Avropsförfrågan från ramavtalsområde it-tjänster, e-förvaltningsstödjande tjänster 2010 med specifik avgränsning till framtagande av strategidokument

Transkript

1 Administrativa avdelningen Eva Emfel 1 (7) från ramavtalsområde it-tjänster, e-förvaltningsstödjande tjänster 2010 med specifik avgränsning till framtagande av strategidokument Uppdraget i korthet Delta i förankring av hur myndigheten vill hantera frågeställningar kring information och informationsteknik och formulera beslutade vägval och fattade beslut i ett användbart dokument, en it-strategi. Syfte med uppdraget Syftet med uppdraget är medverka till att skapa förutsättningar för en bra hantering av informations- och informationsteknikfrågor i myndigheten, en hantering som ligger i linje med myndighetens övergripande strategiska plan. Om Skolverket Skolverkets prestationer Skolverkets verksamhet består av sex huvudsakliga uppgifter, vilka förklaras något mer i och med uppdelningen i tolv prestationer. Indelning av verksamheten Huvudsaklig uppgift enligt instruktion Prestationstyp 1. Uppföljning och utvärdering Nationell uppföljning Nationell utvärdering och utredning Internationella studier 2. Styrning Styrdokument Nationellt provsystem 3. Nationell utveckling Fortbildning Rektorsutbildning Forskningsspridning 4. Hantering av statliga stöd och bidrag Statsbidrag Nationellt prioriterade utvecklingsinsatser 5. Utbildningsinformation Utbildningsinformation 6. Hantering av lärarlegitimation Lärarlegitimation Skolverket har ett omfattande och diversifierat uppdrag. Under senare år har verksamheten breddats ytterligare och förutsättningarna förändrats. Antalet regeringsuppdrag med korta tidsramar är idag fler, it har fått en viktigare roll i verksamheten, kraven på samverkan med andra aktörer växer och målgruppen breddas.

2 2 (7) Skolverket Skolverkets organisation Skolverkets målgrupper Skolverkets målgrupper anges i kommunikationspolicyn. Primära målgrupper för Skolverkets externa kommunikation är... - skolhuvudmän det vill säga politiker, skolchefer/förvaltningschefer och ägare till fristående skolor, - skolledare det vill säga rektorer, biträdande rektorer och förskolechefer, och - lärare. Sekundära målgrupper är... - elever och föräldrar, - studenter (lärarutbildningen), - journalister, och - andra samhällsorgan Regeringen är Skolverkets uppdragsgivare och ingen målgrupp. Genom massmedia når vi våra målgrupper och därför är journalister en sekundär målgrupp.

