Vägledning för avrop från Glasögon

Transkript

1

2 Innehållsförteckning 1. OM VÄGLEDNINGEN Inledning Innehåll och disposition Avropsberättigade och ramavtalsleverantörer Avropsberättigade Ramavtalsleverantörer Underleverantörer Definitioner Fortsatt arbete GLASÖGON Ramavtalsområdets omfattning och avropsordning Ramavtalens omfattning Varu- och/eller tjänsteområde Ramavtalens giltighetstid AVROPET Modell som illustrerar avropsprocessen Steg 1 Utformning av avropsförfrågan allmänt för avrop från glasögon Steg 2 Utskick av avropsförfrågan Avvikelse från fastställd rangordning Tilläggsköp av glasögonbågar Steg 3 Teckna kontrakt Leverans

3 Versioner Publicerad datum: Uppdaterade avsnitt:

4

5 1 1. Om vägledningen 1.1 Inledning Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet (nedan kallad SIC) har tagit fram denna vägledning i syfte att ge stöd till avropsberättigade myndigheter/organisationer vid avrop mot ramavtal gällande Glasögon. Även ramavtalsleverantörer kan ha nytta av vägledningen även om den i första hand ger ett myndighetsperspektiv på avrop. På finner du mer information om ramavtalsområdet, samt kontaktuppgifter till ramavtalsansvarig och ramavtalsleverantörer. Vägledningen innehåller rekommendationer från SIC, men det är avropets omfattning och komplexitet, samt eventuell användning av elektroniska system för avrop, som avgör i vilken grad vägledningen är tillämplig INNEHÅLL OCH DISPOSITION I vägledningens inledande del presenteras avropsberättigade, ramavtalsleverantörer, samt definitioner. I vägledningens avsnitt om ramavtalet får myndigheten information om själva ramavtalsområdet. Kapitlet om avropet redogör i sin tur för de olika stegen i avropsprocessen. Slutligen följer ett kapitel med praktiska råd kring avropet, samt eventuella bilagor. 1.2 Avropsberättigade och ramavtalsleverantörer AVROPSBERÄTTIGADE Ramavtalet Glasögon kan nyttjas av statliga myndigheter, samt offentligt styrda organ som lämnat fullmakt, vissa stiftelser och andra organisationer med anknytning till staten. Avropsberättigade organisationer finns angivna på RAMAVTALSLEVERANTÖRER Ramavtalsleverantörer inom Glasögon framgår av

6 UNDERLEVERANTÖRER En underleverantör är ett företag som bistår ramavtalsleverantören med varor eller tjänster som omfattas av detta ramavtalsområde. 1.3 Definitioner Med myndighet avses i denna vägledning avropsberättigade organisationer, det vill säga statliga myndigheter, vissa stiftelser och andra organisationer med anknytning till staten. Samtliga leveranser över ramavtalet avser varor och tjänster som Ramavtalsleverantören tillhandahåller. Avrop: Vid avrop avgörs vilken ramavtalsleverantör som får leverera efterfrågad tjänst. Avrop sker per ramavtalsområde. Hur detta går till framgår närmare av denna vägledning. Se även De dokument som sänds till ramavtalsleverantörerna kallas avropsförfrågan. Ramavtalsleverantörernas svar kallas avropssvar. Med kontrakt avses ett leveransavtal med varu- eller tjänsteleverantören med successiva leveranser över tid. Kontraktet inom Glasögon innehåller villkor för parternas överenskommelse. 1.4 Fortsatt arbete Vägledningen uppdateras i takt med utvecklingen av domstolspraxis och i takt med erhållen praktisk erfarenhet. Det är alltid den senaste publicerade versionen på som gäller. Dina kommentarer till vägledningen är värdefulla. E-posta gärna dina synpunkter till ramavtalsansvarig gunilla.lannestedt@kammarkollegiet.se eller till ramavtalsservice@kammarkollegiet.se.

7 3 2. Glasögon 2.1 Ramavtalsområdets omfattning och avropsordning Nedan följer en kort beskrivning av ramavtalsområdets omfattning och den avropsordning som gäller vid avrop. För mer fördjupad information om ramavtalet hänvisas till Ramavtalens omfattning Ramavtalsområdet omfattar sådana bildskärmsglasögon och skyddsglasögon som arbetsgivaren ska tillhandahålla enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter. Ramavtalet inkluderar slipade glas, bågar och ytbehandlingar samt tjänster såsom montering av båge och synundersökning VARU- OCH/ELLER TJÄNSTEOMRÅDE Nedan beskrivs vad som gäller beträffande de optikertjänster och glasögon som ingår i ramavtalet. Optikerbutiker Optikerbutiker ska vara öppna dagtid varje arbetsdag, med arbetsdag avses helgfri måndag och fredag. Personal i optikerbutiker ska kunna kommunicera på svenska i både tal och skrift. Arbetstagare hos myndighet ska kunna boka tid via telefon, e- post, webbsida eller direkt i butiken. Personal i optikerbutiker ska ha god kännedom om innehållet i tecknat ramavtal samt ha kunskap om varor och tjänster som omfattas av ramavtalet. Ramavtalsleverantören ska vara representerad med optikerbutik på de orter som framgår av bilaga Butiksförteckning. Synundersökning Ramavtalsleverantören ska tillse att synundersökning utförs av legitimerad optiker.

