4. Delområde B. Kravspecifikation Redovisning

Transkript

1 Förfrågningsunderlag - Upphandlarversion Upphandlande organisation Upphandling Region Skåne, Koncerninköp Förvaltning och rekreationsverksamhet för Stiftelsen Skånska Landskap Sofie Arebom Symbolförklaring: Texten ingår i annonsen Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten kommer att ingå i avtalet Texten ingår i kvalificeringen Texten kommer att publiceras i avtalskatalogen Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Frågan besvaras av köparen 4. Delområde B. Kravspecifikation Redovisning 4.1. Bakgrund Stiftelsen Skånska Landskap har utöver den egna förvaltningen genom avtal förvaltningsansvaret för ytterligare fem markägande stiftelser enligt nedan: Stiftelsen Skånska Landskap Org.nr: Stiftelsen för Fritidsområden i Skåne Org.nr: Stiftelsen OD Krooks donation i M-län Org.nr: Stiftelsen OD Krooks donation i L-län Org.nr: Stiftelsen Emil Bondessons skogsvårdsfond Org.nr: Stiftelsen Jur Dr Cavallis donationsfond Org.nr: De två översta är att betrakta som kommunala stiftelser som lyder under kommunallagen. De andra fyra är donationsstiftelser där O D Krooks båda donationer har egen förvaltning och de två nedersta har anknuten förvaltning med Region Skåne som ansvarig Uppdraget Allmänt om uppdraget Leverantören får inte av annan än Beställaren emotta eller inhämta direktiv för Uppdragets genomförande i vidare utsträckning än vad Beställaren bestämmer. Leverantören ska ansvara för stiftelsernas redovisning omfattande bl a fakturahantering med verifikationer, fakturabetalning, utställande av fakturor efter underlag, upprättande av årsredovisning, sköta kontakter med revisorer, upprättande av deklarationer och momsdeklarationer mm. För 2013 fördelade sig verifikationer, fakturor och utställda fakturor enligt nedan samt andra uppgifter som är naturligt samhöriga med dessa. Leverantören ska också tillhandahålla komplett löneadministration enligt kommunala avtal för lön och pension. Ca antal verifikationer och fakturor: Stiftelsen Jur Dr H Cavallis don Verifikationer: 70, Leverantörsfakturor: 20, Utställda fakturor: 0. Stiftelsen E Bondessons skogs Verifikationer: 70, Leverantörsfakturor: 25, Utställda fakturor: 0. Utskrivet: :41 Sida 1 av 5

2 Stiftelsen O D Krooks donation i M-län Verifikationer: 1020, Leverantörsfakturor: 275, Utställda fakturor: 10. Stiftelsen O D Krooks donation i L-län Verifikationer: 570, Leverantörsfakturor: 140, Utställda fakturor: 5. Stiftelsen för fritidsområden i Skåne Verifikationer: 630, Leverantörsfakturor: 150, Utställda fakturor: 5. Stiftelsen Skånska landskap Verifikationer: 3050, Leverantörsfakturor: 1375, Utställda fakturor: 30 Årsredovisningar för alla stiftelser, se Generell del Bilaga Löpande redovisning Det åligger Leverantören att fortlöpande ta del av handlingar och beslut som fattas av Beställarens styrelse och justera budget och verksamhet efter dessa. Samtliga ekonomiska transaktioner ska styrkas med korrekta signerade verifikationer. Detta gäller även arbete/materialleverans från underleverantör. Leverantören ska se till att attestinstruktion följes på fakturor samt in- och utbetalningar, ekonomisk redovisning och uppföljning av ovanstående händelser. Samtliga fakturor och andra dokument kommer att skickas till Leverantören från Stiftelsen Skånska Landskap. Vidare ska Leverantören svara för: * Fakturabetalning och utställande av fakturor efter underlag * Upprättande av årsredovisning * Kontakter med revisorer * Upprättande av deklarationer * Momsdeklarationer * Skatteredovisning, inbetalning av preliminärskatt mm Redovisningen ska göras i BAS-kontoplan. Månads- och tertial bokslut ska tas fram inkluderande: * Periodiserade resultaträkningar (uppställt enligt Beställarens instruktioner) med budgetsiffror inlagt * Balansräkningar * Resultatenhetsredovisning * Projektredovisning Årsredovisningar och deklarationer ska upprättas för samtliga stiftelser avseende verksamhetsår 2015, 2016 och efter förlängning även 2017 och Avtalstiden för detta löper till och med dess att arbete med den sista årsredovisningen samt deklarationen avslutats Anbudsgivarens beskrivning av planerat utförande Anbudsgivaren ska beskriva hur denne avser att genomföra uppdraget i enlighet med i förfrågningsunderlaget angivna krav, mål och syfte med verksamheten. Bedömning och utvärdering av beskrivning av Planerat genomförande: Anbudsgivaren ska lämna en redogörelse för hur denne planerar att genomföra uppdraget, från start till slut, för att säkerställa att uppdraget genomförs till dess målsättningar avseende nedanstående moment Anbudsgivarens beskrivning bör omfatta tydlig och tillräcklig information om minst: - omfattning, Utskrivet: :41 Sida 2 av 5

