Uppdragsbeskrivning och Kravspecifikation. Fastighetskonsulter (hyresgästsupport)

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Dnr LiU (5) Uppdragsbeskrivning och Kravspecifikation för Ramavtal gällande Fastighetskonsulter (hyresgästsupport) vid Linköpings universitet I denna handling förekommer följande begrepp med nedanstående innebörd: Ramavtal: Innehåller villkor för avrop av konsulttjänster. Avrop: I avropet fastställs uppdragets omfattning. vilket utgör konsultens åtagande i förhållande till beställaren enligt ramavtal. Uppdrag: Uppkommer genom ett avrop. Objekt: Det objekt (t ex hus) som uppdraget gäller. Beställare: Den som undertecknar avropet Linköpings universitet Universitetsförvaltningen Linköping

2 AVTALSFÖRESKRIFTER ALLMÄNT Linköpings universitet förhyr lokaler för utbildning och forskning. Merparten av lokalerna ägs av Akademiska Hus. Övriga fastighetsägare är Landstinget i Östergötland, Vasaparken Fastighet AB, John Mattson Fastighets AB, S:t Kors Fastighets AB, Mannersons Fastighets AB, Henry Ståhl Fastigheter AB och FastPartner AB med flera. Avrop skall ske skriftligt eller i brådskande fall per telefon varefter uppdraget utan dröjsmål bekräftas skriftligt. Ramavtalsleverantören skall använda sig av svenska språket vid all skriftlig och muntlig kommunikation. Kompetensutveckling av konsulter ska vara en naturlig del i leverantörens interna arbete. Parternas förhållningssätt Uppdrag i detta ramavtal innebär att självständigt eller tillsammans med LiU:s personal utföra det arbete som avropet innebär. Beställare och konsult skall ha en samstämmig uppfattning om uppdragets syfte, omfattning och kvalitetsnivå, föra en dialog före och under uppdragets genomförande samt visa varandra förtroende och öppenhet i övrigt samt tillämpa god yrkessed. Konsultens förmåga och roll i uppdrag Konsulten skall ha mycket god kunskap om den hyresjuridiska lagstiftningen och tillämpningen av denna. Konsulten skall ha gedigen erfarenhet av hyresförhandling. Konsulten skall ha stor erfarenhet av att medverka i förfarandet i hyresnämnd. Konsulten skall ha en beprövad förmåga att sätta sig in i beställarens problemställningar beträffande hyresjuridiska frågor. Konsulten skall ha mycket god kunskap inom fastighetsekonomi samt god kännedom om den aktuella hyresmarknaden i Linköping och Norrköping. Konsulten skall ha en beprövad förmåga att sätta sig in i beställarens problemställningar beträffande fastighetsekonomiska frågor. 2(5)

3 Konsulten skall ha stor erfarenhet av att delta i och leda grupper i olika former fram till gemensamma ställningstaganden och beslut. Konsulten skall ha tillgång till byggnadsteknisk kompetens. Konsulten skall fortlöpande hålla sig informerad om miljöaspekter avseende fastigheters tekniska och miljömässiga status samt kunna utveckla dessa frågor i relation till fastighetsägarna. Konsulten skall kunna utvärdera möjliga energibesparande åtgärder som är av relevans för objektet. Konsulten skall kunna motivera valda förslag tekniskt, ekonomiskt och miljömässigt. Konsulten skall ha erfarenhet av att ha utfört uppdrag åt lokalhyresgäster. Konsulten skall fortlöpande hålla beställaren underrättad om hur arbetet fortskrider. Konsulten skall ha personalkapacitet för att sätta in ersättare vid frånvaro (sjukdom etc.). Tidplan för uppdraget Uppdragsstart, eventuella deltider och sluttid skall framgå av avropet. Konsulten skall med ledning av detta upprätta tidplan för uppdraget. Budget för uppdraget Konsulten skall vid besvarande av uppdragsförfrågan ange budgeterad kostnad för uppdraget. Konsultens organisation Konsulten skall för varje uppdrag till beställaren lämna uppgift om uppdragsansvarig och handläggare vilka skall godkännas av beställaren. I uppdraget namngivna personer hos konsulten får ej ersättas av annan person annat än efter beställarens godkännande. Konsultens handläggare förutsätts vara ombud för uppdraget. Konsultens ansvar Konsulten ansvarar för fackområdena hyresjuridik och fastighetsekonomi inom de uppdrag som avropas. Konsultens underlag Konsulten ansvarar för att eget arbetsmaterial är uppdaterat. Konsulten skall också granska de handlingar som framkommer under uppdragets gång samt bedöma vilka konsekvenser olika alternativ kan få för pågående uppdrag och för framtida avgöranden. Konsultens rapporter och dokumentation skall löpande presenteras i elektronisk form. 3(5)

