Upphandlingsprotokoll och tilldelningsbeslut

Transkript

1

2 SID 1 (13) Upphandlingsprotokoll och tilldelningsbeslut Upphandling av lokalvårdstjänster till Polismyndigheten i Stockholms län A /2013

3 SID 2 (13) Innehållsförteckning Bakgrund Upphandlingsförutsättningar Upphandlande myndighet Upphandlingens omfattning Upphandlingsförfarande Annonsering Förfrågningsunderlaget Inkomna anbud Utgångspunkter för prövning och utvärdering av inkomna anbud Prövning av kraven på leverantören Redovisning av den genomförda prövningen Analys av inkomna anbud Anbud Anbud Anbud Anbud Anbud Anbud Prövning av kraven på tjänsten Sammanfattning av ställda krav Analys av de anbud som klarat kraven på leverantören Anbud Anbud

4 SID 3 (13) Anbud Anbud Anbudsutvärdering Kriterier Resultat av anbudsutvärderingen Förslag till beslut om avtal Motivering... 13

5 SID 4 (13) Bakgrund Polismyndigheten i Stockholms län genom Rikspolisstyrelsen har genomfört en upphandling av lokalvårdstjänster. Detta protokoll redovisar handläggningen av upphandlingen. Handlingen har utformats så att den svarar mot de krav på dokumentation av upphandlingsärenden som anges i lag (2007:1091) om offentlig upphandling. Beslut om att tilldela leverantör kontrakt redovisas i separat tilldelningsbeslut.

6 SID 5 (13) 1 Upphandlingsförutsättningar 1.1 Upphandlande myndighet Upphandlingen genomfördes av Polismyndigheten i Stockholms län genom Rikspolisstyrelsen (härefter benämnd Polisen). 1.2 Upphandlingens omfattning Upphandlingen avser avtal för lokalvårdstjänster. Avtalspart är Polismyndigheten i Stockholms län. Den upphandlade tjänsten ska täcka Polisens behov av lokalvård för stationer, kontor, garage och övriga städytor i Stockholms läns. Avsikten är att teckna avtal med en leverantör. 1.3 Upphandlingsförfarande Upphandlingen har genomförts genom ett öppet förfarande med tillämpning av bestämmelserna i lag (2007:1091) om offentlig upphandling, LOU. 1.4 Annonsering Annonsen och förfrågningsunderlaget avsändes den 2 maj 2013 för annonsering via Förfrågningsunderlaget Samtliga krav som Polisen ställer på leverantören, tjänsten, genomförandet av åtagandet samt kommersiella villkor redovisades i det skriftliga förfrågningsunderlag som utgjort underlag för anbudslämnande. Förfrågningsunderlaget fanns tillgängligt elektroniskt på under hela anbudstiden. Ritningar avseende städobjekten fick potentiella anbudsgivare ta del av på plats i Polisens lokaler. Anbudsgivarna har uppmanats att skriftligen kontakta Polisen om något i förfrågningsunderlaget framstod som oklart och i behov av förtydligande. Under anbudstiden har sju förtydliganden lämnats. Förfrågningsunderlaget korrigerades i enlighet med dessa. 1.6 Inkomna anbud Vid anbudstidens utgång den 9 juli 2013 hade sex anbud inkommit. Anbuden öppnades den 10 juli och förtecknades i ett öppningsprotokoll.

7 SID 6 (13) Följande anbud inkom: Anbud Anbudsgivare Org.nr 1 Bemanningsstyrkan i Rosersberg AB Samhall AB Allianceplus AB Rengörare Näslund AB ISS Facility Services AB Express gruppen AB Utgångspunkter för prövning och utvärdering av inkomna anbud Förutsättningarna för hur prövning och utvärdering av inkomna anbud skulle genomföras har redovisats i förfrågningsunderlaget. Förfrågningsunderlaget angav även vilka dokument och redovisningar som anbudsgivare skulle lämna för att det skulle vara möjligt att genomföra en analys av att uppställda krav var uppfyllda. Prövningen av anbuden har genomförts med utgångspunkt i de uppgifter som lämnats i anbuden. LOU:s krav på likabehandling av anbudsgivarna innebär att förtydliganden och kompletteringar endast kan avse redovisningar som anbudsgivaren lämnat i anbudet. Det har därmed inte varit möjligt att lägga till uppgifter i det fall redovisningar saknats i anbudet eller medge komplettering som innebär att annan anbudsgivare särbehandlas. Anbudsprövningen har genomförts utifrån ett trestegsförfarande där steg 1 syftar till att klarlägga att anbudsgivaren uppfyller de krav som ställts på leverantören (anbudsgivande företag). Om anbudsgivaren uppfyllt kraven i steg 1 deltar anbudet därefter i steg 2 prövning av att de ställda kraven på tjänsten är uppfyllda och att avtalsvillkoren accepteras. Steg 3, som är det avslutande steget, omfattar utvärdering av anbud som uppfyller samtliga krav i steg 1 och steg 2.