3 - tider, - budget och - kvalitet. Målet är att uppdrag alltid ska utföras med överenskommen omfattning, inom överenskomna tids- och budgetramar samt till överenskommen kvalitet. Anbudsgivaren ska i fritextsvaret nedan redogöra för hur denne avser att utföra uppdraget samt hur denne avser att arbeta med kvalitetssäkring. Anbudsgivarens lämnade svar kommer att bedömmas och poängsättas enligt vad som framgår i Delområde B. Bilaga 1. Utvärderingsmodell. Anbudsgivarens beskrivning av uppdragets genomförande 4.3. Kompetens och erfarenhet Referenser Anbudsgivaren ska redovisa tidigare erfarenhet av liknande verksamhet. Liknande verksamhet avser i detta fall liknande redovisningsuppdrag för stiftelser samt jord- och skogsbruksföretag. Referenser ska lämnas avseende två (2) liknande uppdrag vardera för den eller de konsulter som offererats, uppdragen ska ha utförts under Kontroll av referenser kan komma att ske. Information om referenser ska lämnas i fritextsvaren nedan, av varje svar ska framgå: * Uppdragsgivare som uppdraget utförts för * Den tid som uppdraget utfördes inom * Typ av uppdrag och omfattning * Namn på referenten samt telefonnummer och e-post adress till referenten Anbudsgivaren ska tillse att kontaktuppgifter till referenten är korrekta. Observera! Det som eftersöks är referensuppdrag utförda för två (2) separata uppdragsgivare och därmed ska även referenterna utgöras av två (2) separata personer. Uppdragsgivare som uppdraget utförts för (svar ska anges för varje offererad konsult obs två referenser per konsult) Den tid som uppdraget utfördes inom (svar ska anges för varje offererad konsult obs två referenser per konsult) Typ av uppdrag och omfattning (svar ska anges för varje offererad konsult obs två referenser per konsult) Namn på referenten samt telefonnummer och e-post adress till referenten (svar ska anges för varje offererad konsult obs två referenser per konsult) Organisation och bemanning samt konsulternas kompetens Anbudsgivaren ska beskriva hur denne avser att organisationen för uppdragets genomförande ska se ut och vilken bemanning Anbudsgivaren kommer att ställa till Beställarens förfogande samt för erbjuden konsultkompetens. Beskrivningen ska vara i enlighet med i förfrågningsunderlaget angivna krav, mål och syfte med verksamheten. Bedömning av beskrivning av Organisation, bemanning och personalens Utskrivet: :41 Sida 3 av 5

