E-ARKIV Avropsvägledning vid förnyad konkurrensutsättning 1(7)

Transkript

1 E-ARKIV Avropsvägledning vid förnyad konkurrensutsättning 1(7)

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 INLEDNING ALLMÄNT OM RAMAVTALET E-ARKIV AVROPSFÖRFARANDE AVROPSFÖRFRÅGANS INNEHÅLL GRUNDLÄGGANDE UPPGIFTER OCH ADMINISTRATIVA KRAV AVROPSPRECISERING LEVERENS- OCH BETALNINGSMODELL PRISER UTVÄRDERINGSKRITERIER UTSKICK, UTVÄRDERING OCH AVSLUT UTSKICK AV AVROPSFÖRFRÅGAN AVROPSSVAR PRÖVNING OCH UTVÄRDERING TILLDELNING KONTRAKT AVBRYTANDE AV AVROP BILAGOR MALL AVROPSFÖRFRÅGAN MALL AVROPSPRECISERING MALL LEVERENS- OCH BETALNINGSMODELL MALL KONTRAKT SÄNDLISTA AVROP (7)

3 1 INLEDNING SKL Kommentus Inköpscentral AB (SKI) har genomfört en ramavtalsupphandling avseende E-arkiv 2013 för de avropsberättigade myndigheter som anges i ramavtalsbilaga 1, Avropsberättigade myndigheter. Syftet med ramavtalsupphandlingen är att tillgodose Myndighetens behov av e-arkiv. Med stöd av tecknade ramavtal kan Myndigheten anskaffa behovsanpassat e-arkiv som produkt eller tjänst genom att avropa funktion. Detta dokument innehåller en vägledning som tagits fram i syfte att underlätta för Myndigheten och ramavtalsleverantörerna vid genomförande av avrop i form av förnyad konkurrensutsättning. 2 ALLMÄNT OM RAMAVTALET E-ARKIV 2013 Ramavtalen omfattar e-arkiv som tjänst och e-arkiv som produkt samt konsulttjänster för införandeprojekt av e-arkivet avseende konfigurering och eventuella anpassningar. I ramavtalet ges möjligheten att anskaffa och införa e-arkiv i sina verksamheter i form av en produkt som installeras i den egna eller i driftspartners miljö, eller som en tjänst som tillhandahålls av Ramavtalsleverantören. Med tjänst avses att anbudsgivaren tillhandahåller funktionen e-arkiv, och svarar för drift och tillgänglighet av samt äger, underhåller och vidareutvecklar den underliggande tekniska plattformen och systemet. Den upphandlande myndigheten äger informationen i e-arkivet. Ramavtalet omfattar två delområden: e-arkiv som produkt e-arkiv som tjänst Avropsförfrågan genom detta ramavtal kan skickas ut till och med sista dag för ramavtalets giltighetstid. Uppdrag som ska gälla utanför ramavtalets löptid måste utgöras av objektsspecifika Kontrakt med alla villkor fastställda. När Ramavtalet upphört att gälla påverkas inte giltigheten av Kontrakt som ingåtts under Ramavtalets giltighetstid. 3 AVROPSFÖRFARANDE Anskaffning av produkter och produktrelaterade tjänster från detta ramavtal sker genom avropsförfarandet förnyad konkurrensutsättning. Förfarandet innebär att Myndigheten, inför ett avrop, gör en behovsanalys i syfte att utröna vilka funktioner och eventuella tjänster som ska avropas. Avropet sker genom att en skriftlig avropsförfrågan skickas till samtliga Ramavtalsleverantörer som har ramavtal inom aktuellt delområde. Detta görs för att avgöra vilken Ramavtalsleverantör som kan erbjuda den för Myndigheten bästa produkten/tjänsten 3(7)

