Avropsstöd. Vägledning av Rekryteringstjänster Sida 1

Transkript

1 Avropsstöd Vägledning av Rekryteringstjänster 2013 Sida 1

2 1 Innehåll 2 Inledning Omfattning Inriktningar Avgränsning Avrop på Ramavtalet Avropsförfrågans innehåll och omfattning Pris Kostnader för kandidaternas resor Avbrytande, utbyte av personal och garantier Utbyte av personal Garantier Rätt att avbryta pågående uppdrag Ramavtalsleverantörens oförmåga att fullfölja uppdraget Fakturering... 6 Sida 2

3 2 Inledning Detta avropsstöd är framtaget för UM/UE i syfte att underlätta vid avrop från Ramavtalet Rekryteringstjänster Vid frågor kontakta kundtjänst vid SKL Kommentus Inköpscentral AB (SKI) se länken Detta avropsstöd är inte tvingande utan ska ses som ett förslag. Avropande myndigheter och enheter är fria att utforma sina avrop hur de vill så länge dessa inte strider mot ramavtalets villkor eller mot Lagen om offentlig upphandling (LOU). 3 Omfattning Ramavtalet omfattar följande sex rekryteringsområden: - Vård och omsorg - Social, omsorg och stöd - IT, teknik och engineering - Tillväxt, stadsbyggnad, fastighet och energi - Ekonomi, finans, juridik och HR mfl - Skola och förskola Avrop kan göras för ett, flera eller samtliga rekryteringsområden. 3.1 Inriktningar Ramavtalet omfattar främst rekrytering chefer förekommande på olika nivåer men företrädesvis på ledningsgruppsnivå, dock ej VD, kommun- eller landstingsdirektör. Med rekrytering av specialister avses rekrytering främst av nyckelpersoner med specifik kompetenseller personer på strategiska poster. Tjänsterna ska kunna avse både annonserad rekrytering och search. Upphandlingen omfattar alla delar som en rekryteringsprocess vanligtvis utgörs av: 01. Upprättande av tidplan i samverkan med uppdragsgivaren 02. Upprättande av kravprofil i samverkan med uppdragsgivaren 03. Annonsförslag 04. Ansökningsadministration (registrering och sammanställning) 05. Aktiv search 06. Kandidatkontakter under hela processen 07. Första urval 08. Första intervju (leverantören) 09. Presentation av kandidater 10. Andra intervju (hos uppdragsgivaren) 11. Tester och referenser 12. Simuleringsövningar och strukturerade djupintervjuer Sida 3

4 13. Återkoppling till kandidaterna 14. Återkoppling till uppdragsgivaren med rekommendation 15. Uppföljning av genomförda rekryteringar Avrop kan ske av hela eller delar av rekryteringsprocessen. 3.2 Avgränsning Avrop omfattar inte rekrytering av personer till högsta ledningsnivå som VD, Kommun- eller Landstingsdirektör. Avrop omfattar heller inte annonsförmedling 4 Avrop på Ramavtalet Avrop genomförs med principen alla villkor fastställda i Ramavtalet. Vem som har rätt att avropa från ramavtalet framgår av Bilaga 01 Avropsberättigade parter Rekryteringstjänster Använd Er av dokumentet Rangordning per rekryteringsområde samt kontaktuppgifter för att filterera på län, rekryteringsområde samt rangordning, detta blir ert verktyg när ni ska avropa. För varje rekryteringsområde finns en fastställd rangordning. Avrop görs i första hand från den Ramavtalsleverantör som är rangordnad som nummer ett (1) för respektive kategori och län. Väljer den Ramavtalsleverantör som är rangordnad som nummer ett (1) att avböja uppdraget, ställs förfrågan till den Ramavtalsleverantör som är rangordnad som nummer två (2), osv. Ramavtalsleverantören ska lämna svar på avropsförfrågan inom en arbetsdag. Om Ramavtalsleverantören inte lämnar svar inom en arbetsdag får UM/UE gå vidare till den Ramavtalsleverantör som är rangordnad som nummer två (2). Skulle någon av de utpekade konsulterna avsluta sin anställning eller av annan anledning inte längre vara tillgänglig för uppdrag ska Ramavtalsleverantören ersätta denna med en ny konsult med motsvarande kompetens och erfarenhet. Om Ramavtalsleverantören inom 14 dagar inte kan ersätta den konsult som inte längre är tillgänglig kommer nästa Ramavtalsleverantör i rangordningen att tillfrågas. Avropsförfrågan kan skickas ut till och med sista dag för Ramavtalets giltighetstid. 4.1 Avropsförfrågans innehåll och omfattning Avropsförfrågan kan bland annat innehålla följande delar: - Specificering av tidsplan. - Specificering av uppdragets innehåll. - Specificering av vilka delmoment/delprocesser som ska ingå i uppdraget. - Specificering av krav avseende konsulternas erfarenhet och kompetens. Sida 4