8 SID 7 (13) 2 Prövning av kraven på leverantören 2.1 Redovisning av den genomförda prövningen Prövningen av inkomna anbud syftar till att klarlägga att anbudsgivare inte är föremål för uteslutningsgrunder, om anbudsgivaren uppfyller ställda krav på registreringsskyldigheter, ekonomisk och finansiell ställning, kompetens, erfarenhet samt yrkesmässig kapacitet inklusive personal- och kompetenskrav. Prövningen av anbudsgivare mot de ställda kraven kan beskrivas som en tröskel som anbudsgivare måste ta sig över. I förfrågningsunderlaget angavs de krav som ställs på den anbudsgivare och den personal som ska utföra de efterfrågade tjänsterna. Polisen har kontrollerat att anbudsgivare fullgjort sina skyldigheter avseende registrering, skatter och sociala avgifter genom att begära in uppgifter från Skatteverket. Polisen har kontrollerat att anbudsgivare uppfyllde kraven angående ekonomisk stabilitet genom at själva kontrollera detta med UC AB. 2.2 Analys av inkomna anbud Anbud 1 Den genomförda prövningen av anbudet visade att brister förelåg i förhållande till de krav som ställts i förfrågningsunderlaget. Enligt krav i UF skulle anbudsgivare redovisa två referensuppdrag för olika beställare avseende lokalvård om minst m2 per beställare. Anbudsgivarens ena referensuppdrag gällde lokalvård om 600 m 2 och det andra på m 2. Enligt krav i UF skulle också anbudsgivare redovisa ett referensuppdrag avseende lokalvård där det ingick städning av laboratoriemiljö eller motsvarande där kraven på renhet var/är högre än normalt och städning utförs/-des på annat sätt än i övriga lokaler. Ingen av anbudsgivarens referensuppdrag uppfyllde detta krav. Enligt krav i UF skulle anbudsgivare beskriva platsorganisationen för uppdraget, hur många arbetsledare som avses användas, hur arbetsledarna ska fördela sig över de olika områdena och hur många personer respektive arbetsledare ska arbetsleda. I anbudsformuläret hänvisar anbudsgivaren till bilaga Riskanalys, där denna information inte framgår. Inte heller i anbudet i övrigt finns någon beskrivning av detta. Enligt krav UF3.516 skulle anbudsgivaren redovisa ett tilltänkt systemet för närvarokontroll med kort redovisning av dess funktioner. I anbudsformuläret hänvisar anbudsgivaren till bilaga Kvalitetsystem, där denna information inte framgår. Inte heller i anbudet i övrigt finns någon redovisning av detta.

9 SID 8 (13) Av ovan redovisade skäl lades anbudet åt sidan. Anbudet gick därmed inte vidare till steg 2 prövning av kraven på tjänsten Anbud 2 Den genomförda prövningen av anbudet visade att samtliga ställda krav på leverantören är uppfyllda. Anbudet går därmed vidare till steg 2, Prövning av krav på tjänsten Anbud 3 Den genomförda prövningen av anbudet visade att samtliga ställda krav på leverantören är uppfyllda. Anbudet går därmed vidare till steg 2, Prövning av krav på tjänsten Anbud 4 Den genomförda prövningen av anbudet visade att samtliga ställda krav på leverantören är uppfyllda. Anbudet går därmed vidare till steg 2, Prövning av krav på tjänsten Anbud 5 Den genomförda prövningen av anbudet visade att samtliga ställda krav på leverantören är uppfyllda. Anbudet går därmed vidare till steg 2, Prövning av krav på tjänsten Anbud 6 Den genomförda prövningen av anbudet visade att brister förelåg i förhållande till de krav som ställts i förfrågningsunderlaget. Enligt krav i UF skulle anbudsgivare redovisa två referensuppdrag för olika beställare avseende lokalvård om minst m 2 per beställare. Anbudsgivarens ena referensuppdrag gällde lokalvård om m 2 och det andra på m 2. Av ovan redovisade skäl lades anbudet åt sidan. Anbudet gick därmed inte vidare till steg 2 prövning av kraven på tjänsten.

