Statens inköpscentral Vägledning Företagshälsovård

Transkript

1 Vägledning Företagshälsovård 1

2 Förord vid Kammarkollegiet (nedan kallad ) har 2011 genomfört en ramavtalsupphandling inom ramavtalsområde Företagshälsovård. Ramavtal har tecknats inom nedanstående områden med sammanlagt 24 leverantörer. Ramavtalen tillgodoser behovet av ett brett och djupt utbud av tjänster för offentlig förvaltning Denna vägledning är avsedd att vara ett stöd för avropare. Aktuell ramavtalsinformation finns på Frågor om ramavtalen kan ställas till, ramavtalsansvarig, Annette Annerstig annette.annerstig@kammarkollegiet.se eller till kundstöd, ramavtalsservice@kammarkollegiet.se 2

3 Innehållsförteckning 1 INLEDNING UPPHANDLINGSFÖRFARANDE MILJÖKRAV I UPPHANDLINGEN SYFTE MED VÄGLEDNINGEN RAMAVTALSPERIOD OMRÅDEN INOM RAMAVTALSOMRÅDET TJÄNSTER INOM RAMAVTALET AVROPSFÖRFARANDE AVROPSPROCESSEN RAMAVTALSVILLKOR MELLAN RAMAVTALSLEVERANTÖR OCH STATENS INKÖPSCENTRAL AVROPSFÖRFRÅGAN OCH AVROP

4 1 Inledning har regeringens uppdrag att ansvara för samordnad upphandling för offentlig förvaltning. ska genom upphandling främja användningen av ändamålsenliga produkter och tjänster samt verka för bästa möjliga villkor för anskaffning och användning av produkter och tjänster inom offentlig förvaltning. Med stöd av tecknade ramavtal kan offentlig förvaltning göra avrop utan att behöva genomföra en egen upphandling. 1.1 Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomfördes som en förenklad upphandling B-tjänst, enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). 1.2 Miljökrav i upphandlingen Leverantören ska bedriva ett aktivt miljöarbete samt ha klara och tydligt formulerade miljömål. 2 Syfte med vägledningen Vägledningen är skriven för att underlätta för avropare inom offentlig förvaltning att använda ramavtalen. Vägledningen syftar även till att ge en snabb överblick över ramavtalens innehåll. Alla statliga myndigheter och verk samt stiftelser och organisationer med fullmakt får avropa från ramavtalen. De som är avropsberättigade finns listade på Till vägledningen hör även en avropsblankett. 3 Ramavtalsperiod Ramavtalen gäller i tjugofyra (24) månader från och med Ramavtalet löper till och med Eventuell förlängning av ramavtalets avtalsperiod kan uppgå till högst 24 månader. beslutar om förlängning av ramavtalet. Ramavtalet upphör att gälla utan uppsägning den sista dagen i den sista månad som infaller tjugofyra (24) månader från Ramavtalets ikraftträdande. 4

5 4 Områden inom ramavtalsområdet I upphandlingen ingår följande tjänsteområden: Främjande tjänster: syftar till att främja god fysik och psykisk hälsa samt god fysik och psykosocial arbetsmiljö. Förebyggande tjänster: syftar till att förebygga ohälsa i arbetslivet. Rehabiliterande tjänster: syftar till att hjälpa individer att så tidigt som möjligt återgå i arbete genom arbetsanpassning och rehabilitering (enligt lagstiftning). Administrativa tjänster: syftar till att underlätta samarbetet mellan avropande myndighet och leverantör samt underlätta uppföljning av utförda tjänster. 5 Tjänster inom Ramavtalet Samtliga tjänster som kan avropas från ramavtalen framgår av bilaga 5 kravspecifikation - tjänsteutbud. Prislistor för respektive leverantör deras takpriser för de olika kompetenser och tjänster finns på under företagshälsovård Avropsförfarande Avrop ska ske enligt förnyad konkurrensutsättning. En förnyad konkurrensutsättning innebär att avrop ska föregås av en skriftlig avropsförfrågan som skickas till de leverantörer som är i stånd att leverera. Avropande myndighet kan välja att skicka sin avropsförfrågan till: 1. Avropande myndighet ar verksamhet på flera orter Om beställarens verksamhet finns på fler orter skickas avropsförfrågan till samtliga leverantörer som är i stånd att leverera efterfrågade företagshälsovårdstjänster till beställarens samtliga orter under förutsättning att leverantörerna antagits på dessa orter. Beställaren kan även välja att genomföra ett avrop för varje enskild ort 2. Endast en (1) leverantör finns på beställarens ort Alternativ A För det fallet att det endast finns en (1) leverantör på den ort beställaren har sin verksamhet har beställaren, för att öka konkurrensen, rätt att skicka avropsförfrågan till antagna leverantörer på orter tillgängliga inom ett avstånd motsvarande max en (1) timmes resväg enkel resa med kommunala färdmedel. Samtliga av de tillfrågade leverantörerna ingår då i en förnyad konkurrensutsättning. 5

