Vägledning för avrop från ramavtalet Konferenstjänster

Transkript

1 Sid 1 (8) Vägledning för avrop från ramavtalet Konferenstjänster Allmänna kommentarer Word-mallen är ful, försök hitta en bättre borde alltid vara en hyperlänk Hänvisningar inom dokumentet ska vara korsreferenser Byt ert ni och myndighet mot kund, i nyare Allmänvillkor används bara kund och Byt Kammarkollegiet mot Statens inköpscentral Konsekventa förkortningar d.v.s. o.s.v. m.m. t.ex. Byt skall mot ska Byt leveransavtal mot kontrakt Gör inte hårda radbryt, de blir olika stora beroende på formatlmallen, om du tycker att det är för lite luft i dokumentet så är det bara att ändra i formatmallen för de olika rubrikerna Lägg ut i både MS-format och ODF-format

2 Sid 2 (8) 1 Inledning 3 2 Avropsberättigade 3 3 Leverantörer 4 4 Övergripande information om ramavtalsområdet 4 5 Pris och betalningsvillkor 7 6 Avbeställning 7

3 Sid 3 (8) 1 Inledning Denna vägledning har tagits fram för att vara ett stöd för avropsberättigade myndigheter/organisationer och ramavtalsleverantörer vid avrop från ramavtalen gällande Konferenstjänster. Övrigt stödmaterial och fördjupad information om ramavtalsområdet finns på där även kontaktuppgifter till Statens inköpscentral finns. Vägledningen innehåller rekommendationer från Statens inköpscentral. Avropets omfattning och komplexitet avgör i vilken grad vägledningen är tillämplig. Vägledningen uppdateras kontinuerligt och det är alltid den senaste publicerade versionen på som är gällande. I denna vägledning används begreppet Leverantör och avser då samtliga ramavtalsleverantörer inom detta ramavtalsområde. Konferensanläggning används som samlingsbegrepp för samtliga Konferenshotell, Slott/herrgårdar, Dagkonferenser och Lokaler/timme 1 som Statens inköpscentral har tecknat ramavtal med. Med Tjänst avses genomförande av de konferenstjänster som omfattas av ramavtalet. 2 Avropsberättigade Ramavtalen för Konferenstjänster kan nyttjas av statliga myndigheter under regeringen samt andra statliga upphandlande myndigheter och förvaltning skild från staten som lämnat fullmakt i aktuell upphandling. Myndigheter under regeringen deltar med stöd av förordning (1998:796) om statlig inköpssamordning. Myndigheter under riksdagen och förvaltning skild från staten deltar med stöd av att de har lämnat fullmakt till Statens inköpscentral att upphandla ramavtal för deras räkning. Nedan följer de myndigheter och organisationer som under ramavtalsperioden är avropsberättigade. Myndigheter under regeringen Deltar med stöd av förordning (1998:796) om statlig inköpssamordning. Uppdaterad sammanställning finns på Till staten närstående myndigheter deltar efter särskild anmälan (fullmakt) Riksdagens Ombudsmän Riksdagsförvaltningen Helsingborg, Jönköping, Karlskrona, Landskrona, Ystad, Ängelholm, Lidingö, Stockholms innerstad, Stockholm-Älvsjö, Uppsala, Skellefteå, Sundsvall

4 Sid 4 (8) Riksrevisionen Sveriges Riksbank Förvaltning skild från staten deltar efter särskild anmälan (fullmakt) Hjälpmedelsinstitutet (HI) Nordiska Museet Norrlandsfonden Riksteatern Stiftelsen Dansens Hus Stiftelsen för Föremålsvård i Kiruna Stiftelsen för internationalisering av högre utbildning och forskning (STINT) Stiftelsen för Kunskaps- och Kompetensutveckling (KK-stiftelsen) Stiftelsen för Miljöstrategisk forskning MISTRA Stiftelsen Högskolan i Jönköping Stiftelsen Skansen Stiftelsen Svenska Barnboksinstitutet (SBI) Stiftelsen Tekniska Museet Svenska Filminstitutet Sveriges Civilförsvarsförbund Statliga aktiebolag deltar efter särskild anmälan (fullmakt) Chalmers Tekniska Högskola AB, Radiotjänst i Kiruna AB Specialfastigheter Sverige AB I denna vägledning används begreppet myndighet i vidare mening och avser alla organisationer som är avropsberättigade 3 Leverantörer Leverantörer inom detta ramavtal framgår per delområde och region på 4 Övergripande information om ramavtalsområdet 4.1 Ramavtalens giltighetstid Ramavtalens giltighetstid och eventuella förlängningar framgår vid resp Konferensanläggning på Förlängning sker på initiativ av Statens inköpscentral.

5 Sid 5 (8) 4.2 Omfattning Ramavtalet omfattar helpension och/eller dagkonferens samt möjlighet till bokning av möten per timme. Ramavtalet är indelat i fyra delområden: 1. Konferenshotell (helpension), 2. Slott/herrgård (helpension), 3. Dagkonferens, samt 4. Lokaler/timme Konferenshotell (helpension) Konferenshotell (helpension) omfattar logi, frukost, för- och eftermiddagskaffe, lunch och middag. Helpensionspris (exkl moms) framgår vid resp Konferensanläggning på Konferens- och grupprum kan i vissa fall ingå i helpensionspriset eller ligga utanför med en lämnad rabatt på ordinarie pris (framgår vid resp anläggning på Slott/herrgård Slott/herrgård (helpension) omfattar logi, frukost, för- och eftermiddagskaffe, lunch och middag. Helpensionspris (exkl moms) framgår vid resp Konferensanläggning på Konferens- och grupprum kan i vissa fall ingå i helpensionspriset eller ligga utanför med en lämnad rabatt på ordinarie pris (framgår vid resp Konferensanläggning på Dagkonferens Dagkonferens omfattar för- och eftermiddagskaffe och lunch. Pris för dagkonferens (exkl moms) framgår vid resp Konferensanläggning på Konferens- och grupprum kan i vissa fall ingå i dagkonferenspriset eller ligga utanför med en lämnad rabatt på ordinarie pris (framgår vid resp Konferensanläggning på Lokaler/timme Lokaler/timme innebär timpris (exkl moms, framgår vid resp Konferensanläggning på för lokaler avsedda för grupper.