10 SID 9 (13) 3 Prövning av kraven på tjänsten 3.1 Sammanfattning av ställda krav Upphandlingen omfattar lokalvårdstjänster med tillhörande arbetsuppgifter i de lokaler som finns inom Polisen. Uppdraget ska bedrivas med upprätthållande av rätt kvalitet så att överenskomna kvalitetsnivåer bibehålls. Ett antal krav på utförandet av tjänsten som anbudsgivaren ska bekräfta har ställts i förfrågningsunderlaget. Prisuppgifter skulle lämnas exklusive moms som totalpriser för respektive städobjekt. 3.2 Analys av de anbud som klarat kraven på leverantören Prövningen av anbuden har genomförts utifrån de krav på tjänsten som ställts i förfrågningsunderlaget. Prövningen har omfattat de anbud som visat sig uppfylla de krav som ställs på leverantören. Prövningen av kraven på tjänsten omfattar därmed anbud 2, 3, 4 och Anbud 2 Prövningen har visat att samtliga ställda krav på tjänsten uppfylls. Anbudet innehåller efterfrågade uppgifter. Anbudet är undertecknat som bekräftelse på att samtliga krav och avtalsvillkor godkänns och accepteras. Anbudet går därmed vidare till steg 3, Anbudsutvärderingen Anbud 3 Prövningen har visat att samtliga ställda krav på tjänsten uppfylls. Anbudet innehåller efterfrågade uppgifter. Anbudet är undertecknat som bekräftelse på att samtliga krav och avtalsvillkor godkänns och accepteras. Anbudet går därmed vidare till steg 3, Anbudsutvärderingen Anbud 4 Prövningen har visat att samtliga ställda krav på tjänsten uppfylls. Anbudet innehåller efterfrågade uppgifter. Anbudet är undertecknat som bekräftelse på att samtliga krav och avtalsvillkor godkänns och accepteras. Anbudet går därmed vidare till steg 3, Anbudsutvärderingen.

11 SID 10 (13) Anbud 5 Prövningen har visat att samtliga ställda krav på tjänsten uppfylls. Anbudet innehåller efterfrågade uppgifter. Anbudet är undertecknat som bekräftelse på att samtliga krav och avtalsvillkor godkänns och accepteras. Anbudet går därmed vidare till steg 3, Anbudsutvärderingen.

12 SID 11 (13) 4 Anbudsutvärdering Anbudsutvärderingen har omfattat de anbud som visat sig uppfylla de krav som ställs på leverantören och samtliga ställda krav på tjänsten samt avtalsvillkoren. Utvärderingen omfattar därmed anbud 2, 3, 4 och 5 enligt ovan. Polisen skulle anta det anbud som har det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet var det anbud som hade lägst jämförelsekostnad. 4.1 Kriterier Jämförelsekostnaden beräknades enligt följande: Jämförelsekostnad = (Utvärderingskostnad per år Avdrag för arbetsmetod) / Total tid per år Beräkningen visades också i prisbilagan. Utvärderingskostnad per år Utvärderingskostnad per år var kostnaden för lokalvård per år, post A, plus kostnaden för extra tjänster per år, post B, C, D, E och F, enligt prisbilagan. Samtliga dessa beräkningar visades i prisbilagan. Avdrag för arbetsmetod Anbudsgivare kunde få ett avdrag på utvärderingskostnaden avseende kriterium Avdrag för arbetsmetod. För möjlighet att få avdrag skulle anbudsgivarna ange två olika referensuppdrag där beställarens kontaktpersoner i uppdragen kom att få svara på tre påståenden om entreprenörens arbetsmetod. Referenterna ombads att lämna en bedömning över hur väl denne bedömer att anbudsgivarens arbetsmetod uppfyller Polisens mål enligt SF0.3. Tre olika aspekter skulle bedömas av respektive referent. Referenten skulle ta ställning till påståenden genom att svara Instämmer helt, Instämmer delvis eller Instämmer inte. Varje påstående som referenten besvarade Instämmer helt gav SEK i avdrag, de fall där referenten besvarade påståendet med Instämmer delvis gav SEK i avdrag och de fall där referent besvarade påståendet med Instämmer inte, eller där uppgifter saknades, svar inte lämnade alternativt inte godkändes, gav 0 SEK i avdrag. Totalt kunde anbudsgivaren därmed få ett avdrag om SEK för båda referensuppdragen.

13 SID 12 (13) Aspekt Påstående Referentens bedömning Avdrag på utvärderingskostnaden 1. Kvalitet vid utförande av uppdrag Entreprenörens arbete kommer att bidra till att överträffa överenskomna krav och kvalitetsnivåer. Arbetet kommer att utföras utan anmärkningar. Instämmer helt Instämmer delvis Instämmer inte SEK SEK 0 SEK Instämmer helt SEK 2. Leverans- och genomförandetid Överenskomna tider som beror på entreprenören kommer alltid att hållas. Instämmer delvis SEK Instämmer inte 0 SEK 3. Kostnadseffektivitet Entreprenören kommer under hela avtalstiden att utföra uppdraget på ett effektivt och kostnadsmedvetet sätt. Instämmer helt Instämmer delvis Instämmer inte SEK SEK 0 SEK Total tid per år Total tid per år beräknades genom att summera totalt antal timmar för lokalvård och arbetsledning på plats i objekten per år, post A, och uppskattat antal timmar för utförande av tjänster enligt post B, C, D, E och F per år som fanns angivet i prisbilagan. 4.2 Resultat av anbudsutvärderingen Resultatet av den genomförda anbudsutvärderingen framgår av tabellen nedan. Anbudsgivare Utvärderingskostnad per år Avdrag för arbetsmetod Total tid per år Jämförelsekostnad Samhall AB kr kr tim 141,8 kr/tim Allianceplus AB kr kr tim 181,8 kr/tim Rengörare Näslund AB kr kr tim 145,6 kr/tim ISS Facility Services AB kr kr tim 227,7 kr/tim

14