4 utifrån de villkor som angetts i avropsförfrågan. För att underlätta för Myndigheten har SKI tagit fram en mall för Avropsförfrågan. Avropsförfrågan ska skickas till samtliga ramavtalsleverantörer inom det delområde avropet sker ifrån. Ramavtalsleverantören har inte möjlighet att delegera rätten att motta avropsförfrågningar till underleverantör eller annan Ramavtalsleverantör. Kontrakt tilldelas den Ramavtalsleverantör som lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga avropspriset utifrån de villkor som angetts i avropsförfrågan. Avropet avslutas och regleras genom att ett skriftligt Kontrakt upprättas och undertecknas av Ramavtalsleverantören och Myndigheten. 4 AVROPSFÖRFRÅGANS INNEHÅLL 4.1 GRUNDLÄGGANDE UPPGIFTER OCH ADMINISTRATIVA KRAV Avropsförfrågan bör innehålla grundläggande uppgifter och administrativa krav för avropsförfarandet. Minst följande bör anges: Sista dag att lämna avropssvar Avropssvarets giltighetstid Myndighetens kontaktperson för avropet Information om hur ev. frågor besvaras Önskad leveranstidpunkt samt leveransadress I avropsförfrågan anges en skälig tidsfrist för att lämna avropssvar. Denna tidsfrist fastställs med hänsyn till avropsförfrågans komplexitet samt den tid som behövs för att lämna avropssvar. 4.2 AVROPSPRECISERING Vid den förnyade konkurrensutsättningen ska Myndigheten precisera sina krav av efterfrågade funktioner och tjänster. Vid behov komplettera med andra villkor som angetts i förfrågningsunderlaget till ramavtalet. Av Avropsförfrågan ska framgå om avropet avser e-arkiv som produkt eller e-arkiv som tjänst. Observera att Myndigheten inte bör ange ett specifikt fabrikat för det som efterfrågas utan avropsförfrågan ska innehålla önskade funktionskrav på e-arkivet. Samtliga krav som är ställda i denna upphandling är möjliga att precisera i avropet. Det är då fråga om att förfina villkoren i ramavtalet för att fånga upp särskilda omständigheter utifrån Myndighetens behov för att kunna fullgöra ett enskilt kontrakt. Till hjälp kan Myndigheten använda sig av SKIs mall för Avropsprecisering, Produkt respektive Tjänst. Utvärderingskriterier kan utgöras av bör-krav från upphandlingens kravspecifikation och krav som ställts som bör-krav i ramavtalsupphandlingen får även ställas som ska-krav vid den förnyade konkurrensutsättningen. 4(7)

5 För mer detaljer kring avropsprecisering se SKLs Vägledning - precisering av krav. 4.3 LEVERENS- OCH BETALNINGSMODELL För att underlätta för Myndigheten vid införande och godkännande av sitt e-arkiv ställdes i upphandlingen krav på leverens- och betalningsmodell, se bilaga. Samtliga Ramavtalsleverantörer har förbundit sig att följa denna modell. Vi rekommenderar att ni bifogar denna modell till er avropsförfrågan där ni ersätter varje X med faktiska värden för ert avrop. 4.4 PRISER I upphandlingen togs ett antal typfall fram för att konkretisera och tydliggöra hur krav och komplexitet kan skilja sig åt beroende på verksamhet. Typfallen finns beskrivna i Bilaga 7 Typfall - Beskrivning. Det är dessa typfall som Ramavtalsleverantörerna har prissatt i sina anbud. Priserna i anbuden utgör inte några takpriser utan är endast att se som riktvärden. För mer information om dessa priser se Anbudsresultat Priser Produkt/Tjänst. Utöver priserna för typfallen så har Ramavtalsleverantörerna angett priser för eventuellt övriga kostnadsdrivande faktorer. Dessa uppgifter hittar ni i bilagor till respektive leverantörs Ramavtal. Myndigheten behöver ta fram en prisbilaga att bilägga Avropsförfrågan, i enlighet med vilka priser och betalningssätt som önskas för avropet. 5 UTVÄRDERINGSKRITERIER Avropssvaren ska utvärderas enligt principen "ekonomiskt mest fördelaktiga och de utvärderingskriterier som används i avropet utvärderas med hjälp av mervärdesmodellen. Varje utvärderingskriterie (bör-krav) ges ett mervärde i SEK. Vid utvärderingen så reduceras Anbudssumman med det sammanslagna mervärdet för samtliga utvärderingskriterier. Anbudssumman med avdrag för mervärdet summeras till en jämförelsesumma. Myndigheten antar det Avropssvar med lägst jämförelsesumma. Formel: Anbudssumma mervärde = jämförelsesumma 6 UTSKICK, UTVÄRDERING OCH AVSLUT 6.1 UTSKICK AV AVROPSFÖRFRÅGAN Avropsförfrågan skickas till samtliga Ramavtalsleverantörer som har ramavtal inom aktuellt delområde (Produkt/Tjänst). Avropsförfrågan ska vara skriftlig och sändas via e- post till angivna e-postadresser som återfinns i Sändlista Avrop. Tidsfristen för att avge avropssvar ska vara skälig i förhållande till ställda villkor. En rekommendation är minst arbetsdagar. Tänk på att Ramavtalsleverantören måste få tid att ställa samman allt som avropet omfattar samt stämma av med ansvariga hos sig. 5(7)