8 4 Vid synundersökningen ska en bedömning göras om arbetstagarens eventuella privata glas kan fungera tillfredsställande som bildskärmsglasögon. I de fall synundersökningen visar att arbetstagaren inte är i behov av bildskärmsglasögon betalar myndigheten endast för synundersökningen. Om resultatet av synundersökningen visar att det behövs kompletterande synundersökning av ögonläkare, med hänsyn till synkraven i bildskärmsarbetet, ska ramavtalsleverantören remittera arbetstagaren till ögonläkare. Kostnaden för remitteringen ska ingå i kostnaden för synundersökningen. Bågar bildskärmsglasögon Ramavtalsleverantören ska tillhandahålla bildskärmsglasögon. Med bildskärmsglasögon avses sådana glasögon som anges i Arbetsmiljöverkets föreskrift, Arbete vid bildskärm, AFS 1998:5. Ramavtalsleverantören ska erbjuda minst 30 stycken olika bågmodeller för bildskärmsglasögon som ska passa flera olika ansiktsformer. Av dessa 30 bågmodeller ska minst tio (10) vara herrbågar och minst tio (10) vara dambågar. Olika färgvarianter och storlekar av samma modell räknas inte som olika modeller. Samtliga erbjudna bågar ska uppfylla kraven i EU:s nickeldirektiv. Samtliga erbjudna bågar ska återfinnas i ramavtalsleverantörens ordinarie sortiment och ska finnas som prover i butik. Därtill ska reservdelar finnas att tillgå i butik. Bågar skyddsglasögon Ramavtalsleverantören ska tillhandahålla skyddsglasögon. Med skyddsglasögon avses CE-märkta skyddsglasögon enligt Arbetsmiljöverkets föreskrift, Utförande av personlig utrustning, AFS 1996:7. Ramavtalsleverantören ska erbjuda minst fem (5) stycken olika bågmodeller för skyddsglasögon i minst fem (5) olika storlekar totalt. Olika färgvarianter och storlekar av samma modell räknas inte som olika modeller.

9 5 Ramavtalsleverantören ska erbjuda minst en (1) modell för skyddsglasögon i minst fem (5) olika storlekar där skalmens tjocklek uppfyller kraven i bilaga Skalmstorlek. Samtliga erbjudna bågar ska uppfylla kraven i EU:s nickeldirektiv. Samtliga erbjudna skyddsglasögon ska vara CE-märkta som en enhet, dvs. bågar och glas ska vara testade för CE-märkning tillsammans. Samtliga erbjudna bågar ska återfinnas i ramavtalsleverantörens ordinarie sortiment och ska finnas som prover i butik, Samtliga erbjudna bågar ska ha sidoskydd. Glas Ramavtalsleverantören ska tillhandahålla glas i materialtyperna plast och mineral. Slipningar och ytbehandlingar Ramavtalsleverantören ska tillhandahålla glas med följande slipningar: - Enkelslipade glas. Med enkelslipade glas avses glas med en styrka över hela glaset. - Närprogressiva glas. Med närprogressiva glas avses glas som ger flexibelt seende på alla avstånd från 35 cm och upp till ca cm. - Rumsprogressiva glas. Med rumsprogressiva glas avses glas som ger flexibelt seende på alla avstånd från 35 cm och upp till 400 cm. Ramavtalsleverantören ska tillhandahålla följande ytbehandlingar: - Antireflexbehandling. - Hårdytbehandling.

10 6 2.3 Ramavtalens giltighetstid Ramavtalen är giltiga från och med till och med Eventuell förlängning av ramavtalen sker på initiativ av Statens inköpscentral. Förlängning av avtalsperioden kan uppgå till högst 36 månader.

