Lekmaterial Avropsstöd. Vägledning Lekmaterial

Transkript

1 Avropsstöd Vägledning Lekmaterial 2013

2 Innehåll 1. Inledning Omfattning Produktgrupp Leksaker Produktgrupp Hobbymaterial Produktgrupp Idrottsleksaker Avrop på ramavtalet Beställning Kundnummer Kundtjänst Webbutik Leveransvillkor Leveranstid Följesedel Emballage Retur och reklamation Retur Reklamation Fakturering Statistik... 6

3 1. Inledning Detta avropsstöd är framtaget för UM/UE i syfte att underlätta vid avrop från ramavtalet Lekmaterial Vid frågor kontakta kundtjänst vid SKL Kommentus Inköpscentral AB (SKI) se länken Detta avropsstöd är inte tvingande utan ska ses som ett förslag. Avropande myndigheter och enheter är fria att utforma sina avrop hur de vill så länge dessa inte strider mot ramavtalets villkor eller mot Lagen om offentlig upphandling (LOU). 2. Omfattning Ramavtalet är indelad i tre (3) produktgrupper (Leksaker, Hobbymaterial, Idrottsleksaker) och tre (3) geografiska områden (Götaland, Svealand, Norrland). Ramavtalet omfattar följande ramavtalsområden: 1. Leksaker - Götaland 2. Leksaker - Svealand 3. Leksaker - Norrland 4. Hobbymaterial - Götaland 5. Hobbymaterial - Svealand 6. Hobbymaterial - Norrland 7. Idrottsleksaker - Götaland 8. Idrottsleksaker - Svealand 9. Idrottsleksaker - Norrland 2.1. Produktgrupp Leksaker Produktgruppen omfattar leksaker som exempelvis spel, pussel, byggklossar, dockor, dockkläder och bilar Produktgrupp Hobbymaterial Produktgruppen omfattar hobbymaterial som exempelvis pärlplattor, kritor, papper och leklera Produktgrupp Idrottsleksaker Produktgruppen omfattar idrottsleksaker som exempelvis bollar, rockringar och utrustning för bollsport, bandy och basket. Med idrottsleksaker avses utrustning avsedd för exempelvis förskolor och rastgårdar, inte gymnastiksalar. 3. Avrop på ramavtalet Vem som har rätt att avropa från ramavtalet framgår av Bilaga 01 Avropsberättigade parter Lekmaterial För varje ramavtalsområde finns en fastställd rangordning. Avrop görs i första hand från den Ramavtalsleverantör som är rangordnad som nummer ett (1) för respektive ramavtalsområde. Om

4 den Ramavtalsleverantör som är rangordnad som nummer ett (1) inte kan leverera efterfrågade varor inom tre (3) arbetsdagar får UM/UE tillfråga nästa Ramavtalsleverantör i rangordningen. Ramavtalsleverantören ska lämna svar genom orderbekräftelse på avropsförfrågan inom en (1) arbetsdag. I det fall Ramavtalsleverantören inte svarar inom en (1) arbetsdag kan avropsförfrågan ställas till nästkommande Ramavtalsleverantör enligt rangordningen. Avropsförfrågan kan skickas ut till och med sista dag för Ramavtalets giltighetstid. 4. Beställning Ramavtalsleverantören ska kunna ta emot beställningar via webbutik, kundtjänst per telefon, e-post och brev. Ramavtalsleverantören ska vid samtliga former av beställningar skicka orderbekräftelse till UM/UE via e-post inom en (1) arbetsdag från beställningstillfället. Orderbekräftelsen ska innehålla information om vilka varor som beställts, om beställda varorna kan levereras och beräknad leveranstid med angivet leveransdatum. Om UM/UE har e-handelssystem ska beställningar kunna ske via det. Ramavtalsleverantören ska under Ramavtalsperioden d.v.s. inom tre (3) månader från det att UM/UE så begär det kunna skicka katalog/prislista, kunna ta emot ordrar och skicka fakturor elektroniskt Kundnummer Ramavtalsleverantören ska kunna erbjuda, utan extra kostnad, UM/UE ett obegränsat antal kundnummer. Varje kundnummer kan ha separat fakturerings och leveransadress Kundtjänst Ramavtalsleverantören tillhandahåller en kundtjänst som är tillgänglig under kontorstid helgfria vardagar (kl. 8:00-16:00). Kundtjänst tar emot beställningar via: - Telefon enligt ordinarie samtalstaxa (Sverige Samtal) - E-postadress och brev 4.3. Webbutik sortiment som kan användas av UM/UE som beställer från Ramavtalet. Följande ska ingå i webbutik: - UM/UE ska logga in med unik inloggning - Vid inloggning i webbutik ska texten Ramavtal SKL Kommentus Inköpscentral AB vara synlig. - De avtalade nettoprissatta artiklarna ska visas med text, bild, artikelnummer, förpackningsstorlek, gällande pris och om aktuell artikel är restnoterad.