4 kompetens: Anbudsgivaren ska lämna en redogörelse för organisation och bemanning. Anbudsgivarens beskrivning bör omfatta tydlig och tillräcklig information om minst: - sin tilltänkta organisationsstruktur - sin tilltänkta bemanning samt konsulters utbildning/kunskap/kompetens - hur anbudsgivaren avser säkerställa att tillräckliga resurser med rätt kompetens tillförs organisationen i rätt tid Kunskapskrav De redovisningskonsulter som Leverantören offererar ska ha adekvat högskoleutbildning för området samt dokumenterade kunskaper gällande att upprätta årsredovisning och deklarationer för jord- och skogsbruksföretag med tillhörande skatteplanering där ägaren är stiftelse. Leverantören ska alltjämt tillse att samtliga konsulter som utför uppdrag för Stiftelsen Skånska Landskaps räkning har den kompetens som efterfrågas i detta förfrågningsunderlag samt att tillräcklig bemanning för uppdragets genomförande kan erbjudas. Anbudsgivaren ska i fritextsvaret nedan redovisa utbildning (högskoleexamen, tid för studierna samt lärosäte) och yrkeskvalifikationer för den eller de redovisningskonsulter som offereras för utförandet av uppdraget. Anbudsgivaren redogörelse för organisation och bemanning Anbudsgivaren ska namnge de personer som avses utföra uppdraget och för deras utbildning och kompetens i relation till i upphandlingen ställda kompetens- och kunskapskrav Vid byte av konsult I det fall Leverantören önskar att byta ut en konsult eller tillföra ytterligare konsulter för utförande av uppdrag för Stiftelsen Skånska Landskaps räkning ska motsvarande information gällande denne konsult skickas till Beställaren. Konsulten ska godkännas av Beställaren innan konsulten får påbörja uppdrag för dennes räkning Uppföljningsmöten Förutom vad som sägs om uppföljning i Kravspecifikation generell del, äger Beställaren rätt att ha löpande kontakter med Leverantören i frågor som gäller det löpande uppdraget vilket ska ingå i uppdragets utförande och pris Rapportering och leveransvillkor Rapportering Månads- och tertialbokslut ska senast den 7:e arbetsdagen klockan under efterföljande månad levereras till Beställaren i form av fastställt rapportpaket. Årsredovisning ska tas fram och levereras till beställaren senast den 15:e februari efterföljande år om inte annat överenskommes. Rapportering/inlämning av producerat material till Beställaren ska ske i digital form om inget annat överenskoms. Varje enskild stiftelse ska faktureras separat för utförda uppdrag. Leverantören ska utan dröjsmål underrätta Beställaren efter att denne fått kännedom om Utskrivet: :41 Sida 4 av 5

5 förhållande som kan medföra leveransförsening. Om sådan underrättelse ej lämnas senast tio (10) arbetsdagar innan tidsplanen överskrids får omständigheten ej åberopas som grund för giltig försening. Leverantören ska därefter skyndsamt upprätta ny tidsplan som ska godkännas av Beställaren innan den får börja gälla. Leverantören har endast rätt till tidsförlängning om han försenas på grund av förhållanden som denne inte orsakat och vars effekt denne inte rimligen kunnat undanröja Vite vid försening Vid leveransförsening av månadsbokslut ska Leverantören till Beställaren betala vite med SEK för varje påbörjad vecka som förseningen pågår. Vid leveransförsening av årsredovisning ska Leverantören till Beställaren betala vite med SEK för varje påbörjad vecka som förseningen pågår. Leverantörens skadeståndsansvar vid försening är begränsat till sammanlagt fyra (4) prisbasbelopp per år Leverantörens tillgänglighet Vid förfrågan från Beställaren ska Leverantören ta kontakt/återkomma i ärendet inom två (2) arbetsdagar Anbudspris Anbudspris ska lämnas i Delområde B. Bilaga 1 Utvärderingsmodell Utvärdering av lämnade svar Allmänt om utvärdering av inlämnade svar Utvärdering av Anbudsgivarens lämnade svar kommer att ske enligt tydligt angivna kriterier och genom poängsättning, detaljerad information för bedömning av de olika delarna återfinns i Delområde B. Bilaga 1.Utvärderingsmodell.!Observera! att information om hur utvärderingen går till ligger på ytterligare flikar i exceldokumentet för utvärdering och framkommer ej av första fliken Acceptans av ska-krav Anbudsgivaren intygar att denne uppfyller och accepterar samtliga ska-krav för delområde B. Redovisning. Anbudsgivaren intygar att denne uppfyller och accepterar samtliga ska-krav för delområde B. Redovisning. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Utskrivet: :41 Sida 5 av 5