Bilaga 10 Faktureringsrutiner

Transkript

1 SID 1 (7) Bilaga 10 Faktureringsrutiner Förfrågningsunderlag 1. Systemdrift och Systemförvaltning Centrala verksamhetssystem 2. Service Desk STOCKHOLM. Telefon Fax Org. nr Besöksadress: Ragnar Östbergsplan 1

2 SID 2 (7) Innehållsförteckning 1 INLEDNING FAKTURAADRESS REFERENS E-FAKTURA FAKTURERING RÖRLIGA KOSTNADER KUNDREGISTER KRAV PÅ FAKTURAINNEHÅLL... 5

3 SID 3 (7) 1 INLEDNING Faktura ska om inte annat överenskoms vara elektronisk i formatet Svefaktura. Pappersfakturor ska kunna utställas till de förvaltningar, stiftelser och bolag som så önskar. Faktureringsavgifter ska inte utgå, vare sig för elektroniska eller pappersfakturor. Villkor som anges i faktura men som inte omfattas av avtalade villkor är inte bindande för staden. Det ska tydligt framgå vilken förvaltning/bolag betalningspåminnelsen avser. För de förvaltningar som önskar samlingspåminnelse ska grupperingsnivå för påminnelse kunna väljas. Påminnelser ska adresseras till överenskommen adress, påminnelser bör kunna skickas till en annan adress än fakturan (gäller pappersfaktura). Annan adress meddelas av central organisation inom staden. Faktura får inte överlåtas till factoringbolag utan att detta meddelas stadens avtalsansvarige i god tid. Det ska också tydligt framgå av fakturan att den är överlåten till ett factoringbolag. Faktura ska specificera debiterade tjänster så att arten och omfattningen av utförda leveranser kan kontrolleras enligt villkoren i detta avtal. Faktura ska referera till detta avtal, till aktuell beställning, tjänst enligt tjänstebeskrivning samt till giltig fakturareferens (normalt IKB). Inom systemdrift och systemförvaltning ska det även framgå vilken miljö som avses t.ex. om det avser testmiljö eller produktionsmiljö. Normalt är det objektsägare som är beställare och dessa kan ha vissa specifika önskemål. Slutliga krav på specifikationer ska verifieras under införandet. Huvudregeln är att all väsentlig information ska finnas på fakturan. Om det inte går ska fakturamottagaren kontaktas för vidare diskussion. Kostnader som avser samma referens och tidsperiod ska kunna fördelas på olika fakturor exempelvis så att projektkostnader faktureras separat och driftskostnader separat. 2 FAKTURAADRESS För att fakturan ska kunna hanteras rationellt via skanning ska förvaltningskod/stiftelsekod/bolagskod anges i fakturaadressen. Aktuella faktureringsdresser för samtliga förvaltningar, stiftelser och bolag kommer tillhandahållas efter att avtal tecknats. Fakturaadressen (för pappersfaktura) kan ha följande struktur. Nnn-förvaltningen (ev. Stockholms Stad) Ref rrrrrr c/o Aktuell skanningoperatör/box, STH fff xxx xx Postort Förklaring:

4 SID 4 (7) Ref, se rubrik 1.2 Referens. STH: Den kod skanningoperatören eftersöker för att identifiera förvaltningstillhörighet/bolagstillhörighet/stiftelsetillhörighet. Förvaltningskod/stiftelsekod/bolagskod anges efter strängen STH. När det gäller elektroniska fakturor kommer information om adresseringsmöjlighet för Svefaktura meddelas i samband med påbörjat anslutningsarbete. 3 REFERENS Referens använder staden för att identifiera till vem fakturan ska skickas för godkännande och attest. Vid beställning ska alltid objektsägaren upplysa leverantören om referens. I samband med att avtal har tecknats kommer staden tillhandhålla information om aktuella referenser och vart på fakturan referenserna ska anges. En referens kan innehålla upp till 12 positioner och det kan vara alfanumeriskt. En referens kan exempelvis vara uppbyggd utifrån förvaltningskod och aktuellt IKB (kostnadsställe), diarienummer eller inköpsordernummer. Exempel Förvaltnings/Bolagskod Exempelvis; Stadsledningskontoret Förvaltnings/Bolagskod 110 Referens = IKB = Ansvar = Kostnadsställe Ett kundnummer kan ha flera IKB. Till varje IKB finns attestbehöriga och beställningsbehöriga. Samma IKB nummer kan förekomma på olika förvaltningar och bolag. Exempelvis; Stadsledningskontoret Förvaltnings/Bolagskod 110 Referens/IKB 758 som är kostnadsställe för Paraplysystemet Referens/IKB 112 som är kostnadsställe för ekonomisystemet Agresso Detta kan generera en referens enligt följande: för Paraplysystemet, eller enbart 758 vilket också avser Paraplysystemet. Observera att fakturareferens kommer överenskommas med respektive objektsägare under införandet och kan exempelvis vara uppbyggd utifrån förvaltningskod, IKB (kostnadsställe), diarienummer eller inköpsordernummer. 4 E-FAKTURA Leverantör vilka enligt anbud kan leverera elektroniska fakturor enligt stadens kriterier ska från att avtalet är tecknat påbörja anslutningsprocess för elektronisk fakturering enligt stadens krav på Svefaktura.