11 7 3. Avropet 3.1 Modell som illustrerar avropsprocessen Bilden nedan illustrerar de olika stegen inför och vid avrop i kronologisk ordning. Processbeskrivningen beskriver avropet vid fastställd rangordning. Steg 1 Utformning av avropsförfrågan Steg 2 Utskick av avropsförfrågan Steg 3 Teckna kontrakt 3.2 Steg 1 Utformning av avropsförfrågan ALLMÄNT FÖR AVROP FRÅN GLASÖGON Avropande myndighet ska kunna genomföra avrop via telefon, e-post, webbsida eller direkt i optikerbutiken. Optikerbutiker ska vara öppna dagtid varje arbetsdag, med arbetsdag avses helgfri måndag till fredag. Ramavtalsleverantören ska vara representerad med optikerbutik på de orter som framgår av bilaga Butiksförteckning. Samtliga optiker ska vara legitimerade enligt de krav som framgår av 4 kap. 1 patientsäkerhetslagen (2010:659). Uppgift om optikerns legitimation ska finnas i Socialstyrelsens register över legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal (HOSP).

12 8 3.3 Steg 2 Utskick av avropsförfrågan Samtliga villkor i ramavtalet är fastställda. Vid avrop ska villkoren i kontraktet överensstämma med villkoren i ramavtalet. Myndighet ska vid avrop specificera omfattningen av avropet. Ramavtalsleverantören ska i samband med avropet registrera och efterfråga de uppgifter som krävs för att kunna utföra beställningen enligt de krav som ställts av myndighet. Ramavtalsleverantören har rätt att till underleverantör delegera rätten att ta emot avrop, lämna avropssvar och teckna kontrakt AVVIKELSE FRÅN FASTSTÄLLD RANGORDNING I detta ramavtal tillämpas en fast avropsordning, d.v.s. rangordning. Myndigheten ska i första hand kontakta den ramavtalsleverantör som har plats nummer ett (1) i rangordningen. I de fall någon av omständigheterna A-D nedan är tillämpliga har myndigheten rätt att avvika från avropsordningen och kontakta nästkommande ramavtalsleverantör i rangordningen, osv. A) Om ramavtalsleverantören inte har en optikerbutik på den ort där myndigheten har sin verksamhet. B) Om myndigheten är i behov av en optikerbutik som är tillgänglig för personer med funktionshinder och ramavtalsleverantören inte kan erbjuda detta på den ort där myndigheten har sin verksamhet. C) Om ramavtalsleverantören inte kan åta sig uppdraget. D) Om myndigheten har hävt ett tidigare kontrakt som tillkommit genom avrop från ramavtalet helt eller delvis TILLÄGGSKÖP AV GLASÖGONBÅGAR Önskar arbetstagare hos avropande myndighet att göra tillägg för att köpa dyrare/andra glasögonbågar än vad som ingår i ramavtalet får detta enbart göras förutsatt att glasögonbågarna uppfyller kraven enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter Arbete vid bildskärm, AFS 1998:5, och utförande av personlig utrustning, AFS 1996:7 samt att även dessa bågar omfattas av avtalade garantier och övriga bestämmelser enligt detta ramavtal.

13 9 Den extra kostnaden ska bekostas av arbetstagaren och betalas separat. 3.4 Steg 3 Teckna kontrakt Vid avrop så kan ett kontrakt ersättas av orderbekräftelsen/glasögon recept från ramavtalsleverantören LEVERANS Ramavtalsleverantören ska leverera bildskärmsglasögon inom tio arbetsdagar och skyddsglasögon inom femton arbetsdagar efter att synundersökning genomförts, om inget annat har överenskommits med myndigheten. Med arbetsdag avses helgfri måndag till fredag. Ramavtalsleverantören ska, om inget annat överenskommits, meddela per telefon, e-post eller SMS att glasögonen är klara. I samband med att de färdiga glasögonen levereras ska personal i optikerbutiken justera glasögonen så att de passar bäraren av glasögonen. Därtill ska Ramavtalsleverantören informera om handhavande och skötsel av glasögonen samt den garanti som gäller för glasögonen. Samtliga glasögon ska levereras med hårt fodral och putsduk vilket ska ingå i offererade priser. Personal i optikerbutik ska vid behov efterjustera glasögonbågar samt byta skalmtoppar och sadlar på glasögon köpta på detta avtal. Detta ska vara kostnadsfritt. I de fall varan ska levereras till beställaren ska leverans ske levererat förtullat, DDP, Incoterms 2010, till av myndigheten angiven slutdestination inom Sverige, vilket innebär att ramavtalsleverantören bär risken för varan och ansvarar för alla nödvändiga kostnader under transporten till den angivna slutdestinationen. Ramavtalsleverantören ska tillse att varor är förpackade och levereras i ändamålsenliga förpackningar som bibehåller varornas avsedda kvalitet och egenskaper. Förpackning och emballage ska ingå i priset. Varor ska packas på ett sådant sätt att känsliga varor inte skadas.

14 10 Eventuella skador på emballage ska noteras på kvittensen vid leveransmottagandet.

15