Bevakningstjänster /

Transkript

1 Bevakningstjänster / Instruktion för användning av avropsblankett I samband med att avrop görs från det statliga ramavtalet för Bevakningstjänster 2014 rekommenderas att använda den avropsblankett som har tagits fram av Statens inköpscentral. Syftet med avropsblanketten är att precisera den avropande organisationens behov av bevakningstjänster och möjliggöra för ramavtalsleverantörerna att lämna svar på avrop. Blanketten fungerar alltså både som avropsförfrågan och avropssvar och riktar sig således till såväl avropande organisationer som till ramavtalsleverantörerna. Principen är att avropande organisation fyller i de gula fälten. Blanketten låses därefter med låsknappen och skickas till leverantörerna. Leverantörerna fyller i de blå fälten och returnerar blanketten till avropande organisation. I de gröna fälten visas omräknade priser och poängsummor som ligger till grund för utvärderingen. Efter utvärdering och tilldelning fungerar blanketten (med det vinnande avropssvaret), undertecknad av parterna och tillsammans med angivna avtalsvillkor, som ett kontrakt för avropat uppdrag. Detta dokument beskriver översiktligt hur blanketten är uppbyggd samt vad man som avropare och leverantör ska tänka på när man fyller i blanketten. Flik 1 Försättssida Flik 2 Specifikation. Här fyller avropande organisation i administrativa uppgifter, specificerar de avropade tjänsterna och krav på dessa, hur utvärdering ska gå till samt övriga uppgifter. Flik 3 Avtalstecknande. Används enbart för det vinnande avropssvaret.

2 Börja med att fylla i den egna organisationens administrativa uppgifter. När leverantören får blanketten fyller denne i sina motsvarande uppgifter

3 Ange datum och tider. Ange även vilken region avropet avser. Använd listpilen. Om avropet omfattar fler än ett län väljer ni multiregionalt.

4 Först markerar ni vilken/vilka tjänster som omfattas av avropet. I kolumn E/F framgår de uppgifter som ska anges i de gula fälten per avropad tjänst. Ange uppskattat/planerat antal timmar per månad för tjänsten, schemalagda timmar respektive ej schemalagda (extra bevakning) om det kan bli aktuellt. För ronderande bevakning ange även uppskattat/planerat antal ronder per månad. Markera om ni istället vill att leverantören ska uppskatta tidsåtgång för uppdraget. Då lämnar ni fältet i kolumn G t tomt. (Gäller endast tjänsterna ronderande bevakning och arbetsledare). Beskriv uppdraget kortfattat eller hänvisa till bilaga.

5 Exempel på leverantörens svar. Avropande organisation har i exemplet angett tidsåtgång för de schemalagda timmarna till 300, vilket även leverantören har fört in i kolumn T. Antal ej schemalagda timmar (extra bevakning) har angetts till 100 av avropande organisation. Den siffran har förts över automatiskt till kolumn U. Leverantören har även rätt till en framkörningsavgift per rond. Den har satts till 500 kr och multipliceras därefter med antal ronder som avroparen angett i kolumn G. I kolumn V kan leverantören ange beräknad kostnad för OB-tillägg. Den ingår inte i utvärderingen. Det gröna fältet i kolumn W visar den totala beräknade kostnaden per månad för den avropade tjänsten utifrån uppskattade antal timmar, uppdragsbeskrivning och ställda krav. Denna kostnad ligger till grund för prisutvärderingen och är inte att likställa med ett fast månadspris. T.ex. tillkommer alltid OB-tillägg enligt gällande kollektivavtal om uppdraget utförs under OB-tid. Leverantörens angivna timpriser måste för vissa tjänster hålla sig inom ramavtalets golv- och takpriser. Om inte kommer en röd varningstext upp som i exemplet.

