Ramavtal avseende Resebyråtjänster , projektnummer

Transkript

1 Ramavtal avseende Resebyråtjänster , projektnummer RAMAVTALETS OMFATTNING 1.1 Avtalsparter Detta avtal har träffats mellan SKL Kommentus Inköpscentral AB, organisationsnummer , (nedan kallad SKI) och Big Travel Sweden AB, organisationsnummer (nedan kallad Leverantören). Leverantören ansvarar för anställd, företrädare och underleverantörs arbete såsom för eget arbete. 1.2 Avropsberättigade Denna upphandling görs i eget namn och omfattar de 421 stycken upphandlande myndigheter (fortsättningsvis kallade UM/UE) som uppräknas i Bilaga 1 Avropsberättigade parter. Dessa har på förhand anmält intresse för att delta i upphandlingen och har därmed rätt att avropa från tecknade ramavtal från avtalsstart. Att vara avropsberättigad innebär en möjlighet att avropa från tecknade ramavtal, dock ingen skyldighet. När behov uppstår har avropsberättigad UM/UE möjlighet att använda ramavtalet. För att avropa från SKI:s ramavtal krävs att upphandlingschef, eller annan ansvarig, först godkänner SKI:s allmänna villkor. SKI:s allmänna villkor syftar till att säkerställa att UM/UE som har gällande ramavtal inom aktuellt område eller tillämpar ramavtal som upphandlats i samverkan med andra UM/UE inte samtidigt tillämpar SKI:s ramavtal under det egna gällande ramavtalets giltighetstid. Efter godkännande kan beställare hos UM/UE avropa från ramavtalet. UM/UE kan också besluta sig för att, av olika skäl som t.ex. att UM/UE:s behov förändrats i något avseende, upphöra med att avropa från ramavtalen under ramavtalstiden genom att UM/UE gör en avstegsanmälan till SKI. Information om vilka UM/UE som avropar från ramavtalen kommer löpande att lämnas till ramavtalsleverantörerna. 1.3 Avtalstid Ramavtalen gäller från och med till och med med möjlighet till 1 års förlängningar till och med Avrop från ramavtalet får endast ske under avtalstiden. Avtalsstart för avropsberättigade UM/UE kan variera beroende av redan befintliga avtal. 1.4 Avtalets omfattning Avtalets omfattar heltäckande resebyråservice för tjänsteresor inom Sverige och utomlands i enlighet med bifogad kravspecifikation. Det innebär bland annat: bokning av flyg-, tåg-, buss- och båtresor, både inrikes och utrikes bokning av anslutningstransport till flygplats/tåg-/busstation/hamn, både inrikes och utrikes 1(9)

2 bokning av hyra av fordon, både inrikes och utrikes bokning av hotellrum, både inrikes och utrikes bokning av grupp- och konferensarrangemang 2 AVROP 2.1 Avropsrutiner Avropsberättigade UM/UE kontaktar den leverantör som har plats ett (1) i rangordningen för den kommun där UM/UE har sitt säte i enlighet med bifogad rangordning. Leverantören är skyldig att besvara avropsförfrågan inom tre (3) arbetsdagar. Avböjer eller underlåter Leverantören att besvara avropet har UM/UE rätt att kontakta nästa leverantör i rangordningen. Leverantören förblir densamme under hela av avtalstiden. UM/UE som börjar avropar från detta ramavtal rekommenderas att teckna skriftligt avropsavtal med leverantören. Avropsavtalet får inte ha villkor som strider mot ramavtalet. Leverantören ska skicka kopia på undertecknat avropsavtal till avtalsansvarig hos SKI. Leverantören ska i samband med att en ny UM/UE vill börja avropa utan dröjsmål påbörja implementeringsarbetet. Leverantören ska tillämpa ramavtalets villkor vid samtliga bokningar även om beställaren inte uttryckligen åberopar ramavtalet. Därefter kan beställare hos UM/UE avropa från ramavtalet. 2.2 Parallella avtal UM/UE som börjar avropa från detta ramavtal har inte rätt att samtidigt avropa samma tjänst från annan leverantör, så kallade parallella avtal. För det fall UM/UE sedan tidigare är bunden av avtal avseende viss del som även täcks av denna upphandling gäller detta ramavtal endast i de delar där UM/UE inte har annat giltigt avtal. UM/UE som genomför upphandlingar specifikt för konferensarrangemang kan dock komma att ha parallellt avtal med annan leverantör avseende denna tjänst. 3 PRIS OCH BETALNINGSVILLKOR 3.1 Ersättning Leverantören har rätt till ersättning enligt bifogad bilaga. Priser anges i svenska kronor (SEK) exklusive mervärdesskatt (moms). Ersättningen reglerar samtliga med tjänsten förenade kostnader. Priser för tjänster som inte prissatts i prismatrisen, men som kan komma att ingå i uppdragets utförande, ska överenskommas mellan parterna eller debiteras enligt Leverantörens vid var tids gällande standardprislista. 3.2 Fakturering UM/UE har rätt att välja mellan att erhålla faktura elektroniskt eller i pappersformat. Fakturering ska ske månadsvis i efterskott till UM/UE. All fakturering ska ske från Leverantören, vilket innebär att ingen fakturering får ske från underleverantör. Som underleverantör åsyftas här inte resekontoleverantör. 2(9)