6 6.2 AVROPSSVAR Avropssvaren ska vara skriftliga och innehållet i dem omfattas av sekretess fram till det att beslut fattats om val av Leverantör. Avropssvaret ska vara undertecknat av behörig företrädare för Ramavtalsleverantören. För det fall SKI:s mall för Avropsförfrågan används ska Ramavtalsleverantören svara i utpekade formulär i mallen. Ramavtalsleverantörerna ska lämna svar vid varje Avropsförfrågan. Om produkten/tjänsten inte kan erbjudas vid avropstillfället ska orsak till detta meddelas Myndigheten. Avropssvar inkomna efter angiven tidsfrist beaktas inte. 6.3 PRÖVNING OCH UTVÄRDERING Samtliga avropssvar prövas och utvärderas i två steg. Vid det första steget prövas om anbudet uppfyller samtliga ska-krav kopplade till produkten eller tjänsten. Ett ska-krav kan vara "uppfyllt" eller "ej uppfyllt". De avropssvar som uppfyllt dessa ska-krav går vidare till nästa steg, övriga förkastas. I steg två utvärderas kvarvarande anbud enligt principen "ekonomiskt mest fördelaktigt anbud". 6.4 TILLDELNING Det avropssvar som uppfyllt samtliga ska-krav och som lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudspriset tilldelas Kontraktet. Myndigheten ska underrätta samtliga Ramavtalsleverantörer som lämnat avropssvar om tilldelningsbeslutet samt om skälen för beslutet. Observera att reglerna om avtalsspärr som huvudregel inte gäller vid förnyad konkurrensutsättning. För att undvika att Kontraktet riskerar att ogiltigförklaras rekommenderas dock att en frivillig avtalsspärr iakttas i enlighet med bestämmelserna i 16 kap. 17 LOU. Detta innebär att det måste gå minst tio kalenderdagar räknat från dagen efter att tilldelningsbeslut skickats innan Kontrakt kan tecknas. För det fall avtalsspärr tillämpas ska i underrättelsen om tilldelningsbeslut även anges den period under vilken avtal inte får ingås. 6.5 KONTRAKT Avropet avslutas genom att ett skriftligt Kontrakt upprättas. Kontraktet reglerar avropet och tecknas mellan Ramavtalsleverantören och Myndigheten. Villkor för ersättning och fakturering kan preciseras av Myndigheten i Kontraktet. Kontrakt kan löpa upp till åtta år från och kontraktstiden börjar löpa den dag då Kontraktet tecknades. 6(7)

7 6.6 AVBRYTANDE AV AVROP Om Myndigheten beslutar att avbryta avropsförfarandet ska samtliga Ramavtalsleverantörer som lämnat avropssvar skriftligen meddelas om beslutet samt om skälen för detta. För avbrytande av avrop krävs, enligt gällande praxis, sakliga skäl. Myndigheten ansvarar för att sakliga skäl föreligger och bör dokumentera detta i beslutet till leverantörerna. 7 BILAGOR 7.1 MALL AVROPSFÖRFRÅGAN 7.2 MALL AVROPSPRECISERING 7.3 MALL LEVERENS- OCH BETALNINGSMODELL 7.4 MALL KONTRAKT 7.5 SÄNDLISTA AVROP 7(7)