6 Alternativ B I de fall att beställaren anser att det är mer ekonomiskt fördelaktigt att endast vända sig till den enda leverantören på beställarens ort skickas avropsförfrågan till denne. Om beställaren väljer att skicka avropsförfrågan till den ende leverantören på orten förbehåller sig beställaren rätten att förhandla med denne om villkoren i avropet. Vid avrop kan fem olika kriterier användas som bör eller ska krav. Man kan välja ett eller fler kriterier vid avrop. Kriterierna med bör krav viktas i % från 0 till 100 %, varje bör krav måste även poäng bedömas från 0 till 10 poäng Kriterier Tillgänglighet Statistik Genomförande av uppdrag Åtgärdsförslag Pris 7 Avropsprocessen 7.1 Ramavtalsvillkor mellan Ramavtalsleverantör och Finns att läsa på Avropsförfrågan och avrop Vid avropsförfrågan kan en avropsblankett användas vilken finns på I blanketten fyller man i myndighetens behov av tjänster baserat på ett uppskattat behov under ett års förbrukning. Blanketten är framtagen för att underlätta att ni som myndighet på ett enkelt sätt ska kunna ange ert behov. Men dessa är inte ett ska krav att använda. Flik 1, Försättssida, Flik 2, Avropande organisation, Flik 3, Leverantörsuppgifter, Flik 3.1, Ytterligare underleverantörer, Flik 4, Kriterier skall och bör krav, Flik 4.1, Priskorg, Flik leverantör & ort, Flik Leverantörsdata, (mail adresser) 6

7 7.2.1 Tjänster De tjänster som kan avropas på detta ramavtal finns publicerade i bilaga 5 tjänsteutbud Avropsförfrågan Behovsanalys Innan ett avrop görs från ramavtalen bör en behovsanalys göras av vilka behov som finns för myndigheten gällande företagshälsovårdstjänster. För att få fram behovet kan nuvarande leverantör vara behjälplig med statistik beträffande timmar och vilken/vilka tjänster som har använts under ett års tid. Det är lämpligt att skapa en arbetsgrupp förslagsvis bestående av personalchef/handläggare, fackliga företrädare och en upphandlare eller någon person med avropsvana. Följande punkter kan vara bra att diskutera innan avrop genomförs: Hur vill myndigheten arbeta med hälsofrågor i framtiden Vilka tjänster ska utföras och vilka volymer rör det sig om i timmar Hur ni vill beskriva er myndighet Hur många anställda myndighet har Hur många orter myndigheten finns på, och hur många anställda som arbetar på respektive ort Vilken typ av verksamhet som bedrivs inom myndigheten Förekommer det hot och våld Kontorsarbete eller fältarbete Orter Avropsförfrågan skickas ut till de leverantörer som är i stånd att leverera enligt fliken Leverantör & Ort i avropsblanketten. Avropsförfrågan skickas ut via e-post eller vanlig post i enligt med myndighetens policy. Frågor och svar Om en ramavtalsleverantör tycker att det finns otydligheter i avropsförfrågan rekommenderas denna att ställa en skriftlig fråga till den avropande myndigheten. Svar på frågor som kan förväntas vara av intresse för fler ramavtalsleverantörer ska skriftligen meddelas till samtliga ramavtalsleverantörer inom skälig tid. Sista datum för frågor och för svar framgår av avropsförfrågan. Skälig tidsfrist Av avropsförfrågan ska det framgå när avropssvaren senast ska ha inkommit. Tiden för att lämna avropssvar ska vara skälig. Tiden ska fastställas med hänsyn till kontraktsföremålets komplexitet samt den tid som behövs för att lämna avropssvar. Rekommendation arbetsdagar. 7

8 7.2.3 Utvärdering och tilldelning Utvärdering av svaren sker enligt de tilldelningskriterier och viktning som den avropande myndigheten angivit i avropsförfrågan. Under utvärderingen kan ni begära förtydliganden från leverantörerna. Observera då att leverantörerna inte får komplettera med nya uppgifter till sitt avropssvar, så att väsentliga förändringar sker. Val av leverantör ska ske utifrån utvärderingsresultatet. Då beslut om leverantör fattats ska skriftlig underrättelse om beslut att tilldela ett kontrakt skickas till samtliga ramavtalsleverantörer, som lämnat avropssvar, snarast möjligt. Meddelande om skälen för detta ska anges i underrättelsen. rekommenderar att avropande myndighet skickar ut detta meddelande elektroniskt samt iakttar den frivilliga avtalsspärr på 10 dagar innan kontrakt tecknas med vinnande ramavtalsleverantör. Skickas inte meddelandet elektroniskt ska avtalsspärren vara 15 dagar. Iakttar inte den avropande myndigheten avtalsspärren kan kontraktet ogiltigförklaras av förvaltningsrätten i upp till 6 månader efter kontraktet tecknats. Avtalsspärren räknas från och med dagen efter att meddelandet om tilldelning av kontrakt har skickats till samtliga leverantörer som har besvarat avropet. Avtalsspärrens längd måste alltid anges i underrättelsen om tilldelning. Den så kallade söndagsregeln i lagen om lagstadgad tid ska tillämpas vid beräkningen av avtalsspärrens längd. Söndagsregeln innebär att tidsfrister som skulle löpa ut på en lördag, söndag eller annan helgdag förlängs till nästkommande vardag. Leveransavtal På under dokument se avtalsdokument bilaga 1. har tagit fram ett förslag på leveransavtal. I dokumentet finns de punkter som man behöver veta under avtalsperioden. Avropande organisation lägger till egna uppgifter under kursiv text. Uppstartsmöte Vid tecknande av Leveransavtalet ska Beställaren och Leverantörens kundansvarig samt eventuella andra representanter från Leverantören ha ett uppstartsmöte. Beställaren är sammankallande till mötet och kan i samråd med kundansvarig bestämma lämpligt datum, tid och plats. Om Beställaren har verksamhet på flera orter ska kundansvarig ha ett uppstartsmöte för respektive ort. Uppstartsmötet sker kostnadsfritt för Beställaren. Uppstartsmöte ska hållas inom två (2) veckor från de att parterna undertecknar Leveransavtalet, om inte Beställaren anger annat. Vid uppstartsmötet kan parterna t.ex. Gå igenom Leveransavtalets omfattning och rutiner inför kommande samarbete. 8