3 Leverantören är skyldig att införa elektronisk fakturering inom tre (3) månader från det att UM/UE begärt det. Fakturor i elektronisk form ska vara i enlighet med SFTI Fulltextfaktura alternativt Svefaktura eller i annat format som UM/UE och leverantör överenskommer om. Vid försening av införandet av elektronisk fakturering utgår vite om 5000 SEK. Därefter utgår löpande vite med 5000 SEK per påbörjad 30-dagarsperiod. UM/UE äger rätt att avräkna upplupet vite från fakturerad ersättning. Har elektronisk fakturering inte införts inom sex (6) månader efter att UM/UE har begärt det har UM/UE rätt att häva avtalet. Rätt till vite eller möjlighet till hävning av avtalet föreligger inte när förseningen av införandet beror på den upphandlande myndigheten/enheten. UM/UE är skyldig att tillhandahålla de uppgifter som härrör till dem och som Leverantören behöver för att framställa korrekt faktura. Felaktiga fakturor eller fakturor som inte är specificerade kan UM/UE returnera utan åtgärd. Expeditions- och faktureringsavgifter eller liknande får inte debiteras. Fakturavillkor får inte strida mot ramavtalet. Fakturor ska innehålla uppgifter om: Datum för utfärdandet Upphandlande myndighets/enhets namn, adress, kostnadsställe samt referens Resebeställarens eller resenärens namn, adress samt referens Faktureringsadress Leverantörens namn, organisationsnummer, adress, telefonnummer, plus- /bankgiro samt referens Fakturerat belopp i SEK specificerat i eventuella delposter samt mervärdesskatt Specifikation av tjänst samt leveransdatum Övriga uppgifter som UM/UE önskar Slutfaktura avseende Leverantörens samtliga åtaganden ska vara UM/UE tillhanda senast tre (3) månader efter det att avtalet löpt ut. 3.3 Betalningsvillkor Betalning ska ske trettio (30) dagar efter erhållen korrekt faktura. Vid försenad betalning har Leverantören rätt till påminnelseavgift enligt förordning (1981:1057) om ersättning för inkassokostnader m.m. samt dröjsmålsränta enligt lag (1997:484) om dröjsmålsavgift respektive räntelagen (1975:635). 3.4 Prisjustering Prisjustering kan inte ske under den planerade avtalstidens första år. SKI respektive Leverantören har därefter möjlighet att begära prisjustering. Prisjustering kan ske en gång per år. Understiger förändringsnivån två (2) procentenheter ska ingen prisjustering ske. Begäran om prisjustering ska skriftligen framställas och vara part tillhanda senast fem (5) veckor innan nya priser ska träda i kraft. SKI har tolkningsföreträde avseende uträkningen av prisjusteringen. Prisjustering ska ske enligt Statistiska centralbyråns (SCB:s) arbetskostnadsindex (AKI) för tjänstemän, preliminärt, inom offentlig sektor, med SNI 2007-kod N79110 för Resebyråverksamhet. Indexförändringen beräknas som 90 procent av den årliga förändringen. Den årliga förändringen motsvarar kvoten av preliminära värdet för basperiodens indextal och 3(9)

