Vägledning för avropsförfarandet förnyad konkurrensutsättning ARBETSPLATSER KLIENTER OCH SURFPLATTOR (9)

Transkript

1 Vägledning för avropsförfarandet förnyad konkurrensutsättning ARBETSPLATSER KLIENTER OCH SURFPLATTOR (9)

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 INLEDNING ALLMÄNT OM RAMAVTALET ARBETSPLATSER KLIENTER OCH SURFPLATTOR AVROPSFÖRFARANDE AVROPSFÖRFRÅGANS INNEHÅLL GRUNDLÄGGANDE UPPGIFTER OCH ADMINISTRATIVA KRAV SPECIFIKATION AV EFTERFRÅGADE FUNKTIONER OCH TJÄNSTER Allmänt Avrop av typkonfiguration Avrop av TYPKONFIGURATION där behov finns att precisera/komplettera funktionskraven UTVÄRDERINGSKRITERIER AVROP AV TILLBEHÖR UTSKICK, UTVÄRDERING OCH AVSLUT UTSKICK AV AVROPSFÖRFRÅGAN AVROPSSVAR PRÖVNING OCH UTVÄRDERING Exempel på utvärdering TILLDELNING KONTRAKT AVBRYTANDE AV AVROP (9)

3 1 INLEDNING SKL Kommentus Inköpscentral AB (SKI) har genomfört en ramavtalsupphandling avseende Arbetsplatser- klienter och surfplattor (upphandlingen benämns fortsättningsvis Arbetsplatser 2012) för de avropsberättigade myndigheter som anges i ramavtalsbilaga 3, Avropsberättigade parter. Av ramavtalet framgår för vilka geografiska regioner respektive ramavtalsleverantörer antagits. Syftet med ramavtalsupphandlingen är att tillgodose Myndighetens behov av datorarbetsplatser med tillhörande tjänster. Med stöd av tecknade ramavtal kan Myndigheten anskaffa denna utrustning genom enkelt avropa funktion. Detta dokument innehåller en vägledning som tagits fram i syfte att underlätta för Myndigheten och ramavtalsleverantörerna vid genomförande av avrop i form av förnyad konkurrensutsättning. 2 ALLMÄNT OM RAMAVTALET ARBETSPLATSER KLIENTER OCH SURFPLATTOR 2012 Ramavtalen omfattar ett brett sortiment av datorarbetsplatser, surfplattor och lätta bärbara datorer med tillbehör såsom bildskärmar, tangentbord, datormöss, dockningsstationer etc. Med ett tillbehör avses en enhet som är avsedd att användas tillsammans med huvudprodukt enligt det upphandlade sortimentet. Tillbehör kan endast avropas av den leverantör som tilldelats kontrakt efter en förnyad konkurrensutsättning genomförts. Produkterna har delats upp i fem delområden enligt nedan: Stationära arbetsplatser Bärbara arbetsplatser Bildskärmar Surfplattor Lätta bärbara datorer Ramavtalet omfattar även följande produktrelaterade tjänster: Preparationstjänster före leverans Installationstjänster på plats Stöldmärkning Återtagstjänster Finansering (leasing) Tilläggsgaranti 3(9)

4 3 AVROPSFÖRFARANDE Anskaffning av produkter och produktrelaterade tjänster från detta ramavtal sker genom avropsförfarandet förnyad konkurrensutsättning. Förfarandet innebär att Myndigheten, inför ett avrop, gör en behovsanalys i syfte att utröna vilka funktioner och eventuella tjänster som ska avropas. Myndigheten bör också ta ställning till om avropet avser ett enskilt köp eller om avropet ska resultera i successiva leveranser under en längre period. Förnyad konkurrensutsättning där successiva leveranser önskas kan vara ändamålsenligt om Myndigheten känner till sina funktionsbehov och tillhörande tjänster för en längre tid framöver. Oavsett om avropet avser ett enskilt köp eller successiva leveranser ska avropet föregås av en skriftlig avropsförfrågan som skickas till samtliga Ramavtalsleverantörer som har ramavtal inom aktuell region. Utvärderingskriterier vid avrop är endast pris. Myndigheten skickar ut en skriftlig avropsförfrågan till samtliga ramavtalsleverantörer som har ramavtal inom aktuell region för att på nytt lämna avropssvar (anbud). Detta görs för att avgöra vilken Ramavtalsleverantör som kan erbjuda det för Myndigheten lägsta avropspriset utifrån de villkor som angetts i avropsförfrågan. Observera att priserna på de varor och tjänster som erbjuds i den förnyade konkurrensutsättningen inte får överskrida priserna i Ramavtalet. Villkoren i ramavtalet får inte omförhandlas i den förnyade konkurrensutsättningen och inte heller kan krav som ställts i avtalet ändras eller bytas ut. Om det är nödvändigt får dock villkoren preciseras och kompletteras. Det är då fråga om att komplettera eller förfina villkoren i ramavtalet för att fånga upp särskilda omständigheter för att kunna fullgöra ett enskilt kontrakt. Även andra krav som angetts i förfrågningsunderlaget till ramavtalet kan anges, t.ex. specifikt miljökrav. Om Ramavtalsleverantör inte kan leverera det som efterfrågas enligt avropsförfrågan ska anledningen till det meddelas Myndigheten. Rätten att motta avropsförfrågningar kan inte delegeras av Ramavtalsleverantören till underleverantör eller annan Ramavtalsleverantör. Kontrakt tilldelas den Ramavtalsleverantör som lämnat det lägsta avropspriset utifrån de villkor som angetts i avropsförfrågan. Myndigheten ska underrätta samtliga Ramavtalsleverantörer som lämnat avropssvar samtidigt om tilldelningsbeslutet samt om skälen för beslutet. Avropet avslutas och regleras genom att ett skriftligt Kontrakt upprättas och undertecknas av Ramavtalsleverantören och Myndigheten. 4(9)