6 Sid 6 (8) Pris finns angivet inom följande prisgrupper: Lokal för upp till 10 personer Lokal för mellan 11 och 30 personer Lokal för mellan 31 och 50 personer Lokal för mellan 51 och 75 personer Ingen förtäring ingår inom detta delområde. 4.3 Avropsordning För detta ramavtalsområde (innefattande samtliga fyra delområden) gäller en fastställd rangordning (samtliga villkor fastställda). Konferensanläggningarna är rangordnade geografiskt inom resp kommun samt inom de fyra delområdena. Efter val av geografiskt område och kommun ska avropsförfrågan ställas till den först rangordnade Leverantören inom det aktuella delområdet. Kan inte den först rangordnade Leverantören åta sig uppdraget, alternativt inte svarar inom utsatt tid, ska förfrågan gå vidare till den Leverantör som är rangordnad tvåa enligt rangordningen osv. Den avropsberättigade myndigheten äger således rätt att vända sig till nästkommande Leverantör på ramavtalet i det hänseende Konferensanläggningen inte kan tillhandahålla efterfrågad kapacitet (i form av t.ex.konferenslokaler, grupprum och/eller logi) eller i det hänseende den avropsberättigade myndigheten har uppställt verksamhetskritiska krav t.ex. krav på tillgänglighet för handikappade och Konferensanläggningen inte kan ombesörja detta. Innan den avropsberättigade myndigheten äger rätt att vända sig till den nästkommande Leverantören på ramavtalet ska den/de Leverantörer som ligger högre i rangordningen tillfrågas. Observera att avropsförfrågan inte får ändras eller förvanskas. Krav på aktiviteter på ledig tid utgör inte skäl att kringgå rangordningen dvs. vända sig till nästkommande Leverantör på ramavtalet Avropsförfrågan Avropsförfrågan sker direkt till Leverantören. Det finns inga formella krav på att avropsförfrågan ska vara skriftlig. Det är dock att rekomendera att avropsförfrågan sker skriftligen eller i vart fall den avropsberättigade myndigheten dokumenterar förloppet och avropssvaret från Leverantören. I det hänseende Leverantören inte kan leverera ska Leverantören ange detta. Därefter kan den avropsberättigad myndighet vända sig till den Leverantör som är rankad tvåa efter Leverantören osv.

7 Sid 7 (8) Leverantören skickar en skriftlig bekräftelse på beställningen till avropsberättigad myndighet. Det är av vikt att avropsberättigad myndighet kontrollerar bekräftelsen noggrant. I det hänseende bekräftelsen inte är korrekt är det av yttersta vikt att avropsberättigad myndighet underrättar Leverantören och erhåller en korrigerad bekräftelse. Skriftlig korrespondens är att rekommendera. Innehåller Leverantörens bekräftelse uppgifter som inte efterfrågas blir dessa endast giltiga om en skriftlig överenskommelse tecknas särskilt angående detta. En hänvisning till Leverantörens egna allmänna villkor, eller motsvarande, är aldrig giltig. Avropsberättigad myndighet äger rätt att boka Tjänster via bokningsbolag, resebyrå eller motsvarande (bokningsförmedlare) under förutsättning att avropsberättigad myndighet slutit avtal med bokningsförmedlaren om annan ersättningsmodell än provision från Leverantören till bokningsförmedlaren. Har den avropsberättigade myndigheten särskilt önskemål gällande t.ex. specialkost, husdjur m.m. ska det framföras vid avropstillfället. Detsamma gäller även om avropsberättigad myndighet kräver särskilda säkerhetsarrangemang. Det är inte möjligt att avropa enbart logi enligt detta ramavtal. 5 Pris och betalningsvillkor Leverantören ska fakturera avropande myndighet när Tjänsten är utförd. Leverantören äger således inte rätt att ta betalt från avropsberättigad myndighet eller dennes personal i samband med vistelsen avseende Tjänst som ingår i avtalat pris. Betalning sker trettio (30) dagar efter mottagen faktura, under förutsättning att fakturaunderlaget är ostridigt. Faktureringsavgift eller motsvarande avgift får inte debiteras. Vid försenad betalning äger Leverantören rätt till ränta enligt räntelag (1975:635). 6 Avbeställning Avbeställning ska ske skriftligt. Med skriftligt avses även e-postmeddelande. Vid avbeställning senare än fyra (4) veckor före konferensens början ska den avropsberättigade myndigheten ersätta Leverantören med 75 % av det avtalade priset. Detta gäller dock endast under förutsättning av att

8 Sid 8 (8) Leverantören efter skäliga ansträngningar inte kunnat återsälja del eller delar av den beställda Tjänsten. Vid avbeställning senare än två (2) veckor före konferensens början ska avropsberättigad myndighet till fullo ersätta Leverantören det avtalade priset. Detta gäller dock endast under förutsättning av att Leverantören efter skäliga ansträngningar inte kunnat återsälja del eller delar av den beställda Tjänsten. I de fall Leverantören kan visa att denne haft särskilda kostnader orsakade genom avbeställningen eller minskningen, ska avropsberättigad myndighet till fullo ersätta dessa.