4 det preliminära värdet för aktuellt indextal. Basperioden ska utgöras av december år 2012 och aktuellt indextal motsvarar den vid prisjusteringen senaste publicerade basmånaden. 3.5 Försäkringar Leverantören ska inneha och under hela avtalsperioden vidmakthålla för uppdraget erforderliga försäkringar. Leverantören ska styrka att erforderliga försäkringar är tecknade genom att, vid anmodan, tillställa SKI kopia på försäkringsintyg. 4 LEVERANS AV TJÄNST Leverans av tjänst ska ske i överensstämmelse med i anbudet lämnade uppgifter och enligt bifogad specifikation. Leverantören ansvarar för eventuell underleverantörs arbete såsom för eget arbete. 4.1 Reklamation Vid fel eller brist i utförande av tjänst äger UM/UE rätt till prisavdrag. Om prisavdrag inte kan överenskommas mellan parterna har UM/UE rätt att utkräva skadestånd. UM/UE äger inte rätt till prisavdrag, ersättningsvara eller skadestånd om denne inte lämnar Leverantören meddelande om kravet i samband med reklamation eller inom skälig tid därefter. Reklamation ska ske omgående till Leverantören. Fel eller brist som upptäcks av UM/UE efter det att uppdraget upphört ska skriftligen reklameras senast inom sex (6) månader efter det att uppdraget avslutades. 4.2 Force Majeure Part befrias från sina åtaganden enligt ramavtalet om fullgörandet därav förhindras på grund av omständigheter utanför dess kontroll som denne skäligen inte kunde förutse vid avropstillfället och vars följder denne inte skäligen kunnat undvika eller övervinna. Som sådan omständighet ska anses krig, krigsliknande tillstånd, jordbävning, eldsvåda, beslut från regeringen eller annan myndighet samt icke avtalsenlig konflikt på arbetsmarknaden. Avtalsenlig konflikt på arbetsmarknaden ska inte anses som befrielsegrund om part själv är föremål för eller vidtar sådan konflikt. Leverantören och UM/UE ska verka för att hitta alternativa lösningar så att uppdraget trots ovan hinder kan fullfölja. Part som avser åberopa ovan beskriven omständighet ska omgående skriftligen underrätta motpart därom. Så snart den åberopade omständigheten upphört ska part underrätta motpart samt omedelbart återuppta åtagandet i avtalad omfattning. Har hindret bestått i mer än sex (6) månader har UM/UE rätt att häva detta ramavtal till omedelbart upphörande. 4(9)

5 5 RAMAVTALETS ADMINISTRATION OCH FÖRVALTNING 5.1 Administrativ ersättning Leverantören ska till SKI erlägga en administrativ ersättning avseende all försäljning under detta Ramavtal. Ramavtalsleverantören erlägger en avgift om 0,7 % av fakturerat belopp enligt detta avtal. Om uppdrag utförts av underleverantör ska det fakturerade beloppet ingå i underlaget för den administrativa ersättningen som ska betalas av leverantören. Ersättningen avser SKI:s arbete med genomförandet av upphandlingen, avtalsförvaltning, marknadsföring av avtalet, vägledning vid avrop, information, administrativ service samt stöd och rådgivning vid tvister mellan avropsberättigad UM/UE och antagen Leverantör. Leverantören ska inte på eget initiativ specificera SKI:s administrativa avgift på Kundens faktura. Redovisning får endast ske i det fall myndigheten/enheten särskilt begär det. Redovisning av statistik Leverantören ska månadsvis till SKI lämna en redovisning av försålda varor/tjänster som omfattas av Ramavtalet. Försäljning genom Kontrakt som löper efter ramavtalstidens utgång ska redovisas till dess att uppdraget upphört. Redovisning ska inlevereras månadsvis, på av SKI anvisat sätt, uppdelad per upphandlande myndighet och enhet som avropat på ramavtalet under den aktuella redovisningsperioden. Redovisningen ska ske månadsvis i efterskott senast per den 15:e i efterföljande månad och omfatta föregående månads fakturerade belopp exklusive mervärdesskatt. Redovisningen ska rapporteras via den webbaserade länk som mailas ut 14 dagar innan rapportering eller i annat format som SKI och Leverantören överenskommer om. Redovisning ska ske även om ingen försäljning har skett eller inga avrop gjorts. Redovisningen ska ske utan kostnad för SKI. Fakturering Den administrativa ersättningen faktureras Leverantören månadsvis av SKI med redovisning av fakturerat belopp som underlag. Mervärdesskatt ska erläggas enligt gällande skattelagstiftning. Betalningsvillkor är trettio (30) dagar netto, påminnelseavgift enligt förordning (1981:1057) om ersättning för inkassokostnader m.m. samt dröjsmålsränta enligt lag (1997:484) om dröjsmålsavgift respektive räntelagen (1975:635). Efter mottagen redovisning fakturerar SKI den administrativa ersättningen inklusive mervärdesskatt. Fakturan ska betalas inom trettio (30) dagar från fakturans utställningsdatum. 5(9)