5 - Övrigt sortiment som erbjuds med generell rabattsats ska också kunna visas i webbutik. Dessa artiklar ska redovisas separat från nettoprislista. Information om artiklar i övrigt sortiment ska visas med text, bild, artikelnummer, förpackningsstorlek, gällande pris exklusive dragen rabatt. Om UM/UE så önskar ska bara nettoprissatta artiklar i Bilaga 04 - "Produkter och priser (Lekmaterial), Bilaga 05 - "Produkter och priser (Hobbymaterial)" och/eller Bilaga 06 - "Produkter och priser (Idrottsleksaker)" kunna visas vid inloggning. - Webbutiken ska uppdateras kontinuerligt om förändringar sker i det upphandlade sortimentet avseende byte av artiklar, priser, förpackningsstorlekar, artikelnummer mm. I webbutiken ska det tydligt framgå vilka artiklar som ingår i nettoprislistan och vilka övriga artiklar som erbjuds med en generell rabattsats. 5. Leveransvillkor Ramavtalsleverantören ska leverera beställda varor "förtullat" (enligt DDP, Incoterms 2010), till anvisad plats enligt kraven om leverans och i övrigt enligt de allmänna villkoren i ALOS-05. Vid beställningar under 1000 SEK exkl. moms tillkommer Ramavtalsleverantörens direkta fraktkostnader mellan Ramavtalsleverantörens lager och UM/UE. Leveransvillkoren gäller även om Ramavtalsleverantören anlitar fristående transportör Leveranstid Leverans ska kunna ske inom senast tre (3) arbetsdagar Följesedel Följesedel med information om prisuppgifter och antal levererade varor ska medfölja varje leverans Emballage Emballage ingår i varans pris. Vid leveranser på pall ska Ramavtalsleverantören kostnadsfritt återta sina pallar om inget annat överenskommits mellan UM/UE och Ramavtalsleverantör. 6. Retur och reklamation 6.1. Retur UM/UE ska kostnadsfritt och inom trettio (30) kalenderdagar kunna returnera vara som blivit felaktigt beställda Reklamation UM/UE ska kostnadsfritt kunna reklamera vara som är behäftad med fel eller har levererats felaktigt. Vara som är behäftad med fel ska kostnadsfritt bytas ut mot felfri vara och om det inte är möjligt ska UM/UE kunna häva köpet och få full återbetalning

6 7. Fakturering UM/UE ska ha rätt att välja mellan e-faktura och pappersfaktura. Ramavtalsleverantören ska kunna leverera e-fakturor enligt SFTI-standard (Single Face To Industry) i form av Fulltext faktura eller Svefaktura alternativt skicka e-faktura via faktura portal tillhandahållen av UM/UE enligt separat överenskommelse. Det ska vara möjligt för UM/UE att få fakturorna skickade till annan adress än leveransadress, d.v.s. olika leverans- och faktureringsadress. Faktura ska innehålla följande information: - Datum för utfärdandet - UM/UE:s namn, adress, kostnadsställe samt referens - Mottagarens namn, adress samt referens - Faktureringsadress - Leverantörens namn, organisationsnummer, adress, telefonnummer, plus-/bankgiro samt - referens - Fakturerat belopp i SEK specificerat i eventuella del poster samt mervärdesskatt - Specifikation av vara/tjänst samt leveransdatum - Övriga uppgifter som UM/UE önskar 8. Statistik Statistik ska kostnadsfritt och på anmodan av UM/UE kunna lämnas avseende samtliga kundnummer hos UM/UE eller grupp av UM/UE. Om UM/UE önskar ska Ramavtalsleverantören kunna redovisa följande statistik avseende fakturerade leveranser: - Artikelnummer - Benämning - Antal artiklar per artikelnummer - totalsumma per år Statistiken redovisas vid anmodan från UM/UE högst en (1) gång per år och skickas digitalt som Excelfil.