5 4 AVROPSFÖRFRÅGANS INNEHÅLL 4.1 GRUNDLÄGGANDE UPPGIFTER OCH ADMINISTRATIVA KRAV Avropsförfrågan bör innehålla grundläggande uppgifter och administrativa krav för avropsförfarandet. Minst följande bör anges: Sista dag att lämna avropssvar Avropssvarets giltighetstid Myndighetens kontaktperson för avropet Information om hur ev. frågor besvaras Önskad leveranstidpunkt samt leveransadress För att underlätta för Myndigheten har SKI tagit fram en mall för Avropsförfrågan, se bilaga 1, i vilken Ramavtalsleverantörerna också direkt kan fylla i sina svar. 4.2 SPECIFIKATION AV EFTERFRÅGADE FUNKTIONER OCH TJÄNSTER ALLMÄNT Av Avropsförfrågan ska framgå om avropet avser köp eller leasing av produkter. Myndigheten anger därefter vilka typkonfigurationer (med uppgift om antal enheter) och eventuella produktrelaterade tjänster som avropet omfattar. Det är i normalfallet inte tillåtet att ange ett specifikt fabrikat för det som efterfrågas. Avropsförfrågan ska därför endast innehålla önskade funktionskrav på hårdvaran. Om det finns behov av att produkterna ska vara kompatibla med befintligt IT-system kan Myndigheten däremot ange detta som en förutsättning i avropsförfrågan. Detta kan göras i Avropsstödet under rubriken Beskrivning av Myndighetens tekniska förutsättningar, fliken Kundens förutsättningar AVROP AV TYPKONFIGURATION Med begreppet typkonfiguration avses en sammanställning av krav/funktioner som tillsammans utgör en efterfrågad enhet. Typkonfigurationen ska kunna avropas som en enhet. I sådant fall är den angivna miniminivån för varje funktion grund för typkonfigurationen. De produkter som offereras av leverantörerna ska i sådant fall minst uppfylla den angivna miniminivån. Leverantörerna kan offerera de av SKI godkända produkterna eller andra produkter som motsvarar de funktioner som ingår i typkonfigurationen. I de fall andra produkter offereras måste Myndigheten kontrollera att miniminivån för respektive funktion uppfylls. De produkter som godkänts av SKI återfinns under respektive leverantörs ramavtal Samtliga typkonfigurationer utom en finns i flera utföranden, 1A 1C, vilket innebär en enkel, mellan eller mer avancerad typkonfiguration. 5(9)