5 5 Pris Priser framgår av respektive ramavtalsleverantörs prisbilaga för respektive rekryteringsområde. Bilaga 02 pris, finns för respektive rekryteringsområde och Ramavtalsleverantör. Priset baseras på följande förutsättningar: - Möten med uppdragsgivare och intervjuer med kandidater ska kunna genomföras i uppdragsgivarens lokaler, - Resekostnader och andra direkta kostnader för möten med uppdragsgivare och intervjuer inkluderas i priset. - Kandidatens kostnader för resor och andra direkta kostnader i samband med intervjuer, - tester, etc. inkluderas inte i priset. Lämnade priser omfattar samtliga kostnader för genomförande av rekryteringsuppdrag. 5.1 Kostnader för kandidaternas resor Innan Ramavtalsleverantören kallar sökanden till intervju som innefattar reskostnader som ska bekostas av UM/UE skall UM/UE:s godkännande inhämtas. 6 Avbrytande, utbyte av personal och garantier 6.1 Utbyte av personal Ramavtalsleverantören är skyldig att utan dröjsmål byta ut för uppdraget aktuell personal vilken UM/UE anser saknar erforderlig kompetens eller med vilken UM/UE anser sig ha samarbetssvårigheter. Förändring av personal berättigar inte Ramavtalsleverantören till ersättning för eventuella merkostnader och utgör inte grund för förändring av avtalade villkor. 6.2 Garantier Om Ramavtalsleverantören i kandidatpresentationen inte kan presentera någon kandidat som beställaren anser vara intressant för anställning ska Ramavtalsleverantören presentera nya kandidater utan extra kostnad. Detsamma gäller om beställaren avslutar anställningen med rekryterad kandidat inom sex (6) månader från anställningsdagen eller om rekryterad kandidat väljer att avsluta sin anställning inom tolv (12) månader från anställningsdagen. I sådant fall ska rekryteringsprocessen göras om på Ramavtalsleverantörens bekostnad och ny kandidat tas fram utan kostnad. 6.3 Rätt att avbryta pågående uppdrag UM/UE har rätt att avbryta pågående uppdrag i förtid. Ramavtalsleverantören ska i sådant fall avveckla uppdraget omgående och översända slutfaktura för de delar av uppdraget som slutförts. Sida 5

6 6.4 Ramavtalsleverantörens oförmåga att fullfölja uppdraget I det fall Ramavtalsleverantören inte kan fullfölja ingått Kontrakt, äger UM/UE rätt till ersättning som motsvarar direkta merkostnader för anlitande av annan Ramavtalsleverantör. 7 Fakturering Betalning ska erläggas mot specificerad och godkänd faktura 30 dagar efter fakturans ankomstregistrering. Ramavtalsleverantören är inte berättigad att debitera faktureringsavgift eller andra liknande avgifter. Ramavtalsleverantören ska fakturera UM/UE, dvs. Ramavtalsleverantören får inte överlåta rätten att ta emot betalning till annan part utan SKI:s medgivande. Faktura får inte skickas från underleverantör. Korrekt faktura ska minst innehålla: - Adressering till UM/UE - Fakturadatum - Fakturanummer - Företagets namn och adress - Företagets momsregistreringsnummer - Leveransadress - Personnamn på beställaren - Referenskod/referensnamn på beställare - Leveransdatum - Antalet utförda arbetstimmar per kategori och person - Av faktura ska även framgå om den avser slutlikvid - Pris - Mervärdesskatt UM/UE kan specificera annat fakturainnehåll i samband med avrop. Sida 6