4 Konsultens slutrapport skall överlämnas till beställaren i pappersform undertecknad av uppdragsansvarig och i elektronisk form. Konsulten skall efterfråga kompletterande information som kan vara av betydelse för ärendet. Beställarens organisation Beställaren utgörs av LFA:s företrädare. Beställaren anger kontaktperson för respektive uppdrag. Beställarens ansvar och underlag Beställaren skall ansvara för att konsulten erhåller erforderlig information rörande relevanta avtalsförhållanden och av beställaren vidtagna eller icke vidtagna åtgärder av betydelse för konsultens arbete. Beställaren skall informera konsulten om - uppdragets omfattning - historik, tidigare korrespondens i ärendet - tidplaner - övrig information som är av relevans för uppdraget Beställaren skall förse konsulten med erforderliga handlingar som ritningsunderlag, avtal och övrigt som är av betydelse för uppdraget. Styrning av projektet Styrning av uppdraget sker från LFA. Det innebär bland annat att ställningstaganden som innebär ekonomiska konsekvenser tas av LFA. Kvalitetsrevision Beställaren skall ha rätt att ta del av konsultens interna kvalitetsrevisioner i den mån dessa berör uppdraget. 4(5)

5 UPPDRAGSOMFATTNING Uppdragstyp Uppdragen kan omfatta en, flera eller samtliga nedanstående arbetsinsatser: Hyresjuridisk konsultation Fastighetsekonomisk konsultation Hyresmarknadsanalys Framtagande av hyresmarknadsinformation Konsultation för begränsade ärenden av hyresjuridiskt slag Biträda vid hyresförhandlingar Ombud vid hyresförhandlingar Biträda vid hyresnämndsförfarande Ombud vid hyresnämndsförfarande Bedömning av teknisk och miljömässig status av aktuella objekt Delta i förberedande möten och arbetsmöten Sammanträden, möten Konsulten skall medverka i de möten som beställaren kallar till. Vid behov skall konsulten efter överenskommelse med beställaren ta initiativ till möten som krävs för utförandet av uppdraget. Mötena hålls företrädesvis hos beställaren. Mötena samordnas inbördes så långt det är möjligt för att minimera resekostnaderna. Tillgänglighet Konsulten skall vara tillgänglig via e-post och telefon vardagar mellan kl Konsultation för begränsade hyresjuridiska frågeställningar skall besvaras inom två (2) arbetsdagar med leverans inom tre (3) arbetsdagar. Uppdrag skall kunna starta inom två (2) veckor. Hyresmarknadsanalys skall normalt levereras inom tre (3) veckor. Rapporter till beställaren Rapporten utgörs i normalfallet av faktura som lämnas månadsvis, se Kommersiella villkor under avsnittet Fakturering. I annat fall skall konsulten lämna skriftlig månadsredovisning avseende uppföljning av tid och ekonomi inom projektet med dagbok som underlag. Befarar konsulten att den slutliga kostnaden kommer att överskrida det budgeterade beloppet skall konsulten skyndsamt meddela detta till uppdragsgivaren. 5(5)