5 SID 5 (7) Leverantör som inte redan vid avtalets tecknande kan leverera elektroniska fakturor enligt stadens kriterier ska inom 6 månader från avtalstecknande påbörja anslutningsprocess för elektronisk faktura enligt stadens krav på Svefaktura. Senast ska leverantören kunna skicka elektroniska fakturor enligt stadens krav på Svefaktura till de förvaltningar, stiftelser och bolag som så önskar. Fakturameddelanden ska skickas till stadens VAN-tjänster om staden inte önskar annat. Stadens förvaltningar använder sig av en och samma VAN-tjänst. VAN-tjänsten för stadens förvaltningar ingår som en del i leveransen av systemdrift och systemförvaltning av centrala verksamhetssystem. Stadens bolag och stiftelser använder sig av olika VAN-tjänster. Aktuella VAN-tjänster för bolagen och stiftelser kommer tillhandahållas efter att avtal tecknats. För elektronisk fakturautväxling tecknas en särskild överenskommelse med staden. Staden har en GLN-kod per förvaltning och bolag. Förteckning över GLN-koder förmedlas i samband med att anslutningsarbetet påbörjas. Detaljerade tekniska krav på innehåll av Svefaktura förmedlas i samband med att anslutningsarbetet påbörjas. 5 FAKTURERING RÖRLIGA KOSTNADER Vissa tjänster som avser rörliga kostnader, exempelvis utdatatjänster eller skanningtjänster, ska kunna faktureras ut till förvaltningar och bolag i enlighet med gjord fördelning. Kostnaden som ska faktureras ska kunna bestämmas av respektive objektsägare. Gjord fakturering ska kunna återföras till objektsägaren via en kreditfaktura. 6 KUNDREGISTER Leverantör ska upprätta och underhålla ett kundregister vilket garanterar korrekt hantering av referenser och fakturaadresser för distribution av fakturor i stadens affärssystem. 7 KRAV PÅ FAKTURAINNEHÅLL En e-faktura ställd till staden ska ha följande innehåll: Allmänna fakturafält (obligatoriska) Beskrivning Leverantörens e-fakturaadress Leverantörens e-fakturaadress Leverantörens namn Leverantörens adress Leverantörens organisationsnummer Uppgift om att leverantören har F- t skattebevis Leverantörens momsregistreringsnummer Leverantörens bankgiro/plusgironummer Köparens e-fakturaadress t vid e-faktura. GLN-kod för respektive förvaltning och bolag.

6 SID 6 (7) Köparens namn Bolag/förvaltningskod Referens/Kostnadsställe Övrig fakturareferens Köparens adress Er Kontakt Vad varan/tjänsten avser När varan/tjänsten levererades Unikt fakturanummer Fakturanummer (debet) som krediteras Fakturadatum Betalningsvillkor och förfallodatum Fakturabelopp brutto Fakturabelopp netto Valuta Inköpsordernummer Momssats % Momsbelopp Företagets säte. Köparens/beställares namn Normalt förvaltningens eller bolagets namn. förvaltningskod 110 Exempelvis Kostnadsställe/IKB, diarienummer, inköpsorder. Avtalsnummer, diarienummer eller annan referens. Köparens faktureringsadress Referens till person som ofta är beställare så att fakturan kommer till korrekt mottagare. Faktura ska specificera debiterade tjänster så att arten och omfattningen av utförda leveranser kan kontrolleras enligt villkoren i detta avtal. Det ska tydligt framgå när varan levererades eller vilken tidsperiod fakturan avser. t. Ska vara unikt. t på kreditfakturor Fakturabelopp inklusive moms Fakturabelopp exklusive moms Valutakod Om inköpsordernummer förekommer Kan utelämnas om postorten, i adressen, är densamma som företagets säte En pappersfaktura ställd till staden ska ha följande innehåll: Allmänna fakturafält (obligatoriska) Beskrivning Leverantörens namn Leverantörens adress Leverantörens organisationsnummer Uppgift om att leverantören har F- t skattebevis Leverantörens momsregistreringsnummer Leverantörens bankgiro/plusgironummer Köparens namn. Köparens/beställares namn Normalt förvaltningens eller bolagets namn. Bolag/förvaltningskod förvaltningskod 110 Referens/Kostnadsställe Exempelvis Kostnadsställe/IKB, diarienummer, inköpsorder. Övrig fakturareferens Avtalsnummer, diarienummer eller annan referens. Köparens adress Köparens faktureringsadress

7 SID 7 (7) Er Kontakt Vad varan/tjänsten avser När varan/tjänsten levererades Unikt fakturanummer Fakturanummer (debet) som krediteras Fakturadatum Betalningsvillkor och förfallodatum Fakturabelopp brutto Fakturabelopp netto Valuta Inköpsordernummer Momssats % Momsbelopp Företagets säte Referens till person som är beställare så att fakturan kommer till korrekt mottagare. Faktura ska specificera debiterade tjänster så att arten och omfattningen av utförda leveranser kan kontrolleras enligt villkoren i detta avtal. Det ska tydligt framgå när varan levererades eller vilken tidsperiod fakturan avser. t. Ska vara unikt. t på kreditfakturor Fakturabelopp inklusive moms Fakturabelopp exklusive moms Valutakod Om inköpsordernummer förekommer Kan utelämnas om postorten, i adressen, är densamma som företagets säte