3 Skolverket 3 (7) Om uppdraget Uppdragsbeskrivning Bakgrund Inom Skolverket pågår ett arbete med att förbättra it-styrning, arbetssätt och ta fram en it-strategi. Det satte fart efter att Skolverkets strategiska plan beslutades i början av It-strategin är informationsteknikens bidrag till hur myndigheten ska lyckas med sitt uppdrag. Skolverkets strategiska plan anger riktlinjerna för den. Skolverkets nya it-strategi kommer att innehålla beslutade modeller och vägvalsfrågor kring myndighetens informations- och informationsteknikhantering. Den kommer att innehålla svar på vem som ska göra vad i myndigheten när vi utvecklar och förvaltar system. Hur fördelas pengarna? Vem fattar olika beslut? Hur arbetar myndigheten med it-arkitekturstyrning? Detta och annat väsentligt kring it kommer att samlas i den nya it-strategin. Arbete pågår inom olika delområden Arbetet är uppdelat i en mängd olika sakområden. Inom vart och ett av dessa områden tas underlag fram, området diskuteras och relevanta beslut tas. Inom några områden är vägvalen gjorda och implementering pågår. Några områden har inte påbörjats. Det pågår arbete och dialog kring huvuddelen av områdena. Dialog och samsyn i myndigheten Alla avdelningar är delaktiga i arbetet med att ta fram it-strategin. Planeringen av framtagandet av it-strategin har löpande anpassats efter vilka frågeställningar som representanterna lyfter. Det behövs tid för att komma fram till olika beslutspunkter. Det finns några ledord för arbetet: att det är viktigt med dialog och samsyn; att se framåt samt att undvika vi och dom -retorik. Det allra viktigaste är att de vägval myndigheten gör och det förändringsarbete vi inleder skapar önskad effekt. It-strategins två målgrupper It-strategin ska skrivas för två specifika målgrupper. En målgrupp är medarbetare i och samarbetspartners till Skolverket. De ska på ett lätt sätt kunna ta till sig vilka riktlinjer som finns kring information och informationsteknik; it-strategin ska ge vägledning för beslut och visa på valda modeller och arbetssätt. Den andra målgruppen är myndighetens ledning. It-strategin ska visa hur den samlade it-verksamheten bidrar till att förverkliga Skolverkets strategiska plan Informationshantering och -teknik ska förbättra och stödja verksamheten så att målen nås. It-strategin ska visa på logiken, och beskriva ett helhetsgrepp kring frågorna. Såväl sakinnehållet i it-strategin som målgruppanpassningen av dokumentet kommer att vara viktigt för att dokumentet ska bli användbart.

4 4 (7) Skolverket Konkretisering av uppdraget Skolverket vill med detta avrop ta hjälp av en it-strategierfaren, förändringskompetent skribent som går in i det påbörjade arbetet och får en it-strategi på pränt. Uppdraget innebär att tillsammans med Skolverket planera för och delta i förankring av hur myndigheten vill hantera frågeställningar kring information och informationsteknik; formulera vägval och beslutsunderlag; och beskriva gjorda vägval och fattade beslut på ett förståeligt sätt i ett användbart it-strategidokument. It-strategin ska omfatta ett antal områden som redan är identifierade och där arbete i många fall pågår. It-strategin ska överensstämma med Gartners ramverk. Uppdraget utgör deltid för en person under april och maj för att skriva en första version av myndighetens it-strategi. Samtidigt ser vi att it-strategiarbetet inte är ett arbete som myndigheten blir klar med utan it-strategin är ett levande dokument. Många kompletterande kliv kommer att tas de närmaste åren, både vad gäller nya vägval och framtagande av handlingsplaner med initiativ. Ett fruktbart och utvecklande samarbete för båda parter under våren 2014 skulle därför också kunna utgöra inledningen på ett mer långsiktigt samarbete. Kravspecifikation kring uppdraget, dess genomförande och resultat Leverantören ska - Gå igenom befintlig dokumentation av it-strategiarbetet och pågående itrelaterat förändringsarbete - Läsa Skolverkets strategiska plan Göra sig bekant med Gartners ramverk - Planera för och delta i möten - Formulera vägvalsfrågor och skriva underlag till beslut - Skriva själva it-strategidokumentet/-en - Presentera slutsatser Skolverket förväntar sig följande resultat av uppdraget: - Leverantören ska lämna efter sig en dokumenterad it-strategi - Leverantören ska ha deltagit i planeringen av framtagande, implementering och förvaltning av en it-strategi - Leverantören ska ha medverkat till förändring i myndigheten; förändring som märks och ger positiv effekt