6 Vite SKI har, för det fall Leverantören inte fullgör sina åtaganden avseende redovisning eller inbetalning av den administrativa ersättningen, rätt till vite. Vite ska utgå för varje redovisningsperiod som Leverantören brister i sin redovisningsskyldighet genom att utebli med redovisningen. Vid utebliven redovisning utgår vite om SEK exklusive mervärdesskatt för varje påbörjad förseningsvecka, dock med maximalt SEK exklusive mervärdesskatt för varje redovisningsperiod. I det fall maximalt vite utgått och Leverantören inte inkommit med begärd statistik äger SKI rätt att till Leverantör ställa faktura baserad på tidigare lämnad redovisning. Revision SKI äger rätt att kontrollera att Leverantören fullgjort sina åtaganden enligt detta avtal, genom att anlita en av SKI utsedd revisor. Sådan revisor ska ges tillgång till fakturor och räkenskapsmaterial avseende avrop, i den utsträckning som erfordras för nämnda kontroll och som inte står i strid med lag och börsregler som är tillämpliga för Leverantören. Eventuella brister och/eller felaktigheter i redovisningen som upptäcks vid revision ska korrigeras omgående. SKI ska svara för kostnaden för revisorn i det fall Leverantören fullgjort sina åtaganden, i annat fall ska Leverantören stå för kostnaden. Leverantören ska, trots att denne fullgjort sina åtaganden, stå för kostnaderna för revision om maximalt vite om SEK enligt ovan utgått under de senaste tolv månaderna. Detsamma gäller om Leverantören har varit i dröjsmål med betalningen med minst 30 dagar den senaste tolvmånadersperioden. 5.2 Handlingars inbördes ordning Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, sinsemellan i följande ordning: Eventuella skriftliga ändringar och tillägg till ramavtalet i tidsordning Detta ramavtal Avropsavtal Eventuella skriftliga förtydliganden till förfrågningsunderlaget i tidsordning Förfrågningsunderlag med bilagor Eventuella skriftliga förtydliganden till anbudet i tidsordning Leverantörens anbud 5.3 Ramavtalsändringar och tillägg Ändringar och tillägg i ramavtalet liksom förlängning eller annan rättshandling i anslutning till ramavtalet ska, för att vara giltiga, upprättas skriftligen i separat handling, godkännas och undertecknas av bägge parterna samt biläggas ramavtalet. 5.4 Överlåtelse till ny leverantör Ingånget avtal får normalt inte överlåtas till ny leverantör. I undantagsfall, till exempel vid 6(9)