6 Samtliga de i typkonfigurationen ingående produkter som har prissatts ska även kunna avropas separat, t.ex. för typkonfiguration 1A kan Tangentbord/Mus: Fullstort svenskt numeriskt tangentbord avropas. Myndigheten anger vilken typkonfiguration som önskas inom respektive område. Myndigheten anger vidare antalet enheter samt om avropet även omfattar någon av de tillhörande tjänster som omfattas av ramavtalet. Priserna på de varor och tjänster som erbjuds i den förnyade konkurrensutsättningen får inte överskrida priserna i ramavtalet AVROP AV TYPKONFIGURATION DÄR BEHOV FINNS ATT PRECISERA/KOMPLETTERA FUNKTIONSKRAVEN För det fall Myndighetens behov inte överensstämmer med funktionskraven i en viss typkonfiguration får angivna funktionskrav preciseras och kompletteras. Helt nya funktionskrav får inte ställas. Myndigheten kan däremot välja bort ett visst funktionskrav, t.ex. Mobilt bredband: integrerad 3G (eller 4G) modem i typkonfiguration 4A. Myndigheten ansvarar för kontroll av att offererade produkter uppfyller ställda funktionskrav samt eventuella andra ställda krav. Ramavtalsleverantören bör i sitt avropssvar bilägga produktblad eller annan teknisk specifikation, certifikat, intyg etc. avseende produkten så att produkten kan kontrolleras mot ställda krav i avropsförfrågan. Produkter som avviker från i ramavtalsupphandlingen definierad typkonfiguration ska kunna avropas till högst samma pris som den produkt som offererats i ramavtalsupphandlingen och ska minst uppfylla de tekniska och andra krav som ställts i avropsförfrågan. Priset för produkter som är nya på marknaden får överstiga ursprungligt takpris för motsvarande produkt med högst tio (10) procent. Om inget annat överenskommits mellan Ramavtalsleverantören och myndigheten ska leverans ske inom tio (10) dagar från dagen för UM/UE:s beställning. Leveranstiden kan ändras om preciseringar har gjorts. 5 UTVÄRDERINGSKRITERIER Utvärderingskriterium vid avrop är endast pris. Utifrån de villkor som angetts i avropsförfrågan antas därmed den ramavtalsleverantör som kan erbjuda det för Myndigheten lägsta avropspriset. Priserna på de varor och tjänster som erbjuds i den förnyade konkurrensutsättningen får inte överskrida priserna i ramavtalet. Som framgått ovan får dock priset för produkter som är nya på marknaden överstiga ursprungligt takpris för motsvarande produkt med högst tio (10) procent. 6(9)

7 6 AVROP AV TILLBEHÖR Avrop av tillbehör sker från den Ramavtalsleverantör som vunnit den förnyade konkurrensutsättningen för respektive avrop. Tillbehör kan endast avropas i samband med den förnyade konkurrensutsättningen och produkterna ska specificeras i det Kontrakt som upprättas mellan Myndigheten och Ramavtalsleverantören. Avrop av tillbehör sker till de priser som framgår av Ramavtalsleverantörens bruttoprislista med avdrag för offererad rabatt. 7 UTSKICK, UTVÄRDERING OCH AVSLUT 7.1 UTSKICK AV AVROPSFÖRFRÅGAN Avropsförfrågan skickas till samtliga Ramavtalsleverantörer som har ramavtal inom aktuell region. Avropsförfrågan ska vara skriftlig och sändas via e-post till angivna e- postadresser som återfinns i bilaga Sändlista Avrop. Även avropssvaren ska vara skriftliga och komplett ifyllda. Tidsfristen för att avge avropssvar ska vara skälig i förhållande till ställda villkor. En rekommendation är minst 5-7 arbetsdagar dock bör denna tid utökas om avropet är omfattande. Tänk på att Ramavtalsleverantören måste få tid att ställa samman allt som avropet omfattar samt stämma av med ansvariga hos sig. Avropssvar inkomna efter angiven tidsfrist beaktas inte. För det fall SKI:s mall för Avropsförfrågan används ska Ramavtalsleverantören svara i utpekade formulär i mallen. 7.2 AVROPSSVAR Ramavtalsleverantörerna ska lämna svar vid varje Avropsförfrågan. Om produkten/tjänsten inte kan erbjudas vid avropstillfället ska orsak till detta meddelas Myndigheten. Avropssvaren ska sändas brevledes 1 och inkomma till Myndighetens adress angiven i Avropsförfrågan innan tidsfristen löpt ut. Avropssvaren ska vara skriftliga och innehållet i dem ska vara hemligt fram tills dess beslut fattats om val av Ramavtalsleverantör. Öppning av avropssvaren får ske först efter att tidsfristen löpt ut. Inkomna avropssvar ska registreras i ett öppningsprotokoll. 7.3 PRÖVNING OCH UTVÄRDERING Myndigheten ska först pröva om avropssvaren uppfyller samtliga obligatoriska krav som ställts i Avropsförfrågan. Därefter går kvarvarande avropssvar vidare till utvärderingen. Den ramavtalsleverantör antas som kan erbjuda det för Myndigheten lägsta priset EXEMPEL PÅ UTVÄRDERING Exempel 1. Avrop av produkter enligt typkonfiguration 2 B 1 En förutsättning för att ställa krav på elektroniska anbud är att Myndigheten har ett elektroniskt system som bl.a. säkerställer att anbudssekretessen bevaras. 7(9)