5 Skolverket 5 (7) Krav på leverantör, kompetens Såväl leverantörsföretaget som den föreslagna konsulten ska ha kunskap om is/it-strategier ha praktisk erfarenhet av arbeta med framtagande av it-strategi ha god språklig förmåga ha vana att arbeta med budskap och målgruppsanpassning ha skapat goda resultat i förändringsarbete i stora organisationer Den föreslagna konsulten ska också ha god människokännedom och samarbetsförmåga Det är meriterande om leverantören och den föreslagna konsulten har arbetat med statliga myndigheter Tidplan Skolverket planerar att fatta tilldelningsbeslut under vecka 12. Avsikten är att itstrategin ska slutföras inom maj månad. Redovisning av resultat Den del av uppdraget som innebär framtagande av underlag för ställningstaganden och beslut och deltagande på möten sker efter behov och i samarbete med Skolverket och redovisas på så sätt löpande. Den del av uppdraget som innebär framställning av själva it-strategin innebär redovisning av ett skriftligt dokument. Vid redovisningen säkerställer Skolverket att dokumentet omfattar alla relevanta områden, att det fångar ledningens ställningstaganden och beslut samt att det har målgruppsanpassats till de två målgrupperna, vilka har olika infallsvinklar på innehållet. Ändamålsenligt format för leveransen diskuteras i uppdraget. Avropssvar Avropssvarets innehåll Beskrivning av leverantörens uppfattning av uppdraget och dess genomförande, där Skolverket bland annat ska kunna läsa om o leverantörens förhållande till sakområdet is/it-strategi o leverantörens syn på hur ett användbart internt styrdokument såsom en it-strategi ser ut och hur man går tillväga för att skapa det Hur företaget och konsulten svarar upp mot kompetenskraven enligt avsnittet ovan Timpris för föreslagen konsult. Åtgången av tid för momenten i uppdraget fastställs i samråd med Skolverket under pågående uppdrag och leverantören fakturerar på löpande räkning

6 6 (7) Skolverket Namn på konsult som leverantören kommer att utse för genomförandet av uppdraget CV för angiven konsult Tre referenser för konsulten från uppdrag som har koppling till det aktuella uppdraget Tid Svaret på avropsförfrågan ska vara Skolverket tillhanda senast och vara giltigt t.o.m Skicka svaret per e-post: Utvärdering Utvärderingen av de svar som inkommit kommer att ske enligt nedanstående kriterier och viktning: Pris, 20 % Kompetenskraven hos företaget och konsulten, 30 % Helhetsbedömning av hur konsulten som person passar för uppdragets art och Skolverkets organisationskultur vid 30 minuters intervju samt referenstagning, 50 % Skolverket kommer vid utvärderingen att tillämpa en poängskala från 1-5 för varje utvärderingskriterium, där högsta poäng är 5 och den lägsta är 1. Utgångspunkten är att högsta poängsumman respektive lägsta pris erhåller betyget 5,00. Övriga avropssvar erhåller betyg i relation till högsta utdelade poängsumma respektive lägsta offererade pris enligt följande: Lägsta offererade pris * 5 Det specifika avropssvarets pris Avropssvarets erhållna poängsumma * 5 Högst utdelade poängsumma Konsultens erhållna poängsumma vid intervju och referenstagning * 5 Högst utdelade poängsumma vid intervju och referenstagning Maxpoäng som kan erhållas för ovan nämnda kriterier är 15 före viktningsmomentet. Den leverantör som efter viktning erhåller högst totalpoäng kommer att antas för uppdraget.

7 Skolverket 7 (7) 30-minuters-intervjuerna med konsulterna kommer att ske torsdagen den 13 mars och fredagen den 14 mars 2014 mellan kl och i Skolverkets lokaler. Notera dessa tider redan nu. När avropssvar inkommer till Skolverket bokas exakt tidpunkt för respektive intervju. Kontakt Vid eventuella frågor om avropet, kontakta skriftligen Eva Emfel, verksamhetsutvecklare vid Administrativa avdelningen eller Else-Marie Karlsson, IT-chef. (eva.emfel@skolverket.se, else-marie.karlsson@skolverket.se). Sista dag för att ställa frågor är 5 mars, och de kommer att besvaras från och med den 5 mars. Frågor om avropsförfrågans utformning i allmänhet och utvärderingen i synnerhet, kontakta Hans Granell, upphandlare (hans.granell@skolverket.se, ).