7 omorganisation eller försäljning, får detta ske utan att ny upphandling behöver genomföras. Överlåtens ska i förväg godkännas av SKI och överlåtelseavtal ska upprättas skriftligen och undertecknas av Leverantören och den nya leverantören. För att den nya leverantören ska ha rätt att leverera enligt ramavtalet ska kopia av överlåtelseavtalet sändas till SKI. Sker överlåtelse utan godkännande har SKI rätt till skadestånd för den skada den lider. UM/UE äger också rätt att häva avropsavtal utan föregående uppsägning. 6 SAMARBETE OCH UPPFÖLJNING 6.1 Informationsplikt Leverantören, SKI respektive UM/UE har skyldighet att fortlöpande informera varandra om förhållanden som har betydelse för ramavtalet. 6.2 SKI och Leverantören SKI och Leverantören ska samarbeta under avtalsperioden. SKI respektive Leverantören är skyldig att minst en gång per år delta i ett uppföljningsmöte där omständigheter som påverkar avtalsförhållandet diskuteras. Leverantören är också skyldig att tillhandahålla kontaktuppgifter till UM/UE samt dess resebeställare till SKI för att möjliggöra till exempel enkätundersökning av upplevd kvalité. 6.3 SKI och UM/UE SKI och UM/UE ska samarbeta under avtalsperioden. SKI ska informera om ramavtalet, stödja UM/UE vid avrop, följa upp tillämpningen av ramavtalet samt bidra till att underlätta samarbetet mellan UM/UE och Leverantör. 6.4 Marknadsföring Leverantören har endast rätt att hänvisa till ramavtalet vid marknadsföring under förutsättning att SKI i förväg godkänt det. Om sådant godkännande inte inhämtats i förväg och Leverantören inte omedelbart upphör med marknadsföring som SKI påpekat är otillåten har SKI rätt till vite. Vite utgår om SEK. Därefter utgår löpande vite med SEK per påbörjad 30-dagarsperiod tills marknadsföringen upphört. SKI och UM/UE har rätt till skadestånd för den skada de lider. Har vite utgått ska detta avräknas från SKI:s skadestånd. 7 AVTALETS UPPHÖRANDE 7.1 Uppsägning SKI har rätt att säga upp ramavtalet med sex (6) månaders uppsägningstid. Uppsägningen ska ske skriftligen till Leverantören. UM/UE har rätt att säga upp avropsavtalet med tre (3) månaders uppsägningstid. 7.2 Hävning SKI har rätt att häva avtalet med omedelbar verkan och utan föregående erinran om Leverantören enligt lagakraftvunnen dom döms för brott som omfattas av 10 kap. 1 lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) eller brottsbalken eller om Leverantören inbegrips av omständigheter som omfattas av 10 kap. 2 LOU. 7(9)

8 SKI har rätt att häva avtalet med omedelbar verkan och utan föregående erinran om Leverantören lämnat oriktiga uppgifter i anbudet eller på annat sätt i samband med ramavtalsupphandlingen och dessa uppgifter har varit av icke oväsentlig betydelse vid bedömningen av tilldelning av ramavtal. SKI har rätt att häva ramavtalet med omedelbar verkan om Leverantören i väsentligt hänseende brutit mot ramavtalet och inte vidtar rättelse inom trettio (30) kalenderdagar efter erinran härom. Erinran och hävning ska ske skriftligen till Leverantören. UM/UE har rätt att häva avropsavtalet med omedelbar verkan om Leverantören i väsentligt hänseende brutit mot ramavtalet och inte vidtar rättelse inom trettio (30) kalenderdagar efter erinran härom. Erinran och hävning ska ske skriftligen till Leverantören. 7.3 Skadestånd Vid hävning ska ekonomisk reglering ske mellan SKI respektive Leverantören. Ersättning ska utgå för direkt skada som är anledning till hävning. 8 TVIST OCH PRESKRIPTION 8.1 Tvist Tvist angående tillämpning eller tolkning av detta ramavtal och därmed sammanhängande rättsförhållande ska i första hand lösas genom förhandling parterna emellan. Om parterna inte förlikas ska tvisten avgöras i Stockholms tingsrätt med tillämpning av svensk rätt. Den omständigheten att tvist hänskjuts till rättsligt avgörande berättigar inte Leverantören att avbryta sitt uppdrag. 8.2 Preskription Om talan inte väcks inom ett (1) år efter ramavtalets upphörande går parts talerätt förlorad (preskription), om inte uppsåt eller grov vårdslöshet ligger motpart till last. Vid uppsåt och grov vårdslöshet ska talan väckas inom tio (10) år efter ramavtalets upphörande. 8(9)

9 9 AVTALSBILAGOR Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga Avropsberättigade parter Rangordning av Leverantörer per geografiskt område kommun Kravspecifikation och prissättningsinformation Priser Detta avtal är upprättat i två (2) likalydande exemplar, av vilka undertecknande tagit var sitt. SKL Kommentus Inköpscentral AB Big Travel Sweden AB Stockholm Ort Datum Ort Datum Helena Rom Upphandlingschef Namnförtydligande och titel Namnförtydligande och titel 9(9)