6 För stationär bevakning anger ni förutom antal timmar per månad även om reseersättning utgår vid bevakning av perifera objekt. Anges i så fall i kr/tillfälle. Ingår ej i utvärdering. För larmutryckning anger ni ett uppskattat antal utryckningar per månad, definition av inställelsetid (se vägledning) samt om rycken ska ske med en eller två väktare. Använd knapparna. För ordningsvakter anger ni förutom antal timmar per månad även om det gäller stationär eller ronderande ordningsvakt. Använd knapparna.

7 Om ni vill använda möjligheten att ställa tillkommande ska-krav enligt fastställd kravlista väljer ni först tjänst. Använd listpilen. Samma tjänst kan väljas flera gånger om ni har flera krav på tjänsten. Observera att med krav avses krav på leverantören, ej detaljerade krav på uppdraget enligt uppdragsbeskrivning. Välj därefter krav i kravlistan. Använd listpilen. Samma krav kan väljas för flera tjänster. Förtydliga kravet i fritext eller hänvisa till bilaga.

8 Priset måste alltid utvärderas. Väljer ni att utvärdera på lägsta pris anger ni 100 % som kriterievikt. Vill ni utvärdera på flera kriterier fördelar ni viktprocenten på önskade kriterier. Summan måste alltid bli 100 %. Precisera era bör-krav. Var extra tydlig med hur poängsättning sker om det görs efter att avropssvar inkommit (se exempel). I kolumn M anger ni maxpoäng för uppfyllda bör-krav. (Ej för pris). I kolumn N anger ni även om angiven poäng ska utfalla direkt om leverantören svarar att kravet uppfylls eller om poäng ska sättas efter att avropssvar inkommit och ni gjort en bedömning utifrån leverantörens beskrivning om kravet är uppfyllt. (Gäller ej pris). Denna uppgift måste anges för att leverantörens svarsfält ska öppnas. Använd listpilen.

9 Exempel på utvärdering efter att avropssvar inkommit. Leverantören har svarat och avropande myndighet sätter poäng i enlighet med vad som beskrivits i det gula fältet till vänster. I kolumn P anges inget i detta fall.

10 För kriterierna 3-7 väljer ni först tjänst. Samma kriterium kan gälla för flera tjänster och samma tjänst kan väljas flera gånger om ni har flera bör-krav på tjänsten. Använd listpilen för att välja tjänst. Precisera bör-kraven, ange maxpoäng för uppfyllt krav samt om poäng ska utfalla direkt om leverantör uppfyller kravet eller efter att avropssvar inkommit.

11 Exempel på avropssvar när angivna poäng utfaller så snart leverantören besvarar kravet. Leverantören har besvarat kraven med Ja respektive Nej. Poäng utfaller direkt.

12 Utöver de föreslagna tilldelningskriterierna finns möjlighet att ange ett eget kriterium. Ange namnet på kriteriet, viktning samt beskriv det så noga som möjligt. Denna ruta kommer att visa rött så länge den sammanlagda kriterievikten inte uppgår till 100%.

13 Ange här vilken modell för utvärdering ni kommer att tillämpa. Sker utvärdering enligt lägsta pris anger ni endast detta. Här sker en automatisk sammanställning av poängsummor och totalpris som grund för utvärdering. Angiven viktning per kriterium framgår också.

14 Önskar ni ett undertecknat avropssvar anger ni det. Använd listpilen. Ni kan låsa de gula fälten för redigering när ni fyllt i blanketten. Klicka på låsknappen och ange ett lösenord. Fälten går enkelt att låsa upp igen med upplåsningsknappen och samma lösenord. Om avropande organisation angett att avropssvaret ska undertecknas skriver leverantören ut den ifyllda sidan, undertecknar och bifogar som pdf eller i pappersformat.

15 Sista fliken används om det aktuella avropssvaret har vunnit den förnyade konkurrensen. Några av uppgifterna är redan automatiskt förifyllda. Skriv ut blanketten och underteckna. Tillsammans med Allmänna villkor utgör nu blanketten kontraktet mellan parterna.