna allmänt sett mycket begränsade. Prövning av sekretess i varje enskilt fall sker först när någon begär att få ta del av någon uppgift i handlingarna. Om en anbudsgivare anser att någon uppgift i anbudet ska omfattas av sekretess även efter det att upphandlingen är avslutad bör detta anges, liksom de skäl som åberopas för sekretess. Skriftligt anbud ska lämnas i ett slutet kuvert som är märkt Anbud 2012/48. Anbuden ska ha kommit in till Sjunde AP-fonden senast den 25 maj Inkomna anbud öppnas den 29 maj. Eventuellt tilldelningsbeslut förväntas ges under september månad. Postadress: Box Stockholm Besöksadress: Vasagatan 11, 6 tr

Avtalet avser perioden 1 januari 2013-31 dec 2015 med rätt för Sjunde AP-fonden att förlänga avtalet med ett år. 2. Avtalet kan sägas upp utan särskild motivering av båda parter med sex månaders uppsägningstid.

5 Stockholm Anbuden ska vara bindande till den 31 augusti Frågor med anledning av upphandlingen kan ställas till Administrativ Chef Svante Linder Telefon , e-post

Relevanta dokument

Anbudsförfrågan lokalvård Sjunde AP-fonden

Sjunde AP-fonden 2014-01-31 Dnr 2014/8 Anbudsförfrågan lokalvård Sjunde AP-fonden Upphandlande myndighet Sjunde AP-fonden (org.nr 802406-2302) Upphandlingen Sjunde AP-fonden inbjuder leverantörer att lämna