8 Myndigheten vill köpa 20 bärbara arbetsplatser enligt typkonfiguration 2 B med skärmstorlek 15-16,9. Operativsystem ska vara Windows 7 2. Samtliga enheter ska stöldmärkas. Det avropssvar antas som offererar efterfrågade produkter och tjänster till lägst anbudspris och uppfyller minst miniminivån för varje ingående funktion i typkonfigurationen (dvs. totalpris för samtliga 20 arbetsplatser inkl. stöldmärkning av dessa). Exempel 2. Avrop av produkter där behov finns att precisera/komplettera typkonfigurationens funktionskrav Myndigheten vill leasa 90 lätta datorer enligt typkonfiguration 5 A, med skärmstorlek 13-16,9 tum. Till skillnad från de funktionskrav som listats i kravspecifikationen för denna typkonfiguration vill Myndigheten att datorn max ska väga 1,2 kg, samt att operativsystemet ska vara Windows 8. Myndigheten anger dessa preciseringar av funktionskraven i avropsförfrågan genom att skriva max 1,2 kg i rutan för preciseringen. Observera att andra funktioner som listats i kravspecifikationen för aktuell typkonfiguration kan falla bort/förändras om något av de ursprungliga kraven preciseras. När avropssvaren kommit in kontrollerar Myndigheten att offererade produkter uppfyller ställda funktions och eventuella andra ställda krav. Leasingperioden ska vara 36 månader och leasingavgiften erläggs månadsvis. Den månatliga leasingavgiften för de 90 datorerna konkurrensutsätts i samband med avropet och det avropssvar antas som offererar efterfrågade produkter till lägst anbudspris (dvs. den månatliga leasingavgiften för de 90 datorerna). För mer information gällande villkor för leasing se ramavtalet avsnitt 12. Exempel 3. Avrop av produkter där behov finns att precisera/komplettera typkonfigurationens funktionskrav Myndigheten vill köpa 150 surfplattor enligt typkonfiguration 4 B. Till skillnad från de funktionskrav som listats i kravspecifikationen för denna typkonfiguration vill Myndigheten att surfplattan ska ha en skärmupplösning om minst 1920x1080 samt att operativsystem ska vara Windows 8. Myndigheten anger dessa preciseringar av funktionskraven i avropsförfrågan. När avropssvaren kommit in kontrollerar Myndigheten att offererade produkter uppfyller ställda funktions- och eventuella andra ställda krav. Myndigheten avropar även tilläggsgaranti för surfplattor avseende år 2 och 3. Det avropssvar antas som offererar efterfrågade produkter och tilläggsgaranti till lägst anbudspris (dvs. totalpris för samtliga 150 arbetsplatser inkl. garanti för år 2 och 3). 7.4 TILLDELNING 2 Observera att extern docka/port/portreplikator specifikt byggd för offererad dator ingår i priset för denna typkonfiguration. Om Myndigheten inte vill att extern docka/port/portreplikator inkluderas i avropet måste detta framgå av avropsförfrågan. 8(9)

9 Det avropssvar som uppfyllt samtliga ska-krav och som lämnat det lägsta anbudspriset tilldelas Kontraktet. Myndigheten ska underrätta samtliga Ramavtalsleverantörer som lämnat avropssvar om tilldelningsbeslutet samt om skälen för beslutet. Detta görs enklast via de e-postadresser som finns i bilaga Sändlista Avrop och som är desamma som Avropsförfrågan skickats till. Observera att reglerna om avtalsspärr som huvudregel inte gäller vid förnyad konkurrensutsättning. För att undvika att Kontraktet riskerar att ogiltigförklaras rekommenderas dock att en frivillig avtalsspärr iakttas i enlighet med bestämmelserna i 16 kap. 17 LOU. Detta innebär att det måste ha gått minst tio kalenderdagar räknat från dagen efter att tilldelningsbeslut skickats innan Kontrakt kan tecknas. För det fall avtalsspärr tillämpas ska i underrättelsen om tilldelningsbeslut även anges den period under vilken avtal inte får ingås. Avropet avslutas genom att ett skriftligt Kontrakt upprättas. Kontraktet reglerar avropet och tecknas mellan Ramavtalsleverantören och Myndigheten. Villkor för ersättning och fakturering kan preciseras av Myndigheten i Kontraktet. 7.5 KONTRAKT Kontrakt kan avse ett enskilt köp eller successiva leveranser under en längre period. Att Ramavtalet upphört att gälla ska inte påverka giltigheten av Kontrakt som ingåtts under Ramavtalets giltighetstid. Kontrakt bör inte ingås för längre tidsperiod än sex månader efter det att Ramavtalets giltighetstid har upphört. I kontraktet bör även tidsangivelsen för kontraktets längd anges. 7.6 AVBRYTANDE AV AVROP Om Myndigheten beslutar att avbryta avropsförfarandet ska samtliga Ramavtalsleverantörer som lämnat avropssvar skriftligen meddelas om beslutet samt om skälen för detta. För avbrytande av avrop krävs, enligt gällande praxis, sakliga skäl. Myndigheten ansvarar för att sakliga skäl föreligger och bör dokumentera detta i beslutet till leverantörerna. 9(9)